Anlagegüterverwaltungssystem

Einführung:

Ein Anlagegüterverwaltungssystem (AGVS) soll in erster Linie Unternehmen und andere wirtschaftlich orientierte Organisationen bei der Verfolgung ihres MRO-Lebenszyklus (Maintenance, Repair, Operations), also ihrer Wartungs-, Reparatur- und Betriebsanlagen, unterstützen. Die Software erleichtert auch die Verwaltung von Abschreibungswerten für verschiedene Anlagegüter wie Firmenwagen, Büroausstattung und Computer.

Zu den anderen Anlagegütern, die mithilfe einer Anlagevermögen-Software bewertet werden können, gehören Grundstücke, Gebäude, Möbel, Anlagen, Maschinen, Werkzeuge und alle anderen Gegenstände, die nicht so einfach zum Geldwert verkauft werden können. Mit anderen Worten: Anlagegüter sind gebunden, während Anlagen wie Wertpapiere und verkäufliche Aktien eine höhere Liquidität haben, d. h. sie können leichter zu Geld gemacht werden. Daher ist der Wert der Anlagegüter für ein Unternehmen oft schwer und nicht immer durch eine einfache Berechnung des potenziellen Verkaufswertes zu bestimmen. Verschiedene Faktoren müssen berücksichtigt werden, weshalb in der Regel Lösungen zur Anlagenüberwachung eingesetzt werden.

Ein softwarebasiertes Asset-Management-System kann von großen Konzernen und kleineren Unternehmen gleichermaßen genutzt werden. Eine wesentliche Funktion ist das Asset-Lifecycle-Management. Unternehmen können damit das Beste aus ihrem Anlagevermögen herausholen, von der Beschaffung bis hin zur Minimierung der Entsorgungskosten, wenn die Anlage ausgedient hat. Andere gängige Funktionen einer Vermögensmanagement Software sind Warenwirtschaftssysteme und Instandhaltungssoftware. Erstere erleichtern die Verfolgung der Bestände an Anlagegütern, in der Regel mit einer Art Barcode-System für eine bessere Automatisierung. Letztere sind hingegen auf die Planung von routinemäßigen Wartungsplänen für Geräte spezialisiert.

Generell gehört zu den wichtigsten Vorteilen eines Anlagegüterverwaltungssystems die größtmögliche Ausschöpfung des Potenzials aller Anlagegüter eines Unternehmens. Ohne Kenntnis der vorhandenen Vermögenswerte und ihres Zustands ist es schwierig, das Potenzial dieser Vermögenswerte optimal zu nutzen. Softwaresysteme verhindern in der Regel menschliche Fehler und vereinfachen die Anlagegüterverwaltung. Dies wiederum trägt dazu bei, dass Finanzverantwortliche und andere Entscheidungstragende besser fundierte strategische Entscheidungen über die Unternehmensausgaben für Anlagegüter treffen können. Entscheidend ist, dass dies sowohl bei Neuanschaffungen als auch bei der Erhaltung bestehender Assets der Fall ist.

Heutzutage kann Vermögensverwalter Software mit einem Buchführungsprogramm verbunden werden, speziell dann, wenn der Wert der Anlagegüter ständig abgeschrieben wird. Weitere einschlägige Softwaresysteme sind z. B. IT Asset Management Software, Inventarisierungssoftware und Warenwirtschaftssysteme, um nur drei zu nennen. Generell bietet die besten Anlagegüterverwaltungssysteme zahlreiche Funktionen und kann in andere Softwareklassen integriert werden. Folgende Bestandteile sollte das Tool unter anderem haben:

• Ein Modul für die Verwaltung des Lebenszyklus von Anlagegütern, das bei der Ermittlung der Gesamtbetriebskosten eines Anlageguts hilft und die betriebswirtschaftliche Planung und Entscheidungsfindung bei Ausgaben unterstützt
• Eine Funktion zum Ein- und Auschecken von Anlagegütern zur Erstellung eines Protokolls, wenn ein bestimmtes Anlagegut zur Nutzung zur Verfügung steht und wer bzw. welche Abteilung es gerade nutzt
• Eine CMMS Software (Computerised Maintenance Management System), wie sie heutzutage fast alle Unternehmen einsetzen, da Computersysteme heute in so gut wie allen Industriezweigen weit verbreitet sind
• Ein Programm zur Wartungsplanung, mit dem Führungskräfte die Wartungspläne für Anlagegüter wie Werksmaschinen, Firmenfuhrpark oder sogar Gebäude planen können

Was ist ein Anlagegüterverwaltungssystem?

Ein Anlagegüterverwaltungssystem lässt sich am besten als Computerprogramm – oder Suite – definieren, mit dem Unternehmen ihre Anlagegüter in verschiedenen Kategorien verfolgen, überwachen, pflegen und entsorgen können. Mit dieser Art von Software sollen sich Unternehmen einfacher von der tabellenbasierten Protokollierung der Anlagegüter lösen können und einen rationalisierten Ansatz für die Berichterstattung wählen, wie Standort, Wartungsregime und Abschreibungsstufe. Diese Software dient nicht nur der Verfolgung des MRO-Lebenszyklus von Anlagegütern, sondern hilft auch dabei, den korrekten Wert von Anlagegütern festzuhalten. Damit ist die Lösung für Unternehmen gut geeignet, die ihre Anlagegüter zu Steuer- oder Anschaffungszwecken ordentlich bewerten müssen.

Auch wenn einige Lösungen zur Überwachung von Vermögenswerten sehr spezifisch sind, z. B. nur für IT-Anlagen, können andere hingegen für fast alle Arten von Anlagegütern eingesetzt werden, vom Firmenfuhrpark bis hin zu Gebäuden und Grundstücken, die sich im Besitz eines einzelnen Unternehmens befinden. Überdies legen einige Anlagegüterverwaltungssysteme den Schwerpunkt auf bestimmte Aufgaben, wie z. B. die Bereitstellung eines Asset Tracking Systems für die Verfolgung von Anlagengütern in Echtzeit. Andere führen ein breiteres Spektrum an Funktionen aus und sollten daher eher als Lösungen zur Anlagenüberwachung bezeichnet werden. Manchmal lassen sich Vermögensverwaltungsprogramme in die Buchführungsprogramme kleiner Unternehmen integrieren, was insbesondere bei Fragen der Anlagenbewertung für die jährlichen Steuererklärungen hilfreich ist.

Infolgedessen würden viele Personen, die ein Asset-Management-System im Rahmen ihrer täglichen Arbeit verwenden, unter einem Anlagegüterverwaltungssystem und einem Asset Tracking System je nach Kontext etwas anderes verstehen. Denn jedes Unternehmen hat andere Kategorien von Anlagegütern. Gewerbliche Vermieter beispielsweise haben in der Regel Anlagegüter, die in Grundstücken und Gebäuden gebunden sind, während kleine und mittlere Unternehmen oft nur ein paar firmeneigene Lieferwagen, einige Werkzeugmaschinen und ein kleines Computernetzwerk besitzen. Nichtsdestotrotz können alle Unternehmen und Wirtschaftsorganisationen von den heute in Softwaresystemen verfügbaren Tools zum Verwalten von Anlagegütern profitieren. Mit einer cloudbasierten Asset Management Software und anderen mobilen Lösungen ist es für Unternehmen sogar noch einfacher, agil und dezentral zu arbeiten. Denn sie behalten die Kontrolle über ihre Anlagegüter, auch wenn sie sich im Einsatz befinden.

Also Achtung: Software für Vermögensverwaltung ist für jedes Unternehmen wichtig, das den Überblick über den Verbleib seiner Assets behalten will. Ebenso müssen Unternehmen je nach Branche ihre Assets oft aus gesetzlichen Gründen verwalten. Nicht genau zu wissen, wo ein physisches Asset zu einem bestimmten Zeitpunkt in Gebrauch ist, kann in einigen Branchen zu Problemen führen. Wenn Anlagegüter im Laufe ihres Lebenszyklus abgeschrieben werden, d. h. ihr Verkaufswert sinkt, muss ein angemessenes Verwaltungssystem vorhanden sein. Die steuerlichen Vorschriften über die Höhe der Abschreibung werden sonst möglicherweise nicht korrekt eingehalten. Das heißt, Anlagegüterverwaltungsprogramme unterstützen eine Reihe von Compliance-Fragen und sind nicht nur dazu da, dass Unternehmen die Nutzung und Verfügbarkeit bestimmter Assets kontrollieren können.

Welche Vorteile bietet ein Anlagegüterverwaltungssystem?

Die Vorteile eines Anlagegüterverwaltungssystems sind vielfältig. Einigen Branchenschätzungen zufolge dürfte sich die Größe des Marktes für die Anlagegüterverwaltung zwischen 2016 und 2020 mehr als verdoppelt haben. Angesichts der zahlreichen Vorteile, die softwarebasierte Lösungen für das Asset-Monitoring heute bieten, ist es leicht nachvollziehbar, warum. Die aktuelle Generation von Asset-Management-Tools enthält oft viele Funktionen und ist für jede Unternehmensgröße, von Start-ups bis zu multinationalen Konzernen, und für jeden Industriesektor, von Großgrundbesitzern bis zu Unternehmen der Schwerindustrie, geeignet. Nachfolgend werden die Vorteile erläutert, die Unternehmen heute von einer Vermögensverwalter Software erwarten können:

• Zentralisierung der Informationen über Anlagengüter: Zentralisierung der Informationen über Anlagegüter, sodass alle relevanten Abteilungen und Personen, die diese nutzen, sofortigen Zugriff auf die Dokumentation haben. So könnte sich z. B. ein Fuhrparkmanager über den Verbleib und den Zustand von Firmenfahrzeugen informieren, während die Buchhaltungsabteilung den Wert bestimmter Anlagegüter kennt, die sie im kommenden Geschäftsjahr abzuschreiben beabsichtigt.
• Vereinfachung von Prozessen der Vermögensallokation: Vereinfachung der Abläufe für die Vermögensallokation, sodass die Verwaltung der Anlagegüter im Tagesgeschäft erheblich rationalisiert wird. IT-Fachleute wissen zum Beispiel, wann sie einen bestimmten Computer offline nehmen können, um ihn zu aktualisieren und zu warten. Wenn die Zuordnung von Anlagegütern zu bestimmten Aufgaben oder Projekten computergestützt erfolgt, ist es einfacher, den Kunden ihre Nutzung in Rechnung zu stellen, beispielsweise in Form eines Tagessatzes oder eines Tarifs, der die Abnutzung des Anlageguts selbst berücksichtigt.
• Gewährleistung, dass Anlagegüter durch Wartungszyklen in Betrieb bleiben: Eine strenge Kontrolle über die Wartung der Anlagegüter. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass sie immer zur Verfügung stehen. Es gibt zwei typische Wege, wie ein Asset-Management-System dafür sorgen kann. Zunächst geht es darum, Informationen über den Zustand und den Standort eines Objekts zu liefern, wenn eine dringende Reparatur erforderlich ist. So können die Verantwortlichen ihre Arbeit schneller ausführen, als dies sonst der Fall wäre. Anschließend können für bestimmte Anlagegüter vorbeugende Wartungspläne erstellt werden, sodass die Wahrscheinlichkeit, dass es überhaupt zu Ausfällen kommt, auf ein Minimum reduziert wird. Unnötige Unterbrechungen der Serviceleistung oder des normalen Geschäftsbetriebs werden damit vermieden.
• Verlängerung des Lebenszyklus von Anlagegütern für eine höhere Investitionsrentabilität: Ergreifung von Maßnahmen zur Verlängerung des Lebenszyklus von Anlagegütern. Auf diese Weise lässt sich ein höherer ROI (Return on Investment) erzielen. Wohlgemerkt geht es bei der Verlängerung des Lebenszyklus eines Anlagegutes nicht nur um eine lebenslange vorbeugende Wartung, wie bereits erwähnt. Stattdessen bieten Asset-Management-Tools auch das notwendige System, um die Anschaffung eines Assets sowie deren Betrieb und Wartung zu planen. Außerdem ist die Kostenanalyse für die Entsorgung des Assets, ob es nun verkauft oder recycelt wird, ein entscheidender Faktor, um den ROI über dessen gesamten Lebenszyklus zu ermitteln. Auf diese Weise lassen sich die Anschaffung und die Instandhaltung künftiger Assets verbessern.
• Verbesserung der Produktivität und der strategischen Entscheidungsfindung: Steigerung der Produktivität und Optimierung der Entscheidungsfindung durch eine besser dokumentiertes Asset-Management. Dafür gibt es im Wesentlichen zwei Möglichkeiten. Zunächst einmal trägt der Einsatz einer Anlagegüterverwaltungssoftware in Echtzeit dazu bei, dass Unternehmen fundierte Entscheidungen über die Bereitstellung von Assets treffen können. Dank cloudbasierter Asset Management Systeme können die Nutzer der Assets, z. B. Zustellfahrer, das System remote aktualisieren, was minutengenaue Entscheidungen ermöglicht und damit die Produktivität steigern dürfte. Wenn es um strategische Entscheidungen geht, ist ein Asset-Management-System von unschätzbarem Wert, da es Daten und Analysen darüber liefert, welche Kategorien von Assets für das jeweilige Unternehmen am vorteilhaftesten waren und welche ein größeres Geschäftsrisiko dargestellt haben. Darüber hinaus wird die Identifizierung so genannter „Geister-Assets“ zur Lösung des Problems beitragen, dass in der Buchhaltung eines Unternehmens Assets geführt werden, die keinen wirtschaftlichen Wert mehr haben.

Über welche Funktionen verfügen Anlagegüterverwaltungssysteme?

Die Funktionen eines Anlagegüterverwaltungssystems können äußerst komplex sein. Einige decken nur eine oder zwei Asset-Kategorien ab, z. B. IT oder Telekommunikation, während bei anderen Lösungen die gesamten Anlagegüter mit einem einzigen Softwarepaket verwaltet werden. Insgesamt bieten die verschiedenen heute angebotenen Asset-Monitoring-Lösungen viele der gleichen Asset-Management-Tools innerhalb ihrer Funktionspalette. Nachfolgend einige der häufigsten Funktionen von Vermögensmanagement Software:

• Ein- und Auschecken von Anlagegütern: Steigerung der betrieblichen Produktivität bei der gemeinsamen Nutzung von Anlagegütern durch Mitarbeitende, Teams und sogar projektübergreifend mit einer Funktion zum Ein- und Auschecken von Anlagen. Mit den heutigen Softwareprogrammen für Anlagegüter können Unternehmen häufig die Nutzung von Assets vor Ort verfolgen. Wenn hochwertige Assets bestimmten Teams oder Aufträgen zugewiesen werden, wie z. B. Baumaschinen, können diese in der Zeit, in der sie im Einsatz sind, überwacht werden. Auf diese Weise ist eine bessere Abrechnung möglich, entweder intern innerhalb einer Großkonzernstruktur oder direkt mit dem Kunden für die Nutzung dieser Ausrüstung. Diese Funktion dient auch der Überwachung von im Einsatz befindlichen Unternehmens-Assets, um sicherzustellen, dass sie nicht für andere Zwecke als vorgesehen verwendet werden. Eine gute Check-in- und Check-out-Funktion ist ideal für Unternehmen mit hochwertigen Assets, aber auch für kleinere Unternehmen, die Ausrüstung an ihre Kunden vermieten oder ausleihen.
• Warenwirtschaft: Überwachung der Anlagegüter und anderer Arten von Assets mit einem verbesserten Warenwirtschaftssystem. Durch die Digitalisierung des Lagerbetriebs und der Bestandskontrolle kann zum Beispiel die benötigte Zeit zum Auffinden und Auslagern eines Gegenstands verkürzt werden. Allein diese Tatsache kann zur Verkürzung der Durchlaufzeiten und damit zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit beitragen. Oftmals bieten Asset-Management-Lösungen ein Dashboard, mit dem die Nutzer alle Prozesse der Bestands- und Lagerkontrolle überwachen können. Diese Funktion kommt in den besten Anlagegüterverwaltungssystemen für gewöhnlich vor, da Unternehmen auf diese Weise ihre Lagerbestände auf einen Blick sehen und fast sofort benachrichtigt werden, wenn bestimmte Teile oder Baugruppen zur Neige gehen. Dies wiederum erleichtert es den Käufern Bestand nachzubestellen, bevor dieser zu sehr geschrumpft ist, sodass insbesondere Herstellungsbetriebe mit weniger Betriebsunterbrechungen aufgrund niedriger Lagerbestände auskommen können.
• Asset Tracking Systeme: Überblick über den Verbleib von Assets und deren etwaigen Einsatz. Heutzutage ist die Asset Tracking Funktion in vielen Anlagegüterverwaltungssystemen sehr wichtig. Dank Scantechnologien, die an Assets angebrachte kodierte Informationen erfassen, können Unternehmen Assets verfolgen, während diese unterwegs im Einsatz sind. Mithilfe der Barcodetechnologie können Managende beispielsweise in Echtzeit Informationen über alle Assets in einem Lager, in einer Fabrikhalle oder sogar auf dem Transportweg zwischen verschiedenen Standorten abrufen. Zu wissen, wo sich die Ressourcen befinden, ist natürlich von Vorteil. Allerdings ist dies nicht der einzige Vorteil dieser Art, den Asset-Management-Tools bieten. Mit Asset Tracking Systemen als Teil der Anlagegüterverwaltungssoftware ist es möglich, die mit der Beweglichkeit von Assets verbundenen Kosten zu berechnen. Wie oft wird Asset A unnötig hin- und hergeschoben? Ist es für das Unternehmen sinnvoll, ein zweites oder drittes Asset anzuschaffen, um die derzeitige Anzahl zu erhöhen? Durch die Überwachung der Zeit, die für die Verlagerung von Assets benötigt wird, und die Identifizierung potenzieller Probleme im Zusammenhang mit solchen Verlagerungen können Unternehmen sowohl für den unmittelbaren als auch für den langfristigen Bedarf besser planen.
• CMMS: Vorteile beim Verständnis der Computer-Assets mit einer dedizierten CMMS-Funktion. Eines der wichtigsten Anlagegüter, die praktisch alle Unternehmen heutzutage haben, ist die Computerausrüstung. Neben Desktops und Laptops gehören auch Tablets, Netzwerkgeräte, Smartphones und Anlagen für Videokonferenzen zu dieser Asset-Kategorie. Da ein Großteil dieser Geräte heutzutage im Außendienst oder in den Wohnungen der Mitarbeitenden eingesetzt wird, kann es für die Unternehmen immer kostspieliger werden, den Überblick zu behalten. Eine CMMS-Funktion lässt die IT-Abteilung auf einen Blick erkennen, wer für welche Geräte verantwortlich ist und wo sie sich befinden sollten. Außerdem können sie so nachverfolgen, welche Software wo installiert ist. Dies kann sehr hilfreich sein, wenn neue Pakete oder Updates aufgespielt werden müssen. Darüber hinaus bedeutet ein CMMS-Modul, dass vorbeugende Wartungsarbeiten durch Routineinspektionen leichter zu verwalten sind. Letztendlich geht es bei der ordnungsgemäßen Wartung von IT-Ausrüstung nicht nur um die Wartung der Hardware selbst. Sondern auch darum, die Sicherheit der darauf gespeicherten Daten zu gewährleisten, sodass diese nicht in die falschen Hände geraten, auch wenn das Gerät verloren geht. Für manche Unternehmen gilt ein CMMS heute aus genau diesem Grund als geschäftskritische Funktion.
• Auftragsverwaltungsfunktionen: Erzielung besserer Ergebnisse durch Außendienstmitarbeitende mit einer Funktion zur Verwaltung und Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen. In vielen Fällen sind Asset-Monitoring-Lösungen für das Herstellungs- und Industriegeschäft konzipiert, aber sie können auch im Dienstleistungssektor von großem Nutzen sein. Wenn beispielsweise eine technische Fachkraft und deren Ausrüstung im Außendienst die Grundlage für den effizienten Betrieb eines Unternehmens bilden, dann führt ein effizienterer Einsatz dieser Mitarbeitenden zu einer höheren Produktivität. Einige Asset-Management-Tools bieten eine Funktion zur Auftragsverwaltung. Sie kann dazu beitragen, dass Mitarbeitende im Außendienst, die Dienstleistungen erbringen, optimaler ausgelastet werden. Manche funktionieren auf geografischer Basis und können neue Aufträge sogar automatisch dem jeweils nächstgelegenen Dienstleister oder Techniker zuweisen. Bei anderen können leitende Angestellte die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter bewerten, indem sie z. B. die Reaktionszeiten und die Anzahl der Ressourcen, wie Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien, die bei der Durchführung von Reparaturen verbraucht werden, auswerten.
• Vorausschauende Wartungsfunktionen: Überblick, wann die Anlagegüter gewartet werden müssen. Einige Softwareprogramme für Anlagegüter liefern Informationen darüber, wann ein Asset das letzte Mal inspiziert, benutzt oder repariert wurde. Auch wenn dies dazu beitragen kann, die voraussichtliche Lebensdauer des Assets zu ermitteln, lässt sich nicht immer vorhersagen, wann eine Wartungsinspektion am sinnvollsten ist. Zumeist wäre dies, kurz bevor es zu einem Ausfall kommt oder ein neues Bauteil benötigt wird. Mit einer vorausschauenden Wartungsfunktion besteht die Möglichkeit, einen proaktiveren Ansatz bei der Wartung von Assets zu wählen. Solche Funktionen nutzen verschiedene Messgrößen, z. B. wann ein ähnliches Asset das letzte Mal ausgefallen ist, um zu ermitteln, wann der günstigste Zeitpunkt wäre, das Asset vom Netz zu nehmen und eine Wartung durchzuführen. Wie bei vielen Finanzsystemen, die heutzutage auf dem Markt sind, wird auch hier auf KI Software zurückgegriffen, um solche Vorhersagen zu treffen. KI übernimmt das große Rechnen, damit die Assets in Betrieb bleiben und die Unternehmen länger von ihnen profitieren können.

Was sollte beim Kauf eines Anlagegüterverwaltungssystems berücksichtigt werden?

Beim Kauf eines Anlagegüterverwaltungssystems gibt es eine Reihe von Aspekten, die zu beachten sind. Der globale Markt für Asset-Management-Software wird von zahlreichen Faktoren bestimmt. Dazu gehören technische Innovationen, eine verstärkte Fokussierung auf die Senkung des Energieverbrauchs von Assets und die Nachfrage nach Anlagegütern in zahlreichen vertikalen Branchen.

• Welche Funktionen bietet das Anlagegüterverwaltungssystem? Der Funktionsumfang eines softwarebasierten Asset-Management-Systems ist in der Regel Entwickler-abhängig. Einige sind sehr umfangreich und bieten so gut wie alle Funktionen, die man sich wünschen kann. Diese sind naturgemäß mit höheren Kosten verbunden und eignen sich oft für sehr große Organisationen, die viele Assets zu verwalten haben. Kleinere Unternehmen und solche mit nur wenigen Standorten benötigen möglicherweise nicht dieses Maß an Komplexität. Eine einfachere Version einer Vermögensverwalter Software ist hier womöglich die bessere Wahl. Für manche KMU reicht ein einfaches Asset Tracking System zur Verwaltung ihrer Assets aus, andere hingegen müssen das Budget für eines der besten Anlagegüterverwaltungssysteme auf dem Markt aufbringen. Wichtig ist, dass vor dem Kauf eines Softwareprogramms für Anlagegüter die wichtigsten geschäftlichen Anforderungen ermittelt werden, damit der angebotene Funktionsumfang auch wirklich allen betrieblichen Ansprüchen des Unternehmens genügt.
• Sind maßgeschneiderte Lösungen zur Anlagenüberwachung einer Standardsoftware vorzuziehen? Software für Vermögensverwaltung gibt es sowohl als kundenspezifische Asset-Monitoring-Lösungen als auch als standardisierte Software. Beide haben ihre Vor- und Nachteile. Standardsysteme sind in der Regel einfacher zu bedienen, leichter in Betrieb zu nehmen und verursachen weniger Installationsprobleme. Außerdem lassen sie sich häufig in andere Softwaresysteme integrieren, die ein Unternehmen möglicherweise bereits verwendet, wie z. B. das Buchführungsprogramm. Eine maßgeschneiderte Lösung hingegen eröffnet die Möglichkeit, Asset-Management-Aufgaben in hochspezialisierten Branchen zu übernehmen, in denen womöglich eher seltene Asset-Kategorien zu betreuen sind. Auch wenn der maßgeschneiderte Ansatz wahrscheinlich teurer ist als die Standardlösung, können die auf lange Sicht zu erwartenden Kosteneinsparungen je nach Art des betroffenen Unternehmens einen produktiveren Weg bedeuten.
• Sind cloudbasierte Asset-Management-Tools sinnvoll? Der Einsatz von cloudbasierten Asset-Management-Tools ist unter bestimmten Umständen sehr sinnvoll. Im Gegensatz zu On-Premise-Software bedeutet ein cloudbasierter Ansatz, dass Mitarbeitende von jedem beliebigen Standort aus das System aktualisieren können. Dies dürfte für Unternehmen interessant sein, die im Außendienst aktiv sind, wie z. B. Unternehmen, die technische Fachkräfte zu Kunden schicken oder schwere Maschinen auf Baustellen einsetzen. Allerdings ist eine cloudbasierte Asset-Management-Software auch für Unternehmen nützlich, die zu hybriden Arbeitsformen übergegangen sind und nicht mehr verlangen, dass die Mitarbeitenden immer ins Büro kommen. Eine solche Arbeitspraxis könnte durch eine Vor-Ort-Lösung möglicherweise behindert werden. Manchmal bedeutet eine cloudbasierte Anlagegüterverwaltungslösung, dass geringere Wartungs- und Updatekosten anfallen, da der Entwickler die Software allen seinen Kunden in einem Zug bereitstellt und nicht für jeden einzeln. Gleichwohl bevorzugen einige Unternehmen nach wie vor On-Premise-Lösungen, sodass eine cloudbasierte Alternative nicht immer die richtige Wahl ist.
• Gibt es die Möglichkeit, eine Vorführung des Asset-Management-Systems zu vereinbaren? Vor dem Kauf eines Anlagegüterverwaltungssystems sollte es möglich sein, das Programm zu testen oder zumindest eine Demoversion in Aktion zu sehen. Bei einigen Softwareentwicklern können potenzielle Neukunden die Vollversion ihrer Software vor der Bezahlung für einen begrenzten Zeitraum ausprobieren. Andere bieten eine oder zwei Software-Lizenzen kostenlos an, aber für weitere Lizenzen muss bezahlt werden, oder die Lizenzen laufen aus. Viele Unternehmen probieren mindestens zwei oder drei verschiedene Softwaresysteme aus, um herauszufinden, welches am besten für ihre aktuellen Bedürfnisse geeignet ist. Es ist jedoch wichtig, auch die anderen angebotenen Asset-Management-Tools zumindest in Ansätzen zu kennen. Denn geschäftliche Prioritäten können sich ändern, und Unternehmen, die sich an ein Softwaresystem gebunden haben, das sich nicht mit Zusatzmodulen oder -funktionen aufrüsten lässt, könnten ihre Entscheidung am Ende bereuen.

Welche Trends sind im Bereich der Anlagegüterverwaltungssysteme am relevantesten?

Die Trends im Bereich der Anlagegüterverwaltungssysteme wirken sich beständig auf die Entwicklung dieser Software aus. Nicht nur Asset-Manager und IT-Fachleute erwarten heute mehr Funktionen für ihre Asset-Monitoring-Lösungen. Auch Projektmanager verwenden heute mit großer Wahrscheinlichkeit eine Software für Asset-Management, selbst wenn es nur ein Teil ihrer Aufgabe ist, die Assets des Unternehmens zu verfolgen und zu überwachen. Daraus ergibt sich, dass Softwareentwickler ihre Asset-Management-Produkte manchmal in bestimmte Richtungen lenken, oftmals um bestimmte Marktnischen zu bedienen. Trotzdem sind einige erkennbare Trends in der Entwicklung von Asset-Management-Systemen zu beobachten. Nachfolgend einige der letzten Neuerungen:

• Stärkere Nutzung des IoT (Internet of Things) in CMMS: Zunächst einmal erweitert das IoT die Möglichkeiten vieler Softwaretypen, darunter auch Asset-Management-Lösungen. Besonders effektiv ist es jedoch im Bereich CMMS, wo es jetzt auch jenseits der üblichen unternehmenseigenen Computer und mobilen Geräte eingesetzt wird. Heutzutage können Asset-Management-Systeme, die sich auf ein CMMS konzentrieren, auch steuern, wann und wie auf Apps zugegriffen wird. Intelligente Kühlschränke und Fernsehgeräte können beispielsweise genauso gut mit einem fortschrittlichen CMMS System geprüft werden wie ein Laptop. Darüber hinaus können diese Systeme dank IoT mit den neuesten Sensorgeräten und geeigneten Softwareschichten mithilfe der GPS-Technologie Hardware verfolgen, während sie sich in einer Betriebsstätte oder sogar außerhalb bewegt. Das bedeutet, dass die Asset Management Software praktisch überall eingesetzt werden kann. Tatsächlich können einige CMMS jetzt mit den Geräten kommunizieren und relevante Daten über ihre Leistung remote aufzeichnen, was bei der Erstellung von Außerbetriebnahme- und Wartungsplänen hilfreich ist.
• Stärkerer Fokus auf Software-Integration und Konfigurationsmöglichkeiten: Entwickler von Asset-Management-Software können auf einige fortschrittliche Protokolle in Form von APIs zurückgreifen, um die Integration der Software zu verbessern und die Zahl der Konfigurationsmöglichkeiten zu erhöhen. Immer mehr Entwickler befassen sich ernsthaft mit diesem Thema, denn wenn ihre Plattform integrierbar ist, wird sie wahrscheinlich eher zu einem bestehenden System dazu gekauft. Sofern die Nutzer ihr Asset-Management-System selbst konfigurieren oder vom Entwickler konfigurieren lassen können, stellt dies eine sehr vielversprechende Möglichkeit dar, ohne dass eine vollständig maßgeschneiderte Lösung erforderlich ist. Kurz gesagt, durch die Möglichkeit, dass verschiedene Programme miteinander arbeiten, kann eine größere Funktionalität im Asset-Management erreicht werden. Darüber hinaus sorgt eine gut konzipierte API oft für eine weitere Sicherheitsebene. Dieser Aspekt ist wichtig, wenn Daten von einem System in ein anderes importiert werden, sei es, um Lieferaufträge zu rationalisieren, Datenbanken zur Inventarisierung zu aktualisieren oder um Entscheidungen über laufende Wartungsarbeiten zu treffen.
• Mobilfreundliches Design für das Scannen von Handgeräten: Wie die meisten Softwaresysteme für den Unternehmenseinsatz werden auch Anlagegüterverwaltungstools immer mobiler – ein Trend, der sich fortsetzen dürfte. Die Möglichkeit, Daten von einem mobilen Gerät aus aufzurufen und einzugeben, ist bei einer Asset Tracking Software besonders hervorzuheben. Der Grund dafür ist, dass Assets in der Regel durch Scannen ins Softwareprogramm eingespielt werden. In der Regel wird ein tragbarer Barcode-Scanner verwendet, dessen Daten dann über ein Computerterminal in das Softwaresystem hochgeladen werden. Mobile Geräte können heutzutage jedoch genauso einfach Assets scannen und, was für viele schnell agierende Unternehmen ein weiterer Vorteil ist, sie können ihre Daten in Echtzeit in ein zentrales Asset-Management-System hochladen. Darüber hinaus können auch andere von Mobilgeräten genutzte Technologien wie Bluetooth oder RFID (Radio Frequency Identification) zum Scannen von Informationen von Objekten in der Nähe verwendet werden. Somit stehen die sicher verschlüsselten Daten der Anlagenverwaltung allen zur Verfügung, wenn die Assets bewegt, verbraucht oder wieder ersetzt werden, was dank der heute am Arbeitsplatz gängigen Geräte zu einem wesentlich effizienteren Betrieb führt.

Quellen

Die hervorgehobenen Funktionen wurden basierend auf ihrer Relevanz und des Prozentsatzes der Produkte im Verzeichnis von Capterra, die diese anbieten, identifiziert. Die folgenden Quellen wurden für dieses Dokument verwendet:

1. Buchhaltungssoftware für Unternehmen jeder Größe – Capterra (Zugriffsdatum: Mittwoch, 9. Februar 2022)
2. Asset Management Market Size, Share & Trends Analysis Report By Component, By Asset Type (Digital, In-transit), By Function (Location & Movement Tracking, Repair & Maintenance), By Application, And Segment Forecasts, 2020 - 2027 (Asset-Management-Marktgröße, -Anteil und -Trends: Analysebericht nach Komponente, nach Asset-Typ (digital, in Transit), nach Funktion (Standort- und Bewegungsverfolgung, Reparatur und Wartung), nach Anwendung sowie Segmentprognosen, 2020–2027) – Grand View Research (Zugriffsdatum: Donnerstag, 2. September 2021)
3. Ghost assets can haunt companies for years (Geister-Assets können Unternehmen jahrelang verfolgen) – Accounting Today (Zugriffsdatum: Donnerstag, 2. September 2021)
4. 3 Applications of finance AI (3 Anwendungen von KI im Finanzbereich) – Capterra (Zugriffsdatum: Donnerstag, 2. September 2021)
5. Global Fixed Asset Management Software Market (Globaler Markt für Anlagegüterverwaltungssysteme) – Market Research Future (Zugriffsdatum: Freitag, 3. September 2021)
6. Die Geschichte des Projektmanagements und ein Blick in die Zukunft – Capterra (Zugriffsdatum: Mittwoch, 9. Februar 2022)