Was sind Aufgabenmanagement Tools?

Das Aufgabenmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements, der Unternehmen hilft, ein Projekt in zusammenhängende und aufeinanderfolgende Aufgaben zu segmentieren. Jede Aufgabe wird individuell geplant, verteilt, terminiert und überwacht. Die Aufgabenmanagement Tools helfen den Teams, zusammenhängend zu arbeiten, indem sie Funktionen wie Aufgabenplanung, Fortschrittsberichte und Zeiterfassung nutzen. Die Lösung hilft den Nutzern, die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit im Auge zu behalten, und hilft den Beteiligten, ihre Projekttermine einzuhalten. Weitere Funktionen des Aufgabenmanagement Systems sind Budgetplanung, E-Mail-Synchronisation, To-Do-Listen und Aufgabenerinnerungen.

Vorteile von Aufgabenmanagement Tools

Aufgabenmanagement Tools helfen Unternehmen, ihren Projektlebenszyklus zu rationalisieren, die Möglichkeiten plötzlich auftretender Hindernisse zu minimieren und die teamübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern, wodurch Unternehmen Zeit und Geld sparen.

Zu den besonderen Vorteilen gehören:

• Erhöhte Produktivität: Mit der Aufgabenmanagement Lösung können Projektmanager Projekte in Aufgaben und Teilaufgaben segmentieren. Jede Aufgabe kann einer bestimmten Person oder einem Team zugeordnet werden und hat eine einzigartige Reihe von Zielen, KPIs und Meilensteinen. Jedem Teammitglied werden spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten zugewiesen.
• Optimiertes Workflowmanagement: Mit der Aufgabenmanagement Lösung können Unternehmen den gesamten Projektverlauf analysieren, um Engpässe und zeitraubende Aktivitäten zu identifizieren, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen. Dies hilft Managern bei der Priorisierung und Planung von Aufgaben sowie bei der effizienten Gestaltung der gesamten Projektstrategie für eine reibungslose Durchführung.

Typische Funktionen von Aufgabenmanagement Tools

• Alarmfunktion/Benachrichtigungen: Verfolgung wichtiger Meilensteine und Informierung der Beteiligten über neue Aufgaben, Aktualisierungen, Fehler und Erfolge.
• Bearbeitung/Aktualisierung von Aufgaben: Bearbeitung und Aktualisierung von Vorgängen basierend auf dem Projektbedarf oder der Ressourcenverfügbarkeit.
• Verfolgung des Fortschritts von Aufgaben: Verfolgung des Aufgabenfortschritts während ihres gesamten Lebenszyklus und Überwachung der wichtigsten Leistungsindikatoren.
• Aufgabenplanung: Aufgabenplanung und Zuweisung an Einzelpersonen oder Teams. Dazu gehört das Festlegen eines Startdatums und einer Frist bei der Erstellung einer Aufgabe.
• Aufgaben-Tags: Erstellung von Tags und Labels für Aufgaben und Teilaufgaben, um sie zu organisieren und zu kategorisieren, Kontext hinzuzufügen und aufgabenbezogene Informationen zu sammeln.
• Erstellung von Teilaufgaben: Unterteilung von Aufgaben in kleinere, umsetzbare Teilaufgaben, um sie auf Mikroebene auszuführen und zu verwalten.
• Verwaltung wiederkehrender Aufgaben: Erstellung von Aufgaben und Ereignissen, die zu einer bestimmten Zeit und an einem bestimmten Tag während einer Woche, eines Monats oder eines Jahres wiederholt werden. Dadurch wird verhindert, dass Unternehmen überflüssige Arbeiten erneut planen.
• Zeiterfassung: Verfolgung der gemeinsamen Zeit, die von allen Beteiligten für die ihnen zugewiesenen Aufgaben aufgewendet wird.

Tipps für den Kauf von Aufgabenmanagement Tools

• Geschäftsanforderungen: Aufgabenmanagement Tools bieten im Allgemeinen eine Vielzahl von Abonnementoptionen, von einfachen bis hin zu erweiterten Plänen. Die Abonnementkosten steigen mit der Anzahl von hinzugefügten Funktionen. Unternehmen sollten ihre Anforderungen an Hauptfunktionen ermitteln, Preispläne für mehrere Produkte vergleichen und ein Produkt wählen, das sowohl den Anforderungen als auch dem Budget entspricht.
• Marktspezifische Software: Wenn dein Unternehmen einen Nischenmarkt wie z. B. Gesundheitswesen, Marketing, Logistik oder Bauwesen bedient, solltest du ein Aufgabenmanagementsystem in Betracht ziehen, das für deinen speziellen Markt entwickelt wurde. Diese Lösungen helfen dabei, Aufgaben gemäß den spezifischen rechtlichen Anforderungen und der Compliance ohne zusätzliche Kosten zu verwalten und zu berichten. (Informationen zu HIPAA-konformen Projektmanagementlösungen kannst du in diesem Artikel von Capterra nachlesen.)

Relevante Trends bei Aufgabenmanagement Tools

• KI und Chatbots sind der nächste große Trend: Mit der in die Kernlösung integrierten künstlichen Intelligenz (KI) können kleine Unternehmen nun die meisten ihrer redundanten Arbeitsabläufe automatisieren. Chatbots können wichtige Arbeitsabläufe des Aufgabenmanagement Systems automatisieren, die automatische Aufgabenzuweisungen, die Förderung von Inhalten, die Erstellung von Statusberichten und vieles mehr beinhalten.
• Mobilität: Obwohl die Mobilität im Aufgabenmanagement System schon seit längerer Zeit besteht, bleibt sie ein wichtiger Trend. Mit zunehmender Globalisierung und Mobilisierung von Ressourcen suchen Nutzer nach mobil einsetzbaren Aufgabenmanagement Tools, mit denen sie die ihnen zugewiesenen Aufgaben im Auge behalten, Zeitpläne überprüfen, den Fortschritt überwachen und die Kommunikation von überall her nachverfolgen können.