Werkstatt Software hilft Werkstattbesitzern bei der Verwaltung ihres großen Bestands, beim Erstellen von Rechnungen für verschiedene Dienstleistungsarten und bei der Erfassung Tausender von Teilen für alle Arten von Fahrzeugen. Die Lösung rationalisiert unorganisierte Arbeitsabläufe und bietet eine vollständige Transparenz der Geschäftsvorgänge, einschließlich der Servicearbeiten, der Inventarführung, der Arbeits- und Auftragsplanung sowie der Fakturierung. Das Tool wird von einer Vielzahl von Fahrzeugwerkstätten etwa in den Bereichen Unfallreparatur und Fahrzeuglackierung eingesetzt sowie von Fahrzeughändlern.

Die Software umfasst viele Funktionen zur Planung von Kundenterminen, zur Erstellung von Servicetickets, zur Zuweisung von Aufträgen, zur Rechnungsstellung an Kunden und zur Verfolgung der Servicehistorie. Außerdem enthält das Tool ein Teilebestandsregister, um sicherzustellen, dass Artikel nicht verwendet werden, ohne sie anschließend auch in Rechnung zu stellen.

Einige moderne Lösungen bieten eine integrierte CRM-Funktion zum Erstellen und Verwalten einer Kundendatenbank sowie zur Interaktion mit Stammkunden durch Werbeaktionen und Serviceangebote an.

Vorteile einer Werkstatt Software

• Verbesserung des Kundenerlebnisses: Verbessere das Kundenerlebnis durch schnelleren Service, vom Zeitpunkt der Fahrzeugübergabe bis zur Rücknahme des Fahrzeugs. Biete deiner Kundschaft Informationen über die ungefähren Kosten und die Wartezeit im Voraus. Die Software erleichtert außerdem die Bedienung von Stammkunden, da persönliche Daten, Details zum Fahrzeug, die Servicehistorie und sogar Einzelheiten zu möglichen Problemen gespeichert werden. So können Mechaniker die Fahrzeuge schneller reparieren und die Durchlaufzeit verkürzen.
• Verfolgung der Werkstattleistung: Die manuelle Verwaltung einer kleinen Werkstatt mag zwar relativ einfach sein, kompliziert wird es aber bei einer großen Werkstatt oder einem Multi-Franchise-Unternehmen. In diesem Fall unterstützt die Werkstatt Software dabei, den Überblick über die Betriebs- und Arbeitsabläufe an allen Standorten zu behalten. Dadurch werden Zeit und Kosten gespart und der Informationsfluss zwischen den verschiedenen Werkstätten rationalisiert. Die Inhaber können mehrere Werkstätten von einem einzigen Bildschirm aus verwalten.

Typische Funktionen einer Werkstatt Software

• Kosten/Schätzungen: Zugriff auf die Datenbank für Arbeitskräfte und Teile zur Abschätzung der endgültigen Kosten für den jeweiligen Service. Abgabe und Empfang von Angeboten für Teile und Dienstleistungen.
• Abrechnung und Rechnungsstellung: Rechnungsstellung für die durchgeführten Reparaturen und Dienstleistungen sowie Abwicklung von Kundenzahlungen.
• Auftragsmanagement: Erstellung und Planung von Arbeitsaufträgen, Verteilung von Arbeitsaufträgen unter den Mechanikern, Nachverfolgung des Team und Rechnungsstellung an Kunden, wenn ein Arbeitsauftrag abgeschlossen wird.
• CRM: Erstellung einer firmeninternen Kundendatenbank zum Aufbau guter Beziehungen zu Stammkunden, neuen und sogar potenziellen Kunden.
• Verfolgung der Servicehistorie: Pflege der Kundenservice-Datensätze, damit beim nächsten Besuch die bisherigen Servicedetails nachgeschlagen werden können.
• Arbeitslohntarife: Festlegung unterschiedlicher Tarife für verschiedene Arten von Dienstleistungen und dementsprechend die Berechnung der vom Kunden gewählten Dienstleistung.

Tipps für den Kauf von Werkstatt Software

• Bereitstellungsoptionen: Die meisten Werkstatt Lösungen werden als traditionelle Vor-Ort-Software angeboten, bei der eine einfache Set-up-Datei auf den lokalen Computern installiert wird. Die Funktion der Software hängt vollständig von der IT-Infrastruktur und -Ausrüstung des Endnutzers ab. Einige neue Anbieter haben jedoch damit begonnen, cloudbasierte Lösungen anzubieten, die keine großen IT-Investitionen erfordern – sie benötigen lediglich eine aktive Internetverbindung. Käufer sollten ihre aktuelle IT-Umgebung prüfen, um eine Bereitstellungsart zu wählen. So kann man entscheiden, ob die Daten vor Ort oder in der Cloud gehostet werden sollen.
• Preis: Werkstatt Software gibt es in zwei Modellen: entweder als Direktkauf oder als Abonnement. Wenn du eine kleine Werkstatt besitzt, entscheide dich für ein monatliches Preismodell, das deinem Budget entspricht, und vermeide langfristige Softwareverträge. Informiere dich vor einem Kauf über versteckte Gebühren, wie z. B. Kündigungskosten oder Support- und Servicegebühren. Prüfe alternativ, ob einige der kostenlosen Softwares auf dem Markt bereits die Grundanforderungen deiner kleinen Werkstatt erfüllen.

Relevante Trends in der Werkstatt Software

Einer Umfrage von V12 zufolge werden 75 % der Aftermarket-Werkstatt-Jobs von unabhängigen Werkstätten durchgeführt, lediglich 25 % beim Händler selbst. Daraus haben sich eine Reihe von Innovationen in den Werkstätten ergeben, wie zum Beispiel:

• Mobilität in Werkstätten: Aufstrebende Anbieter von Werkstatt Tools bieten auch mobile Apps in ihren Lösungen an. Diese Apps können auf Smartphones und Tablets heruntergeladen werden, sodass man in der Werkstatt aktiv sein und gleichzeitig wichtige Aufgaben erledigen kann, wie die Betreuung von Kunden, die Annahme von Arbeitsaufträgen, die Ausführung von Zahlungen und die Aktualisierung von Serviceprotokollen.
• Das Internet der Dinge (IoT) verbessert die Wartung und Reparatur von Fahrzeugen: Fahrzeuge mit IoT-Integration sind schon seit einiger Zeit in aller Munde und der Trend nimmt voraussichtlich noch zu. Business Insider rechnet damit, dass es bis 2021 weltweit mehr als 94 Millionen vernetzte Fahrzeuge geben wird. Ein IoT-fähiges Fahrzeug macht Reparaturen und Service einfach, da es die vollständigen Informationen über fehlerhafte Teile, Fahrverhalten, Ölwechsel usw. anzeigt. Einige Anbieter wie Tantalum und Openbay arbeiten an Lösungen für die Reparatur und Wartung von Kraftfahrzeugen, die die Fahrer automatisch über kritische Probleme in ihrem Fahrzeug benachrichtigen, damit diese sofort gewartet werden können. Die Software leitet die Fahrer auch zur nächstgelegenen Servicestation.