Was ist Event Software?

Veranstaltungsplaner benutzen Event Software, um die Logistik der Planung von Meetings und Events zu vereinfachen und zu organisieren. Event Software gibt Planern einen digitalen Raum, um miteinander, mit Kunden sowie mit Ausstellern und Anbietern zusammenzuarbeiten. Anwendungstools verwalten die Koordination, die Teilnehmerregistrierung, das Marketing, die Batch-Erstellung, die Kalendererstellung und das Veranstaltungsortmanagement.

Diese Anwendungen bieten auch eine Vielzahl von Self-Service-Funktionen für Veranstaltungsteilnehmer, wie Onlineregistrierung, Inhaltsbereitstellung und Gebührenzahlung.

Vorteile einer Event Software

• Planungseffizienz: Veranstaltungsplanung ist voller komplexer Logistik, und Versäumnisse jedweder Art können eine Veranstaltung zum Scheitern verurteilen. Die Event Software speichert alle Informationen an einem Ort auf. So lassen sich Veranstaltungen leichter organisieren und Planer können sich darauf konzentrieren, Erwartungen zu erfüllen anstatt sich mit Details zu befassen.
• Aussteller- und Anbietermanagement: Aussteller bezahlen hohe Summen für Standplätze und Sonderzugang, und Anbieter stellen Waren und Dienstleistungen bereit, um Veranstaltungen erfolgreich zu machen. Diese Logistik ist kritisch, und die besseren Event Software Lösungen haben spezielle Tools, die helfen können.
• Reservierung von Räumlichkeiten und Reisemanagement: Wenn Veranstaltungsplaner in spezielle Event Anwendungen investieren, lassen sich Reservierungen von Räumlichkeiten und Reiseinformationen leichter verwalten. Suche nach Hotelreservierungstarifen, Erstellung von papierlosen Verträgen und Aufzeichnung von VIP-Reiserouten direkt in der Anwendung. Durch Hinzufügung dieser Funktionen können Veranstaltungsplaner Reservierungen von Räumlichkeiten und Reisemanagement als Umsatzzentralen einbeziehen.

Typische Funktionen einer Event Software

• Teilnehmermanagement: Erfassung und Speicherung von Informationen über Veranstaltungsbesucher, einschließlich Kontaktinformationen, Nahrungsmittelpräferenzen, Sitzungsanmeldungen, VIP-Status und Anreisepläne.
• Kundenmanagement: Kollaboration mit Event-Veranstaltern und Konsolidierung der Kontaktinformationen und Präferenzen in einem System.
• Ausstellermanagement: Verwaltung von Tisch- und Standflächen, Sponsorship-Levels, Raumreservierungen und anderen Ausstellerkennzahlen.
• Lieferantenmanagement: Aufrechterhaltung von Beziehungen mit AV-Technikern, IT-Personal, Catering-Service, Hausmeisterdiensten und anderen Anbietern. Diese Datenbanken speichern Kontaktinformationen, Konversationshistorie, Budgetdaten, Vertragsdetails, usw.
• Eventplanung: Planung und Verfolgung von Veranstaltungsort-Reservierungen in Event Management Kalendern.
• Meeting-Management: Planung von persönlichen Meetings, Treffen, Breakout-Sitzungen, Planungsmeetings und ähnlichen Networking-Möglichkeiten während eines Events.
• Berichterstattung und Analysen: Verfolgung von Kennzahlen für eine Vielzahl von Zwecken, einschließlich Veranstaltungskosten und -erträge für die Buchhaltung und Online-Nutzerengagement für die Analyse von sozialen Medien.
• Kartenverkauf: Organisieren, Vermarkten, Verkaufen, Vertreiben und Verarbeiten von Event-Eintrittskarten und Sonderzutrittspaketen.
• E-Mail-Marketing: Korrespondenz mit potenziellen Teilnehmern und Kunden via E-Mail mit einfacher Anleitung für den Online-Ticketverkauf und anderen Handlungsaufforderungen.

Mit Verzeichnis der Event Software können Nutzer nach Funktion(en) filtern, um nur diejenigen Optionen anzuzeigen, die den Geschäftsbedürfnissen entsprechen. Dies kann helfen, die Software-Auswahlliste einzugrenzen.

Tipps für den Kauf von Event Software

Abgesehen von den Kosten und den Kernfunktionen, gibt es ein paar weitere Dinge zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die gewählte Software all deine Veranstaltungsverwaltungsbedürfnisse erfüllt.

• Sicherstellen, dass die Software Marketing-Tools bietet, die den Bedürfnissen entsprechen: Eine standardmäßige Event Software sollte einen Event-Website-Designer, Promotion-Tools für soziale Medien und E-Mail-Marketing-Funktionen umfassen.
• Erwägung von Softwareintegrationen: Softwareintegrationen mit Buchhaltung, Mitgliedschaftsverwaltung und anderer Software erleichtern das Teilen von Daten über verschiedene Systeme hinweg. Dies kann Arbeitsabläufe beschleunigen und Fehler verhindern.

Relevante Trends in der Event Software

Entwickler von Event Software akzeptieren schnell neue Technologien. Eine Capterra-Umfrage hat zwei wichtige Technologietrends identifiziert, die die nächste Generation von Event Software gestalten werden.

• Tragbare Technologie: Laut einer Capterra-Umfrage gaben 54 % der kleinen und mittelständischen Unternehmen an, dass sie tragbare Computing-Technologie innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre verwenden werden oder deren Verwendung planen, während 41 % zum Ausdruck gaben, dass die Technologie kritisch für ihr Unternehmen sei. Big-League-Events benutzen bereits Kartenverkaufssysteme, die auf RFID (Radio Frequency Identification) basieren. Event-Besucher wischen einfach ihre Armbänder, Namensschilder, Uhren oder sonstigen tragbaren Geräte über einen Scanner. Der Scanner liest eingebettete RFID-Chips, um Eintritte, Käufe, usw. zu verwalten. Bald werden tragbare Eintrittssysteme jedoch für alle Arten von Veranstaltungen verfügbar sein. Sie verwandeln Träger in Sensoren. Veranstaltungsplaner können wertvolle Analysen darüber sammeln, wie Besucher sich auf dem Veranstaltungsgelände bewegen, wie viel sie essen und trinken usw.
• Auf KI basierende intelligente Apps: Laut einer Capterra-Umfrage gaben 53 % der kleinen und mittelständischen Unternehmen an, dass sie die KI-Technologie innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre verwenden werden oder deren Verwendung planen, während 39 % zum Ausdruck brachten, dass diese Technologie kritisch für ihr Unternehmen sei. Künstliche Intelligenz (KI) schafft intelligentere Software. Breite Akzeptanz und zunehmender Wettbewerb machen KI immer erschwinglicher. Es wird erwartet, dass führende Software-Tools irgendeine Form von adaptiver KI im Laufe der nächsten beiden Jahre verwenden werden. Dies umfasst auch Event Anwendungen. Prädiktive KI-Tools werden Veranstaltungsplanern bald bessere Teilnahmeprognosen geben. Teilnehmer werden Registrierungsanleitungen erhalten, die relevanter für ihre Interessen sind. Gesichtserkennungssoftware wird eines Tages Eintrittskarten und tragbare Geräte eventuell ganz und gar unnötig machen.