Was ist Event Software?

Veranstaltungsplaner nutzen Event Software (auch Veranstaltungssoftware), um die Logistik der Planung von Meetings und Events zu vereinfachen und zu organisieren. Event Management Software gibt Planern einen digitalen Raum, um miteinander, mit Kunden sowie mit Ausstellern und Anbietern zusammenzuarbeiten. Anwendungstools verwalten die Koordination, die Teilnehmerregistrierung, das Marketing, die Batch-Erstellung, die Kalendererstellung und das Veranstaltungsortmanagement.

Veranstaltungsplanung Software bietet auch eine Vielzahl von Self-Service-Funktionen für Veranstaltungsteilnehmer, wie Onlineregistrierung, Inhaltsbereitstellung und Gebührenzahlung.

Welche Vorteile bietet Event Software?

• Planungseffizienz: Veranstaltungsplanung ist mit einer komplexen Logistik verbunden, und Versäumnisse jeder Art können eine Veranstaltung zum Scheitern verurteilen. Event Management Tools speichern alle Informationen an einem Ort. So lassen sich Veranstaltungen leichter organisieren und Planer können sich darauf konzentrieren, Erwartungen zu erfüllen, anstatt sich mit Details zu befassen.
• Aussteller- und Anbietermanagement: Aussteller zahlen hohe Summen für Standplätze und Sonderzugang, und Anbieter stellen Waren und Dienstleistungen bereit, um Veranstaltungen erfolgreich zu machen. Diese Logistik ist kritisch und gute Event Software Lösungen bieten spezielle Tools, die dabei helfen können.
• Reservierung von Räumlichkeiten und Reisemanagement: Wenn Veranstaltungsplaner in spezielle Event Tools investieren, lassen sich Reservierungen von Räumlichkeiten und Reiseinformationen leichter verwalten. So kann beispielsweise die Suche nach Hotelreservierungstarifen, die Erstellung von papierlosen Verträgen und die Aufzeichnung von VIP-Reiserouten direkt in der Anwendung durchgeführt werden. Veranstaltungsplaner können Raumbuchungen und Reisemanagement als Umsatzzentren einbeziehen, indem sie diese Funktionen hinzufügen.

Was sind typische Funktionen einer Event Software?

• Teilnehmermanagement: Erfassen und Speichern von Informationen über Veranstaltungsbesucher, einschließlich Kontaktinformationen, Nahrungsmittelpräferenzen, Sitzungsanmeldungen, VIP-Status und Anreisepläne.
• Kundenmanagement: Kollaboration mit Event-Veranstaltern und Konsolidierung der Kontaktinformationen und Präferenzen in einem System.
• Ausstellermanagement: Verwalten von Tisch- und Standflächen, Sponsorship-Levels, Raumreservierungen und anderen Ausstellerkennzahlen.
• Lieferantenmanagement: Aufrechterhaltung von Beziehungen mit AV-Technikern, IT-Personal, Catering-Service, Hausmeisterdiensten und anderen Anbietern. Diese Datenbanken speichern Kontaktinformationen, Konversationshistorie, Budgetdaten, Vertragsdetails, usw.
• Eventplanung: Planen und Verfolgen von Veranstaltungsort-Reservierungen in Event Management Kalendern.
• Meeting-Management: Planung von persönlichen Meetings, Treffen, Breakout-Sitzungen, Planungsmeetings und ähnlichen Networking-Möglichkeiten während eines Events.
• Berichterstattung und Analysen: Verfolgen von Kennzahlen für eine Vielzahl von Zwecken, einschließlich Veranstaltungskosten und -erträge für die Buchhaltung und Online-Nutzerengagement für die Analyse von sozialen Medien.
• Kartenverkauf: Organisieren, Vermarkten, Verkaufen, Vertreiben und Verarbeiten von Event-Eintrittskarten und Sonderzutrittspaketen.
• E-Mail-Marketing: Korrespondenz mit potenziellen Teilnehmern und Kunden via E-Mail mit einfacher Anleitung für den Online-Ticketverkauf und anderen Handlungsaufforderungen.

Im Event Software Verzeichnis können Nutzer nach Funktion(en) filtern und nur die Optionen anzeigen, die ihren Geschäftsbedürfnissen entsprechen. Dies kann helfen, die Software-Auswahlliste einzugrenzen.

Welche Tipps sollten beim Kauf einer Event Software beachtet werden?

Abgesehen von den Kosten und den Kernfunktionen, sollte man folgende Punkte berücksichtigen und sicherstellen, dass die gewählte Software alle gewünschten Veranstaltungsverwaltungsbedürfnisse erfüllt.

• Sicherstellen, dass die Software Marketing-Tools bietet, die ihren Bedürfnissen entsprechen: Eine standardmäßige Veranstaltungssoftware sollte einen Event-Website-Designer, Promotion-Tools für soziale Medien und E-Mail-Marketing-Funktionen umfassen.
• Erwägung von Softwareintegrationen: Softwareintegrationen mit Buchhaltung, Mitgliedschaftsverwaltung und anderer Software erleichtern das Teilen von Daten über verschiedene Systeme hinweg. Dies kann Arbeitsabläufe beschleunigen und Fehler verhindern.

Welche relevanten Trends sollte man im Bereich der Event Software beachten?

Entwickler von Eventplanung Software akzeptieren schnell neue Technologien. Eine Capterra-Umfrage hat zwei wichtige Technologietrends identifiziert, die die nächste Generation von Event Software gestalten werden.

• Tragbare Technologie: Laut einer Capterra-Umfrage gaben 54 % der kleinen und mittelständischen Unternehmen an, dass sie tragbare Computing-Technologie innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre verwenden werden oder deren Verwendung planen. 41 % glauben, dass die Technologie erfolgsentscheidend für ihr Unternehmen sei. Big-League-Events benutzen bereits Kartenverkaufssysteme, die auf RFID (Radio Frequency Identification) basieren. Event-Besucher halten einfach ihre Armbänder, Namensschilder, Uhren oder sonstige tragbare Geräte über einen Scanner. Der Scanner liest eingebettete RFID-Chips, um Eintritte, Käufe, usw. zu verwalten. Bald werden tragbare Eintrittssysteme für alle Arten von Veranstaltungen verfügbar sein. Sie machen die Träger zu Sensoren. Veranstaltungsplaner können somit wertvolle Analysen darüber sammeln, beispielsweise wie Besucher sich auf dem Veranstaltungsgelände bewegen, wie viel sie essen und trinken usw.
• Auf KI basierende intelligente Apps: Laut einer Capterra-Umfrage gaben 53 % der kleinen und mittelständischen Unternehmen an, dass sie die KI-Technologie innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre verwenden werden oder deren Verwendung planen, während diese Technologie für 39 % entscheidend für ihr Unternehmen sei. Künstliche Intelligenz (KI) schafft intelligentere Software. Breite Akzeptanz und zunehmender Wettbewerb machen KI immer erschwinglicher. Es wird erwartet, dass führende Software-Tools eine Art adaptiver KI im Laufe der nächsten beiden Jahre verwenden werden. Dies umfasst auch Event Anwendungen. Prädiktive KI-Tools werden Veranstaltungsplanern bald bessere Teilnahmeprognosen geben. Teilnehmer werden Registrierungsanleitungen erhalten, die relevanter für ihre Interessen sind. Gesichtserkennungssoftware wird eines Tages Eintrittskarten und tragbare Geräte eventuell ganz und gar unnötig machen.