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Event Management Software

Event Management Software (deutsch: Veranstaltungssoftware) automatisiert das Marketing sowie die Registrierung, Koordination und Terminierung von Veranstaltungen. Veranstalter verwenden Event Management Tools, um die Planung und den Ablauf von Meetings und Veranstaltungen zu verwalten, einschließlich Marketing, Teilnehmerregistrierung, Erstellung von Ausweisen, Kalendergenerierung und Management der Räumlichkeiten. Eine Eventplanung Software bietet auch eine Vielzahl von Self-Service-Funktionen für Veranstaltungsteilnehmer, wie Onlineregistrierung, Inhaltsbereitstellung und Gebührenzahlung. Event Software ist mit Teilnehmerregistrierung-Software und Ticketsoftware verbunden.

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LineUpr ist das einfachste DIY-Tool zum Erstellen von mobilen Event-Apps. Fange gleich an und erstelle in wenigen Minuten eine voll funktionsfähige App. Erfahre mehr über LineUpr
LineUpr ist die einfachste und schnellste DIY-Plattform für die Erstellung mobiler Event-Apps. Sofort loslegen und in wenigen Minuten eine voll funktionsfähige Event-App erstellen. Teile deinem Gast Agenda, Lineup, Veranstaltungsorte und Sponsoren mit. Aktualisiere sie, wenn sich etwas ändert oder es Neuigkeiten gibt. Erhalte dein Feedback mit Abstimmungen und Umfragen. LineUpr funktioniert für jede Art von Event. Du kannst Inhalte von vergangenen Events problemlos für neue Event-Apps wiederverwenden, was es zum perfekten Tool für Organisatoren mit mehreren Events macht. Erfahre mehr über LineUpr

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Komplettes und professionelles Werkzeug, das alle Vorbereitungen für Dein Event verwaltet: Anmeldungen, Reservierungen, Zahlungen, etc. Erfahre mehr über idloom.events
idloom bietet alle Funktionen, die für die Organisation einer Veranstaltung nötig sind, von der Registrierung von Anmeldungen über die Erstellung von Ausweisen bis hin zu Rechnungsstellung. • Verwaltung von Teilnehmenden: Verwalte Gästelisten, filtere Teilnehmende, kommuniziere mit ihnen usw. • Transaktions-Dashboard: Verwalte die Zahlungen und Transaktionen, Rückerstattungen, Überweisungen usw. von Teilnehmenden. • Ausweiserstellung: Erstelle Ausweis- oder Namensschilddesigns für deine gesamte Gästeliste. • Statistik-Dashboard • Datenexport: Exportiere alle Daten in XLS, CSV, PDF. Erfahre mehr über idloom.events

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End-to-End Venue- und Eventmanagementsoftware mit CRM, Venuebuchung, Registrierung, Eventplanung, Berichterstattung und Finanztools. Erfahre mehr über Momentus Technologies (formerly Ungerboeck)
Momentus Technologies (ehemals Ungerboeck) ist ein weltweit branchenführender Anbieter von Venue- und Eventmanagement Softwarelösungen. Mit mehr als 60.000 Nutzern in über 57 Ländern erfüllt Momentus die Anforderungen von Veranstaltungsorten und -unternehmen aller Arten und Größen. Die Softwarefunktionen beinhalten Sales & CRM, Venuebuchung, Eventmanagement, Cateringmanagement, Eventportal, Nachhaltigkeitstracking, Raumplanung, Buchhaltung, Berichterstattung und eine leistungsstarke API. Erfahre mehr über Momentus Technologies (formerly Ungerboeck)

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Event Temple ist eine fortschrittliche Softwareplattform für die Verwaltung von Veranstaltungen. Sie verbindet sich nahtlos mit Hunderten von Web-Apps! Erfahre mehr über Event Temple
Event Temple ist eine moderne, cloudbasierte Event-Management-Software. Als integrierte und nutzerfreundliche Lösung trägt Event Temple dazu bei, das Umsatzwachstum zu steigern und gleichzeitig die Effizienz und Produktivität zu erhöhen, indem Immobilien eine Reihe von Verkaufstools wie Prospektions- und Lead-Management, E-Vorschlägen und Verträgen, Event-Management und mehr nutzen können – alles auf einer schlanken, intuitiven Plattform. Erfahre mehr über Event Temple

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RSVPify ist eine führende Event-Management- und Ticketing-Plattform, die die Optimierung von Veranstaltungen von der Gästeregistrierung bis zum Startschuss unterstützt. Erfahre mehr über RSVPify
Verwalte große und kleine Events mit Leichtigkeit und rücke deine Marke ins Zentrum. Tausende von Unternehmensfunktionen und -tools, einschließlich E-Mail-Einladungen, Online-Registrierung und RSVP, nutzer*innendefinierte Datenerfassung, Gästelistenverwaltung, Menüpräferenzen, Sub-Event-Management, Event-Privatsphäre/Exklusivität, Drag-and-drop-Sitzkarten, Check-in und vieles mehr. Erfahre mehr über RSVPify

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Verwalte Events auf einfache Weise mit hubs101, sei es virtuell, hybrid oder persönlich. Erfahre mehr über hubs101
Verwalte Events auf einfache Weise mit hubs101. Die All-in-one-Event-Plattform rationalisiert das Event-Management während des gesamten Event-Zyklus: Bewältige die Programmplanung, den Lead-Abfrage und die Bereitstellung von Inhalten mit einer kompletten White-Label-Option. Mit hubs101 kannst du dein Publikum auch mit einer KI-gestützten Matchmaking-Funktion einbinden und den ROI deines Events durch Echtzeitanalysen maximieren. Mehr als 40.000 Veranstaltungsteilnehmer nutzen hubs101 bei mehr als 500 Events. Die Lösung ist eine gute Wahl, um den Erfolg deiner Veranstaltung sicherzustellen. Erfahre mehr über hubs101

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Butlerapp bietet Kursverwaltung, Kundenmanagement und Online-Buchungssystem für zahlreiche Seminaranbieter. Erfahre mehr über Butlerapp
Butlerapp ist eine umfassende Software für die effiziente Organisation und Verwaltung von Kursen, Seminaren, Webinaren, Terminen etc. Mit individuellen Anpassungsmöglichkeiten erleichtert Butlerapp die Verwaltung Ihrer Angebote, Kunden und Rechnungen sowie die Online-Anmeldung und flexible Preisgestaltung. Das vollwertige Abrechnungssystem ist GoBD-konform und revisionssicher. Mit Rabatten, Gutscheinen und einer Kundendatenbank bietet Butlerapp effektive Marketinginstrumente und kompetenten Service zu fairen Preisen. Erfahre mehr über Butlerapp

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Erstelle, verwalte und erweitere deine Online-Präsenz für dein Unternehmen, deinen Blog, deinen Shop und vieles mehr mit Wix.
Wix ist die führende Plattform für die Erstellung von Websites. Egal, ob du Einsteiger oder fortgeschritten bist – hier findest du alles, was du brauchst, um deine Online-Präsenz aufzubauen. Gestalte ein nahtloses Benutzererlebnis mit intuitiven Designfunktionen und schneller Webperformance. Vertraue auf eine zuverlässige Infrastruktur und Sicherheitsfunktionen auf höstem Niveau, um die Daten deiner Besucher zu schützen und deine Website stets am Laufen zu halten. Vergrößere deine Reichweite mit Marketingkampagnen und SEO-Tools und nutze Statistiken, um fundierte Entscheidungen für den Erfolg deines Unternehmens zu treffen. Erfahre mehr über Wix

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Plattform für Event-Ticketing und -Marketing mit dem weltweit größten Teilnehmernetzwerk zum Planen, Verwalten und Bewerben von Events.
Eventbrite ist die weltweit größte Plattform für Event-Ticketing und -Marketing. Hier können Veranstalter Events erstellen, verwalten und bewerben. Mit über 83 Mio. Nutzern auf der Suche nach tollen Erlebnissen unterstützt Eventbrite Millionen von Events in 180 Ländern, z. B. Konzerte, Festivals, Gemeindeveranstaltungen und Konferenzen. Intuitive Ticketing-Lösungen sowie Event management- und Marketing-Tools helfen Ihnen, Tickets zu verkaufen, eine Fanbase aufzubauen und den Umsatz zu steigern. Erfahre mehr über Eventbrite

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Auf monday.com können Teams jeden Aspekt anstehender Veranstaltungen von der Registrierung bis zum Feedback auf einer flexiblen No-Code-Plattform orchestrieren.
Von der Budgetplanung über Veranstaltungsanmeldungen bis hin zur Koordinierung mit den Anbietern übernimmt monday marketer die gesamte Abwicklung deiner Veranstaltung. Überwache die Veranstaltungsanmeldungen, fördere die teamübergreifende Zusammenarbeit, verfolge die Leistung und Anwesenheit mit anpassbaren Dashboards und vieles mehr. Weise verschiedenen TeammitgliedernAufgaben zu, damit allegenau wissen, welche Aufgaben priorisiert und zu erledigen sind. Von der Anmeldung vor der Veranstaltung bis zum Feedback nach der Veranstaltungkönnen Unternehmen Konferenzen, Firmenveranstaltungen, Webinare und mehr in Echtzeit überwachen. Erfahre mehr über monday.com

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Wrike ist eine Softwarelösung für das Eventmanagement mit Funktionen wie Vorlagen, Gantt-Diagrammen, Proofing-Tools, Berichten und mehr.
Wrike ist eine Event-Management-Softwarelösung, die von mehr als zwei Millionen Menschen eingesetzt wird. Starte den Prozess mit einer Event-Management-Vorlage und weise Teammitgliedern Aufgaben zu. Erstelle deinen Projektzeitplan in einem flexiblen Gantt-Diagramm und passe die Termine bequem per Drag-and-drop an. Füge Feedback direkt zu digitalen Assets hinzu und beschleunige Freigaben mit intuitiven Proofing-Tools. Verfolge die Leistung deiner Kampagne und analysiere die Ergebnisse mit nutzerdefinierten Berichten. Arbeite intelligenter – und nicht härter – mit Wrike. Erfahre mehr über Wrike

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Webinar-Lösung für die Erzeugung von qualifizierten Leads, Kundenbindung und effektiven Präsentationen.
GoToWebinar wird von mehr Kunden als jede andere Webinar-Lösung als vertrauenswürdig eingestuft und bietet jedes Jahr Millionen von Webinaren. Unabhängig davon, ob Sie Webinare für Marketing, Schulungen oder Unternehmenskommunikation verwenden, GoToWebinar bringt den Spaß mit zuverlässiger Technologie, die sehr einfach zu bedienen ist, wieder in Webinare. Erfahre mehr über GoTo Webinar

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Die All-in-one-Event-Software von Whova wurde 2016 mit dem Event Technology Award ausgezeichnet.
Die All-in-one-Event-Software von Whova wird für Tausende von Veranstaltungen auf der ganzen Welt genutzt und wurde 2016 mit dem Event Technology Award ausgezeichnet. Zu Kunden, die Whova vertrauen, gehören Hilton, L’Oréal, IKEA, Lego, NASA, Rockefeller Foundation, TEDx, Stanford, MIT, Harvard, IEEE, ACM und viele mehr. Whova hilft Veranstaltern dabei, spannende und optimal durchgeführte Veranstaltungen zu organisieren, indem das Teilnehmerengagement erhöht, Networking-Möglichkeiten verbessert und Planungen für Veranstaltungen vereinfacht werden. https://whova.com/ Erfahre mehr über Whova

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Airtable ist die Datenbank, die jeder mit einer ansprechenden Tabellen-Oberfläche verwenden kann.
Airtable ist unsere Bezugsdatenbank. Mit einer tabellenähnlichen Schnittstelle, die jeder benutzen kann, Echtzeit-Zusammenarbeit und Rich-Features wie Dateianhängen und Reporting, ist Airtable die freundlichste moderne Datenbank. Erfahre mehr über Airtable

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Asset-Lifecycle-Management-Software, die auf an deine Anforderungen an die Ressourcennachverfolgung ausgerichtet ist. Abschreibung, Barcodierung und mehr. Teste es kostenlos.
Die führende Asset-Lifecycle-Management-Software ermöglicht dir, POs zu erstellen, Services zu planen und mühelos Lieferanten zu verwalten. Einfache Abschreibungsverwaltung und benutzerdefinierte Berichte helfen dir dabei, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Verwende diese mobile App für RFID-, Barcode- und QR-Code-Scans, um die Compliance in Bezug auf Aufsichtsbehörden einzuhalten. Standort- und Wartungshistorien machen dies zu einem Must-have für die Verwaltung von Sachanlagen. Die Software lässt sich auch in Zendesk und Jira integrieren. Probiere es kostenlos aus. Erfahre mehr über EZOfficeInventory

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Eine vollständige Plattform, die den gesamten Veranstaltungs-Lebenszyklus von Anfang bis Ende abdeckt.
Cvent ist mit über 183.000 aktiven Systemnutzern führend in den Bereichen Event Management, Online-Event-Registrierung, Veranstaltungsort-Sourcing und Mobile Event App-Technologie. Cvent modernisiert die traditionellen Prozesse des Event Managements. Mit dieser integrierten Plattform können Planer Veranstaltungsorte effizienter finden, Veranstaltungen planen, Teilnehmer einbeziehen, die Wirkung ihrer Veranstaltungen erfassen und vieles mehr. Erfahre mehr über Cvent Event Management

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Viele Unternehmen nutzen Bitrix24 als kostenlose Eventmanagementsoftware, da es alle notwendigen Tools für den Job enthält.
Viele Unternehmen nutzen Bitrix24 als kostenlose Eventmanagementsoftware, da es alle notwendigen Tools für den Job enthält. Erstens gibt es ein CRM- und ein Kundenverwaltungsmodul, mit dem du Angebote und Rechnungen erstellen, E-Mails senden und Lieferanten verwalten kannst. Zweitens gibt es gemeinsame Kalender, mit denen du mehrere Veranstaltungsorte planen und buchen kannst. Des Weiteren gibt es ein Projektmanagementmodul und Aufgabenvorlagen, mit denen Organisierende das Bodenpersonal verwalten. Erfahre mehr über Bitrix24

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Odoo ist eine vollständig integrierte und anpassbare Open-Source-Suite von Geschäftsanwendungen. Ein Großteil der Geschäftsanforderungen wie CRM, Vertrieb, Projekt, Fertigung, Inventar und Buchhaltung wird durch diese All-in-one-Softwarelösung erfüllt. Odoo ist so konzipiert, dass es die Bedürfnisse von Unternehmen unabhängig von Größe und Budget erfüllt. Erfahre mehr über Odoo

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Vereins-Management-Software für freiwillige Vorstandsmitglieder, die Zeit und Geld sparen wollen!
Freiwillige Vorstandsmitglieder von Ortsverbänden sparen Zeit und Geld mit StarChapter! Die Software kombiniert E-Mails, Event-Registrierung, Mitgliedschaft, Website-Design und die Zahlungsabwicklung an einem Ort. Ein engagierter Spezialist wird mit Dir zusammen einen Service einrichten, das Projekt koordinieren und Benutzer schulen, auch wenn der Vorstand sich in einer Übergangsphase befindet. Kunden erhalten rund um die Uhr Zugang zum technischen Online-Support und unbegrenzte Industrie- und Schulungsressourcen. Erfahre mehr über StarChapter

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EventCreate ist eine schnell wachsende Event-Marketing-Plattform, mit der Planer in wenigen Minuten eine Event-Website erstellen können.
EventCreate ist eine schnell wachsende Event-Marketing-Plattform, mit der Planer in wenigen Minuten eine Event-Website erstellen können. Erfahre mehr über EventCreate

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HoneyBook rationalisiert und automatisiert die Erfahrungen deiner Kunden von der Anfrage bis zur Endabrechnung.
HoneyBook rationalisiert und automatisiert die Erfahrungen deiner Kunden von der Anfrage bis zur Endabrechnung. Erfahre mehr über HoneyBook

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BlueJeans ist die Meeting-Plattform für den modernen Arbeitsplatz. Einfach. Clever. Zuverlässig.
BlueJeans ist die Meeting-Plattform für den modernen Arbeitsplatz. Das Unternehmen verbindet Video-, Audio- und Webkonferenzen mit den Tools für die Zusammenarbeit, die die Menschen täglich nutzen. BlueJeans ist der erste Cloud-Service, der Desktops, mobile Geräte und Raumsysteme in einer Videokonferenz miteinander verbindet. Mit BlueJeans lassen sich Meetings schnell und einfach durchführen, so dass die Teilnehmer produktiv arbeiten können, wo und wie sie möchten. Die Meeting-Lösung, der Teams vertrauen. Erfahre mehr über BlueJeans Meetings

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Wild Apricot hilft Tausenden von Unternehmen, weniger Zeit für administrative Aufgaben aufzuwenden, z. B. die Verarbeitung von Zahlungen und die Aktualisierung von Excel-Dateien und mehr Zeit für den Ausbau ihres Mitgliederstamms. Es wurde für Freiwilligenarbeit und Organisationen mit wenigen Mitarbeiter*innen mit einem nutzer*innenfreundlichen Back-End entwickelt, sodass du kein technisches Genie sein musst, um deine Organisation voranzubringen. Darüber hinaus hast du Zugriff auf eine Gemeinschaft von Kolleg*innen und Expert*innen, die Wissen und Best Practices teilen. Du erhältst einen kompletten Support! Erfahre mehr über Wild Apricot

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vFairs ist eine preisgekrönte Eventplattform, die das Eventmanagement durch eine multifunktionale und flexible Eventtechnologie vereinfacht.
vFairs ist eine preisgekrönte Veranstaltungsplattform, die das Eventmanagement vereinfacht. Die Plattform ermöglicht es Organisatoren, virtuelle, hybride und persönliche Veranstaltungen durch eine konsolidierte Veranstaltungstechnologie zu verwalten. Zu den Funktionen gehören Teilnehmerregistrierung, Eventmarketing, Sponsoring- und Ausstellerzugang, Erstellung von Ausweisen und Check-in-Optionen vor Ort, Anpassungsoptionen für Teilnehmenden über einen Webbrowser oder eine mobile Anwendung. Erfahre mehr über vFairs

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Tripleseat ist eine Vertriebs- und Event-Management Web-Anwendung, die Veranstaltungsverkäufe erhöht und den Planungsprozess optimiert.
Tripleseat ist eine Vertriebs- und Event-Management Web-Anwendung, die Umsätze erhöht und den Planungsprozess für Restaurants, Hotels und einzigartige Locations optimiert. Es ist das erste Web-basierte System, das von Hospitality-Event-Managern für Hospitality-Event-Managern erstellt wurde. Seit 2008 hat Tripleseat das Restaurant-Business im Sturm erobert, indem Lösungen bereitgestellt und der Ereignisprozesses von Anfang bis Ende vereinfacht wurde. Über 2.500 Event-Stätten und 18,000 + Eventbranchen-Experten vertrauen Tripleseat. Erfahre mehr über Tripleseat

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Event Management Software: Ratgeber

Event Software

Einführung

Event Software oder Veranstaltungssoftware unterstützt Veranstaltungsplaner, Organisatoren und ähnliche Rollen bei der Speicherung, Organisation und Verwaltung relevanter Infos. Das Planen einer Veranstaltung oder eines Meetings umfasst viele verschiedene logistische Elemente: das Marketing und die Terminplanung der eigentlichen Veranstaltung, die Kommunikation mit Teilnehmenden und Geschäftspartnern, die Ermöglichung von Kollaborationen, die Verwaltung von Registrierungen und das Arrangieren verschiedener Aspekte im Zusammenhang mit dem Veranstaltungsort. Event Management Software kann Organisatoren dabei helfen, alle erforderlichen Informationen zu erfassen, diese auf logische Weise zu speichern und bei Bedarf darauf zuzugreifen.

Die Softwareanwendung ermöglicht normalerweise die Datenerfassung und -speicherung der Infos zu allen Einzelpersonen und Gruppen, die bei einer bestimmten Veranstaltung anwesend sein werden. Bei den erfassten und gespeicherten Informationen kann es sich um Kontaktinformationen und Teilnahmestatus, Lebensmittel- und Getränkepräferenzen oder Terminplanungsinformationen handeln. Die Verfügbarkeit all dieser Informationen kann dann das Planen und Hosten einer gut organisierten Veranstaltung erleichtern.

Letztendlich bringt Event Software Organisatoren Vorteile durch das Bereitstellen eines einzigen Ortes für die Speicherung, Änderung und Abrufbarkeit kritischer Informationen sowie gleichzeitigen Zugriff auf wertvolle Kommunikationstools. In diesem Sinne kann die Software als idealer Ort für das Koordinieren von Vorgängen mit Veranstaltungspersonal, Geschäftspartnern, Lieferanten, Gastrednern, Teilnehmenden und Ausstellenden fungieren.

Hinsichtlich Merkmalen und Funktionen gibt es zwischen Event Management Tools und Lösungen wie Event Marketing Software und Computerreservierungssystemen erwähnenswerte Überschneidungen. Darüber hinaus lassen sich Softwarelösungen in dieser Kategorie gemeinsam mit Tools wie Check-in-Software, Software für virtuelle Events und Event-Ticketing-Systemen verwenden, um alle Aspekte im Zusammenhang mit Eventmanagement in der Praxis abzudecken.

Einige der in Event Anwendungen enthaltenen Funktionen können stark variieren, und die genauen Tools im Angebot können von Faktoren abhängen wie: der Art des Unternehmensart, für die die Software bestimmt ist, der Größe der Veranstaltungen, die die Software unterstützen soll, und der Bereitstellungsmethode, wie z. B. persönliche oder virtuelle Events. Abgesehen davon haben die meisten auf dem Markt erhältlichen Event-Programme ähnliche Kernfunktionen, wobei einige Funktionen als Kategorie-definierend betrachtet werden können. Im Allgemeinen ermöglicht eine derartige Software ihren Nutzern Folgendes:

  • Wichtige Informationen erfassen zu Teilnehmenden, Anbietern, Ausstellenden, Geschäftspartnern und mehr
  • Die Kernaspekte einer Veranstaltung verwalten, wie z. B. Ticketing, Eventplanung, sowie des eigentlichen Veranstaltungsorts
  • Wichtige Aspekte einer Eventmarketing-Kampagne steuern, die Veranstaltung vermarkten, Teilnehmer gewinnen oder Umsatz generieren
  • Die finanziellen Aspekte verfolgen: wichtige Metriken zur Leistungsüberwachung und -analyse

Was ist Event Software?

Event Software bezeichnet Softwarelösungen, die Eventplaner bei der Verwaltung von Veranstaltungen oder Meetings unterstützen. Der Hauptzweck einer solchen Software besteht darin, so viele relevante Informationen wie möglich zentral aufzubewahren. Nutzer können diese dann so organisieren, dass sie schnell gefunden werden können. So können Eventplaner Veranstaltungen auf effektive Weise planen, organisieren, zeitlich festlegen, bewerben und verwalten.

Die Verwendung einer qualitativ hochwertigen Eventplanung Software erleichtert das Speichern und Verwalten wichtiger Infos erheblich, wie z.B. von Informationen für Geschäftspartner und Teilnehmende, Details zu den Präferenzen von Teilnehmenden, Informationen zu Anbietern, Ausstellenden und Gastrednern, Informationen zur Terminplanung für die eigentliche Veranstaltung und vieles mehr. Diese Daten können auf logische Weise organisiert werden, mit Optionen zum Sortieren und Durchsuchen der Infos.

Darüber hinaus kann eine solche Eventmanagement-Software zur Kommunikation mit verschiedenen, mit einer Veranstaltung verbundenen Personen und Gruppen verwendet werden, sowie zur Verwaltung von Marketingmaterialien und zur Verfolgung wichtiger Leistungsindikatoren. So erhalten Eventplaner einen besseren Überblick über den aktuellen Eventstatus, die finanziellen Implikationen und die Bereiche, auf die sich Anstrengungen fokussieren sollten. In diesem Sinne können Event Anwendungen dieser Art als All-in-one-Lösungen betrachtet werden, die Eventplanern und Unternehmen, die Eventmarketing einsetzen, ein breites Sortiment an nützlichen Tools bieten.

Welche Vorteile bietet Event Software?

Die Vorteile einer Event Software basieren hauptsächlich auf der Fähigkeit, Eventplanern und Unternehmen, die aus Eventmarketing Kapital schlagen, bei der Speicherung, Organisation und Verwaltung wichtiger Informationen an einem zentralen Ort zu helfen. Schließlich ist Eventmanagement eine komplexe Disziplin – mit vielen Variablen – und erfordert eine sorgfältige Koordination. Angesichts dessen ist es wichtig, einige der spezifischen, konkreten Vorteile und Vorzüge zu erkunden, die mit der Verwendung derartiger Softwarelösungen einhergehen. Im Folgenden sind einige dieser Vorteile aufgeführt:

  • Organisation von Daten: Einer der Hauptvorteile der Verwendung einer Event Software ist die Fähigkeit, Daten auf logischere Weise zu organisieren. Dies erleichtert dann das Finden spezifischer Informationen, aber auch das Identifizieren von Trends. Die über eine derartige Software erfassten Daten können Kontaktdetails und persönliche Präferenzen von Teilnehmenden sowie Informationen zu Veranstaltungsorten, Anbietern und Ausrüstung umfassen. All diese Informationen an einem Ort zu haben, kann den Prozess der Planung und Verwaltung einer Veranstaltung beträchtlich vereinfachen. Außerdem lassen sich viele Aspekte automatisieren.
  • Verwaltung von Mitarbeitenden: Ein wesentlicher Teil des Eventmanagements dreht sich um die Verwaltung von Mitarbeitenden. Hierzu zählt zu wissen, wer bei der Veranstaltung anwesend sein wird, zu verfolgen, wer zu welchem Zeitpunkt an welchem Ort sein wird, und die individuellen Entscheidungen zu verstehen, die Personen eventuell getroffen haben. Zu diesem Zweck können Nutzer mit einem Teilnehmermanagement Tool all diese Daten erfassen, sodass Teilnehmende, Anbieter, Geschäftspartner, Sponsoren, Veranstaltungspersonal und andere Personen effektiv verwaltet werden können. Dies optimiert den Service, maximiert die Zufriedenheit und stellt sicher, dass die Veranstaltung allen Erwartungen entspricht.
  • Effizienz der Eventplanung: Durch die Verwendung einer Veranstaltungsmanagement Software können Unternehmen und Eventplaner auch die Effizienz ihrer Planungsaktivitäten verbessern. Eine Automatisierung kann Zeit schaffen, die mit der Bewältigung nicht automatisierbarer Aktivitäten besser genutzt werden kann, während die zentralisierte Beschaffenheit der Software bedeutet, dass Informationen von einem Ort aus aufgerufen werden können, ohne zwischen Softwarelösungen wechseln zu müssen.

Über welche Funktionen verfügt eine Event Software?

Die Funktionen einer Event Software zielen hauptsächlich darauf ab, Nutzern bei der Verwaltung von Informationen zu helfen, die für das Planen und Hosten von Veranstaltungen oder Meetings relevant sind. Viele der Funktionen sind für das Organisieren von Informationen bestimmt, damit diese so zugänglich wie möglich und auf logische Weise sortierbar sind. Während spezifische Funktionen variieren können, beinhaltet die große Mehrheit an Softwarelösungen in dieser Kategorie die folgenden Komponenten:

  • Verwaltung von Teilnehmenden: Das Speichern, Ändern, Verwalten und Zugreifen auf Informationen im Zusammenhang mit Event-Teilnehmern. Dazu können Kontaktinformationen und persönliche Details gehören, die Zugangsstufe, die sie bei der Veranstaltung haben werden, ob sie auf einer VIP-Liste stehen, Lebensmittel- und Getränkepräferenzen, die Sitzungen oder Aktivitäten, für die sie sich angemeldet haben, und mehr. Vom Standpunkt der Eventplanung aus kann es unschätzbar nützlich sein, all diese Informationen an einem Ort zu haben, weil spezifische Informationen über einzelne Teilnehmende leicht gefunden werden können. Darüber hinaus können Eventplaner mit der Fähigkeit, Daten über Teilnehmende zu speichern, aber auch Trends identifizieren und einen besseren Eindruck davon bekommen, woran Teilnehmende interessiert sind, wie voll bestimmte Sitzungen sein werden und welche Mittel sie benötigen.
  • Verwaltung von Ausstellungen/Anbietern: Das Verwalten aller relevanten Informationen im Zusammenhang mit Ausstellungen, Ausstellenden und an der Veranstaltung beteiligten Anbietern. Der Bereich der Ausstellungs- und Ausstellerverwaltung kann die Verwaltung von Kontaktdetails, Standflächen, Zugangsstufen und mehr umfassen. Die Anbieterverwaltung hingegen befasst sich generell mit dem Speichern und Pflegen von Daten im Zusammenhang mit Technikern, IT-Mitarbeitenden, Reinigungspersonal, Caterern und anderen Anbietern, deren Dienstleistungen für das erfolgreiche Hosten einer Veranstaltung erforderlich sind. Es können auch verschiedene Kommunikationstools bereitgestellt werden, sodass wichtige Informationen an Ausstellende und Anbieter weitergeleitet und frühere Kommunikationen aufgerufen werden können.
  • Eventplanung: Das Planen von zukünftigen Veranstaltungen, ihr Hinzufügen zu einem Kalender und das Verwalten aller zugehörigen Details. Eine effektive Eventplanung ist entscheidend für die Optimierung des Marketings, die Verwaltung der Veranstaltungsortverfügbarkeit und die Sicherstellung, dass alle geplanten Veranstaltungen innerhalb des Budgets bleiben. Die Verwendung eines Kalenders bedeutet, dass Eventplaner schnell und leicht sehen können, welche Veranstaltungen geplant sind, wann sie stattfinden und ob es Konflikte hinsichtlich der Verfügbarkeit gibt. Darüber hinaus bieten viele der besten Tools Benachrichtigungen sowie die Integration in externe Kalenderanwendungen.
  • E-Mail-Marketing: Das Beaufsichtigen wichtiger Aspekte einer E-Mail-Marketingkampagne und das Nutzen von E-Mail als Mittel für die Kommunikation und Kollaboration mit Teilnehmenden, Anbietern, Ausstellenden, Kunden und Geschäftspartnern. Die in Event Software enthaltenen E-Mail-Marketing-Tools können die Erstellung von nutzerdefinierbaren Mailinglisten, die automatische Aufnahme von Handlungsaufforderungen in E-Mail-Nachrichten und vieles mehr ermöglichen. In vielen Fällen lässt sich die Software auch in E-Mail-Clients und -Marketingsoftwarelösungen integrieren, damit das Eventmarketing Teil einer größeren Marketingstrategie sein kann. Abgesehen davon, dass das E-Mail-Marketing die Veranstaltung für Einzelpersonen und Unternehmen interessant macht, sollte man nicht vergessen, dass es eine entscheidende Rolle bei der Etablierung langfristiger Beziehungen und dem Aufbau von Loyalität spielen kann. Langfristig kann sich dies auszahlen, da es wahrscheinlicher ist, dass diese loyalen Kunden auf Einladungen reagieren.
  • Berichterstattung/Analyse: Das Verfolgen wichtiger Metriken bzgl. der Durchführung von Veranstaltungen, das Analysieren von Veranstaltungsdaten und das Zugreifen auf all diese Informationen über eine Berichterstattungsfunktion. Die Erstellung von Berichten ist äußerst wichtig, um die aktuellen Umstände einer geplanten Veranstaltung zu verstehen, aber auch, um die kurz- und langfristigen Implikationen hinsichtlich Finanzen, Reichweite, Lead-Generierung und Verkauf zu beurteilen. Darüber hinaus ermöglichen Analysetools es Eventplanern und Unternehmen, die Ergebnisse früherer Veranstaltungen zu beurteilen, die Performance verschiedener Veranstaltungen zu vergleichen und zu kontrastieren, die Veranstaltungsreichweite in den sozialen Medien zu verstehen und bedeutende Trends zu identifizieren. Für die kontinuierliche Verbesserung von Eventmarketingstrategien und die Bereitstellung dessen, was Teilnehmende wirklich möchten, ist ein klares Verständnis der Veranstaltungsleistung unabdingbar. Die besten Event Lösungen verfolgen wichtige Leistungsindikatoren automatisch, generieren Berichte auf Abruf und gewähren Zugriff auf wichtige Daten über eine Dashboardfunktion. Außerdem kann es möglich sein, Warnmeldungen einzurichten, sodass Nutzer benachrichtigt werden, wenn die Metriken beginnen zu fallen oder wenn Daten darauf hinweisen, dass eine Handlung erforderlich ist.
  • Kostenplanung und Prognosen: Das Überwachen aller relevanten Finanzdaten im Zusammenhang mit Veranstaltungen, sodass sie ohne Überschreitung des Budgets durchgeführt werden können. Event Tools enthalten oft eine Budgetierungskomponente, was die Berechnung von Ausgaben beschleunigt. Sie erteilen Nutzern so raschen Zugriff auf Informationen über verfügbares Geld für die Investition in neue Ideen, Dienstleistungen und Angebote. Dies kann Eventplanern helfen, die Finanzen zu verfolgen, Budgetüberschreitungen zu vermeiden und intelligentere, auf Beweisen basierende Entscheidungen darüber zu treffen, wann und wo Geld ausgegeben werden soll. Darüber hinaus bieten die besten Lösungen auch Prognosetools, mit denen Eventplaner einen Eindruck davon bekommen können, was sie in Zukunft erwartet. Prognosetools verwenden künstliche Intelligenz, frühere und aktuelle interne Daten wie auch relevante externe Daten, um Vorhersagen über zukünftige Events zu treffen. Dadurch können Nutzer besser verstehen, welcher Ertrag von einer Veranstaltung zu erwarten ist, wie viele Personen teilnehmen werden und vieles mehr. Mithilfe dieser Informationen können Eventplaner dann die beste Zeit für das Hosten eines Events zur Maximierung der Reichweite, des Umsatzes, des Gewinns und des Verkaufs identifizieren, um andere wichtige Geschäftsziele zu erreichen.
  • Registrierungsverwaltung: Das Verwalten von Eventregistrierungen und das Zugreifen auf wichtige Informationen im Zusammenhang mit der Teilnahme. Innerhalb der Registrierungsverwaltungskomponente einer Software für Veranstaltungsmanagement ist es üblicherweise möglich, die Anzahl der Personen zu sehen, die sich für die Teilnahme an einer Veranstaltung oder für die Teilnahme an bestimmten Sitzungen innerhalb einer Veranstaltung registriert haben, sowie die Ticketinginformationen, den VIP-Status von Gästen und vieles mehr. Es kann auch eine Zahlungsabwicklungskomponente geben, die es Eventorganisatoren ermöglicht, Zahlungen für Tickets zu erhalten, Bestätigungs-E-Mails und Quittungen zu versenden sowie Stornierungen und Rückerstattungsanfragen zu handhaben.

Über das Capterra Softwareverzeichnis für Event Lösungen lässt sich leicht und schnell anzeigen, welche Funktionen in welchen Paketen enthalten sind. Darüber hinaus können Nutzer auch die verfügbaren Optionen basierend auf den enthaltenen Funktionen filtern. Dies bedeutet, dass ein Käufer seine Suche damit beginnen kann, all die Optionen zu eliminieren, die keine wichtigen Funktionen enthalten, oder die Lösungen zu priorisieren, die diese Funktionen enthalten. Dies wiederum macht es wesentlich einfacher, die verschiedenen verfügbaren Optionen einzugrenzen und sich nur auf die Lösungen zu konzentrieren, die erfolgsversprechend sind.

Was sollte beim Kauf einer Event Software berücksichtigt werden?

Beim Kauf einer Event Software oder Teilnehmermanagement Software gibt es einige wichtige Dinge zu berücksichtigen. Dabei sollte der Fokus darauf liegen, dass Eventplaner oder -organisatoren die bestmögliche Option für ihre spezifischen Anforderungen identifizieren. Mann muss sich darüber im Klaren sein, dass die beste Lösung für eine Person oder Firma nicht unbedingt die beste Lösung für eine andere ist. Am besten ist es, sich eine Reihe von Fragen zu stellen, sorgfältig über jede von ihnen nachzudenken und Antworten für sie zu finden. Zu den Fragen, die sich Eventplaner stellen sollten, gehören unter anderem die folgenden:

  • Wie viel kostet eine Event Software? Der Preis spielt bei jedem Kauf eine wichtige Rolle, aber der Prozess des Findens und Erwerbens einer Veranstaltungsplanung Software erfordert genauere Aufmerksamkeit als bei vielen anderen Produkten. Eventplaner und -organisatoren sowie andere Unternehmen, die an derartigen Lösungen interessiert sind, müssen nicht nur sorgfältig über die Anschaffungskosten nachdenken, sondern auch über die Gesamtbetriebskosten und die laufenden, mit der Nutzung verbundenen Kosten. Der Anschaffungspreis oder die für die Nutzung der Software anfallende Abonnementgebühr ist nur ein Teil dieser Gesamtkosten und muss in einem größeren Rahmen berücksichtigt werden. Einige der anderen Kosten, die hier in die Gleichung aufgenommen werden müssen, sind Kosten im Zusammenhang mit der Schulung von Mitarbeitenden zur Verwendung der Software, die mit der Speicherung der Daten verbundenen Kosten, die mit der Aktualisierung der Daten verbundenen Kosten und die mit dem Zugriff auf professionellen Support im Falle von technischen Fehlern zusammenhängenden Kosten.
  • Lässt sich eine Event Software in andere Lösungen integrieren? Während die beste Event Software als umfassende Lösung für Eventplanungszwecke dienen kann, ist sie wahrscheinlich nicht die einzige Softwarelösung, auf die sich ein Anwender oder Unternehmen verlässt, was die Integrationsfähigkeit besonders wichtig macht. Gerade bei Eventplaner Software ist es von Vorteil, wenn sie Integrationstools für Event-Ticketing-Systeme, Registrierungssoftware, Event Marketing Anwendungen, Venue Management Tools und verschiedene andere Tools bereitstellen. Idealerweise sollten auch Integrationen in Datenbankanwendungen, Tabellen- und Textverarbeitungsprogramme und ähnliche Anwendungen möglich sein, da dies die Aktualisierung von Daten im gesamten Unternehmen erleichtert und Kompatibilitätsprobleme minimiert. Darüber hinaus kann die Integration in eine CRM-Lösung Unternehmen dabei helfen, die Kommunikation mit Teilnehmenden und Geschäftspartnern zu verbessern.
  • Welche Softwarebereitstellungsoption ist am besten? Für die Softwarebereitstellung gibt es zwei Optionen: Vor-Ort-Bereitstellung oder cloudbasierte Bereitstellung. Erstere ist der Ansatz, der am etabliertesten ist, wobei der Käufer eine Softwarelizenz erwirbt und dann für die Installation auf seinen eigenen Systemen und die Verwaltung der dazugehörigen Daten verantwortlich ist. Letztere hingegen folgt einem SaaS-Ansatz, bei dem die Eigentümerschaft, Bereitstellung und Verwaltung der Software von einem Drittanbieter übernommen wird und die Zahlung auf Abonnementbasis erfolgt. Der erste Ansatz hat den Vorteil, dass die langfristigen Kosten oft geringer sind, während der Nutzer mehr persönliche Verantwortung und Kontrolle hat. Der cloudbasierte Ansatz hat jedoch seine eigenen Vorteile. Die Remotebereitstellung der Software macht sie perfekt für Unternehmen, die selbst Fern- oder Heimarbeiter haben, während eine cloudbasierte Speicherung dafür sorgt, dass Mitarbeitenden stets aktualisierte Daten zur Verfügung stehen. Es gibt auch Sicherheits- und Kompatibilitätsvorteile, weil Daten von einem professionellen Unternehmen verwaltet werden und die Software in vielen Fällen von einer größeren Anzahl von Geräten aufgerufen werden kann. Auch wenn die Anschaffungskosten extrem niedrig sind, können die langfristigen Kosten am Ende beträchtlich höher ausfallen. Daher müssen Käufer darüber nachdenken, welche Bereitstellungsmethode am besten für ihre spezifischen Bedürfnisse ist.
  • Welche Eventmarketingoptionen und -tools sind enthalten? Ein wesentlicher Teil des Eventmanagements befasst sich mit dem Bewerben einer Veranstaltung, sodass Teilnehmende, Anbieter und Ausstellende überhaupt erst davon erfahren und kommen möchten. Angesichts dessen ist es äußerst wichtig, dass Käufer sich die Marketingoptionen und -tools ansehen, die in den verschiedenen verfügbaren Teilnehmermanagement-Software Lösungen enthalten sind. Einige Softwarepakete enthalten zum Beispiel integrierte E-Mail-Marketing-Tools, während andere eher auf Social-Media-Marketing ausgerichtet sind. Dies kann für Eventunternehmen und -organisationen mit großer Reichweite in den sozialen Medien äußerst wichtig sein. Käufer sollten sich Zeit nehmen, um über ihre Marketingstrategie und die benötigten Tools nachzudenken und ob sie diese direkt von ihrer Software für Eventmanagement benötigen. Von hier ab wird es viel leichter, die Optionen einzuengen und die geeignetste Lösung zu finden.

Vor einer Kaufentscheidung müssen auch die relevantesten Trends im Bereich der Event Management Tools verstanden werden. Käufer müssen wissen, dass die Software, die sie erwerben, mit einem Bewusstsein der Änderungen in der Eventbranche entwickelt wurde, damit die Software langfristig nützlich bleibt, anstatt nur als kurzfristige Lösung zu dienen. Nachfolgend werden einige der wichtigsten Trends bezüglich Eventmanagementbranche und -software erläutert:

  • Nachhaltiges Eventmanagement: Während der Mensch sich seines Beitrags zum Klimawandel immer bewusster wird, wird Nachhaltigkeit in der Geschäftswelt – und in fast jeder anderen Gesellschaftsschicht – zu einem immer wichtigeren Konzept. Eine Capterra-Studie zeigt, dass mehr als die Hälfte aller Verbraucher glaubt, dass das Ergreifen umweltbewusster Maßnahmen durch Unternehmen wichtig ist, während 75 % glauben, dass eine Reduzierung der Kunststoffverwendung wichtig ist, und 52 % glauben, dass es für Unternehmen wichtig ist, die Emissionen zu reduzieren. Dieser Trend in Richtung eines erhöhten Fokus auf Nachhaltigkeit beeinflusst die Welt des Eventmanagements, da Unternehmen einem zunehmenden Druck unterliegen, ihre Veranstaltungen so nachhaltig und ethisch wie möglich zu gestalten. Angesichts dessen ist ein erhöhter Fokus auf nachhaltige Event Tools und Optionen einer der relevanten Softwaretrends, dessen man sich bewusst sein sollte. Dies könnte Optionen zur Bereitstellung von Lesematerial über die Software oder eine begleitende App anstatt mittels Papier umfassen. Es könnte zudem bedeuten, dass man Emissionen durch das virtuelle Abhalten von Veranstaltungen oder Sitzungen reduzieren könnte, anstatt alle Aspekte der Veranstaltung an einem Ort abzuhalten, zu dem Teilnehmende, Anbieter und Ausstellende reisen müssen.
  • Verbesserungen der KI-Technologie: Aufgrund ihrer zunehmenden Zuverlässigkeit wird künstliche Intelligenz immer häufiger eingesetzt. Innerhalb einer Event Software hat sie das Potenzial, bei allen möglichen Aufgaben zu helfen, z.B. bei der Sendung von automatisierten Marketingnachrichten, der automatisierten Vorhersage der Event-Performance oder der automatischen Erfassung von wichtigen Leistungsindikatoren. Fähigkeiten für KI und maschinelles Lernen können bei der Verbesserung der Produktivität eine wichtige Rolle spielen, indem sie Mitarbeitenden mehr Zeit geben, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die tatsächlich ein menschliches Eingreifen oder Interagieren erfordern. Käufer sollten sich daher auf die Lösungen konzentrieren, die KI-Fähigkeiten am effektivsten nutzen.
  • Das Wachstum tragbarer Technologien: Schließlich ist es für Eventplaner wichtig, sich nicht nur der zunehmenden Akzeptanz tragbarer Technologien bewusst zu sein, sondern auch relevante Pläne zu schmieden, aus diesem Trend Kapital zu schlagen. Dies bedeutet, Event Anwendungen zu finden, die Funktionen für tragbare Technologien enthalten. Beispiele tragbarer Technologien sind Smartwatches und Fitnesstracker. Viele dieser Geräte enthalten Tools zur Ortsbestimmung, die für Eventplaner äußerst nützlich sein können. Die Beacontechnologie beispielsweise ermöglicht es, dass bestimmte Nachrichten an Teilnehmende gesendet werden, wenn sie einen bestimmten Bereich der Veranstaltung erreichen. Außerdem kann tragbare Technologie an Gäste bei ihrer Ankunft verteilt werden, woraufhin die Technologie dazu dienen kann, Aktivitäten zu verfolgen, zu verstehen, welche Bereiche der Veranstaltung die meisten Besucher anziehen, oder Marketingnachrichten zu dem Zeitpunkt zu senden, zu dem sie am effektivsten sind. Darüber hinaus lassen sich tragbare Geräte und Event Software kombinieren, um einen reibungslosen Eintritt zu Veranstaltungen bereitzustellen oder kaufbereiten Teilnehmenden kontaktlose Zahlungsoptionen anzubieten.

Quellen:

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

Gut informiert beim Softwarekauf: Die wahren Anschaffungskosten von Software – Capterra Deutschland Blog (Zugriffsdatum: Dienstag, 7. Juni 2022)