Was ist Hotelsoftware?

Hotelsoftware – auch Hotel Property Management System (Hotel PMS) – ermöglicht es Gastgewerbeunternehmen wie Hotels, Motels und Resorts administrative Aufgaben zu verwalten. Dazu zählen beispielsweise Reservierungen, Front-Desk-Arbeiten, Housekeeping, Zimmerbelegungen, Rechnungsstellung, Online-Buchungen und Gästeservices. Die Software automatisiert Aufgaben in den Bereichen der Buchung, Marketing und Rechnungsstellung für verschiedene Immobilientypen. Dadurch werden die Gesamtabläufe beschleunigt, sowie Rechnungsstellung, Zimmerwechsel und Gästekommunikation vereinfacht.

Welche Vorteile bietet Hotelsoftware?

• Besseres Gasterlebnis und Aufbau von Kundenbeziehungen: Ein Grundpfeiler für die Etablierung im Gastgewerbe ist die Verbesserung des Gästeerlebnisses sowie der Aufbau und die Pflege guter Beziehungen zu den Gästen. Hotelsoftware kann dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu steigern, durch Funktionen wie mobile Buchungen und technologiegestützte Express-Check-in- und Check-out-Verfahren.
• Management von Online-Buchungskanälen/Vertrieb: Um das Bestehen, Erfolg und Sichtbarkeit innerhalb der Branche gewährleisten zu können, müssen Hotelgewerbe auf mehreren Online-Plattformen/-Kanälen vertreten sein, damit Kunden sie finden und buchen können. Ein Property Management System kann diese Kanäle durch die Integration in Online-Reisebüros und globale Vertriebssysteme verwalten. Damit erweitern Unternehmen ihre Reichweite im Internet durch ein einziges System, dass außerdem auch Doppelbuchungen vermeidet.
• Umsatzmanagement: Ein Umsatz- und Geschäftsstrategiemanagement ist für den Erfolg im Hotelgewerbe unerlässlich. Eine Hotelsoftware ermöglicht Hoteliers und Geschäftsinhabern die Umsetzung effektiver datengesteuerter Umsatzverwaltungsstrategien, die wichtige Erfolgskennzahlen (KPI) wie den durchschnittlichen Tagessatz (ADR), den Umsatz pro verfügbarem Zimmer (RevPAR) und vieles mehr verfolgen. Die Lösung hilft Hoteliers, eine flexible Zimmerpreisstrategie zu entwickeln, mit der sie wiederum den Umsatz für ihre Anlage maximieren können.

Was sind typische Funktionen einer Hotelsoftware?

• Reservierungsmanagement: Verwaltung und Verfolgung von Zimmerreservierungen und -belegungen, einschließlich Zimmerverfügbarkeit, Gästezahl und Rabatte.
• Front-Desk-Management: Ein- und Auschecken von Gästen, Ausgabe von Schlüsselkarten und Verwaltung von Anfragen im Zusammenhang mit Zimmer- und Reservierungsänderungen.
• Housekeeping-Management: Verfolgung des Status der einzelnen Zimmer, Delegation von Aufgaben an das Haushaltspersonal und Organisation von Wartungsberichten.
• Onlinebuchung: Planung und Verwaltung von Online-Terminen und -Reservierungen, die über die Hotelwebsite, eine Buchungsmaschine eines Drittanbieters oder ein Online-Reisebüro vorgenommen werden.
• Instandhaltungsmanagement: Planung, Organisation und Überwachung von Wartungsarbeiten. Verfolgung von Instandhaltungsanfragen und Aktualisierung des Anfragestatus, um die Langlebigkeit der Vermögenswerte zu gewährleisten.
• Integration in Online-Reisebüros und globale Vertriebssysteme: Auflistung der Preise und der Belegung auf verschiedenen Online-Plattformen/-Kanälen und über dritte Buchungspartner.

Welche Tipps sollten beim Kauf einer Hotelsoftware beachtet werden?

• Kompatibilität/Funktionalität von mobilen Reservierungen: Verbraucher verbringen mehr Zeit mit ihrem Mobiltelefon als je zuvor. Reservierungen werden also bevorzugt über ein Mobiltelefon oder ein Tablet vorgenommen und verwaltet. Eine mobile Kompatibilität/Funktionalität optimiert außerdem den Hotelbetrieb im Back-End und vereinfacht die sofortige Kommunikation mit den Kunden. Bevor du in eine Hotellösung investierst, solltest du darauf achten, dass eine mobile Buchungsfunktionalität vorhanden ist. So erreichst du deine Kunden dort, wo sie gerade sind, und stellst sicher, dass dir kein damit verbundener Umsatz verloren geht.
• Integrationsfähigkeit in andere Software: Es ist wichtig, dass sich die Hotel Management Software in bestehende Systeme integrieren lässt, wie in eine Immobilienverwaltungslösung oder in CRM-Systeme. Bevor du in ein Hotelsystem investierst, solltest du dich nach den Integrationsmöglichkeiten erkunden, um zu vermeiden, dass sich die Software als Insellösung herausstellt.
• Gesamtbetriebskosten: Es gibt vielzählige PMS Hotelsoftware Tools auf dem Markt. Daher ist es wichtig, ein System zu wählen, das dem Budget und den Geschäftsanforderungen entspricht. Es sollte gut überlegt werden, wie sich eine PMS Hotelsoftware auf die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter auswirkt und ob die ursprüngliche Anschaffung im Laufe der Zeit den Anforderungen gerecht werden wird oder in Zukunft kostspielige Upgrades erfordert. Zusätzliche Kosten im Zusammenhang mit Upgrades, Wartung, Mitarbeiterschulung und Hardware-/Softwareinstallation können die Gesamtbetriebskosten eines Systems erhöhen.

Welche relevanten Trends gibt’s im Bereich der Hotelsoftware?

• Das Internet der Dinge (IoT) und intelligente Zimmer werden die Erwartungen der Kunden aus den Angeln heben: Da Technologie die Kaufentscheidungen von Kunden beeinflusst, werden Hoteliers mehr Kunden anziehen, da sie bessere Einrichtungen und intelligente Zimmer anbieten können. Hilton arbeitet an einem „Connected Room“-Konzept, bei dem Mitglieder des Treueprogramms künftig die Raumbeleuchtung und die Innenraumklimatisierung über eine mobile App steuern können. Marriott hingegen entwickelt mithilfe der cloudbasierten IoT-Plattform ATRIK von Samsung eine eigene Technologie, die 20 Milliarden Geräte verbinden soll.
• Von den Kunden wird Nachhaltigkeit gewünscht: Moderne Reisende möchten in umweltbewussten und umweltfreundlichen Hotels übernachten. Sie sind deshalb auch bereit, für nachhaltigen Tourismus einen Aufpreis zu zahlen. Technische Innovationen ermöglichen solche Erfahrungen. Dazu gehören unter anderem Solarenergie, Hybridfahrzeuge und Virtual-Reality-Touren.
• Künstliche Intelligenz (KI) verbessert den Kundenservice: KI-gesteuerte Software und KI-Chatbots erfreuen sich zunehmender Beliebtheit und können Hoteliers bei der Kundenkommunikation und dem Anfragemanagement unterstützen. Der Roboter-Concierge von Hilton, zum Beispiel, verbessert mithilfe maschinellen Lernens und KI den persönlichen Kundenservice, indem er die Gäste mit Informationen über ihr Reiseziel versorgt.