Was ist Reservierungssoftware?

Reservierungssoftware bietet Tools und Funktionalitäten, die Unternehmen im Gastgewerbe helfen, ihre Buchungsprozesse zu optimieren und Reservierungsanfragen zu verwalten. Sie bietet Funktionen wie Buchungen (Zimmer, Tische, Fahrzeuge usw.), Zahlungsabwicklung, Verfügbarkeitsüberprüfung und Kalendermanagement. Die Software hat einen breiten Anwendungsbereich in den Branchen Gastgewerbe, Immobilien und Vermietung.

Reservierungssoftware ist mit Terminplanungs-, Hotel- und Registrierungssoftware verwandt.

Vorteile einer Reservierungssoftware

Als Besitzer/Manager eines Reservierungsunternehmens kannst du mit der Reservierungssoftware ein einwandfreies, nutzerfreundliches Buchungssystem einrichten. Einige der Hauptvorteile der Implementierung einer Reservierungssoftware sind:

• Verfügbarkeit für Buchungen/Reservierungen rund um die Uhr: Mit einem gut implementierten Reservierungssystem kann dein Unternehmen die ganze Woche rund um die Uhr Buchungen entgegennehmen. Kunden können auf dein Online-Portal zugreifen oder Partner-Buchungsplattformen benutzen, um Reservierungen jederzeit und von überall vorzunehmen.
• Vermeidung von Buchungsfehlern: Einer der Hauptvorteile einer Reservierungssoftware ist die Vermeidung von falschen Reservierungen oder Doppelbuchungen. Mit einem zentralisierten Reservierungssystem hat jeder Zugang zu den aktuellsten Informationen bezüglich Zimmerverfügbarkeit oder Vermietungen.
• Automatisierung von Buchungsprozessen: Reservierungssoftware automatisiert den gesamten Buchungszyklus, von Buchungsanfragen bis hin zu Zahlungen. Hotelbesitzer/-manager können verschiedene Vorgänge im Reservierungsprozess optimieren, wie die Handhabung von Kundenanfragen, die Annahme von Zahlungen und die Verwaltung von Kalendern. Mit einem regelbasierten System können Anwender automatisierte Arbeitsabläufe einrichten, die es beispielsweise ermöglichen, dass Gäste automatisch Buchungsbestätigungen über eine Text- oder E-Mail-Nachricht erhalten, sobald die Zahlung empfangen wird.

Typische Funktionen einer Reservierungssoftware

• Onlinebuchung: Akzeptieren von Buchungsanfragen online und ihr Verarbeiten basierend auf Verfügbarkeit.
• Zahlungsabwicklung: Akzeptieren und Verarbeiten von Zahlungen und Teilen von Belegen mit Kunden.
• Gruppenreservierungen: Treffen von Vorkehrungen für Gruppen, die Reservierungen zur gleichen Zeit anfordern.
• Buchungsnotizen: Erfassen von Kundenanforderungen während des Reservierungsprozesses und Teilen dieser Notizen mit dem Personal.
• Kundensupport: Bereitstellen eines Kundensupports via Telefon, Live-Chat oder E-Mail.

Tipps für den Kauf von Reservierungssoftware

• Finde heraus, was du brauchst: Anbieter von Reservierungssoftware bieten ein breites Spektrum von Grund- und Premium-Funktionen an. Deine Funktionsanforderungen hängen von der Größe und Art deines Unternehmens ab. Grundfunktionen wie Echtzeit-Buchung mit Zahlungsunterstützung sind meistens standardmäßig enthalten, während Premium-Funktionen wie integrierte Marketingautomatisierung, Zahlungsgateways für mehrere Währungen und Integration in bestehende Anwendungen eventuell nicht nötig sind. Erstelle eine Liste von notwendigen und wünschenswerten Funktionen, bevor du damit beginnst, Anbieter in die engere Wahl zu ziehen.
• Integration in bestehende Systeme: Reservierungssoftware ist möglicherweise nicht das erste oder einzige Tool, das du benutzt; es ist also wichtig, dass es sich in deine bestehenden Technologietools integrieren lässt. Bestätige vor dem Kauf, dass die Reservierungssoftware, die du auswählst, sich zum Beispiel in deine Kassensysteme, Datenbank Software und Compliance-Software vollständig integrieren lässt.
• Kaufe Reservierungssoftware oder entwickle deine eigene: Die Entscheidung, eine Drittanbieter-Software zu wählen oder ein System unternehmensintern zu entwickeln, hängt von den Komplexitäten deines Reservierungs-/Buchungsprozesses und der gewünschten Anpassungsfähigkeit ab. Unternehmensintern entwickelte Software kann mit deiner existierenden Nutzeroberfläche und den Funktionalitätsanforderungen abgestimmt werden, erfordert aber viel Zeit und Geld. Dagegen kann Drittanbieter-Reservierungssoftware (insbesondere über die Cloud bereitgestellte Systeme) innerhalb weniger Stunden zu einem vernünftigen Preis implementiert werden, bietet aber möglicherweise weniger Anpassungsfähigkeit.

Relevante Trends in Reservierungssoftware

• Chatbots verwandeln den Buchungsprozess: Chatbots (KI-gestützte dialogorientierte Nutzeroberflächen) verwandeln die Art und Weise, wie Buchungsanfragen empfangen und beantwortet werden. Chatbots können den Bedarf an Personal ersetzen oder beträchtlich reduzieren, um Kundenanfragen zu handhaben, und können sich ohne menschliches Eingreifen um Angelegenheiten kümmern. Laut Humley würden mehr als zwei Drittel der Amerikaner Chatbots benutzen, um ihr Online-Reiseerlebnis zu verbessern.
• Prädiktive Intelligenz wird helfen, die Gästeerfahrung zu verbessern: Reservierungssoftware umfasst Tools, die eine Vielzahl von Kundendetails erfassen. Laut Zebra Technologies suchen 49 % von Hotel- und Resortbesitzern nach Möglichkeiten, Gästedaten in geschäftsrelevante Erkenntnisse zu verwandeln, die die Aufenthaltserfahrung von Gästen und die Kundenloyalität verbessern können. Die meisten Anbieter von Reservierungssoftware haben damit begonnen (oder beginnen damit), mit ihren Lösungen prädiktive Analysefunktionen anzubieten.