Was ist eine Help-Desk-Software?

Mit der Help-Desk-Software können Unternehmen effizienter auf Nutzer reagieren. Diese Systeme können bei der Beantwortung technischer und funktionaler Fragen helfen, indem sie verbesserte Methoden für Ticket-Tracking, IT-Management und Kundenservice bereitstellen.

Mit der Integration dieser Elemente verbessert die Help-Desk-Software die Fähigkeit von Kundenserviceabteilungen, Mitarbeitern, Endnutzern und Kunden schnellen und effektiven Support zu bieten. Help-Desk-Systeme können auch den Fluss neuer Informationen von Nutzern erleichtern und damit zur bestehenden Wissensbasis einer Organisation beitragen. Help-Desk-Software wird auch als IT-Ticketsystem bezeichnet.

Vorteile einer Help-Desk-Software

• Steigerung der Kundenzufriedenheit. Eine hohe Zufriedenheit führt zu einem besseren Gesamtprodukt, erhöhter Kundenbindung sowie zu mehr Umsatz. Eine der wichtigsten Methoden zum Erreichen von Kundenzufriedenheit ist die Verbesserung des Kundenservices insgesamt. Help-Desk-Lösungen tragen dazu bei, dass die Kunden einen zielgerichteten, maßgeschneiderten Support erhalten und ihre Probleme nicht durch das Raster fallen.
• Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität. Wenn das Help-Desk-Tool als internes IT-Support-Tool eingesetzt wird, kann mehr Betriebszeit für die internen Technologiesysteme gewährleistet werden, und es kann das IT-Team dabei unterstützen, eingehende Hilfsanfragen besser zu verfolgen und zu verwalten. Untersuchungen zeigen, dass sich Help-Desk-Systeme positiv auf die Lösungszeit von Tickets auswirken sowie auf die Produktivität und Arbeitszufriedenheit des Personals.

Typische Funktionen einer Help-Desk-Software

• Management der Wissensbasis: Durchsuchbares Repository mit häufigen Fragen/Problemen und zuvor gelösten Problemen, das für Kunden öffentlich zugänglich oder für den internen Gebrauch reserviert sein kann.
• Ticket-/Problemverfolgung: Verfolgung von Interaktionen und Automatisierung des Problemlösungsprozesses.
• Benachrichtigungen/Eskalation: Automatisierte E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen zur Sicherstellung, dass dringende Probleme zeitnah kommuniziert werden, während mithilfe der Eskalationsoption die zuständigen Fachkräfte Probleme an ihre Vorgesetzten weiterleiten können.
• Self-Service-Portal: Verfolgung von Tickets, Lösung von Problemen mithilfe der Wissensdatenbank und Kommunikation mit Servicefachkräften.
• Management von Service-Level-Agreements (SLA): Erstellung, Verfolgung und Verwendung des richtigen Service-Level-Agreements für die entsprechenden Kunden oder den entsprechenden Standort.

Mit dem Help-Desk-Software-Verzeichnis von Capterra können Nutzer nach Funktion(en) filtern, um nur diejenigen Optionen anzeigen zu lassen, die ihren Geschäftsanforderungen entsprechen. So kann die Softwareauswahl entsprechend eingegrenzt werden.

Tipps für den Kauf von Help-Desk-Software

• Integration in bestehende Kundentools. Wenn dein Unternehmen bereits ein CRM-System einsetzt, achte darauf, dass die Help-Desk-Anwendung, die in Betracht gezogen wird, auch kompatibel ist. Wenn eine Integration nicht möglich ist, entsteht nicht nur doppelter Aufwand, sondern es können auch Daten verloren gehen, wenn du zwischen den Systemen hin- und herwechselst.
• Erst testen, dann kaufen. Wie bei jedem Softwarekauf solltest du die Möglichkeit von Testzeiträumen und kostenlosen Schulungen nutzen, bevor du investierst. Viele Help-Desk-Pakete sind vollständig cloudbasiert, was eine einfachere Testphase ermöglicht.
• In Bezug auf Budget und Gesamtbetriebskosten realistisch sein. Als Unternehmenssoftware ist die Help-Desk-Software (im Vergleich) nicht besonders teuer. Aber lass dich davon nicht beschwichtigen. So günstig, wie es den Anschein hat, ist sie nicht. Untersuchungen habenergeben, dass Käufer von Help-Desk-Software in einem Jahr durchschnittlich 1.200 USD mehr ausgaben als erwartet. Recherchiere also unbedingt die Gesamtbetriebskosten, bevor du dich auf ein System festlegst.

Relevante Trends in der Help-Desk-Software

Ein großer Teil der Veränderungen und Verbesserungen im Kundenservice und -support hängt mit der Help-Desk-Software zusammen. Wenn du folgende Trends in der Help-Desk-Technologie kennst, wird der Einkauf zukunftssicher:

• Dialogorientierte Nutzeroberfläche und Help-Desk-Chatbots. Alexa und Siri haben die Idee einer dialogorientierten Nutzeroberfläche bekannt gemacht – der Computer lässt sich mit der Stimme und der natürlichen Sprache steuern oder es können Informationen abgerufen werden. Während Kundenservice-Teams bereits mit Chatbots und anderen zeitsparenden Tools experimentieren, erhoffen sie sich mehr Support für sprachbasierte UIs, die den Kunden bei der Lösung ihrer Probleme und beim Zugriff auf die Ressourcen der Wissensdatenbank helfen. Untersuchungen zufolge nutzen 68 % der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) dialogorientierte Nutzeroberflächen oder planen den Einsatz dieser in den nächsten ein bis zwei Jahren.
• KI und „vorausschauende Kundenbetreuung“. KI (künstliche Intelligenz) und maschinelles Lernen sind derzeit in fast jeder Branche ein heißes Thema und es gibt bereits einige faszinierende Anwendungen im Bereich der Help-Desk-Technologie. Beispielsweise könnten maschinelle Lernalgorithmen, die auf Kundendaten und Service-Tickets trainiert werden, einen vorausschauenden Kundenservice ermöglichen, sodass du die Probleme von Kunden lösen kannst, bevor dieser überhaupt weiß, dass es welche gibt. Laut einer Untersuchung von Capterra verwenden 53 % der KMU KI-Technologie oder planen, sie in den nächsten ein bis zwei Jahren einzusetzen.