Was sind Rechnungsprogramme und Faktura-Software?

Rechnungsprogramme und Faktura-Software automatisieren die Rechnungsstellung, den Empfang und die Verarbeitung von Zahlungen. Diese Systeme verarbeiten effizient komplexe Konten über mehrere Kunden und Produktlinien hinweg, einschließlich Vertragsdaten und CRM-Tools. Rechnungsprogramme und Faktura-Lösungen sind für die Zusammenarbeit mit Buchhaltungsanwendungen konzipiert und bieten eine Vielzahl von Tools für die Umsatzberichterstattung und die Einhaltung von Vorschriften.

Vorteile von Rechnungsprogrammen und Faktura-Software

• Kosteneinsparungen: Kleine Unternehmen geben eine Menge zusätzliches Geld für die Bearbeitung von Papierrechnungen aus. Durch schnellere Verarbeitung und papierlose Transaktionen sparen Unternehmen Geld.
• Automatisierte Einfachheit: Rechnungsprogramme und Faktura-Software führen automatisch Rechnungsberechnungen durch, wodurch die Arbeitsbelastung verringert, Zeit gespart und menschliche Fehler vermieden werden.

Typische Funktionen von Rechnungsprogrammen und Faktura-Software

• Rechnungshistorie: Kundenbezogenes Archiv jeder Rechnung für eine einfache und genaue Berichterstattung, Risikomanagement, Kundenbeziehungen und Vertriebsdatenauswertung.
• Zeit- und Ausgabenverfolgung: Führung eines Protokolls über die aufgelaufene abrechenbare Zeit und die Ausgaben. Automatisches Hinzufügen dieser Daten zu den Rechnungen, um eine schnellere Rechnungsstellung mit weniger Fehlermöglichkeiten zu ermöglichen.
• Kontaktdatenbank: Aufbau einer Datenbank mit Kundenkontaktinformationen innerhalb der Rechnungsprogramme und Faktura-Systeme, um die überflüssigen Ausgaben für ein spezielles CRM-Tool zu vermeiden.
• Anpassbare Rechnungen: Individuelles Rechnungslayout, Inhalt und Branding, um die bestmögliche Geschichte zu erzählen. Aufbau des Kundenvertrauens durch die Bereitstellung von Inhalten, die mit dem vorhandenen Markenmaterial übereinstimmen.
• Online-Rechnungen: Online-Bereitstellung und -Anzeige von Rechnungen, um sie einfach und global zugänglich zu machen – in jeder Währung. Sofortiger Erhalt von Zahlungen über die Online-Rechnungsschnittstelle.

Mit dem Verzeichnis für Rechnungsprogramme und Faktura-Software von Capterra kann man nach Funktion(en) filtern, um nur Optionen anzuzeigen, die den Geschäftsanforderungen entsprechen, was dazu beitragen kann, die Softwareentscheidungsliste einzugrenzen.

Tipps für den Kauf von Rechnungsprogrammen und Faktura-Software

• Einfachheit versus Anpassung: Der Einsatz intuitiver Rechnungsprogramme und Faktura-Software mit sauberen Nutzeroberflächen und Anleitungen kann die Rechnungserstellung und -verwaltung vereinfachen. Kunden schätzen Rechnungen, die leicht zu interpretieren sind, und für Systeme, die Onlinezahlungen akzeptieren, ist ein nutzerfreundliches Design entscheidend. Einfache Systeme opfern jedoch gelegentlich die Anpassbarkeit, indem sie weniger Optionen bieten, um die Nutzer auf Kurs zu halten. Auf der anderen Seite führt die Fähigkeit, Software anzupassen, oft zu einer steileren Lernkurve. Man sollte feststellen, wie technisch versiert die Mitarbeiter und Kunden sind, und dies gegen den Anpassungsbedarf abwägen.
• Integration: Viele Optionen für Rechnungsprogramme und Faktura-Software lassen sich in andere Softwaresysteme integrieren, indem sie Anwendungsprogrammier-Schnittstellen (APIs) zum Importieren und Exportieren von Daten zwischen Systemen verwenden. Beispielsweise können Unternehmen eine Rechnung in ihrer Fakturierungssoftware erstellen, indem sie Kundenkontaktinformationen aus ihrer CRM-Lösung und Kaufdatensätze aus einem Bestandssystem importieren. Dann kann das Unternehmen die Rechnung durch Export in eine E-Mail-Zustellungslösung zustellen. Software auf Unternehmensebene kann all diese Schritte verwalten, aber Integrationen ermöglichen es kleinen Unternehmen, erschwingliche Lösungen zu entwickeln und gleichzeitig ihre bestehende Software weiter zu nutzen. Bewerte bei der Auswahl von Rechnungsprogrammen und Faktura-Software, wie leicht sich potenzielle Systeme in deine Buchhaltungstools, Zahlungsplattformen und andere Anwendungen integrieren lassen.
• Cloud-Management: Das Verschieben von Rechnungs- und Fakturierungsdaten auf sichere Online-Server kann sicherer sein als die meisten Offline-Bücher und Tabellenkalkulationen auf deiner Festplatte. Eigene Serverlösungen bieten zwar eine Anpassung, aber die Wartung ist ein großer Aufwand. Gestohlene Kundendaten und ungeschützte Geschäftsinformationen sind ein enormes Risiko für kleine Unternehmen, die versuchen, die Sicherheitsanforderungen alleine zu erfüllen. Das Hosting von Daten in Clouds, die von professionellen Rechnungsprogrammen und Faktura-Software verwaltet werden, kann die Datensicherheit erhöhen.

Relevante Trends in Rechnungsprogrammen und Faktura-Software

• Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen: In den nächsten Jahren wird voraussichtlich eine Form der KI in Rechnungsprogramme und Faktura-Software integriert. Kleine Unternehmen werden in der Lage sein, die Kaufgewohnheiten der Kunden mit größerer Genauigkeit vorherzusagen, und die Software wird schneller Einblick in Umsatztrends geben, als dies durch reaktive Überwachung möglich ist. Laut einer Untersuchung von Capterra verwenden 53 % der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) die KI-Technologie oder planen, sie in den nächsten ein bis zwei Jahren einzusetzen.
• Das Internet der Dinge (IoT): Mit dem IoT können Objekte mit Personen, Software und anderen Objekten kommunizieren. Die Geräte können dich auf alle möglichen Dinge aufmerksam machen, z. B. auf das Eintreffen einer neuen Rechnung. Die Branche hat die E-Mail-Rechnungen hinter sich gelassen; App-Benachrichtigungen auf mobilen Geräten und intelligenten Lautsprechern erhalten heutzutage mehr Aufmerksamkeit als E-Mails. Marken, die mit Apps und IoT-Geräten abrechnen, sind stärker mit ihren Kunden verbunden. Zunehmend nutzen die Verbraucher internetfähige Geräte und tragbare Technologie, um Einkäufe zu tätigen. Bestimmte Rechnungsprogramme und Faktura-Software können Ein-Klick-Käufe auf IoT-Geräten automatisch verarbeiten. Laut einer Untersuchung von Capterra verwenden 73 % der KMU die IoT-Technologie oder planen, sie in den nächsten ein bis zwei Jahren einzusetzen.