Event-Ticketing-Systeme

Einführung

Event-Ticketing-Systeme sind Softwarelösungen, die Aufgaben im Bereich des Online-, Kiosk- und Abendkassenverkaufs verwalten und automatisieren. Die Anwendung kann für jede Art von Veranstaltung eingesetzt werden. Am häufigsten wird Event Ticketing jedoch im Freizeit- und Unterhaltungssektor eingesetzt, z. B. in Theatern, Parks, bei Festivals und ähnlichen Veranstaltungen. Ticketing Software lässt sich manchmal in andere Geschäftsprozesse integrieren, z. B. in die Bestandskontrolle und die Verkaufsverfolgung. Diese Anwendungen können außerdem bei der Auswahl von Sitzplätzen, der Zuweisung von Darstellern und anderen veranstaltungsbezogenen Details helfen.

Zu den wichtigsten Funktionen einer Ticketing Software gehört die Möglichkeit, automatische Buchungsdienste anzubieten. Der Kunde kann einen Sitzplatz oder einen Veranstaltungsort auswählen und diese Auswahl auf der Grundlage vordefinierter Regeln bestätigen lassen. Die Software verarbeitet auch automatische Auftragsbestätigungen für Online-Kunden. In bestimmten Situationen kann auch eine Inventarisierungssoftware in das System integriert werden, um den Bestand zu aktualisieren, wenn ein Ticketverkauf den Bestand des Veranstalters beeinflusst.

Durch die Zentralisierung der Event-Ticket-Systeme werden Fehler wie der Verkauf von zu vielen Tickets oder der mehrfache Verkauf desselben Sitzplatzes weitgehend vermieden. Auch der Arbeitsaufwand für die Verwaltung der Tickets in einem solchen System ist wesentlich geringer. Dies gilt insbesondere für den Online-Verkauf, bei dem ein Mensch nur dann in die Transaktion eingreifen muss, wenn der Interessent ein Problem hat.

Auch wenn sich Ticketing Systeme mit dem Verkauf von Eintrittskarten befassen, haben sie enge Beziehungen zu anderen Arten von Software. Dazu gehören unter anderem Kiosksysteme und Warenwirtschaftssysteme. Diese Art von Software kann mit solchen Softwarelösungen kombiniert werden, um Routineaufgaben beim Ticketverkauf zu automatisieren. Beim Kauf von Event-Ticketing-Lösungen sollte man eine Reihe von Überlegungen anstellen. Dazu gehören die technischen Fähigkeiten der Teammitglieder, die mit der Software arbeiten werden, sowie etwaige Schulungen, die finanziert werden müssen. Die meisten dieser Überlegungen werden sich jedoch um die Funktionen drehen, welche die potenziellen Softwarelösungen bieten. Die „Kernfunktionen“ sollten in allen Event-Ticketing-Tools vorhanden sein, während andere Funktionen von System zu System variieren können. Um in die Kategorie der Event Ticket Software aufgenommen zu werden, muss die Lösung im Allgemeinen einige – wenn nicht sogar alle – der folgenden Funktionen aufweisen:

• Ein benutzerfreundliches System zur Einrichtung von Veranstaltungen vereinfacht den Prozess der Erstellung neuer Veranstaltungen und deren Bereitstellung für den Ticketverkauf.
• Die Möglichkeit, eine Veranstaltung und ihre Tickets mit eigenen Logos zu versehen, wird auch als „White Label Ticketing“ genannt. Diese Funktion ist häufig als Premium-Option in den kostenlosen Versionen nicht verfügbar.
• Die Unterstützung mehrerer Zahlungsgateways ist eine wichtige Funktion für jedes Händlersystem, da das Fehlen einer Zahlungsoption, die von den Kunden genutzt werden kann, ein unvermeidliches Hindernis für den Verkauf darstellt.
• Das System sollte außerdem eine Check-in-Funktion für Veranstaltungen bieten, damit das System aktualisiert werden kann, um anzuzeigen, dass ein bestimmter Gast eingetroffen ist.
• E-Mail Marketing ist ein weiterer wichtiger Bestandteil des Eventmanagements, da Gäste, die an einer bestimmten Art von Veranstaltung teilnehmen, mit größerer Wahrscheinlichkeit auch an anderen Veranstaltungen dieser Art teilnehmen werden.
• Die Möglichkeit, die Gebühren individuell anzupassen, ist ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil des Eventmanagements, da die Art und Weise, wie die Preise für Veranstaltungen und Eintrittskarten strukturiert sind, einen großen Unterschied in der Attraktivität eines bestimmten Angebots ausmachen kann.

Was sind Event-Ticketing-Systeme?

Event-Ticketing-Systeme sollen den Verkauf von Eintrittskarten für Veranstaltungen einfacher, effizienter und profitabler machen. Statt sich auf traditionellere Methoden wie die Aktualisierung von Tabellenkalkulationen oder maßgeschneiderte Softwareanwendungen zu stützen, können Unternehmen diese Art von Software verwenden. Sie stellen sicher, dass die Tickets mit möglichst wenig Aufwand verkauft werden, dass die Wahrscheinlichkeit von Fehlern beim Verkauf und bei der Ticketbuchung deutlich sinkt und dass die Kundenzufriedenheit insgesamt steigt.

Kunden erwarten mehr Kontrolle über ihre Erfahrungen beim Besuch eines Veranstaltungsortes oder einer Veranstaltung. Das ist etwas, was die Veranstaltungsunternehmen in der Regel gerne bieten, aber das macht den Bestellvorgang noch komplexer. Diese zusätzliche Komplexität erhöht natürlich die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, wie z. B. doppelt gebuchte Plätze oder falsch berechnete Verkäufe. Ticketing-Software automatisiert viele Aufgaben des Ticketverkaufs, beseitigt die Möglichkeit menschlicher Fehler in diesen Bereichen und vereinfacht die Durchführung einer Veranstaltung erheblich.

Unternehmen, die Veranstaltungen organisieren und Tickets verkaufen müssen, greifen immer häufiger auf diese Softwarelösungen zurück, da sie größtenteils cloudnativ sind. Die Möglichkeit für ein Unternehmen, sein eigenes Branding auf einer Veranstaltung und den Eintrittskarten für diese Veranstaltung aufzubringen, macht SaaS zu einer praktikablen Option. So können diese Unternehmen den Vorteil nutzen, ihr zentrales System für den Ticketverkauf nicht hosten zu müssen. Diese Software lässt sich auch mit anderen verwandten Systemen integrieren, um eine zusätzliche Automatisierung zu erreichen. Dies gilt beispielsweise für Warenwirtschaftssysteme und die Transaktionskontrolle. In vielen Fällen sind Analysen enthalten (oder als optionales Extra erhältlich), die es Veranstaltungsunternehmen ermöglichen, wertvolle Erkenntnisse aus den Daten zu gewinnen, die während der letzten Veranstaltungen gesammelt wurden.

Welche Vorteile bieten Event-Ticketing-Systeme?

Event-Ticketing-Systeme bieten eine Reihe von Vorteilen, von denen viele auf ein besseres Kundenerlebnis durch den automatisierten Ticketverkauf zurückzuführen sind. Darüber hinaus ermöglicht die Software einen effizienteren Prozess, an dem weniger Personal beteiligt ist. Einige der spezifischen Vorteile, die sich aus dem Einsatz von Ticketing Systemen ergeben, sind:

• Präzise Datenverfolgung: Nachverfolgung von Daten. Dies ist bei der Durchführung einer Veranstaltung unerlässlich, insbesondere bei großen Veranstaltungen mit Tausenden oder sogar Zehntausenden von Menschen. Eine einfache Fehlkalkulation bei der Anzahl der verkauften Eintrittskarten kann dazu führen, dass zu viele Menschen am Veranstaltungsort eintreffen. Die Veranstaltungsunternehmen stehen dann vor der Wahl, entweder Gäste, die für eine Eintrittskarte bezahlt haben, abzuweisen oder gegen die Vorschriften bezüglich der Anzahl der Personen im Veranstaltungsort zu verstoßen. Die Ticketing Software sorgt dafür, dass alle Daten genau nachverfolgt werden.

• Möglichkeit zum Online-Verkauf von Tickets: Online Ticketing Systeme. Falls Tickets nur an der Abendkasse erhältlich sind, stellt dies eine zusätzliche Beeinträchtigung für eine Veranstaltung dar, da die Warteschlangen an den Ticketverkaufsstellen zu groß werden. Außerdem schreckt es einige Gäste ab. Schließlich ist nicht jeder bereit, eine solche Reise zu unternehmen, wenn er nicht sicher sein kann, dass er eine Eintrittskarte erhält. Der Online-Verkauf von Tickets löst diese beiden Probleme.

• Kostengünstigeres und nachhaltigeres Event-Ticketing-System: Gedruckte Tickets mit Event-Ticketing-Lösungen nicht mehr notwendig. Die Gäste können sich einen Barcode an ihre E-Mail-Adresse schicken lassen, den sie dann beim Einlass mit ihrem Handy einlesen lassen können. Dadurch entfallen die Kosten für die Herstellung der Tickets und der Betrieb wird nachhaltiger, da weniger Ressourcen beansprucht werden. In der Regel ist es für die Gäste immer noch möglich, ihr Ticket auszudrucken.

• Kürzere Warteschlangen und Wartezeiten: Vermeidung einer frühen Ankunft der Gäste, die ihre Tickets bereits online gekauft haben und wissen, dass ein bestimmter Sitzplatz auf sie wartet und so Vermeidung von Warteschlangen, um einen besseren Sitzplatz zu bekommen. Online Ticketing Systeme führen zu kürzeren Warteschlangen und kürzeren Wartezeiten.

• Kontrolle der Eintrittspreise: Zentrale Abwicklung des gesamten Ticketverkaufs. So hat das Eventmanagement die vollständige Kontrolle über die Ticketpreise.

• Zusätzliche Unterstützung für Ticketing-Teams: Indirekte weitere Unterstützung für die Teams, die das Ticketing ausführen. Der Grund dafür ist, dass viele Aufgaben, für die sie normalerweise zuständig gewesen wären, von der Software übernommen werden. So können sie sich um andere Bereiche des Ticketprozesses kümmern und bei Bedarf aushelfen.

• Schaffung eines individuellen Kundenerlebnisses: Wunsch nach maßgeschneidertem Angebot. Gäste möchten von den Unternehmen, bei denen sie einkaufen, ein maßgeschneidertes Angebot erhalten, selbst wenn dieses Unternehmen für kurze Zeit mit Zehntausenden von Menschen zu tun hat. Mit dieser Art von Software kann ein individuelles Erlebnis für diese Gäste geschaffen werden. Man kann ihnen z. B. Folge-E-Mails mit Wegbeschreibungen oder anderen relevanten Informationen zu ihrer Anreise schicken.

Über welche Funktionen verfügen Event-Ticketing-Systeme?

Die Funktionen von Event-Ticketing-Systemen zielen darauf ab, den Prozess des Ticketverkaufs für den Verkäufer effizienter und für den Kunden angenehmer zu gestalten. Die Software soll den Prozess weitestgehend automatisieren. Daher bauen viele der Funktionen auf dieser Automatisierung auf. Hier sind einige der häufigsten Funktionen, die in Event Ticket Software zu finden sind:

• Optimierter Einrichtungsprozess für Veranstaltungen: Einfaches Erstellen einer neuen Veranstaltung, einschließlich der Angabe von Details und der Festlegung von Preisen, sowie Ticketing für Veranstalter. Die Software sorgt im Allgemeinen dafür, dass der gesamte Prozess von der Einrichtung bis zur Live-Schaltung der Veranstaltung auf der Website des Veranstaltungsunternehmens so schnell und einfach wie möglich abläuft. Die Einfachheit dieses Verfahrens reduziert auch den zusätzlichen Schulungsaufwand für die Teammitglieder, die es benutzen werden.

• Mehrere Optionen für Zahlungsgateways: Wunsch nach bevorzugtem Zahlungsmittel. Es mag nur eine Minderheit der Kunden betreffen, die nicht an einer Veranstaltung teilnimmt, weil ihre bevorzugte Zahlungsweise nicht angeboten wird. Aber diese Minderheit ist nicht gleich null. Außerdem ist es in der Geschäftswelt gute Praxis, es den Kunden so einfach wie möglich zu machen, das zu kaufen, was sie kaufen wollen. Aus diesem Grund bieten Ticketing-Anbieter in der Regel mehrere Zahlungsmöglichkeiten an. So hat der Kunde eine größere Auswahl, wie er seine Tickets bezahlen möchte.

• Check-in-Funktionalität: Einfaches und genaues Feststellen, wer tatsächlich an der Veranstaltung teilnimmt, dank Check-in-Funktion vieler Ticket-Software Lösungen. Dies geschieht oft über Barcodes, die beim Betreten des Veranstaltungsortes gescannt werden können. Beim Einscannen wird das System automatisch aktualisiert und zeigt an, dass der Ticketinhaber anwesend ist. Neben der Anzahl der anwesenden Personen kann das System auch wertvolle Daten wie Ankunftszeiten liefern, die für zukünftige Entscheidungen über den Zeitplan der Veranstaltung oder die Funktionsweise des Warteschlangensystems genutzt werden können.

• White Label-Individualisierung von Veranstaltungen und Ticketing: Mögliche Anpassung von Website und Tickets einer Veranstaltung an das gewünschte Branding, sowohl des Veranstaltungsunternehmens als auch der Veranstaltung selbst. Diese Funktionalität ist in der Regel in kostenpflichtigen Versionen dieser Art von Software enthalten. Kostenlose Versionen hingegen erlauben möglicherweise keine White Label-Individualisierung, oder sie lassen sie zwar zu, versehen die Tickets aber auch mit dem Branding des Softwareproviders.

• E-Mail-Marketingfunktionen: Nutzung von E-Mail-Marketing, um gute Ergebnisse zu erzielen. Menschen, die sich für bestimmte Arten von Veranstaltungen interessieren, sind höchst wahrscheinlich auch an anderen Veranstaltungen interessiert, sodass es sich lohnt, sie per E-Mail über diese Veranstaltungen zu informieren. Ticketing Software erleichtert häufig diese Aufgabe.

• Analysen und detaillierte Berichte: Sammlung zahlreicher Informationen während des allgemeinen Geschäftsbetriebs. Viele Event-Ticketing-Lösungen bieten Tools, mit denen man detailliertere Einblicke in all diese Daten gewinnen kann. Dazu gehört auch die Erstellung informativer Berichte, die bei zukünftigen Geschäftsbesprechungen, Vorschlägen und der Information von Vorgesetzten hilfreich sein können.

• Registrierung mit anschließender Datenerfassung: Dies ist in der Regel eine Win-Win-Situation für den Veranstalter und den Kunden, insbesondere wenn der Gast auch in Zukunft an Veranstaltungen teilnimmt. Damit kann das System nützliche Informationen speichern, z. B. die Art der Veranstaltungen, die Kunden gerne besuchen, sowie Zahlungsinformationen, die der Bequemlichkeit dienen. Vom Standpunkt des Veranstaltungsunternehmens aus betrachtet, kann dieser so fundiertere Entscheidungen darüber treffen, was er dieser interessierten Partei anbieten möchte.

• Individuell anpassbare Preise: Preisanpassung. Die Anpassung der Preise ist ein wichtiger Aspekt bei der Organisation von Veranstaltungen und ist in Ticket-Software enthalten. Es gibt viele Preise, die mit Veranstaltungen und Veranstaltungsorten verbunden sind, aber wer die Möglichkeit hat, diese Preise auf verschiedene Weise zu strukturieren, kann ein attraktiveres Angebot machen.

Was sollte beim Kauf von Event-Ticketing-Systemen berücksichtigt werden?

Bei der Anschaffung von Event-Ticketing-Systemen ist es wichtig, die Art der Veranstaltungen zu berücksichtigen, die das Veranstaltungsunternehmen anbieten wird. Software, die für kleine Veranstaltungen im Freien geeignet ist, lässt sich nicht unbedingt sinnvoll auf Stadionkonzerte mit mehreren Künstlern übertragen. Diese Softwarelösungen werden zunehmend als Software-as-a-Service angeboten. Das bedeutet, dass Hosting, Entwicklung und Wartung der Software von einem externen Dienstleistungsunternehmen übernommen werden, was dem Veranstaltungsunternehmen einen großen Teil der Verantwortung abnimmt. Im Folgenden sind einige spezifische Überlegungen aufgeführt, die beim Kauf dieser Art von Software berücksichtigt werden sollten:

• Über welche Funktionen verfügt diese Software? Bei der Anschaffung eines neuen Event-Ticketing-Systems sollten der erste Gedanke sein, welche Funktionen die Software bietet und ob diese Funktionen den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Diese Anforderungen beschränken sich nicht nur auf konkrete Funktionen, wie z. B. die Möglichkeit, Werbe-E-Mails an registrierte Nutzer zu versenden, sondern auch darauf, ob die Software gesetzliche oder behördliche Einschränkungen hinsichtlich des Ortes oder der Art der zu organisierenden Veranstaltungen unterstützt.

• Welche Kosten sind mit der Lösung verbunden? Natürlich sind die Kosten für die Software von Bedeutung. Heutzutage sind zahlreiche Event-Ticketing-Lösungen cloudnative Software-as-a-Service-Anwendungen. Diese werden in der Regel über ein Abonnementmodell bezahlt, bei dem der Nutzer eine monatliche, saisonale oder jährliche Gebühr entrichtet. Es ist zwar immer noch möglich, lokal installierte Software direkt zu kaufen, aber aufgrund der Vorlaufkosten und der begrenzten Vorteile dieser Art von Software wird diese Option immer seltener.

• Eignet sich das Event-Ticketing-System für die Art der Veranstaltungen, die das Unternehmen ausrichtet? Viele Event-Ticketing-Systeme versuchen, alle Arten von Veranstaltungen zu unterstützen, aber nicht alle können das wirklich. Wenn ein Veranstaltungsunternehmen diese Software erwirbt, sollte es unbedingt darauf achten, dass die gewählte Software für die Art von Veranstaltungen geeignet ist, die es voraussichtlich organisieren wird.

• Wie geht das Event-Ticketing-System mit Kundendaten um? Der Umgang mit Kundendaten ist in der heutigen Zeit ein zentraler Konfliktfaktor, da der Schutz der Privatsphäre der Verbrauchenden und die Sicherheit ihrer Daten von den Behörden kontrolliert wird. Obwohl die meisten Ticketing Anbieter in Deutschland bestrebt sind, alle Vorschriften in Bezug auf Kundendaten einzuhalten, sollten man sich vergewissern, dass die in Betracht gezogene Lösung auch den Vorschriften an den Standorten entspricht, an denen sie eingesetzt werden soll.

• Ist das Event-Ticketing-System mit allen erforderlichen Programmen kompatibel? Wie bereits erwähnt, lassen sich Event-Ticketing-Systeme in andere Systeme integrieren, z. B. in die Inventarisierungssoftware und in Event Software, um den Ticketverkauf effizienter zu automatisieren. Wer die Software kauft, um sie mit anderen Systemen zu verbinden, sollte überprüfen, ob die Software mit den bereits vorhandenen Systemen kompatibel ist.

• Verfügt die Software über einen angemessenen technischen Support? Auch wenn die Software den Ticketverkauf weitgehend automatisiert, wird es immer wieder Probleme geben, die von einem Menschen gelöst werden müssen. Ein schlechter technischer Support kann zu schlechten Bewertungen und einer schlechten Kundenstimmung führen. Daher sollte die gewählte Software einen angemessenen technischen Support sowohl für die Kunden als auch für die Teammitglieder, die die Software verwenden, bieten.

• Bietet die Software die Möglichkeit der White-Label-Individualisierung? Das Branding ist bei der Organisation von Veranstaltungen von entscheidender Bedeutung, und Veranstaltungsunternehmen möchten jeder Veranstaltung, die sie ausrichten, ihren Stempel aufdrücken. Man sollte darauf achten, dass nicht alle Lösungen diese Option standardmäßig anbieten und möglicherweise eine höhere Servicestufe erfordern.

Welche Trends bei Event-Ticketing-Systemen sind am relevantesten?

Die wichtigsten Trends bei Event-Ticketing-Systemen betreffen die Erleichterung des Kontakts zwischen Kunstschaffenden und ihren Fans, wie etwa das Angebot spezieller VIP-Pakete für Fans, die bereit sind, mehr zu zahlen. Hier sind einige der wichtigsten Trends, auf die man bei Event-Ticket-Systemen achten sollte:

• Prioritäten bezüglich Gesundheit und Sicherheit: Die COVID-19-Pandemie und die damit einhergehende Bedrohung hat die Veranstaltungsbranche vor neue Herausforderungen gestellt, da die Beschränkungen von Ort zu Ort variierten und sich in bestimmten Regionen sogar ständig änderten. Darüber hinaus wird dies vermutlich Auswirkungen auf die Event-Ticketing-Systeme haben, wie z. B. die Integration einer Funktion zur Erfassung von Impfpässen.

• Aufbau einer engeren Beziehung zu den Fans: Da sich das digitale Zeitalter immer weiter entwickelt, finden viele Unterhaltungskunstschaffende, dass es effektiver ist, unabhängig zu arbeiten und eine kleinere Anzahl engagierter Fans anzusprechen als mit großen Konzernen zusammenzuarbeiten und eine möglichst große Fangemeinde zu haben. Dies wird voraussichtlich dazu führen, dass die Künstler mehr Möglichkeiten haben, ihren Fans Extras anzubieten, wie VIP-Tickets, Deluxe-Pakete, signierte Fanartikel und mehr.

• Gamification und Treueprämien: Gamification erweist sich als effektiver Anreiz, und Treueprämien haben sich längst etabliert. Event-Ticketing-Systeme werden wohl versuchen, Dinge wie Treuepunkte und „Leistungen“ in ihre Software zu integrieren.

Quellen

Die hervorgehobenen Funktionen wurden anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, im Verzeichnis von Capterra ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

1. [Ticketsystem: Vor- und Nachteile auf einen Blick] (https://www.marketing-boerse.de/ticker/details/1830-ticketsystem-vor--und-nachteile-auf-einen-blick/147887)(Zugriffsdatum: Donnerstag, 16. März 2023)