Bewerbermanagementsysteme

Geschrieben von Brian Westfall und Ines Bahr

Wichtige Kaufinformationen für Bewerbermanagementsysteme

Mit einem Bewerbermanagementsystem, auch bekannt als Applicant Tracking System (ATS), können Unternehmen den Recruiting-Prozess strukturieren und eine Datenbank mit Bewerberinformationen pflegen. Arbeitgeber können Bewerbungen und Lebensläufe speichern, Bewerber mit den Stellenanforderungen abgleichen und Recruiting-Informationen analysieren, um wichtige Erkenntnisse zu gewinnen.

Bewerbermanagement-Software wird hauptsächlich von Recruitern und Personalleitungen verwendet, aber auch Personalmanager können mit einem ATS Kandidaten vergleichen und Vorstellungsgespräche planen. Inhaber oder CEOs von kleineren Unternehmen ohne dediziertes Recruiting-Personal nutzen Bewerbermanagementsysteme, um Stellenanzeigen zu veröffentlichen.

Die meisten auf dem Markt verfügbaren Bewerbermanagementsysteme werden als monatlich abgerechnetes Abonnement angeboten. Die Preise beliebter Bewerbermanagement-Tools reichen von 180 $ (circa 172 €) im Monat für grundlegende Systeme, die von wenigen Nutzern verwendet werden, bis hin zu 2.800 $ (circa 2.674 €) im Monat und mehr für erweiterte Plattformen für Hunderte von Nutzern. [1]

Erstmalige Käufer sollten beim Vergleich von Bewerbermanagementsystemen überlegen, wo ihr Budget und ihre Einstellungsanforderungen liegen und welche Integrationen mit ihrem HR-Software-Stack sie benötigen. Bei der Suche nach dem besten System für Ihre Anforderungen hilft es, sich mit allen Stakeholdern zu beraten und gemeinsam herauszufinden, was die wichtigsten Fragen sind, die Anbietern gestellt werden sollten. Dazu gehören Fragen wie die folgenden:

• Welche Problempunkte im Bewerbungsprozess wird die Software beheben?
• Welche Recruiting-Aufgaben können durch die Software automatisiert werden?
• Welche Recruiting-Metriken lassen sich mit der Software verfolgen und analysieren?
• Ist die Software eher für die Einstellung vieler Personen gleichzeitig oder für die Suche nach hochqualifizierten Nischentalenten geeignet?

Was sind die am häufigsten bewerteten Bewerbermanagementsysteme?

Capterra ermittelt die besten Bewerbermanagementsysteme auf der Grundlage einer proprietären Mischung aus Benutzerbewertungen und Beliebtheit und hilft kleinen Unternehmen so, die effektivste Bewerbermanagement-Software für ihre Bedürfnisse zu finden. Hier sind die fünf am häufigsten bewerteten Produkte für diese Kategorie:

Diese Rankings werden durch die Kombination von verifizierten Nutzerbewertungen und öffentlich zugänglichen Daten zur Beliebtheit in Websuchen ermittelt:

• Bewertungs-Score: Relativer Score der Software auf Basis der von Nutzern auf Capterra abgegebenen Bewertungen, normalisiert nach Anzahl und Aktualität der Bewertungen.
• Beliebtheits-Score: Relative Beliebtheit der Software auf Basis von Trends in Websuchen und der Onlinepräsenz der Produkte.

Was ist ein ATS?

Ein ATS (Applicant Tracking System), oder auch Bewerbermanagementsystem, ist eine Art von Recruiting-Software, mit der Unternehmen ihre Recruiting-Pipeline verwalten und Bewerber während des Einstellungsprozesses verfolgen können.

Somit sind Bewerber-Tracking-Systeme ein zentraler Knotenpunkt für den gesamten Recruiting- und Einstellungsbedarf eines Unternehmens und ermöglichen es, Stellenausschreibungen zu veröffentlichen, Kandidaten zu finden, Online-Bewerbungsverfahren einzurichten und eingesendete Lebensläufe zu speichern. Nutzer können Vorstellungsgespräche planen, Hintergrundprüfungen in Auftrag geben oder Analysen nutzen, um Problempunkte beim Bewerbererlebnis zu ermitteln.

Gartner betrachtet Bewerbermanagementsysteme als Untersegment des breiteren Human Capital Management (HCM)-Softwaremarkts, der im Jahr 2022 einen Jahresumsatz von 22,4 Milliarden Dollar und ein jährliches Wachstum von 11,7 % verzeichnen konnte. [2] Capterra verzeichnet 830 verschiedene ATS-Anbieter, für die im letzten Jahr 7.051 Bewertungen veröffentlicht wurden. [3]

Kosten für Bewerbermanagementsysteme

Die meisten auf dem Markt verfügbaren Bewerbermanagementsysteme werden als monatlich abgerechnetes Abonnement angeboten. Die Preise beliebter Systeme reichen von 180 $ (circa 172 €) im Monat für grundlegende Systeme, die von wenigen Nutzern verwendet werden können, bis hin zu 2.800 $ (circa 2.674 €) im Monat und mehr für erweiterte Plattformen für Hunderte von Nutzern.

• Bewerbermanagementsysteme auf Einstiegsniveau bieten Kernfunktionen für Bewerber-Tracking, Bewerberprofile und Stellenausschreibungen.
• Erweiterte Produkte mit höherem Preis bieten üblicherweise Zusatzfunktionen wie erweiterte Berichte, automatisierte Kandidatenbewertungen und ein anpassbares Branding.

Erstmalige Käufer sollten Folgendes wissen:

• Üblicherweise entstehen im Voraus Kosten für Einrichtung, Anpassung und Integration.
• Für Wartung und Kundensupport fallen meist wiederkehrende Kosten an.

Der Preis richtet sich häufig nach der Nutzer- oder Angestelltenzahl, kann aber auch von der Zahl der ausgeschriebenen Stellen oder der eingehenden Bewerbungen abhängen. Um Anreize für längere Vertragslaufzeiten zu schaffen, bieten einige ATS-Anbieter einen Rabatt an, wenn man sich für ein Jahres- statt für ein Monatsabonnement entscheidet.

Auch mit einem kostenlosen Bewerbermanagementsystem oder einem Tool mit kostenloser Testphase können Käufer Geld sparen. Allerdings hat kostenlose Software oft auch Nachteile, etwa dass Unternehmen das System selbst hosten und selbst Probleme beheben müssen, statt Unterstützung vom Anbieter zu erhalten.

Zum Vergleich: 51 % der Käufer auf der Suche nach Bewerbermanagementsystemen, mit denen wir im vergangenen Jahr gesprochen haben, planen ein Budget von 5 - 10 $ (circa 4,80 € - 9,60 €) pro Mitarbeiter und Monat ein. [4]

Funktionen von Bewerbermanagementsystemen

Jede Bewerbermanagement-Software bietet Funktionen für Bewerber-Tracking, Kandidatenprofile, Stellenausschreibungen und Kandidaten-Sourcing. Die meisten Lösungen bieten außerdem Funktionen wie Bewerbungsmanagement, Speichern von Lebensläufen und Planung von Vorstellungsgesprächen.

Hauptfunktionen von Bewerbermanagementsystemen

• Stellenausschreibungen: Stellenanzeigen über mehrere Kanäle veröffentlichen, verfolgen und verwalten. 94 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Bewerber-Tracking: Interaktionen mit Bewerbern sowie Notizen und Entwicklungen dokumentieren. 93 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Bewerberprofile: Informationen über Kandidaten wie ihre Rolle, berufliche Qualifikationen, Erfahrungen, Fähigkeiten und mehr dokumentieren. 91 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Kandidaten-Sourcing: Potenzielle Kandidaten proaktiv suchen, um Stellen zu besetzen und Talentpipelines aufzubauen.

Häufige Funktionen von Bewerbermanagementsystemen

• Bewerbungsmanagement: Bewerbungen verfolgen, verwalten und speichern. 88 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Speichern von Lebensläufen: Lebensläufe von Bewerbern hochladen und speichern. 84 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Stellenverwaltung: Rollen und offene Stellen im Unternehmen erstellen und verwalten. 81 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Planen von Vorstellungsgesprächen: Bewerbungsgespräche mit Kandidaten planen. 79 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Onboarding: Den Prozess zum Umwandeln neuer Mitarbeiter in rechtmäßige Angestellte automatisieren.
• Warnungen/Benachrichtigungen: Pop-up-Benachrichtigungen oder E-Mail-Warnungen für verschiedene Ereignisse einrichten.
• Assessment-Management: Tests zum Einschätzen der Fähigkeiten und des Wissens von Bewerbern erstellen, verwalten und benoten.
• Hintergrundprüfungen: Hintergrundprüfungen für Bewerber anfordern und verwalten.
• Tools für die Zusammenarbeit: Nachrichten, Dateien und andere wichtige Informationen für die Zusammenarbeit mit Recruiting-Stakeholdern teilen.
• Pipeline-Management: Daten zu den verschiedenen Phasen der Recruiting- und Einstellungs-Pipeline verfolgen.
• Lebenslauf-Parsing: Bewerbungen und Lebensläufe mit wichtigen Schlüsselbegriffen oder Sätzen automatisch kennzeichnen.
• Workflow-Management: Workflows für sich wiederholende Recruiting-Aufgaben erstellen und überwachen.

Die wichtigsten von Nutzern genannten Vorteile von Bewerbermanagementsystemen

Nahtlosere Kommunikation zwischen Recruitern, Bewerbern und anderen Beteiligten: Nutzern zufolge verbessern ATS-Funktionen wie automatische Benachrichtigungen, Tagging von Nutzern und Direktnachrichten die Zusammenarbeit und die Pünktlichkeit von Antworten.

„Das integrierte Kommunikationstool vereinfacht die Interaktion mit den Bewerbern und dem internen Team und sorgt für eine nahtlose Zusammenarbeit und eine schnelle Reaktion auf Anfragen.“

–Alfonso G., CEO in der Technikbranche

Möglichkeiten zur Anpassung von Software an individuelle Einstellungsprozesse: Nutzer geben an, dass ihr Bewerbermanagementsystem eine Vielzahl von Anpassungsoptionen bietet, um die Software an ihre Anforderungen und Präferenzen anzupassen.

„Die anpassbaren Vorlagen und automatisierten Workflows waren besonders hilfreich, um unsere Recruiting-Prozesse zu optimieren und die Kommunikation mit den Bewerbern einheitlich zu halten.“

–Salome J., HR-Sachbearbeiterin im Gastgewerbe

Automatisierte Bewerberverfolgung und Einblicke: Bewerbermanagementsysteme verfolgen automatisch den Weg der Bewerber durch den Recruiting-Prozess und liefern Daten zu Verbesserungsmöglichkeiten.

„Es hat uns geholfen, das Kandidaten-Tracking zu organisieren und zu systematisieren, Berichte für unsere internen Recruiter zu erstellen und die Datenerfassung zu optimieren.“

–Tatiana R., HR-Mitarbeiterin im Bereich IT-Technologie und -Dienstleistungen

Häufig von Nutzern beobachtete Herausforderungen im Zusammenhang mit Bewerbermanagementsystemen

An Herausforderungen bei der Arbeit mit Bewerbermanagement-Tools nennen Rezensenten am häufigsten Probleme durch Bugs oder Fehler, die sie am Zugriff auf bestimmte Funktionen hindern.

Die am zweithäufigsten genannte Herausforderung ist die Geschwindigkeit. Systeme laufen entweder im Normalbetrieb zu langsam oder haben Leistungsprobleme, die zu Verzögerungen führen.

Ein drittes, häufig genanntes Problem ist das Filtern von Bewerbern. Nutzer berichten, dass Filter fehlen oder nicht wie erwartet funktionieren, sodass es nicht gelingt, nur die gewünschten Kandidaten anzuzeigen.

Zuletzt müssen sich Käufer auch möglicher Herausforderungen bewusst sein, die Bewerber betreffen. Wenn der über das Bewerbermanagementsystem eingerichtete Bewerbungsprozess nicht reibungslos funktioniert, können vielversprechende Kandidaten abgeschreckt werden. Laut einer kürzlich von Capterra durchgeführten Umfrage haben 30 % der Stellensuchenden schon einmal eine Bewerbung nicht abgeschlossen, weil sie zu verwirrend war, 29 %, weil sie zu zeitaufwendig war und 23 %, weil Fehler oder technische Probleme aufgetreten sind. [6]

Achte auf Erwähnungen dieser häufigen Probleme, wenn du Produktbewertungen liest. Wenn du Demos oder Testversionen verschiedener Bewerbermanagementsysteme ausprobierst, frage die Anbieter außerdem nach bekannten Problemen, die die Systemleistung beeinträchtigen können.

Wofür wird ein Bewerbermanagementsystem verwendet?

Wir haben unsere große Zahl an ATS-Nutzerbewertungen analysiert und die häufigsten Anwendungsfälle ermittelt:

• Den gesamten Recruiting-Prozess verwalten: Recruiter nutzen ihr ATS als zentrale Anlaufstelle, um Arbeitssuchende anzuwerben, zu beurteilen und einzustellen.
• Stellenangebote erstellen und bewerben: Nutzer veröffentlichen offene Stellen an mehreren Orten wie internen Karriereseiten, externen Stellenbörsen oder sozialen Medien, um möglichst viele Arbeitssuchende zu erreichen.
• Bewerber für mehrere offene Stellen im Blick behalten: Funktionen wie Bewerbungsfilter, Keyword-Suchen und Benachrichtigungen stellen sicher, dass keine Kandidaten übersehen werden.
• Bei Einstellungsentscheidungen mit Managern zusammenarbeiten: Recruiter können über Bewerbermanagementsysteme mit Personalmanagern kommunizieren, um Stellenanforderungen zu besprechen und Vorstellungsgespräche zu planen.

Wer verwendet Bewerbermanagementsysteme?

Die Personalbeschaffung ist eine funktionsübergreifende Aufgabe, mit der sich Unternehmen aller Größen und Branchen beschäftigen müssen, und entsprechend vielfältig sind auch die Rollen der Personen, die Bewerbermanagement-Software verwenden.

In kleinen Unternehmen nutzen oft Inhaber oder Personalleiter grundlegende Bewerbermanagementsysteme, um Stellenausschreibungen zu veröffentlichen. In größeren Unternehmen, die über dediziertes HR-Personal verfügen, nutzen oft Recruiter oder andere Talentakquise-Experten fortschrittliche Bewerbermanagement-Tools, um Kandidaten zu finden, Vorstellungsgespräche zu planen und Engpässe im Einstellungsprozess zu erkennen.

Die Notizen aus unseren Beratungsgesprächen bestätigen diese große Varianz: Zu den häufigsten Nutzern, die sich bezüglich ATS an uns wenden, gehören Personalleiter (12 %), Personalmanager (11 %) und Geschäftsinhaber (8 %).

Bewerbermanagementsysteme sind für Unternehmen gedacht, die Mitarbeiter für ihren eigenen Bedarf einstellen. Für Recruiting- oder Personalvermittlungsagenturen gibt es spezielle Recruiting- und Personalvermittlungssoftware mit unterschiedlichen Funktionen für die speziellen Anforderungen dieser Unternehmen, etwa für das Kundenmanagement.

Die Personen, die uns im letzten Jahr bezüglich Bewerbermanagement-Software kontaktiert haben, kommen meist von Unternehmen mit einem Jahresumsatz zwischen 6 und 25 Millionen USD, die ein System für zwei bis fünf Nutzer benötigen.

Häufige Integrationen von Bewerbermanagement-Software

Aus unseren Gesprächen mit ATS-Käufern im vergangenen Jahr ging hervor, dass 81 % eine integrierte Suite für ihre ATS-Anforderungen bevorzugen. Immer mehr Unternehmen erwerben statt eines eigenständigen Bewerbermanagementsystems lieber eine umfassende HR- oder Talentmanagement-Suite, die neben der Bewerberverfolgung auch andere HR-Funktionen wie Leistungsmanagement und Mitarbeiterengagement bietet.

Analysen unserer umfangreichen Nutzerbewertungsdatenbank zeigen, dass Käufer ihr Bewerbermanagementsystem am häufigsten mit anderen Systemen der folgenden drei Kategorien integrieren: HR-Software, Recruiting-Software und Software für Hintergrundprüfungen.

Aktuelle Trends im Bereich Bewerbermanagementsysteme

Künstliche Intelligenz (KI) als Helfer: Gartner prognostiziert, dass bis 2027 80 % der Anbieter von Recruiting-Software KI in ihre Produkte integriert haben werden. [2] KI in Bewerbermanagementsystemen hilft Recruitern, Stellenanzeigen zu verfassen, Kandidaten zu finden und sogar Screening-Gespräche durchzuführen. HR-Experte Markus Reif sagt hierzu: “Chatbots und Voicebots sowie Analyse von Jobinterviews mit KI werden uns bei unserer Arbeit unterstützen. Jetzt schon nehmen KI-Bots an Videomeetings teil und schreiben Protokoll.”

Gleichzeitig müssen Personalverantwortliche damit rechnen, dass Bewerber selbst KI-Tools nutzen könnten, um Arbeitgeber zu täuschen und eine Stelle zu bekommen. Laut einer Capterra-Studie benutzen bereits 87 % der Arbeitssuchenden KI, um ihre Fähigkeiten in Bewerbungen zu übertreiben. [5]

Transparente Gehälter werden zur Normalität: 2024 erwarten 40 % der Personalleiter, dass ihre Unternehmen in Stellenanzeigen für all ihre Standorte Gehaltsangaben teilen werden – eine Steigerung von 15 % gegenüber 2022. [6] Transparente Gehaltsangaben werden immer wichtiger, um Top-Talente anzuziehen. Du solltest daher nicht nur ein ATS nutzen, um Gehälter durchgehend transparent anzugeben, sondern auch Software wie Vergütungsmanagement-Tools, um sicherzustellen, dass deine Löhne in deiner Region wettbewerbsfähig sind.

Weitere Ressourcen zu Bewerbermanagement-Software

• Die 5 besten Bewerbermanagement-Softwarelösungen im Vergleich
• 87 % machen sich KI zu Nutze, um ihre Bewerbung aufzupolieren: Wie Recruiter trotzdem die besten Kandidaten finden

Quellen

1. Software-Preisinformationen von Capterra: In unsere Preisanalysen werden nur Produkte mit öffentlich zugänglichen Preisinformationen und qualifizierte Softwareprodukte innerhalb der Kategorie einbezogen. Währungsumrechnungen basieren auf dem Kurs am Tag der Veröffentlichung und können von den aktuellen Wechselkursen abweichen. Die vollständige Methodik findest du hier.

2. Marktleitfaden für Talentakquisetechnologien (Recruiting), Gartner

3. Daten aus Capterra-Nutzerbewertungen: Capterra-Bewertungen werden für einzelne Softwareprodukte von verifizierten Nutzern erfasst. Für diesen Report haben wir Nutzerbewertungen des vergangenen Jahres analysiert. Hier findest du die vollständige Methodik.

4. Daten aus Capterra-Beratungsgesprächen: Die Ergebnisse basieren auf Daten aus Telefongesprächen, die das Beratungsteam von Capterra mit kleinen und mittelgroßen Unternehmen geführt hat, die nach Bewerbermanagementsystemen gesucht haben. Für diesen Report haben wir telefonische Interaktionen des vergangenen Jahres analysiert. Hier findest du die vollständige Methodik.

5. Die Job Seeker AI Survey von Capterra wurde im Juli 2024 unter 2.997 Befragten in den USA (n: 250), Kanada (n: 250), Indien (n: 250), Brasilien (n: 250), Mexiko (n: 250), dem Vereinigten Königreich (n: 250), Frankreich (n: 247), Italien (n: 250), Deutschland (n: 250), Spanien (n: 250), Australien (n: 250) und Japan (n: 250) durchgeführt. Die vollständige Methodik findest du hier.

6. 8 Trends That Will Shape Talent Acquisition Strategy for 2024, Gartner