Was ist eine Bewerbermanagement Software?

Auf einem sehr konkurrenzstarken Jobmarkt ermöglicht eine Bewerbermanagement Software (applicant tracking software, ATS) Recruitment-Profis, den gesamten Verwaltungsprozess von Bewerbungen zu optimieren. Das Tool ermöglicht Recruitment-Profis die Verwaltung von sich bewerbenden Personen und Jobinformationen in einer gut organisierten Datenbank. Die Lösung hilft ihnen dabei, Informationen über sich bewerbende Personen zu sammeln und diese entsprechend der Fähigkeiten und Jobanforderungen zu filtern.

Eine ATS stellt eine Oberfläche bereit, die es Recruitment-Fachleuten erlaubt, alle offenen Stellen einer Organisation zu verwalten. Sie hilft zudem bei der Nachverfolgung, Bewertung und einer Profilerstellung von sich bewerbenden Personen und einer Analyse von Lebensläufen.

Vorteile einer Bewerbermanagement Software

Eine ATS hilft wesentlich bei der Automatisierung des Prozesses, Bewerbungen entsprechend der Jobanforderungen zu filtern. Die Software hilft bei den folgenden Aufgaben:

• Automatisierung und Optimierung des Einstellungsprozesses: Eine Voraussetzung für einen effektiven Recruitment-Prozess ist das Finden geeigneter Bewerbungen aus einem riesigen Pool. Moderne Bewerbermanagement Tools verbessern die Erfahrung von Recruitment-Profis, indem die mühsamen Aufgaben des Durchsuchens von Lebensläufen, des Kontaktierens der sich bewerbenden Personen und des Follow-ups nach der Auswahl automatisiert werden. Die Software konsolidiert alle Informationen in einer Datenbank und vereinfacht so den Job eines Recruitment-Profis.
• Steigerung der Effizienz der Personalverwaltung: Die Personaleinstellung ist ein langer Prozess mit vielen Phasen und beginnt mit der Erstellung einer Stellenausschreibung, um die richtigen Personen zu finden und diese einzustellen. Durch die Option, Stellenausschreibungen mit einem Klick auf mehreren Portalen zu veröffentlichen, können Recruitment-Profis und -Agenturen ihre Kandidatensuche leicht erweitern und beschleunigen. 86 % von Recruitment-Fachleuten geben an, dass die Anwendung einer ATS ihnen dabei hilft, den Einstellungsprozess zu beschleunigen.
• Reduzierung der Kosten pro Einstellung: Obwohl es mehrere Optionen zur Kandidatensuche gibt, musst du die besten Talente so schnell wie möglich finden. Eine ATS kann dir zum Beispiel dabei helfen, herauszufinden, ob du Geld auf Jobbörsen ausgeben solltest oder dein Verweisungsverfahren basierend auf den Erfolgsquoten beider Quellen steigern solltest. Dadurch werden Kosten und die Zeit bis zur Einstellung drastisch reduziert.
• Verbesserung der Qualität eingestellter Personen: Eine Bewerbermanagement Software zieht Personen basierend auf einer Liste erforderlicher Fähigkeiten in die engere Auswahl. Recruitment-Profis können eine Datenbank talentierter Personen erstellen, anhand derer sie in der Zukunft schnell neue Stellenöffnungen füllen können. Mit der Automatisierung von Verwaltungsaufgaben können Recruitment-Profis effektiver mit sich bewerbenden Personen in Kontakt treten, wodurch der Einstellungsprozess und das Onboarding beschleunigt werden.

Typische Funktionen einer Bewerbermanagement Software

Dies sind einige der häufigsten Funktionen einer Bewerbermanagement Software:

• Kandidatenverfolgung: Verfolgung des Fortschritts von Kandidaten während des Einstellungsprozesses. Aufzeichnung von Interaktionen, Notizen und Entwicklungsphasen aller sich bewerbender Personen.
• Kandidatenprofile: Erstellen, Verwalten und Aufzeichnen von Kandidateninformationen und -daten in einer durchsuchbaren Datenbank.
• Suche nach Lebensläufen: Verwalten der Lebensläufe der sich bewerbenden Personen und Durchsuchen der Datenbank nach gespeicherten Lebensläufen.
• Planen von Vorstellungsgesprächen: Synchronisieren deiner Kalender mit der Software und Planen von Vorstellungsgesprächen aus deinem bevorzugten Kalender heraus.
• Lebenslauf-Parsing: Konvertieren verschiedener Lebenslaufformate in ein Standardformat, um sich bewerbende Personen und Fähigkeiten einfach miteinander zu vergleichen.

Tipps für den Kauf von Bewerbermanagement Software

Käufer von Software sollten die folgenden Faktoren in Betracht ziehen, wenn ein Bewerbermanagement Tool ausgewählt wird:

• Gesamtkosten der Software: Einige Unternehmen bieten jährliche Verträge an, einige berechnen nach Nutzern und andere bieten monatliche Abonnements an. Einige Anbieter berechnen eventuell die Veröffentlichung jeder Stellenausschreibung oder pro Nutzer. Daher sollten die Gesamtkosten und die verbundenen Ausgaben, wie zum Beispiel Schulungskosten, Berichterstattungskosten, Gebühren des Kunden-Supports und Onboarding-Gebühren eines Anbieters genau verstanden werden, die mit der Anwendung verknüpft sind.
• Einfachheit der Implementierungs- und Integrationsfähigkeiten: Eine ATS kann eine riesige Datenmenge für dich bearbeiten. Sie sollte die Daten in ein neues System transferieren oder Daten aus einer anderen Datenbank leicht importieren können. Die ATS muss eventuell mit der HR-Software integriert werden, um das Onboarding und die Gehaltsabrechnung zu vereinfachen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die das Recruitment intern abwickeln. Daher sollte zuvor bei dem Anbieterunternehmen geprüft werden, ob Integrationen (mit E-Mail, Datenbanken, Kalendern usw.), Implementierungs-Support und Schulungen nach der Installation angeboten werden.

Relevante Trends in der Bewerbermanagement Software

• Recruitment über die sozialen Medien ist immer mehr im Kommen: Millionen von Menschen, besonders der Millenniums-Generation, befassen sich mehrere Stunden am Tag mit sozialen Medien. Unternehmen sollten diesen Trend nutzen, um ihre Sichtbarkeit und Marke zu stärken. Circa 94 % der Recruitment-Fachleute setzen sich mit Anderen über soziale Medien in Verbindung, um Stellenangebote zu veröffentlichen und mit sich bewerbenden Personen in Kontakt zu treten. Es ist auch möglich, live Sitzungen mit Fragen und Antworten für sich bewerbenden Personen zu veranstalten, beliebte Twitter-Hashtags auszunutzen, eigene Beiträge auf sozialen Medien zur optimalen Einbindung zu timen, eine LinkedIn-Seite zu erstellen und mehr.
• Künstliche Intelligenz (KI) ist das neue Arbeitstier für Recruitment-Profis: KI hilft Unternehmen vermehrt bei der Verbesserung der Produktivität und Leistung. Sie hilft Recruitment-Fachleuten durch die Automatisierung von Aufgaben wie dem Durchsuchen von Lebensläufen und Onboarding. KI-Chatbots können zudem schnell auf sich bewerbende Personen reagieren und die Arbeitslast von Recruitment-Profis reduzieren. Berichte schätzen, dass KI in den nächsten 10 Jahren 16 % der Stellen ersetzen wird. Dadurch wird ein kompletter Umbau der aktuellen Einstellungspraktiken erforderlich.