Was sind Workflow Management Systeme?

Workflow Management Systeme koordinieren den Ablauf der täglichen Arbeitsaufgaben und sorgen für die ordnungsgemäße Umsetzung von Geschäftsprozessen. Diese Systeme bieten eine kollaborative Umgebung, in der die Nutzer ihre Prozesse leicht überwachen und auswerten können.

Workflow Management Lösungen helfen Unternehmen:

• Mehrere Projekte und Teammitglieder zu koordinieren.
• Genaue und aktuelle Projekt- und Leistungsdaten zu pflegen.
• Änderungen in mehreren Kalendern (wie Outlook, Google Calendar und iCal) zu synchronisieren.
• Die Wirksamkeit von Geschäftsstrategien zu testen.

Vorteile von Workflow Management Systemen

• Effizientes Genehmigungsmanagement: In der heutigen kollaborativen Geschäftsumgebung beinhalten fast alle Prozesse ein Genehmigungsmanagement. Dies bedeutet, dass Verzögerungen im Genehmigungsprozess zu Prozessverzögerungen und verminderter Effizienz führen. Die Workflow Management Systeme automatisieren verschiedene Phasen des Genehmigungsprozesses, indem sie es den Nutzern ermöglichen, Genehmigungsanträge einzureichen, Genehmigende zuzuweisen und Fristen festzulegen. Bei der Erstellung von Genehmigungsanträgen senden diese Systeme automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an die zuständigen Stellen.
• Effektive Prozesszusammenarbeit: Die meisten Arbeitsplatzprozesse umfassen eine teamweite Kollaboration, eine abteilungsübergreifende Kollaboration und eine organisationsübergreifende Kollaboration. Die manuelle Verwaltung dieser Multi-Methoden-Kollaborationsprozesse ist zeitaufwändig und mühsam. Workflow Management Software unterstützt die Nutzer bei der Gestaltung, Anpassung und Überwachung ihrer kollaborativen Prozesse mit Hilfe von nutzerdefinierten Formularen, Prozessabläufen, Portalen für Prozessänderungsanträge und Genehmigungsmanagement.
• Verbesserte Sichtbarkeit der Teamleistung: Die Workflow Management Systeme dienen als zentraler Speicherort für prozessbezogene Daten, einschließlich laufender Aufgaben, anstehender und abgeschlossener Genehmigungen und erledigter Aufgaben. Anhand dieser Informationen erstellen Workflow Management Lösungen Berichte über die Prozessleistung innerhalb eines Unternehmens. Manager können auch KPIs für ihre Teammitglieder implementieren und die Mitarbeiter nach vordefinierten Attributen, wie z. B. Aktualität und Effizienz, bewerten.

Typische Funktionen von Workflow Management Systemen

• Automatisierung von Geschäftsprozessen: Entwurf von Prozessabläufen mit Hilfe einer Drag-and-drop-Schnittstelle. Nutzer können Formulare zur Datenerfassung für jeden Schritt des Prozesses hinzufügen.
• Aufgabenmanagement: Erstellung von Standardaufgabenlisten und Checklisten für verschiedene Prozessstufen und verfolge den Aufgabenfortschritt in Echtzeit.
• Workflow-Konfiguration: Festlegung von Schritten (z. B. Genehmigung, Überprüfung usw.) innerhalb eines Prozesses und innerhalb von Design-Prozessabläufe.
• Zugriffskontrollen/-genehmigungen: Verwaltung des Datenzugriffs für Einzelpersonen oder Gruppen auf der Grundlage ihrer Hierarchie oder Abteilung.
• Freigabeprozess-Kontrolle: Verwaltung von Genehmigungen in verschiedenen Phasen. Die verantwortlichen Parteien werden benachrichtigt, wenn Genehmigungsanfragen generiert werden.
• Kalenderverwaltung: Verfolgung der Fälligkeitsdaten für Aktivitäten und Aufgaben mithilfe eines Kalenders. Nutzer können diese Informationen mit Kalenderlösungen wie Outlook und Google Calendar synchronisieren.

Tipps für den Kauf von Workflow Management Systemen

• Berichterstattung und Analysen: Workflow Management Systeme erleichtern die Arbeitsbelastung des Managements durch die Bereitstellung von Echtzeit-Leistungsberichten über verschiedene Prozessstufen, wie z. B. in Bearbeitung, Überprüfung und Genehmigung. Diese Systeme können auch Erkenntnisse zur Prozessverbesserung liefern, indem sie den Nutzern helfen, Engpässe zu erkennen und Redundanzen zu beseitigen. Softwaregenerierte Berichte verfolgen und zeigen auch die Leistung von Einzelpersonen und Teams und helfen Managern bei der Erstellung von Schulungsplänen. Unternehmen sollten ihre Anforderungen an die Berichterstattung und Analyse klar definieren und die Workflow Management Tools entsprechend bewerten.
• WYSIWYG-Formular-Designer: Prozessdaten sind das Herzstück von Workflow Management Software. Diese Daten gewährleisten nicht nur die Qualität der Ergebnisse bei jedem Schritt, sondern liefern den Nutzern auch aussagekräftige Erkenntnisse zur Leistungsverbesserung. Das bedeutet, dass eine effiziente Datenerfassung für Workflow Management Systeme unerlässlich ist. mit dem WYSIWYG-Formular-Designer (What you See is What you Get) können Nutzer Formulare mit nutzerdefinierten Feldern, Schriften, Formaten und Layouts erstellen. Diese Funktionalität ermöglicht auch die Implementierung von Prozesslogik (z. B. automatische Weiterleitung eines Prozesses zur Genehmigung aufgrund einer bestimmten Formularauswahl) und stellt sicher, dass Pflichtfelder in jeder Phase ausgefüllt werden. Unternehmen mit unzureichenden Datenerfassungsfunktionen sollten sich nach Workflow Management Programmen umsehen, die diese Funktionalität bieten.

Relevante Trends bei Workflow Management Systemen

• Maschinelles Lernen treibt die Automatisierung im Workflow-Management voran: Das maschinelle Lernen hilft den Nutzern, Arbeitsabläufe und Prozesse mit minimaler menschlicher Beteiligung zu gestalten. Mit maschinell lernfähigen Lösungen können Marketingmitarbeiter automatisierte Workflows für ihre Kampagnen erstellen und andere Nutzer automatisierte Aufgabenlisten und Prozessformulare für jeden Prozessschritt erstellen lassen. Die Akzeptanz des maschinellen Lernens bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) nimmt zu. Eine Capterra-Untersuchung ergab, dass 53 % der KMU diese Technologie derzeit in ihren Unternehmen einsetzen oder planen, sie in den nächsten zwei Jahren einzusetzen.
• Chatbots werden eine größere Rolle in den Workflow Management Systeme spielen: Chatbots sind Gesprächsschnittstellen, die die menschliche Kommunikation simulieren und die Nutzer mit grundlegenden Funktionen unterstützen. Mit Hilfe von Chatbots können Nutzer Aufgaben mit Hilfe von schriftlichen Anweisungen automatisieren. Beispielsweise können Nutzer einen Chatbot anweisen, einen neuen Workflow oder eine Aufgabe innerhalb eines Prozesses zu erstellen, ohne manuell durch die Lösung zu navigieren. Mit der zunehmenden Akzeptanz von Chatbots in KMU ist zu erwarten, dass in den nächsten Jahren weitere Chatbot-fähige Funktionen in Workflow Management Lösungen eingeführt werden.