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Wissensmanagement Tools

Wissensmanagement Tools (deutsch für Knowledge Management System) bietet Möglichkeiten, den Nutzen geistigen Kapitals und immaterieller Werte zu optimieren, indem institutionelles Wissen in einem messbaren Format erfasst, bewahrt und organisiert wird. Wissensmanagement Software ermöglicht die Übertragung und Replikation erfolgreicher Strategien im gesamten Unternehmen. Der Schwerpunkt der Implementierung eines Knowledge Management Tools kann nach innen – auf schnelleres Lernen, neue Wissensgenerierung und Innovation – oder nach außen gerichtet sein und einen selbstbestimmten Serviceverlauf für Kunden bieten. Knowledgebase Software ist mit Business Intelligence Tools und DMS Software (Dokumentenmanagement) verbunden.

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Knowledge Base Software entwickelt, um Unterstützung zu reduzieren. Voll auf die Marken anpassbar, umfasst Analytics, Instant-Intelligent Search, mehrere Sprachen Erfahre mehr über Helpjuice
Helpjuice ist die Wissensbasis-Plattform, von Tausenden von Unternehmen eingesetzt, die sowohl Support reduziert als auch internes Wissen teilt. - Völlig auf die Marke anpassbar, und wir helfen auch, Deine Wissensbasis anzupassen. Verabschiede Dich von KBs, von denen Du nicht das Gefühl hast, dass es Deine sind. - Sofortige Intelligente Suche bringt die richtigen Ergebnisse gleich beim ersten Mal. - Advanced Analytics geben Dir den richtigen Einblick in Dein KB & wie Du sie verbessern kannst - Weitere Features sind Mehrsprachigkeit, SSO, benutzerdefinierte Domain , API Erfahre mehr über Helpjuice

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Speichern Sie Best-Practices und bieten Sie Anwendern Self-Service an. Dadurch werden Service-Desk-Anfragen reduziert und IT-Supporter entlastet. Erfahre mehr über SmartITSM
SmartITSM bietet eine integrierte Knowledge Management Lösung. Erstellen Sie Beiträge zu häufig auftretenden Incidents und speichern Ihre Best-Practices ab. Über das Self-Service-Portal können Anwender nach relevanten Informationen suchen. So können Sie Service-Desk-Anfragen reduzieren und den IT-Supportern jede Menge Arbeit abnehmen. Ist Ihr Unternehmen in vielen Ländern tätig, sollten Sie das interne Wissen in mehreren Sprachen bereitstellen. Unsere Knowledge Base übersetzt Ihre Artikel automatisch. Ein einfaches Rollen- und Rechtekonzept ermöglicht darüber hinaus die Einstellung individueller Zugriffsrechte auf Prozesse und Dokumente. Erfahre mehr über SmartITSM

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Guru ist eine Wissensmanagementlösung, die es Teams ermöglicht, Kenntnisse zu erhalten, die erforderlich sind, um ihre Arbeit zu erledigen, wann und wo es notwendig ist. Erfahre mehr über Guru
Guru ist eine Wissensmanagementlösung, die es Teams ermöglicht, Kenntnisse zu erhalten, die erforderlich sind, um ihre Arbeit zu erledigen, wann und wo es notwendig ist. Durch die Integration mit Google Chrome, Slack und mehr bindet Guru das Wissensmanagement unmittelbar in Arbeitsabläufe ein und eliminiert so den Kontext und die Ablenkung, die zuvor erforderlich waren, um wichtiges Wissen zu lokalisieren. Guru erleichtert es Fachleuten, Informationen zu dokumentieren und zu demokratisieren, wodurch die Anzahl individueller Frage reduziert wird und dein gesamtes Team fokussiert und produktiv bleibt. Erfahre mehr über Guru

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Das richtige Wissen, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort: Mit der LXP der Haufe Akademie wird selbstgesteuertes Lernen selbst-verständlich. Erfahre mehr über Learning Experience Platform by Haufe Akademie
Das richtige Wissen, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort: Mit der Haufe Learning Experience wird selbstgesteuertes Lernen auch in Ihrem Unternehmen selbst-verständlich. Die LXP macht unternehmensspezifisches Wissen für alle sichtbar udn verfügbar – über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg. Die SaaS-Lösung stellt Ihre Mitarbeiter:innen in den Mittelpunkt. Lernen und Kollaborationen werden ein selbstverstädlicher Teil der täglichen Arbeit. Expert_innen werden sichtbar. Erfahre mehr über Learning Experience Platform by Haufe Akademie

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LiveAgent ist ein Wissensmanagementsystem, das eine Wissensbasis für Kunden bietet. Unsere Kunden-Wissensdatenbank ermöglicht es Kunden, schnell Antworten zu finden, ohne Tickets erstellen zu müssen. Reduzieren Sie die Wartezeit Ihrer Kunden, die Auslastung Ihrer Agenten sowie den Zeitaufwand für die Lösung von Tickets. Mit LiveAgent ist es einfach, einen erstklassigen Kundenservice bereitzustellen. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion, ohne dass eine Kreditkarte erforderlich ist. Erfahre mehr über LiveAgent

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Eine Datenbank zum Speichern von und Suchen nach Lektionen und Best Practices. Erfahre mehr über Lessons Learned Database
Hast du schon einmal an einem After Action Review, Hotwash oder einer anderen Zusammenfassung eines wichtigen Projekts, einer Veranstaltung oder eines Trainings teilgenommen und dich gefragt, wie wichtige Lektionen und bewährte Verfahren erfasst und für die Zukunft verfügbar gemacht wurden? Meistens gehen diese Informationen verloren, sobald die Besprechung beendet ist, oder werden für eine spätere Verwendung nie wieder abgerufen. In der Lessons-Learned-Datenbank von Secutor Solutions steht ein Repository zur Verfügung, in dem dieses Wissen für die zukünftige Verwendung erfasst und verwaltet werden kann. Erfahre mehr über Lessons Learned Database

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Sammlungsverwaltungssoftware zur Verwaltung, Aufbewahrung, Ausstellung, Freigabe und Digitalisierung deiner Sammlungen Erfahre mehr über Axiell Collections
Verwalten Sie Ihre Museums- und Archivsammlungen von überall her mit unserem flexiblen, intuitiven und webbasierten Sammlungsverwaltungssystem. Axiell Collections ist einfach zu bedienen und kann von überall her über einen Browser aufgerufen werden. Katalogisieren, verwalten und organisieren Sie Ihre Sammlung nach Industriestandards, veröffentlichen Sie Ihre Sammlungen online und importieren, exportieren und berichten Sie einfach über Ihre Sammlungsdaten. Erfahre mehr über Axiell Collections

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Knowledge Management Tool für die Zusammenarbeit in Teams, mit Kund:innen und Partner:innen an Dokumentationen, Datensätzen oder allen denkbaren Inhalten. Erfahre mehr über Phonemos
Simpel, made & hosted in der Schweiz mit attraktivem Pricing. Mit Phonemos arbeitest du mit deinem Team, Kunden und externen Partnern im Wiki an Dokumentationen, Wissensdatenbanken oder oder allen möglichen Inhalten, die ihr gerade braucht. Einige der Funktionen, die Phonemos bietet: - kollaboratives Editieren - mehrsprachige Seiten out of the Box - on-premise Deployment möglich - leistungsfähiger Editor - DSGVO-konform - in der Schweiz entwickelt und gehostet Erfahre mehr über Phonemos

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Beschleunige deinen IT-Prozess, indem du eine Wissensbasis für deine Service Desk-Software verwendest und erstellst. Erfahre mehr über Freshservice
Trotz der weitverbreiteten Meinung ist das Leben als Service-Desk-Agent so glanzlos, wie es nur geht. Ein Support-Agent verbringt die meiste Zeit damit, die gleichen Fragen immer wieder zu beantworten. Stell dir vor, du beantwortest „Wie setze ich mein Passwort zurück?“ fünfzig Mal am Tag. Das macht nicht nur dein Leben unglaublich eintönig, sondern lässt auch den Endnutzer auf eine Antwort auf ein Problem oder eine Frage warten, die mit der richtigen Anleitung im Handumdrehen gelöst werden könnte. Erfahre mehr über Freshservice

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Die moderne Wissensplattform von Shelf hilft Unternehmen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und Kosten zu senken. Shelfs MerlinAI versteht und beantwortet Kunden- & Mitarbeiterfragen auf allen Kanälen, da Shelf direkt in die Contact-Center-Plattform, Chatbots, Self-Service sowie interne Anwendungen wie CRM und Ticketsysteme integriert wird. Mit Shelf erkennen und beheben Unternehmen vorhandene Wissenslücken. Höchste Benutzerfreundlichkeit & Mehrwert sind mit Platz 1 bei Capterra garantiert. Erfahre mehr über Shelf

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Ein AI-basiertes Portal, das dem Kundensupport hilft, die Servicequalität dank intelligentem Wissensmanagement messbar zu verbessern. Erfahre mehr über Empolis Service Express
Empolis Service Express bündelt Service-Know-how in einem Online-Portal und hilft Support-Mitarbeitern und Servicetechnikern, Kundenfälle schneller und effizienter zu lösen. Mit digitalisiertem Expertenwissen werden Mitarbeiter einfach zu Lösungen für komplexe Probleme geführt. Leistungen: - Höhere Fixierungsraten beim ersten Mal dank digitalisiertem Fachwissen - Geringere Servicekosten aufgrund kürzerer Bearbeitungszeiten und weniger Eskalationen zum Support der 2. Ebene Erfahre mehr über Empolis Service Express

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Modernes Wissensmanagement für die wichtigste Ressource in Unternehmen: Know-how. Erfahre mehr über Empolis Knowledge Express
Empolis Knowledge Express® ist moderne Plattform für Wissensmanagement. Es zentralisiert den Zugang zu unternehmensweiten Wissens- und Datenquellen, bietet eine KI-gestützte Suchfunktion, verbindet die richtigen Experten miteinander und fördert den internen Wissenstransfer. Brechen Sie Informationssilos auf und schaffen Sie volle Informationstransparenz für bessere Entscheidungen und effiziente Abläufe. Erfahre mehr über Empolis Knowledge Express

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Informationen in Wissen umwandeln, mit elium. Erfahre mehr über Elium
elium ist eine Wissensaustausch-Plattform, mit der man alles am digitalen Arbeitsplatz erfassen, kuratieren und kommunizieren kann. Es ist sowohl ein Web-SaaS als auch eine mobile Lösung. Das Ziel ist es, Wissen in Unternehmenssilos zu verbreiten und Menschen und Wissen miteinander zu verbinden. Die Plattform ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, vermeidet Doppelarbeit und bindet so die Gemeinschaft ein, fördert Wissensaustausch und kollektives Lernen. Talent- und Wissensströme gehen über das Unternehmen und geographische Grenzen hinaus. Erfahre mehr über Elium

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Galisto verbessert das Wissensmanagement jeder Organisation. Die Plattform verbindet Anwender mit allen Arten von vorhandener, aber oft schwierig zu findender Information. Die Plattform bietet alle Funktionen an um diese Informationen zu wertvollem Wissen zu verbinden. Externe Partner können ebenfalls eingebunden werden, ohne Abstriche bei Vertraulichkeit und Datensicherheit. Galisto folgt einem individuell anpassbaren Prozess und unterstützt damit das Wissensmanagement sehr gut. Erfahre mehr über Galisto

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Ermögliche deiner Belegschaft Vortrefflichkeit durch digitale Standardarbeit. Die Plattform und Apps von SwipeGuide ermöglichen es Lebensmittel- und Getränkeherstellern, die Betriebskenntnisse und -leistung über Standorte, Bereiche und Teams hinweg zu verbessern. Die Kunden – einschließlich Heineken, PepsiCo, Orkla und Coca-Cola – verbessern nicht nur das First-Time-Right (+26 %), sondern auch den Wissenserhalt um 25 %. Digitale Standardarbeit fördert betriebliche Vortrefflichkeit. SwipeGuide sorgt hierfür auf eine Weise, die endlich Sinn macht. Erfahre mehr über SwipeGuide

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Erstelle und veröffentliche mühelos dynamische Produktdokumentationen. Erfahre mehr über Docsie
Erstelle, aktualisiere, übersetze, veröffentliche und pflege deine Produktdokumentation ganz einfach auf einer Seite. Schreibe dein Dokument in Docsie und fertige neue Versionen und Übersetzungen an derselben Stelle an. Integriere es in deiner Website mit einem JavaScript-String und fertig! So einfach ist das. Erfahre mehr über Docsie

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Onboarding, Unterweisung, Mitarbeiterschulung. Zugang auch ohne E-Mail. Kostenlose Kursbibliothek mit vielen bearbeitbaren Kursen & Vorlagen für einen schnellen Start. Mehrsprachig Erfahre mehr über keelearning
keelearning bietet Ihnen alles, was Sie brauchen, um virtuelle Lerninhalte zusammenzustellen, zu verwalten, Ihre Mitarbeiter ortsunabhängig zu schulen und die Lernaktivitäten nachzuweisen. Die Autotranslate-Funktion übersetzt Ihre E-Learning-Inhalte auf Knopfdruck in Ihre gewünschte Sprache. Erreichen Sie alle Mitarbeitenden, ob am Desktop-PC, Tablet und über App. Für den Zugang ist nicht einmal eine E-Mail-Adresse notwendig. Mit der ständig wachsende kostenlose Kursbibliothek erhalten Sie eine Vielzahl an bearbeitbaren Kursen & Vorlagen und können direkt durchstarten. Erfahre mehr über keelearning

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Tribe ist eine kostenlose und cloudbasierte Wissensmanagementlösung, die dir hilft, Inhalte aus dem Crowd-Quelltext und Mitarbeiter*innenbeiträge zu nutzen. Erfahre mehr über Bettermode
Tribe hilft Unternehmen beim Aufbau einer dynamischen und zentralisierten Wissensbasis, indem das Tool das Wissen der Mitarbeiter*innen und deren kollaborative Kraft nutzt. Füge innerhalb weniger Tage soziale Touchpoints hinzu und baue Wissensaustausch-Communitys auf. Spare Ressourcen, reduziere Tickets und skaliere den Support durch die Aktivierung des Selfservice. Organisiere verschiedene Arten von Inhalten, indem du Themen und Gruppen (öffentlich, privat und geheim) für eine effiziente Inhaltserkennung erstellst. Generiere Erkenntnisse aus den offenen Gesprächen zwischen Kund*innen. Erfahre mehr über Bettermode

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LinkFacts als Online-Konzept- und Mindmapping-Plattform bietet sowohl Tools als auch Plattformen für Einzelpersonen, Teams und Communitys. Erfahre mehr über LinkFacts
LinkFacts ist ein visueller Gedankenassistent, der eine neue Dimension des Konzept- und Mindmappings ermöglicht. Die Lösung ermöglicht es Nutzern, Mindmaps zu erstellen, Karten zu entwerfen und mit anderen zu teilen und mit ihnen zusammenzuarbeiten, um visuelle Informations- und Wissenssammlungen zu erstellen. Grafiken können Ideen, Dokumente und Links zu Webressourcen enthalten. Darüber hinaus bietet LinkFacts Funktionen wie visuelle Diagramme, Suchfunktionen und anpassbare Diagramme, Filter und Ebenen sowie die gemeinsame Nutzung von Diagrammen. Erfahre mehr über LinkFacts

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Niedrigschwelliges Prozessmanagement mit digitaler Prozessaufnahme und KI-Integration, eingebettet in die gewohnte Microsoft 365-Umgebung, abrufbar von überall in der Teams-App. Erfahre mehr über aiio
Prozessmanagement - simpel zu bedienen und endlich direkt integriert in die gewohnte Microsoft 365-Umgebung. Mit aiio kann jeder Mitarbeitende aktiver Part einer kollaborativen Organisationsgestaltung werden. Übersichtliches, an ein klassisches M365-Produkt erinnerndes Design geht Hand in Hand mit einfacher Bedienbarkeit und bildet so ein innovatives und erstmalig niedrigschwellig angelegtes Prozessmanagement-System, das nicht nur für Experten gemacht wurde. Mit aiio können wirklich alle Mitarbeitenden mitmachen – auch dank der revolutionären Integration von künstlicher Intelligenz. Erfahre mehr über aiio

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Slack bringt all deine Kommunikation an einem Ort zusammen. Es ist Echtzeit-Messaging, Archivierung und Suche nach modernen Teams.
Slack ist der Ort, an dem das Projektmanagement stattfindet. Wenn dein Team ein Projekt startet, einen neuen Mitarbeiter einstellt, einen Code bereitstellt, einen Kaufvertrag überprüft, das Budget des nächsten Jahres, A / B-Test misst, die nächste Büroeröffnung erfolgen muss oder vieles mehr - Slack deckt alles ab. Erfahre mehr über Slack

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Erstelle, verwalte und erweitere deine Online-Präsenz für dein Unternehmen, deinen Blog, deinen Shop und vieles mehr mit Wix.
Wix ist die führende Plattform für die Erstellung von Websites. Egal, ob du Einsteiger oder fortgeschritten bist – hier findest du alles, was du brauchst, um deine Online-Präsenz aufzubauen. Gestalte ein nahtloses Benutzererlebnis mit intuitiven Designfunktionen und schneller Webperformance. Vertraue auf eine zuverlässige Infrastruktur und Sicherheitsfunktionen auf höstem Niveau, um die Daten deiner Besucher zu schützen und deine Website stets am Laufen zu halten. Vergrößere deine Reichweite mit Marketingkampagnen und SEO-Tools und nutze Statistiken, um fundierte Entscheidungen für den Erfolg deines Unternehmens zu treffen. Erfahre mehr über Wix

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Anwendungen und Desktopfreigabe und -ansicht, Anmerkungstools, Instant Messaging, Webfolien und Whiteboards.
Anwendungen und Desktopfreigabe und -ansicht, Anmerkungstools, Instant Messaging, Webfolien und Whiteboards. Erfahre mehr über Microsoft SharePoint

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Erstelle eine dynamische Informationsdatenbank, zu der dein gesamtes Team bei der Arbeit mit einer flexiblen Wissensmanagementsoftware beitragen kann.
Erstelle eine dynamische Informationsdatenbank, zu der dein gesamtes Team bei der Arbeit mit einer flexiblen Wissensmanagementsoftware beitragen kann. Auf diese Weise geht wichtiges Material nicht verloren, wenn Menschen zwischen Teams oder Rollen wechseln, und deine Teamrichtlinien und Befähigungsdokumente sind stets auf dem neuesten Stand. Danach navigierst du ganz einfach durch deine Wissensdatenbank mit nutzerdefinierten Status, Hashtags und Filtern, um in Sekundenschnelle genau das zu finden, was du brauchst. Erfahre mehr über monday.com

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Zendesk Guide ist eine Wissensdatenbank, die vollständig in die Kundensupportsoftware integriert ist.
Leitfaden für die Lösung von Konnektivitätskonstruktionen für den wichtigsten logischen Helpdesk von Zendesk. Leitfaden für das Volumen der Tickets und die sofortige Beantwortung von Kundenanfragen, für mehr als 60 Sprachen und für den mobilen Quel-Kanal, für die mobile Anwendung. Activez Guide aujourd'hui für die Unterstützung, die Steigerung der Produktivität und die Zufriedenheit der Kunden. Erfahre mehr über Zendesk Suite

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Freshdesk ist eine nutzerfreundliche Kundendienstsoftware, die über 40.000 Unternehmen dabei unterstützt, herausragende Kundenerlebnisse zu schaffen.
Die Wissensdatenbank von Freshdesk hilft den Kunden, selbst Antworten zu finden, und ermöglicht es den Agenten, Kundenanfragen effizienter zu bearbeiten. Zu den wichtigsten Funktionen gehören die Erstellung von Inhalten in mehreren Sprachen, die zeitsparende Verwaltung von Inhalten in großen Mengen, die Verwendung von Filtern für die Arbeit an bestimmten Inhalten und die Einrichtung eines robusten Genehmigungsverfahrens. Es ist auch möglich, die KI-gesteuerten Bots zu nutzen, um Kunden bei der Suche nach relevanten Antworten zu unterstützen und sie gleichzeitig zu binden. Erfahre mehr über Freshdesk

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Confluence macht Informationen für dein gesamtes Unternehmen zugänglich. Alle wichtigen Daten und Updates können erfasst und gespeichert werden.
Confluence ist ein offener und gemeinsam verwendeter Arbeitsbereich, der Leute mit den Ideen und den Informationen verbindet, die sie benötigen, um ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen. Gruppiere zusammengehörige Seiten in einem dedizierten Bereich für deine Arbeit, dein Team oder funktionsübergreifende Projekte, damit Informationen leicht zu finden sind. Die leistungsstarke Suchmaschine von Confluence und die Seitenstrukturen sorgen dafür, dass du immer den richtigen Inhalt findest, wenn du ihn am meisten brauchst. Dir steht das richtige Wissen problemlos zur Verfügung, so dass du Arbeit an einem Ort erstellen, zusammenarbeiten, überarbeiten und fertigstellen kannst. Erfahre mehr über Confluence

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Mit Zoho Desk kannst du markenübergreifende suchmaschinenoptimierte Wissensartikel für jede deiner Marken in der Cloud erstellen, um die FAQs von Kunden zu beantworten.
Zoho Desk ist eine cloudbasierte Knowledge-Base-Software für schnellere Antworten und weniger Tickets für Kundenanfragen und Beschwerden, mit deren Hilfe dein Unternehmen über mehrere Kanäle und Sprachen hinweg engere Beziehungen zu Kunden aufbauen kann. Erstelle markenübergreifende SEO-freundliche Knowledge-Base-Artikel für jede deiner Marken, um die häufig gestellten Fragen (FAQs) deiner Kunden zu beantworten. Dies erspart deinem Team die Beantwortung einfacher Fragen und lässt mehr Zeit, um Kunden bei kniffligen Problemen zu helfen. Erfahre mehr über Zoho Desk

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Notion ist eine Wissensmanagementsoftware, die Wikis, Notizen und Projekte in einem Tool verbindet.
Notion ist eine Wissensmanagementsoftware, die Wikis, Notizen und Projekte in einem Tool verbindet. Zehntausende Teams und Unternehmen nutzen die Lösung, um ihren Mitarbeitenden einen Ort zu bieten, an dem sie sich auf dem Laufenden halten und zusammenarbeiten können. Durch die Zusammenführung aller Arbeiten und Kenntnisse und die hohe Anpassungsfähigkeit schafft Notion Fokus und Transparenz. Gleichzeitig sorgt die Lösung für eine Konsolidierung von Tools, Zeiteinsparungen und Produktivitätssteigerungen bei Teams jeder Größe. Erfahre mehr über Notion

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Für Business-to-Business-Kundenbetreuung entwickelte Helpdesk-Software. Reduziere die Kosten und verbessere gleichzeitig die Kundenzufriedenheit.
TeamSupport ist eine B2B-fokussierte Kundenbetreuungslösung, mit der du Zufriedenheit und Loyalität aufbauen kannst. Die skalierbare All-in-one-Supportlösung für B2B-Unternehmen, die die Kollaboration erleichtert. Ermögliche deinem Support-Team, ein besseres Kundenerlebnis zu schaffen, das auf die Verbesserung und Pflege der Kundenbeziehungen ausgerichtet sind. Die Software wird von B2B-Unternehmen aus den Bereichen Software, Gesundheitswesen und Transport genutzt. Für ein effizienteres Team, das die Kommunikation und das Ticketmanagement rationalisieren möchte. Erfahre mehr über TeamSupport

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Bitrix24 ist eine kostenlose Social-Knowledge-Management- und Kollaborationsplattform, die von über 12 Millionen Unternehmen genutzt wird.
Bitrix24 ist eine kostenlose Social-Knowledge-Management- und Kollaborationsplattform, die von über 12 Millionen Unternehmen genutzt wird. Verfügbar in der Cloud und vor Ort mit Open-Source-Code-Zugriff. Teile und diskutiere Ideen, verwalte Wissen und Projekte und erledige mehr mit Bitrix24. Erfahre mehr über Bitrix24

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Revolutioniere die interne Kommunikation, indem du alle Mitarbeiter*innen in einem privaten und sicheren sozialen Unternehmensnetzwerk zusammenfasst.
Revolutioniere die interne Kommunikation, indem du alle Mitarbeiter*innen in einem privaten und sicheren sozialen Unternehmensnetzwerk zusammenfasst. Komme mit Menschen in deinem Unternehmen in Kontakt, um bessere Entscheidungen schneller zu treffen. Die Anwendung ermöglicht es allen Mitarbeiter*innen, das Alltagsgeschehen nachzuverfolgen und auf den Arbeiten anderer aufzubauen. Mitarbeiter*innen können Gruppen, die für die Arbeit und andere Interessen relevant sind, erstellen und entsprechende Dokumente oder Fotos aufbewahren, während sie online mit anderen sprechen. Erfahre mehr über Yammer

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Die Kundenserviceplattform unterstützt jedes Serviceteam mit innovativen Tools und konsolidierten Daten.
Biete von überall aus einen großartigen Service und ein flexibles Agentenerlebnis. Verschaffe Agenten einen ganzheitlichen Überblick über jeden Kunden, unabhängig davon, ob sie sich im Kontaktcenter befinden oder remote arbeiten. Skaliere und optimiere den Service, indem du KI nutzt und gängige Supportkanäle wie Telefon, Messaging und Chat direkt in den Agentenarbeitsbereich integrierst. Löse Fälle schneller, indem du automatisierte Prozesse mit einfachem Zugriff auf die vollständigen Details, den Kontext und den Verlauf jedes Fall und jeder Kundeninteraktion kombinierst. Erfahre mehr über Salesforce Service Cloud

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JIRA Service Desk ist eine neue Service-Management-Software, die IT- und Business-Teams tatsächlich gerne benutzen.
JIRA Service Desk ist eine neue Service-Management-Software, die IT- und Business-Teams tatsächlich gerne benutzen. Aufgebaut auf Atlassians JIRA, dem Marktführer, der Teams dabei hilft, ihre Arbeit zu erledigen. JIRA Service Desk liefert eine mühelose Service-Erfahrung, passt sich deinen Bedürfnissen an, zu einem Bruchteil der Kosten und Bereitstellungszeit seiner Mitbewerber. Erfahre mehr über JIRA Service Management

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SAManage ist die am meisten und besten bewertete IT-Asset-Management-Lösung. Unsere Software eignet sich nicht nur für die kontinuierliche Bereitstellung von Metriken, Daten und Berichten (auch wenn wir all das tun!), sondern vereinfacht komplexe Aufgaben und automatisiert die grundlegenden Aufgaben. Verfolge einfach deine Hardware, Software, Verträge, Bestellungen, Lizenzen und Garantien an einem Ort. Spare wertvolle Zeit und liefere schnellere und intelligentere Dienste, so dass du nicht mehr von einer Brandstelle zur nächsten hetzt. Erfahre mehr über SolarWinds Service Desk

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TalentLMS ist ein super-einfaches Cloud-LMS, das eine effektive Nutzung deiner Zeit ermöglicht und die Trainingsergebnisse maximiert. Um dies zu erreichen, haben wir eine Menge der trendigen aber unnötigen Funktionalität beseitigt, eine ästhetische Integrität von Inhalts-Präsentation erzwungen und *die Wiederverwendung von bereits bestehenden Schulungsmaterial hervorgehoben*. Du kannst innerhalb von 30 Minuten mit TalentLMS starten und du kannst deine Kurse erstellen, indem alle verfügbaren Materialien wie Videos, Präsentationen, Dokumente oder Scorm / TinCan-Dateien wiederverwendet werden. Erfahre mehr über TalentLMS

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Trainual ist die führende Wissensmanagement- und Schulungsplattform für wachsende Teams. Dokumentiere und delegiere jeden Prozess, jede Richtlinie und jedes Verfahren für jede Rolle und Verantwortung an einem Ort. Einfach zu bedienen, schnell zu implementieren und von überall aus zugänglich. Verfügbar auf Desktop, iOS, Android und bei Bedarf Oberflächenwissen mit der Chrome-Browsererweiterung. Trainual macht es einfach, deine Teammitglieder mit allem, was sie wissen müssen, auf den neuesten Stand zu bringen, sie abzustimmen und rechenschaftspflichtig zu machen. Erfahre mehr über Trainual

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Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung im IT-Bereich, hat SysAid mehr als 100.000 glückliche Administratoren bedient. Unser einfaches Ticketing-System erleichtert über 82M Ticketings pro Jahr, alleine in den USA werden über 2000 Organisation unterstützt. Wir wurden in mehr als 40 Sprachen übersetzt und in unserer Gemeinschaft wirst Du immer einen SysAid-Freund in deiner Nähe finden. Kontaktiere uns jetzt, um zu sehen, was SysAid für dich tun kann. Erfahre mehr über SysAid

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Ein All-in-one-Business-Betriebssystem, das alle erforderlichen Tools für ein effizientes Business-Management enthält. Flowlu gibt dir einen Überblick über alle Geschäftsprozesse. Du kannst die neueste Technologie in deinem Unternehmen verwenden. Die Tools informieren dich darüber, was deine Mitarbeiter tun und welche Probleme sie haben. Du kannst jeden Bereich deines Unternehmens nachverfolgen, von den Arbeitszeiten deines Teams bis hin zu den Gesamtkosten und den Kundenrechnungen. Erfahre mehr über Flowlu

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Jolt ist eine appbasierte Software zur Verwaltung täglicher Abläufe für Marken wie Chick-fil-A, LEGOLAND und Regal Cinemas. Jolt ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Aufgabenmanagement und bietet Manager*innen und Eigentümer*innen Echtzeit-Feedback zu jedem Standort. Die vollständige Suite umfasst eine Schulungsbibliothek, einen Drag-and-drop-Terminplaner, E-Mail- und Textbenachrichtigungen, eine Zeituhr mit Gesichtserkennung und mehr. Erfahre mehr über Jolt

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Bloomfire ist ein Leader im Bereich Wissensaustausch und bietet eine Erfahrung, die Teams und Einzelpersonen mit den Informationen verbindet, die sie brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen. Die cloudbasierte Plattform für Wissensaustausch bietet einen zentralen, durchsuchbaren Ort, um geteiltes Wissen zu nutzen und die kollektive Intelligenz von Unternehmen zu erweitern. Besuche die Website des Herstellers, um weitere Informationen zu erhalten oder eine Demo anzufordern. Erfahre mehr über Bloomfire

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MSPs schwören auf IT Glue und zeichneten die Software in den vergangenen zwei Jahren mit über 30 Industriepreisen aus. Ein Blick und man sieht, warum. IT Glue automatisiert und strukturiert die Dokumentation, die du für die Bedienung deiner Kunden benötigst. Das Ergebnis – 50 % oder mehr der Zeit, in der deine Techniker nach Informationen suchen, wird eliminiert. Die Reduzierung verschwendeter Zeit führt zu einer erhöhten Produktivität, einem besseren Kundenservice und letztendlich zu höheren Margen. Melde dich für eine Demo an und erfahre, warum IT Glue ein wesentlicher Bestandteil des MSP-Stack ist. Erfahre mehr über IT Glue

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Entscheidungsbaumgesteuerte interaktive Anleitungen, die sich in die meisten KB- und CRM-Systeme integrieren lassen. Verfolge Geschäftsprozesse auf interaktive Weise.
Geschäftsprozesse sind als KB-Artikel schwer zu verfolgen. In der Flussdiagramm-Ansicht eines Geschäftsprozesses fehlen oft die für jeden Schritt notwendigen Details. Mit Yonyx können deine Fachexperten entscheidungsbaumgesteuerte interaktive Leitfäden erstellen, die von den Nutzern interaktiv durchlaufen werden können – sei es zur Fehlerbehebung, für den Kundenservice, fürs Telemarketing oder für den Kunden-Self-Service. Yonyx lässt sich in die meisten KBs und CRM-Plattformen integrieren. Yonyx bietet auch Analysen, wenn Nutzer entlang verschiedener Pfade durch entsprechende Anleitungen geführt werden. Erfahre mehr über Yonyx

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KnowledgeOwl ist einfach zu verwenden und zu aktualisieren und vereinfacht die Erstellung und Pflege einer Wissensdatenbank für deine Kund*innen und Mitarbeiter*innen.
KnowledgeOwl ist übersichtlich, einfach und intuitiv und ermöglicht einen problemlosen Aufbau und die Pflege einer Wissensdatenbank für deine Kund*innen und Mitarbeiter*innen. Keine Ablenkungen oder umständliche Einrichtung – einfach eine Wissensdatenbanksoftware ohne Spielereien, die die Verwaltung von Wissen sowie die Kundenzufriedenheit verbessert. Und wenn du es brauchst, ist das freundliche Support-Team immer für dich da, um dir dabei zu helfen, das Beste aus deinem KnowledgeOwl-Abonnement herauszuholen. Erfahre mehr über KnowledgeOwl

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PureCloud von Genesys ist die All-in-one-Cloud-Kontaktcenter-Lösung der nächsten Generation, mit der du Omnichannel-Interaktionen in einer nahtlosen Customer Journey verwalten und verstehen kannst. Gib deinen Mitarbeitern ein einziges Tool an die Hand, das alle Kommunikationsmöglichkeiten – Sprache, Chat, E-Mail, SMS und vieles mehr – beinhaltet. Eine intuitive Nutzeroberfläche erleichtert die Verwendung – egal, ob du ein Agent, Supervisor oder IT-Administrator bist. Wöchentliche neue Funktionsversionen sorgen dafür, dass du die Erwartungen deiner Kunden sowohl heute als auch morgen übertriffst. Erfahre mehr über Genesys Cloud CX

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Caspio ist eine Low-Code-Plattform zur Erstellung von Online-Datenbankanwendungen ohne Programmierung. Von Forrester Research als Leader eingestuft, bietet die All-in-one-Plattform alles, was du brauchst, um Geschäftsabläufe und Workflows digital umzuwandeln. Die Plattform beinhaltet eine integrierte Cloud-Datenbank, einen visuellen Anwendungs-Builder, Sicherheit auf Unternehmensebene, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und eine skalierbare globale Infrastruktur. Finde heraus, warum Caspio das Vertrauen von über 15.000 Unternehmen weltweit genießt. Teste es kostenlos. Erfahre mehr über Caspio

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Help Scout lässt sich wie jeder andere Helpdesk skalieren, die Kundenerfahrung fühlt sich jedoch so personalisiert wie eine E-Mail an. Help Scout ist ideal für Unternehmen jeder Größe und unterstützt Unternehmen mit mehr als 500 Nutzer*innen. Die übersichtlichen Funktionen von Help Scout helfen Teams jeder Größe dabei, stets auf dem gleichen Stand zu sein. Help Scout bietet erstklassige Berichterstattung, eine integrierte Wissensdatenbank, eine robuste API und jede Menge Integrationen sowie eine kostenlose iPhone-App, mit der du deine Kund*innen unterwegs unterstützen kannst. So kann sich dein Team auf das Wesentliche konzentrieren: deine Kundschaft. Erfahre mehr über Help Scout

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Manage ServiceDesk Plus ist eine Help Desk und Asset Management Software. Es bietet ein integriertes Paket mit Incident Management (Trouble Ticketing), Asset Tracking, Einkauf, Vertragsmanagement, Self-Service-Portal und Knowledge Base zu einem erschwinglichen Preis. ServiceDesk Plus bietet alles, was Du von einem vollwertigen IT Help Desk und einem produktiven Help Desk-Mitarbeiter haben musst. ManageEngine ServiceDesk Plus ist sowohl On-Premise als auch On-Demand zur Verfügung. Erfahre mehr über ManageEngine ServiceDesk Plus

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Wissensmanagement Tools: Ratgeber

Einführung

Wissensmanagement Tools (deutsch für Knowledge Management Tools) dienen als zentrale Datenbank oder Repository zur Speicherung von Dokumenten, Audio- und Videodateien und anderen wichtigen Informationen. Der Hauptzweck von Wissensmanagement Systemen besteht darin, Geschäftsinformationen zu organisieren, die intern und extern ausgetauscht werden können, sodass sowohl Mitarbeitende als auch Kunden darauf zugreifen können. Es gibt auch Kontrollen, die sicherstellen, dass bestimmte Informationen nur für Mitarbeitende, andere nur für Kunden oder für beide Gruppen freigegeben werden dürfen.

Struktur und Organisation sind das Herzstück von Wissensmanagement Lösungen, und in fast allen Fällen ist das Repository vollständig durchsuchbar, sodass die Nutzer schnell und einfach genau das finden, wonach sie suchen. Letztlich soll eine Wissensmanagement-Plattform den Unternehmen helfen, die Fülle an Informationen, die ihnen zur Verfügung stehen, effektiver zu nutzen und unnötige Hindernisse so weit wie möglich zu reduzieren.

Beispiele für die Arten von Informationen, die in Wissensmanagement Lösungen organisiert und gespeichert werden können, sind Tabellen, Präsentationen, Datenbankdateien, Audiodateien, Videodateien, PDFs, E-Books, Textdateien und mehr. Diese Elemente können mithilfe von Tags kategorisiert und katalogisiert werden, sodass sie leichter auffindbar sind und sich leichter mit ähnlichen Dateitypen oder mit Dateien aller Art, die ähnliche Themen behandeln, gruppieren lassen. In vielen Fällen können Informationen aus diesen Dateien auch in Echtzeit mit anderen Nutzern ausgetauscht werden, was die Zusammenarbeit erleichtert.

Der Zugriff auf eine solche Wissensdatenbank kann von Vorteil sein, um interne Prozesse zu beschleunigen oder Kunden und Stakeholder mit wichtigen Informationen zu versorgen. Die Art der Software bedeutet, dass sie oft in eine Reihe mit Tools wie CMS-Software und Dokumenten-Management-Systemen gestellt wird. Es ist jedoch erwähnenswert, dass diese Lösungen auch ähnliche Funktionen wie Wissensdatenbank Software und Help-Desk-Software erfüllen.

Was die Kernfunktionen betrifft, so bieten die meisten Wissensmanagement Systeme dieser Art ein weitgehend ähnliches Spektrum an Tools und Optionen, auch wenn die Qualität und Funktionalität sehr unterschiedlich sein können. Im Allgemeinen ermöglichen diese Softwarelösungen den Nutzern jedoch Folgendes:

  • Erstellen, Speichern und Verwalten von Dokumenten in einem zentralen Repository, um den Wissensabruf zu beschleunigen
  • Nutzung der eingebauten Suchfunktion, um die benötigten Informationen und Dateien schnell und einfach zu finden
  • Kontrolle der Zugriffsrechte und genaue Verwaltung der Personen, die Zugriff auf die verschiedenen Dateien, Ordner und Informationen haben
  • Zugriff auf eine Vielzahl von unterstützenden Tools, die die Kommunikation, Zusammenarbeit und Bearbeitung erleichtern

Was sind Wissensmanagement Tools?

Wissensmanagement Tools fungieren als zentraler Informationsspeicher, der vollständig durchsuchbar ist, was die Wissensabfrage für Unternehmen effizienter macht. Sie sollen Unternehmen und ihre Mitarbeitenden bei der Organisation, Verwaltung und Aufbewahrung von Geschäftsinformationen unterstützen und den Zugang zu diesen Informationen erleichtern. Die Software kann auch so konfiguriert werden, dass je nach den Bedürfnissen des Unternehmens und seiner Kunden verschiedene Arten von Informationen – intern, extern oder beides – gemeinsam genutzt werden können.

Obwohl die genauen Funktionen variieren, unterstützen die meisten Lösungen eine Reihe von Dateiformaten, darunter Textdokumente, Audiodateien, Videodateien und Tabellen. Daher können viele Softwarelösungen in dieser Kategorie als zentraler Ort für den Zugriff auf wichtige Informationen dienen, unabhängig davon, wie diese gespeichert sind. Obwohl viele Lösungen umfassender Natur sind, haben einige einen spezifischeren Schwerpunkt. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Wissensdatenbank für den Kundensupport, in deren Mittelpunkt Wissen, Informationen und Daten stehen, die sich direkt auf Fragen des technischen Supports und des Kundenservice beziehen.

Unabhängig vom Schwerpunkt ist jedoch ein wesentlicher Bestandteil von Wissensmanagement Systemen die Organisation von Informationen, damit diese leichter gefunden werden können. Die verschiedenen Daten, Dateien und anderen Informationen, die in einem solchen System enthalten sind, können auch durch eine Kombination aus der Zuweisung von Dateikategorien und der Verwendung von Tags katalogisiert werden.

Was sind die Vorteile von Wissensmanagement Tools ?

Die Vorteile von Wissensmanagement Software konzentrieren sich in erster Linie auf die Organisation und Aufbewahrung wichtiger Informationen, sodass in Zukunft darauf zugegriffen oder zurückgegriffen werden kann. In diesem Sinne geht es beim Wissensmanagement darum, sicherzustellen, dass die durch Erfahrung und Zeit gewonnenen Erkenntnisse nicht verloren gehen, und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass Informationen schnell und einfach gefunden werden können, wenn sie benötigt werden. Zu den konkreteren, greifbaren Vorteilen von Wissensmanagement Softwaretools gehören unter anderem Folgende:

  • Informationen besser zugänglich machen: Wissensmanagement Systeme können zur Organisation und Kategorisierung einer Vielzahl verschiedener Dateien und anderer Arten der Informationsspeicherung verwendet werden, um einen schnelleren und einfacheren Zugriff zu ermöglichen. Mithilfe von Katalogisierungsfunktionen können Dateien mit Tags versehen werden, sodass sie miteinander verknüpft werden können, während Softwarelösungen in der Regel über integrierte Suchfunktionen und Menüs verfügen, durch die die Nutzer navigieren können, um das Gesuchte zu finden. In Unternehmen, die große Mengen an Daten und anderen Informationen speichern müssen, kann ein Wissensmanagement System der schnellste Weg sein, um eine bestimmte Datei zu finden.
  • Schnelles Lösen von Kundenproblemen: Ein weiterer wichtiger Einsatzbereich für Wissensmanagement Software hat eher mit den Bedürfnissen der Kunden als mit internen Bedürfnissen zu tun. Unternehmen erhalten häufig Fragen, Anfragen und andere Mitteilungen von Kunden, deren Beantwortung recht komplex sein kann. So müssen z. B. Anleitungen oder technische Informationen gegeben werden, und oft ist es am besten, wenn diese Fragen mithilfe von standardisierten Anleitungen gelöst werden. Die Mitarbeitenden können Wissensmanagement Tools also nutzen, um Antworten auf allgemeine Fragen zu finden und Probleme zu lösen. Darüber hinaus bieten viele Lösungen Selbstbedienungsfunktionen, die es den Kunden ermöglichen, selbst auf die Informationen zuzugreifen, anstatt sich an den Kundenservice wenden zu müssen.
  • Verbesserung des Wissenserhalts von Mitarbeitenden: In vielen Unternehmen werden Wissensmanagement Anwendungen eingesetzt, um Informationen zu vertiefen, die ursprünglich in Schulungs- und Coaching-Sitzungen vermittelt wurden. Dies bedeutet, dass die Software das Potenzial hat, den Erhalt des Wissens zu verbessern und das Kompetenzniveau zu steigern. Mithilfe der Selbstbedienungsfunktionen, die viele Lösungen dieser Art bieten, können die Mitarbeitenden schnell und einfach auf bereits bekannte Informationen zurückgreifen, ohne Manager oder andere leitende Mitarbeitende um Hilfe bitten zu müssen. Dies hat unter anderem zur Folge, dass grundlegende arbeitsbezogene Probleme schneller gelöst werden, es zu weniger Störungen am Arbeitsplatz kommt und die Produktivität steigt.
  • Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung Unternehmen streben eine kontinuierliche Verbesserung an, was jedoch aus verschiedenen Gründen nicht immer möglich ist. Im Laufe der Zeit können Informationen verloren gehen oder in Vergessenheit geraten, und der ständige Gewinn neuer Daten, neuer Kenntnisse und neuer Strategien kann Unternehmen schließlich auch überfordern. Wissensmanagement Tools können dabei helfen, indem sie Informationen organisieren und aufbewahren, die Weitergabe von Wissen erleichtern und die ständige Aktualisierung der Informationen ermöglichen, sodass sie nie veralten. All dies kann dazu beitragen, einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen und Ineffizienzen zu beseitigen, die den weiteren Fortschritt oft behindern.

Über welche Funktionen verfügen Wissensmanagement Tools?

Die Funktionen von Wissensmanagement Tools beruhen auf der Idee, Informationen in einer zentralen Datenbank zu organisieren, damit sie leicht gefunden und abgerufen werden können. Die einzelnen Funktionen variieren zwar je nach Softwarelösung, aber es gibt eine Reihe von Funktionen, die in fast allen Anwendungen vorhanden sind und die kategoriebestimmender Art sind. Vor diesem Hintergrund werden im Folgenden einige dieser zentralen und gemeinsamen Funktionen erläutert:

  • Wissensdatenbank-Management Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Informationen aus einer Vielzahl von Quellen und Zusammenführung dieser Informationen in einer einzigen zentralen Datenbank oder einem Repository. Der Zugriff auf möglichst viele Informationen von einem Ort aus kann die Wissensabfrage und den Wissenserwerb äußerst effizient machen. Die Lösung kann die Produktivität auch auf breiterer Ebene steigern, da alle Mitarbeitenden wissen, wo sie die benötigten Dateien oder Daten finden können, sodass es weniger Fälle gibt, in denen Unklarheit über die beste Vorgehensweise bei der Lösung von Problemen oder der Suche nach Informationen herrscht. Mit einer cloudbasierten Managementsoftware kann auch sichergestellt werden, dass der Zugriff auf die Informationen über nahezu jedes internetfähige Gerät möglich ist, was besonders für Mitarbeitende an entfernten Standorten oder im Außendienst von Vorteil sein kann.
  • Katalogisierung/Kategorisierung: Zuweisung von Kategorien, Schlüsselwörtern, Tags und anderen Identifikatoren an die im Wissensmanagement System enthaltenen Dateien, um diese Dateien mithilfe der Suchfunktion leichter auffindbar zu machen. Die Katalogisierung ist ein wesentlicher Bestandteil des Wissensmanagements, da sie es ermöglicht, Informationen auf logische Weise zu gruppieren. Dadurch wird es für Mitarbeitende und Kunden einfacher zu verstehen, wie verschiedene Dateien oder Daten in Zusammenhang stehen. Das bedeutet auch, dass die Nutzer mühelos auf mehrere Dateien zugreifen können, die sich um ein einziges Thema drehen, anstatt jede dieser Dateien einzeln suchen zu müssen.
  • Volltextsuche: Müheloses Auffinden aller in der zentralen Datenbank enthaltenen Informationen. Fast jedes Knowledge Management System verfügt über eine integrierte Suchfunktion, mit der die Nutzer schnell und einfach nach den gewünschten Informationen suchen und sich die nächstgelegenen Treffer ansehen können. Eine Volltextsuche geht jedoch noch weiter und ermöglicht es den Nutzern, nicht nur nach den benötigten Dateien zu suchen, sondern auch nach einem bestimmten Text in den Dateien zu suchen. So können alle Einträge zu einem bestimmten Thema schnell gefunden und dann gesichtet werden. Dies ist besonders wichtig in Fällen, in denen die benötigten Informationen nicht unbedingt das Hauptthema eines Dokuments sind und daher nicht im Titel, Dateinamen oder in den Tags des Dokuments enthalten sind.
  • Selbstbedienungsportal: Zugang zu den im Wissensmanagement System enthaltenen Informationen auf Selbstbedienungsbasis, sodass die Nutzer selbst auf die von ihnen benötigten Dateien oder Daten zugreifen können. Dazu gehört der Zugang zum Haupt-Repository sowie zu allen zusätzlichen Bereichen wie Diskussionsforen, Kommunikations- und Dateifreigabetools. Die besten Wissensdatenbank Plattformen bieten den Administratoren auch die Möglichkeit, dieses Selbstbedienungsangebot auf externe Nutzer – wie z. B. Kunden – auszuweiten. Auf diese Weise können Kunden viele der ganz einfachen Probleme, auf die sie stoßen, selbst lösen, ohne dass der Kundenservice oder die Supportmitarbeitenden eingreifen müssen. Dadurch können sich diese Mitarbeitenden auf komplexere Probleme konzentrieren und gleichzeitig die Reaktionszeiten verkürzen.
  • Textbearbeitung: Vornehmen von Änderungen an textbasierten Dateien und Hinzufügen von textbasierten Informationen in die zentrale Datenbank mit einem integrierten Texteditor. Zwar bieten die meisten Lösungen im Vergleich zu einem speziellen Textverarbeitungsprogramm nur recht einfache Textbearbeitungsfunktionen, doch können die Nutzer damit ihre Dateien ständig ändern und sicherstellen, dass die darin enthaltenen Informationen so aktuell wie möglich sind. Die Möglichkeit, Texte in derselben Anwendung zu bearbeiten, die auch für andere Wissensmanagementaufgaben verwendet wird, ist auch praktischer und spart Zeit.
  • Diskussionen/Foren: Führen von Diskussionen in einem Online-Forum, in dem verschiedene Themen behandelt werden. Der Gesprächsstil von Forendiskussionen kann dazu beitragen, das Wissen innerhalb einer Organisation zu erweitern, da Fragen gestellt, Erklärungen gegeben und diese Erklärungen bei Bedarf weiter vertieft werden können. Die Beschaffenheit der Foren bedeutet auch, dass mehrere Personen ihr Wissen einbringen und zur Gesamtqualität des Gesprächs beitragen können, während Themen auch auf informellere Weise diskutiert werden können, wobei Ideen ausgetauscht werden und die Möglichkeit besteht, lange Debatten über einige der komplexeren Themen zu führen.
  • Zugangskontrollen/Berechtigungen: Verwaltung des Zugriffs auf die im System enthaltenen Informationen, damit diese vor neugierigen Blicken, böswilligen Akteuren oder externen Nutzern geschützt werden können. Darüber hinaus ermöglicht die Zugriffskontroll- und Berechtigungsfunktion die Einrichtung verschiedener Berechtigungsebenen und bedeutet, dass verschiedenen Dateien oder Informationen unterschiedliche Zugriffsanforderungen zugewiesen werden können. Dadurch wird es möglich, den Zugang zu einigen Informationen in der Datenbank auf Mitarbeitende, Führungskräfte oder sogar auf bestimmte Personen zu beschränken. Darüber hinaus können einige Informationen je nach Bedarf des Unternehmens öffentlich zugänglich gemacht werden oder nur für bestehende Kunden mit einem gültigen Konto zugänglich sein. In der Regel können Administratoren die Kontrollen und Berechtigungen im Laufe der Zeit anpassen, d. h. für Mitarbeitende, die eine Beförderung erhalten, kann der Zugang erweitert werden, während für Kunden die Zugangsstufen auf der Grundlage einer abgestuften Mitgliedschaft geändert werden können.

Mithilfe des Capterra Softwareverzeichnisses wird die Suche nach der am besten geeigneten Lösung sehr viel einfacher. Die Nutzer können die verfügbaren Softwarepakete nach den darin enthaltenen Funktionen filtern, was eine bessere Ausgangsbasis für den gesamten Suchprozess ist. Wenn Unternehmen nur die Optionen präsentiert werden, die die spezifischen Funktionen enthalten, die sie benötigen, wird die Auswahl eingegrenzt und es bleibt mehr Zeit für die Suche nach den am besten geeigneten Optionen.

Was sollte beim Kauf von Wissensmanagement Tools beachtet werden?

Bei der Anschaffung eines Wissensmanagement Systems müssen zuerst eine Reihe von Dingen beachtet werden. Schließlich müssen die Unternehmen wissen, dass sie in die richtige Lösung für ihre spezifischen Bedürfnisse investieren, und das bedeutet, dass es bei der endgültigen Entscheidung nicht unbedingt nur darum geht, das beste Gesamtpaket zu finden. Stattdessen müssen die verschiedenen Optionen kontextbezogen und unter Berücksichtigung der geschäftlichen Anforderungen und Strategien ausgelotet werden. Eine gute Vorgehensweise ist es, die folgenden Fragen zu stellen und die Antworten darauf zu finden:

  • Was ist der Zweck von Wissensmanagement Tools? Zunächst ist es wichtig, sich über die tatsächlichen geschäftlichen Bedürfnisse im Zusammenhang mit dem Wissensmanagement im Klaren zu sein, da dies dabei hilft, die beste Wissensmanagement Softwarelösung zu finden. Obwohl Wissensmanagement im weitesten Sinne als die verschiedenen Methoden zur Erstellung, Verwaltung, Weitergabe und Nutzung von Unternehmenswissen verstanden werden kann, bedeutet dies in der Realität für die verschiedenen Organisationen unterschiedliche Dinge. Es gilt, darüber nachzudenken, wofür die Software benötigt wird, wer sie nutzen wird, wie sie genutzt werden wird, wer Zugriff darauf haben wird und wie dieser Zugriff für verschiedene Gruppen kontrolliert werden soll. Wenn man dies verstanden hat, ist es einfacher, die Lösung zu finden, die diesen Bedürfnissen am besten entspricht, und das ist besser, als die Optionen nur allgemein zu erkunden, ohne die praktischen Anwendungen der Software angemessen zu berücksichtigen.
  • Was kosten Wissensmanagement Tools? Als Nächstes müssen Unternehmen die mit den verschiedenen Lösungen auf dem Markt verbundenen Kosten sorgfältig abwägen und dann ihr verfügbares Budget berücksichtigen, bevor sie eine Entscheidung treffen. Eine Falle, in die Unternehmen oft tappen, ist nur an die anfänglichen Kosten zu denken, z. B. an die Einrichtungskosten und die Kosten für die Datenspeicherung. Es gibt jedoch auch potenzielle längerfristige Kosten zu berücksichtigen, darunter Abonnementgebühren für cloudbasierte Pakete, Kosten für die Schulung der Mitarbeitenden in der neuen Anwendung und Kosten im Zusammenhang mit Software-Updates, neuen Versionen und dem Zugang zum Support. Man sollte sich also erst die Gesamtbetriebs- und -nutzungskosten für jede verfügbare Knowledgebase Software ansehen, bevor zum Kauf übergegangen wird.
  • Welche Bereitstellungsoption eignet sich am besten für Wissensmanagement Tools? Unternehmen haben zwei verschiedene Optionen für die tatsächliche Bereitstellung einer Wissensmanagement Software, und dies ist nun eine der wichtigsten Entscheidungen, die getroffen werden müssen. Die Bereitstellung vor Ort ist die Option, mit der die meisten Unternehmen vertraut sind. Dazu gehören der Erwerb von Software, die Installation auf den Systemen des Unternehmens und die Verwaltung der Datenspeicherung. Updates müssen erworben und installiert werden und die Vorlaufkosten sind hoch, aber man hat ein besseres Gefühl der Kontrolle und es fallen keine langfristigen Abonnementgebühren an. Die Alternative dazu ist die cloudbasierte Bereitstellung. Dabei wird die Software von einem Dritten über ein SaaS-Modell erworben, wobei der Dritte die Verantwortung für die Bereitstellung der Software über die Cloud-Technologie, die Speicherung der relevanten Daten in der Cloud und deren sichere Aufbewahrung übernimmt. Ein großer Vorteil der cloudbasierten Bereitstellung ist die Möglichkeit, von überall auf der Welt mit einer Vielzahl von Geräten mit Internetanschluss auf die Software zuzugreifen, darunter Computer, Smartphones, Tablets usw. Die Anfangskosten sind gering und der Dienstleister bietet Unterstützung an, aber es fallen langfristige Abonnementgebühren an und die Qualität der Dienstleister und ihrer Angebote kann variieren.
  • Wie können Wissensmanagementdaten gesichert werden? Und schließlich muss an die Datensicherheit gedacht werden, ein wichtiger Aspekt bei jedem Knowledge Base Tool. Unternehmen müssen sorgfältig darüber nachdenken, wie die riesigen Datenmengen, die mit diesen Systemen verbunden sind, gespeichert werden, wo sie gespeichert werden, wie sie geschützt werden und welche Verfahren zur Risikominderung und zur Lösung etwaiger Probleme eingeführt werden können. Dies kann eine besonders wichtige Überlegung für Unternehmen sein, die sich für die cloudbasierte Speicherung und Bereitstellung entscheiden. Tatsächlich zeigen Recherchen von Gartner (Link in englischer Sprache), dass die Cloud-Sicherheit heute der am schnellsten wachsende Bereich für Investitionen in die Cybersicherheit ist, was zum Teil auf die zunehmende Nutzung von Smartphones, Tablets und anderen Geräten für den Zugriff auf Unternehmenssysteme zurückzuführen ist. Dies ist jedoch auch ein wichtiger Aspekt für diejenigen, die sich für die Bereitstellung und Speicherung vor Ort entscheiden, da diese Unternehmen die alleinige und direkte Verantwortung dafür tragen, dass die Informationen sicher sind und vor Bedrohungen geschützt werden.

Es lohnt sich auch, über die wichtigsten Trends im Bereich Wissensmanagement Tools oder Wissensdatenbank Software nachzudenken, und es kann nützlich sein, die sich abzeichnenden Trends zu kennen, die in den kommenden Jahren zum Tragen kommen könnten. Unternehmen, die in Software investieren, müssen sich darauf verlassen können, dass die Lösungen, die sie kaufen, mit Blick auf eine langfristige Nutzung entwickelt wurden. Dies setzt voraus, dass die Entwickler die neuesten Techniken, Strategien und Anforderungen kennen. Zu den wichtigsten Software-Trends im Bereich Wissensmanagement gehören:

  • Nachfrage nach mobilem Zugang: Aus einer von Gartner ausgeführten Studie (Link in englischer Sprache) geht hervor, dass eine große Zahl von Arbeitnehmern Mobiltelefone für arbeitsbezogene Aktivitäten nutzt, und in mehr als der Hälfte aller Fälle, in denen Arbeitnehmer Smartphones verwenden, nutzen sie ihr eigenes privates Gerät. Der Bericht kommt jedoch auch zu dem Schluss, dass der Einsatz von Mobilgeräten am Arbeitsplatz noch nicht vollständig ausgereift ist, was bedeutet, dass die Nutzung in den kommenden Jahren weiter zunehmen könnte, vor allem, wenn sich vom Unternehmen zur Verfügung gestellte Mobilgeräte weiter durchsetzen. Unabhängig davon bedeutet dies, dass es eine wachsende Nachfrage nach mobiler Zugänglichkeit innerhalb von Kernsoftwareanwendungen gibt, und dies hat sich mit der zunehmenden Beliebtheit von Fernarbeit noch weiter verstärkt. Einige Wissensmanagement Softwarepakete auf dem Markt bieten zwar spezielle mobile Apps an, aber die beste Möglichkeit, um Wissensmanagement Tools auf mobilen Geräten zu nutzen, sind cloudbasierte Optionen, auf die über einen mobilen Webbrowser zugegriffen werden kann. Dies kann besonders wichtig sein, wenn es um Kompatibilität und die Überwindung der Kluft zwischen Android und iOS geht.
  • Beliebtheit von dialogorientierten Nutzeroberflächen: Mit dem Aufkommen von sprachgesteuerten Assistenten wie Alexa, Siri und Google Assistant und der zunehmenden Beliebtheit von Spracherkennungssoftware wächst das Interesse an dialogorientierten Nutzeroberflächen in Softwarepaketen, die insbesondere für Wissensmanagement Anwendungen nützlich sein könnten. Die Sprachsuche würde es Nutzern beispielsweise ermöglichen, schnell und einfach die gesuchten Informationen zu finden, auch wenn sie gleichzeitig andere Aufgaben erledigen. Wenn die Sprachtechnologie auch Text aus Dokumenten vorlesen kann, wäre es möglich, Informationen, die in der zentralen Datenbank gespeichert sind, komplett mithilfe von Sprachbefehlen zu finden. Es gibt einige potenzielle Einschränkungen bei dialogorientierten Nutzeroberflächen, wie z. B. die Schwierigkeit, bestimmte regionale Akzente zu verstehen. Ein großer Vorteil ist jedoch, dass diese Oberflächen die Nutzung von Software durch Menschen mit Behinderungen und gesundheitlichen Problemen, die die Nutzung von Computern und herkömmlicher Software erschweren, ermöglichen. Daher sollten Unternehmen die Möglichkeiten in diesem Bereich prüfen, bevor sie eine endgültige Entscheidung treffen.
  • Zunehmende Verwendung von künstlicher Intelligenz: Der letzte Trend, den Unternehmensleiter und ihre IT-Abteilungen bei der Erkundung von Knowledge Management Plattformen berücksichtigen sollten, ist die kontinuierliche Verbesserung der Fähigkeiten der künstlichen Intelligenz. Vor allem aber lohnt es sich, auch über die Einsatzmöglichkeiten innerhalb von Softwarepaketen dieser Art nachzudenken. So könnte beispielsweise mithilfe von KI automatisch festgestellt werden, wie oft bestimmte Wörter in einem Dokument vorkommen, und das Dokument kann dann automatisch bezüglich des wahrscheinlichen Inhalts oder der darin enthaltenen Themen gekennzeichnet oder getaggt werden. Dadurch kann die Katalogisierung und Kategorisierung automatisiert werden, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet. Es bedeutet auch, dass KI eine Rolle dabei spielen kann, Nutzern das Auffinden von Informationen zu erleichtern. Aus diesen Gründen sollten Käufer die Verfügbarkeit von KI in verschiedenen Softwareoptionen prüfen und den potenziellen Spielraum für die Nutzung von KI in diesen Paketen erwägen.

Quellen:

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Die folgenden Quellen wurden für dieses Dokument verwendet:

  1. Gartner Forecasts Worldwide Security and Risk Management Spending to Exceed $150 Billion in 2021 (Gartner prognostiziert, dass die weltweiten Ausgaben für Sicherheits- und Risikomanagement im Jahr 2021 150 Milliarden US-Dollar übersteigen werden) – Gartner.com (Zugriffsdatum: Mittwoch, 3. November 2021)