Einführung

Als Lohnabrechnungsprogramme werden Softwarelösungen bezeichnet, die Unternehmen bei der Auszahlung von Löhnen, Gehältern und Prämien für ihre Beschäftigten unterstützen. Die meisten Lohnprogramme zielen darauf ab, möglichst viele der damit verbundenen Aufgaben zu automatisieren. Dazu gehören z. B. die korrekte Durchführung von Abzügen und die tatsächliche Verarbeitung von Zahlungen, damit das Geld zuverlässig und pünktlich auf den Konten der Beschäftigten eingeht. Für Unternehmen können Lohnabrechnungsprogramme sowohl die Effizienz als auch die Einhaltung der Steuergesetze verbessern und gleichzeitig die Belegschaft entlasten, damit sie sich auf kompliziertere Aufgaben konzentrieren kann.

Neben der Automatisierung von zentralen Aufgaben ermöglicht Lohnabrechnungssoftware in der Regel auch die Nachverfolgung relevanter Informationen über einzelne Beschäftigte, wie z. B. die ihnen zustehenden Leistungen, die Anzahl der Fehl- und Urlaubstage sowie den Urlaubsanspruch. Dies trägt nicht nur dazu bei, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt ist, sondern ermöglicht es Unternehmen außerdem, Zahlungsstreitigkeiten leichter beizulegen. Unternehmen können ihren Beschäftigten zudem einen eingeschränkten Zugang zu einigen ihrer Lohnabrechnungsdaten gewähren. Dies macht Self-Service möglich, wie beispielsweise die An- und Abmeldung von optionalen Diensten.

Durch den Einsatz von Lohnabrechnungsprogrammen können Unternehmen eine Kultur der Transparenz schaffen und pflegen. Gleichzeitig kann mit der Software vermieden werden, dass die Verantwortung für viele der damit verbundenen Aufgaben ausgelagert werden muss. Das wiederum bedeutet, dass die personenbezogenen Daten im Unternehmen verbleiben. Lohnsoftware gibt es in Form von eigenständigen Paketen, die häufig mit anderen Softwarelösungen integriert werden können, oder als Teil einer Suite von HR Software oder Buchführungsprogrammen.

Aufgrund der Art der Lohnabrechnungsprogramme und ihrer Funktionen werden sie häufig mit Lösungen wie HR Software, Arbeitszeitsoftware und Personaleinsatzplanung Software verglichen oder in deren Kategorien eingeordnet. Im Allgemeinen können neben diesen anderen Programmen Lohnabrechnungslösungen eingesetzt werden, obwohl es auch Komplettpakete gibt, und es kann zu erheblichen Überschneidungen in Bezug auf die angebotenen Funktionen kommen.

Während sich einige der Zusatz- oder Bonusfunktionen von einer Lösung zur anderen erheblich unterscheiden können, verfügen die meisten Lohnbuchhaltung Software-Tools über ähnliche Kernfunktionen, auch wenn die Qualität ihrer Implementierung letztlich durchaus unterschiedlich ausfallen kann. In diesem Sinne bietet die Anschaffung einer Lohnabrechnung Software den Nutzern in der Regel die folgenden Vorteile:

• Überwachung der Anwesenheit, Nachverfolgung von Abwesenheiten und Berechnung des Gehalts des Personals
• Digitale Überweisungen von Firmenkonten auf die persönlichen Bankkonten der Beschäftigten
• Wichtige Informationen über Mitarbeiterleistungen, Gehälter und Urlaubsansprüche
• Einhaltung der Arbeits- und Steuergesetze und Erstellung entsprechender Berichte

Was ist ein Lohnabrechnungsprogramm?

Lohnabrechnungsprogramme sollen Unternehmen, ihren Führungskräften und Finanzabteilungen dabei helfen, alle wichtigen Aufgaben im Zusammenhang mit der Berechnung und Auszahlung von Gehältern, Löhnen und Boni abzuwickeln. Gleichzeitig sollen Lohnabrechnungslösungen dafür sorgen, dass Unternehmen relevante Informationen organisiert und leicht zugänglich aufbewahren können, sodass bei Bedarf auf sie zurückgegriffen werden kann und das Unternehmen mehr Transparenz bietet.

Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen in Payroll Software investieren, ist die Automatisierung zahlreicher mit der Gehaltsabrechnung verbundener Aufgaben. Bei entsprechender Konfigurierung kann die Software automatisch berechnen, wie viel jedem/jeder Beschäftigten gezahlt werden sollte, und dieses Geld zum angegebenen Datum auf sein/ihr Konto überweisen, ohne dass ein größeres Eingreifen seitens menschlicher Nutzer erforderlich wäre. Darüber hinaus bietet die Software jedoch auch Optionen für Nutzer, die bei Bedarf praktischer vorgehen möchten, wie etwa beim Zugriff auf relevante Daten und bei der manuellen Ausstellung von Zahlungen.

Im Allgemeinen wird Software für die Lohnabrechnung von Unternehmen und anderen Organisationen verwendet, die ihre Beschäftigten bezahlen und Aufzeichnungen über ihre Zahlungen führen müssen. Die Funktionen mancher Lohnabrechnungsprogramme können jedoch auch für andere nützlich sein, z. B. für Personen, die auf die Einhaltung von Steuervorschriften achten müssen. Gehaltsprogramme werden häufig als eigenständige Pakete angeboten. Sie können aber auch als Teil einer größeren Suite verkauft werden, die eine Reihe anderer betriebswirtschaftlicher oder finanztechnischer Anwendungen enthält, die in Verbindung miteinander genutzt werden können.

Welche Vorteile bieten Lohnabrechnungsprogramme?

Die Vorteile der Lohnabrechnungsprogramme liegen vor allem darin, dass man mit einer einzigen Anwendung eine Vielzahl verschiedener Zahlungs- und Gehaltsfunktionen ausführen kann und nicht zwischen mehreren Softwarelösungen wechseln muss. Es gibt jedoch eine Reihe von konkreten Vorteilen, die sich aus dem Einsatz dieser Software ergeben, und es kann wichtig sein, einige dieser Vorteile genauer zu betrachten. Gehaltsabrechnung Software bietet Unternehmen:

• Höhere Genauigkeit und Effizienz: Unternehmen sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre Effizienz im gesamten Unternehmen zu steigern, und der Einsatz von Lohnabrechnungslösungen kann dazu einen wichtigen Beitrag leisten. Die mögliche Automatisierung bedeutet, dass viele der Prozesse, die jeden Monat – oder in regelmäßigen Abständen – durchgeführt werden müssen, ohne menschliches Eingreifen erledigt werden können. Darüber hinaus kann die Software auch automatisch berechnen, wie viel jede/-r Beschäftigte unter Berücksichtigung seines/ihres Grundlohns oder -gehalts, der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden und eventueller Zuschläge oder Abzüge erhalten sollte. Dies fördert nicht nur die Effizienz, sondern kann auch die Genauigkeit erhöhen, weil einige der mit menschlichen Fehlern verbundenen Probleme, die sonst möglicherweise auftreten könnten, vermieden werden.
• Bessere Einhaltung der Rechtsvorschriften: Einer der größten potenziellen Vorteile der Lohnabrechnungsprogramme ist die Möglichkeit, die Einhaltung von Vorschriften in einer Reihe von Kernbereichen zu verbessern. Software für Lohnbuchhaltung kann Unternehmen dabei helfen, die Steuerangelegenheiten zu verwalten, sicherzustellen, dass alle Zahlungen pünktlich erfolgen, und als einfach zu bedienendes Repository für frühere Unterlagen und Berichte dienen. Die Software kann Unternehmen aber auch noch in anderen Bereichen helfen. So können zum Beispiel Vorschriften wie die DSGVO für viele Arbeitgeber relevant sein, weil Unternehmen verpflichtet sind, die personenbezogenen Daten ihrer Beschäftigten zu schützen, und Lohnprogramme können einen Beitrag dazu leisten, indem sie die Daten sicher und geschützt aufbewahren.
• Self-Service-Tools: In etlichen Unternehmen wird viel Zeit und Mühe darauf verwendet, die Anfragen von Beschäftigten nach Informationen über ihre Vergütung zu beantworten. Das kann zu einer besonderen Herausforderung werden, wenn die Beschäftigten Informationen über eine ältere Gehaltsabrechnung oder über vergangene Abzüge benötigen. Ein großer Vorteil der Lohnabrechnungsanwendungen ist die Möglichkeit, den Beschäftigten Zugang zu einem Self-Service-Portal zu bieten. Die Beschäftigten können in begrenztem Umfang auf die in der Datenbank enthaltenen Informationen, z. B. auf ihre eigenen Gehaltsabrechnungen, zugreifen und haben gleichzeitig die Möglichkeit, Anpassungen an den Opt-in-Programmen vorzunehmen. Dadurch wird Zeit eingespart, die sonst für die Beantwortung der Anfragen aufgewendet werden würde, und die Beschäftigten haben jederzeit die Möglichkeit, schnell auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen.
• Outsourcing reduzieren oder ganz abschaffen: Viele Unternehmen, die keinen Zugang zu Lohnabrechnungsprogrammen haben, entscheiden sich stattdessen dafür, die Lohnabrechnung an eine externe Organisation auszulagern. Diese Auslagerung hat zwar Vorteile, birgt aber auch Risiken. Eines der größten ist die Notwendigkeit, einem externen Unternehmen die personenbezogenen Daten oder die digitale Personalakte der Beschäftigten anzuvertrauen. Wer die Lohn- und Gehaltsabrechnung im eigenen Unternehmen abwickelt, kann die mit dem Outsourcing verbundenen Sicherheitsrisiken vermeiden und gleichzeitig die mit dem Outsourcing verbundenen Kosten entweder ganz einsparen oder doch erheblich reduzieren.

Über welche Funktionen verfügen Lohnabrechnungsprogramme?

Die Funktionen der Lohnabrechnungsprogramme zielen in der Regel darauf ab, die korrekte Bezahlung der Beschäftigten zu erleichtern und gleichzeitig möglichst viele der eher vorhersehbaren oder sich wiederholenden Aufgaben zu automatisieren. Obwohl es zwischen den verschiedenen Softwarelösungen erhebliche Unterschiede in Bezug auf die enthaltenen zusätzlichen Funktionen und die Qualität der Implementierung gibt, weisen die meisten Produkte in dieser Kategorie ähnliche Kernfunktionen auf. Die gebräuchlichsten und wichtigsten Funktionen von Lohnabrechnungsanwendungen sind:

• Lohnabrechnung: Eine Lohndatenbank, die alle wichtigen Informationen enthält, die für die Bezahlung des Personals und die konkrete Berechnung und Verarbeitung dieser Zahlungen wichtig sind. Zu den Daten, die typischerweise in einer derartigen Datenbank enthalten sind, gehören u. a. die Namen und Kontaktdaten der einzelnen Beschäftigten, ihr Grundgehalt oder Lohn, ihre Sozialleistungen, Steuerinformationen und Informationen über Gehaltsvorschüsse oder -erstattungen. Einzelne Eintragungen in der Datenbank können problemlos geändert werden, während Änderungen in der Regel für ganze Abschnitte der Datenbank auf einmal vorgenommen werden können. So lässt sich z. B. ganz einfach eine prozentuale Erhöhung des Jahreslohns für eine ganze Abteilung oder eine Lohnerhöhung für das gesamte Unternehmen vornehmen. Darüber hinaus ermöglichen etliche Lösungen, den Beschäftigten einen begrenzten Zugang zu ihren eigenen Daten zu gewähren und einen Teil dieser Daten zu kontrollieren. So kann ein Beschäftigter z. B. seine Teilnahme an der betrieblichen Altersvorsorge anpassen oder seine personenbezogenen Daten aktualisieren.
• Gehaltsabrechnungs-Berichterstattung: Verfolgung wichtiger Kennzahlen, Speicherung nützlicher Informationen und Nutzung dieser Daten, um automatisch Berichte zu erstellen, die an Beschäftigte, die Geschäftsleitung, die Personalabteilung oder andere Personen, die Zugriff benötigen, gesendet werden können. Die Berichte, die durch die Gehaltsabrechnungs-Berichtserstattungsfunktion von Softwarelösungen dieser Art erstellt werden, können in der Regel so angepasst werden, dass sie den Bedürfnissen jedes einzelnen Unternehmens entsprechen. Mit dieser Funktion können Unternehmen und ihre Finanz- oder Rechtsabteilungen zudem sicherstellen, dass sie alle Gehaltsabrechnungen, Leistungsberichte und ähnliche Dokumente in einem Standardformat erstellen, das für alle Beteiligten leichter zu verstehen ist.
• Einhaltung der Steuergesetze: Bearbeitung aller steuerrelevanten Vorgänge, automatische Planung von Steuerzahlungen, die bis zu einem bestimmten Datum zu leisten sind, und Speicherung wichtiger Informationen, auf die eventuell zurückgegriffen werden muss, wie z. B. relevante Gesetze, Steuerunterlagen oder Quittungen. Der Zugriff auf steuerrelevante Dokumente und Informationen aus mehreren Jahren an einem einzigen, zentralen Ort kann von unschätzbarem Wert sein, wenn man sicherstellen will, dass ein Unternehmen die Vorschriften vollständig einhält und in der Lage ist, bei eventuellen Prüfungsanfragen umfassend zu kooperieren. Außerdem kann die Aufbewahrung von Steuerunterlagen bei Rückfragen von Beschäftigten zu Steuerabzügen von ihrem Gehalt hilfreich sein.
• Kalenderverwaltung: Anzeige und Aktualisierung eines Geschäftskalenders, in dem relevante Informationen gespeichert werden können, sodass sie leicht zugänglich und logisch organisiert sind. Der Kalender kann die Termine enthalten, an denen Zahlungen getätigt werden, die Urlaubstage der Beschäftigten, wichtige Fristen für die Einreichung von Steuererklärungen oder für wichtige Lohnentscheidungen und vieles mehr. In vielen Fällen können die Kalenderfunktionen mit anderen externen Kalender Apps synchronisiert werden, und häufig lassen sich auch Benachrichtigungsfunktionen einrichten, damit Unternehmen kein wichtiges Ereignis verpassen.
• Direktüberweisung: Überweisung von Löhnen oder Gehältern an die Beschäftigten über die Software mithilfe einer digitalen Direktüberweisungsfunktion. Mit dieser Funktion können Zahlungen ganz einfach von den Firmenkonten auf die persönlichen Bankkonten der einzelnen Beschäftigten überwiesen werden. Bankdaten für alle einzelnen Beschäftigten können gespeichert und bei Bedarf geändert werden. Mittlerweile kann der eigentliche Überweisungsprozess manuell durchgeführt oder geplant und vollständig automatisiert werden. Durch diese Art der Automatisierung können Unternehmen gewährleisten, dass ihre Beschäftigten alle am selben Tag und zur selben Zeit bezahlt werden. Jede/-r Beschäftigte erhält automatisch den Betrag, der ihm/ihr zum Zeitpunkt der Zahlung zusteht, und zwar auf der Grundlage der in der Datenbank enthaltenen Informationen. In vielen Fällen kann diese Funktion auch genutzt werden, um Geld auf andere Konten, z. B. auf die von Geschäftspartnern, zu verschieben.
• Anwesenheitsnachverfolgung: Kontrolle der Anwesenheit der Beschäftigten im Zeitverlauf, Verfolgung der Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden und Aufzeichnung anderer wichtiger Informationen im Zusammenhang mit der Anwesenheit und der Lohnabrechnung. Dazu gehören Fehltage, unbezahlter Urlaub und Urlaubstage der Beschäftigten. Die Anwesenheitsnachverfolgung kann unternehmensweite Statistiken beinhalten, wie z. B. die durchschnittliche Anwesenheitsquote im Unternehmen oder die durchschnittliche Anzahl der von den Beschäftigten geleisteten Arbeitsstunden. Sie bietet aber auch die Möglichkeit, Informationen über die einzelnen Beschäftigten zu erfassen. Der Rückgriff auf diese Daten kann entscheidend sein, wenn es zu einem Lohnstreit kommt oder wenn die Richtigkeit des Lohns eines Beschäftigten aus anderen Gründen infrage gestellt wird. In einigen Fällen kann diese Funktion auch in eine Personaleinsatzplanung Software integriert werden.

Mit dem Verzeichnis von Capterra für Lohnabrechnungsprogramme ist es für Nutzer einfach, die verfügbaren Optionen zu filtern und somit nur Lösungen anzuzeigen, die genau die benötigten Funktionen enthalten. Das macht den gesamten Anschaffungsprozess viel einfacher und ermöglicht es Unternehmen, die bestmögliche Lösung für ihre Bedürfnisse zu finden.

Was sollte beim Kauf von Lohnabrechnungsprogrammen berücksichtigt werden?

Bei der Investition in Lohnabrechnungslösungen gibt es eine Reihe von Aspekten, die sorgfältig bedacht werden müssen. Schließlich möchten Unternehmen nicht nur die beste umfassende Lohnabrechnungslösung auf dem Markt finden. Stattdessen möchten sie ein Softwarepaket, das ihren individuellen Anforderungen am ehesten gerecht wird. Eine gute Möglichkeit, die wichtigsten Überlegungen abzuarbeiten, ist es, eine Reihe von Fragen zu stellen und klare Antworten darauf zu finden. Einige dieser zentralen Fragen sind:

• Über welche Funktionen verfügen Lohnabrechnungsprogramme? Die erste und vielleicht wichtigste Überlegung bei der Auswahl einer Lohnabrechnungslösung ist der genaue Funktionsumfang, der angeboten wird. Während die genannten Kernfunktionen wahrscheinlich in den meisten Lösungen vorhanden sind, zeichnen sich die besten Optionen manchmal durch einige zusätzliche Funktionen aus. Selbst wenn die geschäftlichen Anforderungen eher einfach oder bescheiden sind, sollte man sich die Zeit nehmen, um die bestmögliche Option auf der Grundlage der Anforderungen und der tatsächlichen Möglichkeiten der jeweiligen Anwendung zu finden. Außerdem sollten sich die Unternehmen darüber im Klaren sein, dass sich das beste Programm für ihre Bedürfnisse von der besten Lösung für ein anderes Unternehmen unterscheiden kann, weil die Art und Weise, wie die Anwendung genutzt wird, sehr unterschiedlich sein kann.
• Was kosten Lohnabrechnungsprogramme? Bei der Auswahl der Software müssen sich die Unternehmen über das verfügbare Budget im Klaren sein. Der Betrag kann zwischen dem absoluten Höchstbetrag, den sich das Unternehmen leisten kann, und dem Betrag, auf den das Unternehmen die Ausgaben idealerweise beschränken möchte, liegen. Auch wenn die Kosten für Software immer eine wichtige Rolle spielen werden, müssen Unternehmen dieses Thema richtig beurteilen. Sie müssen die Gesamtkosten für die Anschaffung der Software, die Einrichtung der Software, die Schulung der Beschäftigten zur effektiven Nutzung und die kontinuierliche Nutzung der Software im Laufe der Zeit berücksichtigen. Manche Software kann direkt gekauft werden und der Käufer erhält das volle Eigentum und die Kontrolle über die Nutzung der Software, während andere Lösungen über ein Abonnement vertrieben werden, bei dem das Unternehmen für den Zugang zu einem fortlaufenden Service bezahlt. Eine Organisation muss außerdem recherchieren, ob Kosten für die Speicherung der damit verbundenen Daten anfallen werden. Außerdem könnten langfristig weitere Kosten anfallen, z. B. für die Aktualisierung der Software.
• Welche Integrationen sind möglich? Als Nächstes sollten die Einkäufer überlegen, wie sich die Lohnabrechnungsprogramme in ihre breitere Software-Strategie einfügen, und vor allem, wie sie mit anderen Lösungen integriert werden können. Zahlreiche Anwendungen in dieser Kategorie können vollständig in eine Vielzahl anderer Programme integriert werden, z. B. in HR Software, Kalender Software, Buchführungsprogramme und Personaleinsatzplanung Software. Manche Unternehmen nutzen möglicherweise jedoch andere Tools, die für ihre Arbeit wichtig sind und die in die gewählte Lohnabrechnungssoftware integriert werden müssen. Im weiteren Sinne ist es ebenfalls wichtig, dass die Unternehmen prüfen, ob die Optionen mit ihren Geräten und den verwendeten Betriebssystemen kompatibel sind und ob einige Programme oder Tools eventuell geändert werden müssen.
• Gibt es Instrumente zur Einhaltung von Rechtsvorschriften? Unternehmen und ihre Buchhaltungsabteilungen müssen sich an strenge Fristen halten, wenn es um die Zahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen geht. Eine Nichteinhaltung von Fristen oder eine ungenaue Berichterstattung kann nicht nur in Form von Bußgeldern teuer werden, sondern die spezifischen Anforderungen können auch von Ort zu Ort unterschiedlich sein und sich im Laufe der Zeit ändern. Aus diesem Grund sollten Unternehmen solchen Lösungen den Vorzug geben, die Tools zur Einhaltung der Vorschriften bieten. Entscheidend ist jedoch, dass diese Instrumente auf die lokalen Vorschriften und Regelungen zugeschnitten sind und dass es eine Möglichkeit gibt, die Software zu aktualisieren, wenn sich die Gesetze ändern.
• Wie nutzerfreundlich ist die Software? Die Funktionen einer Anwendung sind ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal, aber für viele Unternehmen kann die Nutzeroberfläche genauso wichtig sein. Je nutzerfreundlicher ein Softwarepaket ist, desto einfacher ist die Bedienung für die Beschäftigten, was positive Auswirkungen hat: Die Investitionen in Schulungen werden auf ein Minimum reduziert, unnötige Fehler werden vermieden und das Onboarding neuer Beschäftigter wird erleichtert. Um eine nutzerfreundliche Software zu erwerben, müssen sich die Unternehmen die Zeit nehmen, die verfügbaren Optionen gründlich zu recherchieren, soweit möglich kostenlose Testangebote zu nutzen, und Bewertungen und sonstiges Feedback von bestehenden Nutzern der Software zu lesen.
• Kann die Software aus der Ferne genutzt werden? Darüber hinaus ist es wichtiger denn je, dass Softwarepakete aus der Ferne zugänglich sind. Der allgemeine Trend, dass immer mehr Unternehmen ihre Belegschaft von zu Hause aus arbeiten lassen, war schon in den letzten Jahren zu beobachten, wurde aber durch die COVID-19-Pandemie und die darauf folgenden Einschränkungen für Menschenansammlungen am Arbeitsplatz noch verstärkt. Nach der anfänglichen Krise setzten viele Unternehmen weiterhin auf Fernarbeit oder hybride Arbeitsmodelle, aber diese Umstellung erforderte eine gründliche Planung. Tatsächlich zeigt eine Studie von Capterra, dass 48 % der Unternehmen aufgrund der Pandemie neue Software implementierte und 58 % der Unternehmen ihre Angebote so angepasst hat, dass sie virtuell angeboten werden können. Um solche Umbrüche und ungeplanten Ausgaben in Zukunft zu vermeiden, bevorzugen viele Unternehmen Softwarelösungen, die sowohl aus der Ferne als auch vor Ort genutzt werden können, wenn sich der Bedarf ändert.

Welche Trends bei Lohnabrechnungsprogrammen sind am relevantesten?

Die wichtigsten Trends im Bereich der Lohnabrechnungsprogramme sind ebenfalls ein wichtiges Thema, über das man nachdenken sollte, bevor man eine endgültige Kaufentscheidung trifft. Unternehmen müssen versuchen, in Software zu investieren, die auf absehbare Zeit nützlich bleibt, entweder weil sie bewusst mit Blick auf Trends in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und die aktuelle Entwicklung der Geschäftsanforderungen entwickelt wurde oder weil die Software regelmäßig aktualisiert wird, um neue Trends zu berücksichtigen. Einige der spezifischen Trends im Zusammenhang mit Lohnabrechnungslösungen, die Unternehmen und ihre Entscheidungsträger kennen sollten, sind:

• Die Zunahme von cloudbasierter Software: Zu den größten Trends im Bereich der Lohnabrechnungsanwendungen gehört die rasante Entwicklung und Einführung von cloudbasierten Softwarelösungen. Diese Art von Software wird in der Regel über ein laufendes Abonnement bezahlt, wobei ein externer Dienstleister die Kontrolle über die Datenverarbeitung übernimmt. Er hält die Software auf dem neuesten Stand und sorgt dafür, dass die Software ständig funktionsfähig und verfügbar ist. Der wohl größte Vorteil des SaaS-Ansatzes in der Cloud ist die Möglichkeit, dass mehrere Nutzer gleichzeitig auf die Software zugreifen können, unabhängig davon, ob sie vor Ort oder aus der Ferne arbeiten, und dass sie alle Änderungen an den Daten sofort mit dem gesamten Unternehmen teilen können. Cloudbasierte Software bietet zudem Vorteile in Bezug auf die Zugänglichkeit, denn viele dieser Optionen sind browsergestützt, d. h. sie können auf einer Vielzahl von internetfähigen Geräten genutzt werden, oftmals ohne die Notwendigkeit, eine besondere Software zu installieren.
• Verstärktes Vertrauen in die künstliche Intelligenz: Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen versetzen Unternehmen in die Lage, ohne menschliches Eingreifen augenscheinlich intelligente Aktionen auszuführen, was die Effizienz erheblich steigern kann. In Lohnabrechnungsanwendungen gibt es eine wachsende Nachfrage nach KI-gestützten Funktionen. Ein Chatbot könnte zum Beispiel viele der häufigsten Fragen beantworten, die Beschäftigten zu ihren Gehaltsabrechnungen oder zur betrieblichen Altersvorsorge haben. Das würde Zeit sparen, welche die Beschäftigten normalerweise für die Beantwortung von Anfragen aufwenden müssen, und ermöglicht den Support rund um die Uhr.
• Höhere Anforderungen an die Integration: Schließlich haben Unternehmen mit mehr Daten zu tun als je zuvor, und das kann leicht zu Verwechslungen und Unregelmäßigkeiten führen, wenn keine vernünftigen Maßnahmen ergriffen werden, um die Daten im gesamten Unternehmen einheitlich zu verwalten. Der Stellenwert der Integration wird immer größer, denn Unternehmen wollen Daten zwischen HR Software, Buchführungsprogrammen und Personaleinsatzplanung Software problemlos austauschen können. Wo eine derartige Integration möglich ist, kann sie Unternehmen helfen, unnötige Datenverdopplungen zu vermeiden. Außerdem werden Daten, die in einer Anwendung aktualisiert werden, in allen anderen Anwendungen übernommen, was insbesondere für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit nützlich sein kann.

Quellen:

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

1. Digitalisierung weltweit: COVID-19 zwingt Entscheidungsträger zur schnellen digitalen Transformation – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Donnerstag, 21. Juli 2022)

2. Studie zum Home-Office: 59 % der Unternehmen weltweit arbeiten wegen COVID-19 remote – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Donnerstag, 21. Juli 2022)