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Personaleinsatzplanung Software

Mit Personaleinsatzplanung Software oder Workforce Management Software können Unternehmen die Zuteilung und die Anforderungen von Arbeitsressourcen planen, nachverfolgen und verwalten. Personalplanungssoftware hilft Unternehmen außerdem, erstklassige Mitarbeiter weiterzuentwickeln und zu binden. Diese Anwendungen ermöglichen Unternehmen, die Personaleinsatzplanung zu optimieren und die Arbeitskosten zu senken. Personalplanung Software ist mit HR Software, Lohnprogrammen, Planungssoftware und Stempeluhr Software verbunden.

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Eine Software zur Visualisierung von Organisationsstrukturen, KPIs und Big Data sowie zur Planung neuer Strukturen. Erfahre mehr über Ingentis org.manager
Die Software Ingentis org.manager visualisiert basierend auf Ihrer Datenquelle HR-Daten, z.B. in Form von Organigrammen oder Grafiken und Dashboards für Kennzahlen und Big Data. Dies kommt bei verschiedenen Anwendungsfällen gelegen, wo wichtige Informationen durch HR-Analysen bezogen werden, z.B. um Vakanzen oder bevorstehende Renteneintritte zu verwalten. Zudem kann durch die Simulation von Reorganisationen aufgezeigt werden, wie zukünftige Organisationsstrukturen aussehen würden. Erfahre mehr über Ingentis org.manager

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Verwalte mobile Mitarbeiter mit der Synchroteam Field-Service-Management-Software (FSM). Erstelle deine kostenlose Testversion in weniger als einer Minute. Live-Support. Erfahre mehr über Synchroteam
Verwalte mobile Mitarbeiter effizient, vereinfache Geschäftsprozesse und optimiere Kosten mit der Synchroteam Field-Service-Management-Software (FSM) für die Personalverwaltung. Synchroteam bietet Tracking, Planung, Versand, Kalender, Job-Management, Reporting, CRM, Rechnungsstellung und Karten. Cloudbasierte SaaS mit mobilen Apps für iOS und Android. Integration mit Quickbooks. Erstelle eine kostenlose Testversion in weniger als einer Minute und organisiere dich mit der kostengünstigen, leistungsstarken und anpassbaren Lösung für den Außendienst. Live-Support. Erfahre mehr über Synchroteam

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bob rationalisiert die Verwaltung drastisch und verbessert die Erfahrungen der Belegschaft mit einer intelligenten mobilen App, einem personalisierten Speicher für Leistungen und attraktiven Onboarding- und Umfragetools. Die umfangreichen Echtzeitdaten von bob liefern Personen mit Entscheidungsbefugnis wertvolle Einblicke und helfen der Belegschaft, eine engere Verbindung zu den Menschen aufzubauen, mit denen sie in aller Welt zusammenarbeiten. bob ist die perfekte Lösung für Unternehmen mit mehr als 80 Mitarbeitenden. Erfahre mehr über Bob

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Meistere das Personalmanagement mit Gomocha. Erziele nahtlos Spitzeneffizienz und Mitarbeiterzufriedenheit. Erfahre mehr über Gomocha
Die Workforce-Management-Lösung von Gomocha optimiert die Leistung deines Teams von der Planung bis zur Aufgabenzuweisung. Die Software steigert die Produktivität, minimiert Ausfallzeiten und fördert die Mitarbeiterzufriedenheit, indem sie Echtzeiteinblicke und Tools für eine effiziente Personalplanung bereitstellt. Die Lösung befasst sich mit der Herausforderung, Arbeitslasten auszugleichen und Serviceverpflichtungen zu erfüllen. Somit eignet sie sich speziell für Unternehmen, die sich auf die Maximierung der Effizienz und die Einhaltung hoher Servicebereitstellungsstandards konzentrieren. Erfahre mehr über Gomocha

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Factorial optimiert die HR-Prozesse in jeder Phase des Mitarbeiterlebenszyklus, damit HR sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Erfahre mehr über Factorial
Steigern Sie die Produktivität Ihrer Belegschaft, verbessern Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter*innen und verbessern Sie die interne Kommunikation. Vernetzen Sie sich mühelos mit Ihren Teams, wo immer Sie gerade sind! Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche optimiert Factorial die HR-Prozesse in jeder Phase des Mitarbeiterlebenszyklus. Wir wollen die Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, Rekrutierung, Onboarding, und Mitarbeiterbeurteilungen so einfach wie möglich für Sie machen. Erfahre mehr über Factorial

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Asana ist die einfachste Lösung zur Organisation und Koordination Ihrer Teams. Sehen Sie, warum Asana bei Capterra so gut abschneidet.
Asana ist die perfekte Plattform, um alle Meetings und die Leistung Ihres Teams zu verwalten. Asana hilft bei der teamübergreifenden Koordination der Arbeit – von täglichen Aufgaben bis hin zu strategischen Vorhaben. Es ist die einzige Work-Management-Plattform, mit der Sie zuverlässig Ziele umsetzen und Teams optimal vernetzen können. Millionen von Kunden in 190 Ländern nutzen Asana bereits gratis – erreichen auch Sie mit weniger Aufwand mehr. Erfahre mehr über Asana

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Personalzeiterfassung mit mobiler App und GPS. Damit ist in Echtzeit zu sehen, wer wo an welchen Projekten arbeitet. Einfache Integration von Lohn- und Gehaltsabrechnung
TSheets ist eine Lösung zur Mitarbeiterzeiterfassung und -planung, die Geschäftsinhabern Zeit und Geld spart. Mit ihr sind die Zeiten der alten Stempeluhr oder Tabelle vorbei und die Gehaltsabrechnung, Rechnungsstellung und Auftragskalkulation werden vereinfacht. Egal, ob die Mitarbeitenden im Büro oder von unterwegs aus arbeiten, sie können ihre Zeit von jedem Ort aus mit einem Smartphone, Tablet, Desktop oder Laptop in Echtzeit verfolgen. TSheets ist ein in Quickbooks eingebettetes Zeiterfassungssystem. Erfahre mehr über QuickBooks Time

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Spare Zeit und Geld und gewinne Sicherheit mit ADP Workforce Now, der einfach zu bedienenden und vollständigen Human-Capital-Management-Lösung für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter*innen. Die vollständig integrierte Suite von ADP Workforce Now ist aus einer einzigen Datenbank aufgebaut und bietet Funktionen für das Personalwesen, die Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Talentmanagement, Zeit- und Arbeitsmanagement sowie HR-Analyse. Workforce Now lässt sich auch einfach und sicher in andere Personal- und Geschäftsanwendungen integrieren. Erfahre mehr über ADP Workforce Now

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Personalmanagement ist einfacher mit Clockify – einer App zur Zeiterfassung und Anwesenheit, Planung und Organisation von Aufgaben und Projekten
Personalmanagement ist in Clockify einfach. Verfolge die Anwesenheit von Mitarbeitenden und ihre Arbeitszeiten, vergleiche verfolgte Stunden mit Tageszielen und extrahiere Daten zur Mitarbeiterproduktivität. Plane Aufgaben für Mitarbeitende, verschaffe dir einen Überblick über die Verfügbarkeit aller Personen, um Überschneidungen zu vermeiden und das Personalmanagement zu optimieren. Erfahre mehr über Clockify

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ClickUp ist ein herausragendes Belegschaftsmanagement-Tool mit vollständig anpassbaren und proprietären Funktionen, die es unentbehrlich machen.
ClickUp ist eines der am besten bewerteten Belegschaftsmanagement-Tools. Verwende Dokumente, Erinnerungen, Ziele, Kalender, Chat, Terminplanung, zugewiesene Kommentare, nutzerdefinierte Ansichten und mehr mit diesem All-in-one-Belegschaftsmanagement-Tool. Die Lösung wird von mehr als 100.000 Teams wie Airbnb, Google und Uber verwendet und vereint deine gesamte Belegschaft in einem einzigen Tool. ClickUp wurde für Teams aller Größen und Branchen entwickelt. Die vollständig anpassbaren und proprietären Funktionen sind unentbehrlich für alle, die das Belegschaftsmanagement an einem Ort unterbringen möchten. Erfahre mehr über ClickUp

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Die Zusammenarbeit mit Confluence ist eine bahnbrechende Art und Weise, Ideen zu teilen, Communites zu erstellen und auf unterhaltsame und einfache Art im Team Arbeit zu erledigen.
Confluence ist eine leistungsfähige Plattform, die auf Team-Eigentum und Zusammenarbeit im Vergleich zu individueller Arbeit fokussiert ist. Von der Dokumentenerstellung bis hin zur Projektzusammenarbeit, es bietet eine bahnbrechende Möglilchkeit, Ideen zu teilen, Communities zu erstellen und deine Arbeit zu erledigen. Es bietet einen Ort, deine Team-Dokumentation zu erstellen, zu entwickeln und zu erfassen; eine robuste Projektplattform mit vielen sozialen Funktionen; eine umfangreiche Wissensbasis, um Ideen zu teilen und zu entdecken; und eine erstklassige Integration mit JIRA-Software. Erfahre mehr über Confluence

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Mit der Workforce-Management-Plattform von Rippling kannst du automatisierte Workflows, Warnungen und Genehmigungen erstellen, um Probleme zu lösen, bevor sie auftreten.
Mit der Workforce-Management-Lösung von Rippling kannst du automatisierte Arbeitsabläufe, Warnungen und Genehmigungsketten erstellen, um Probleme zu lösen, bevor sie auftreten. Von Überstundenanträgen über nicht genommene Pausen bis hin zu nicht genehmigten Arbeitszeiten – du bist immer einen Schritt voraus. Du kannst auch leistungsstarke, nutzerdefinierte Berichte erstellen, die die Arbeitskosten nach Tätigkeit, Standort oder einer anderen Dimension gruppieren, um Trends sichtbar zu machen und die strategische Personalplanung zu unterstützen. Erfahre mehr über Rippling

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Einfache Verwaltung von Zeit und Ausgaben durch flexible Nachverfolgungsoptionen, Admin-Genehmigungen, benutzerdefinierte Kategorien, Berechnungsdaten, Berichte und mehr.
Time Tracker von eBillity ist eine Zeit- und Fakturierungsanwendung zur Vereinfachung von Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. Mitarbeiter haben die Flexibilität, Zeit und Ausgaben von überall aus zu verfolgen! Einträge können zur Admin-Genehmigung (sofern aktiviert) eingereicht werden, bevor sie für die Abrechnung und Rechnungslegung verarbeitet werden. Zwei-Wege-Integration mit QuickBooks, Xero, Sage, ADP, Gusto, Concur und mehr. Seit 2012 wurden über 650 Millionen Stunden verfolgt und über 1 Milliarde Dollar in Rechnung gestellt! Bezahle deine Mitarbeiter und stelle Kunden Rechnungen für die tatsächlich geleistete Zeit aus. Erfahre mehr über Time Tracker

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BambooHR automatisiert betriebliche Aufgaben und entlastet die Personalabteilung, damit sie die Großprojekte durchzuführen kann, die den Unterschied ausmachen.
Mit den Personalmanagementfunktionen von BambooHR kannst du benutzerdefinierte Workflows erstellen, um deine Entscheidungsprozesse effizienter zu gestalten und die Integrität deiner Daten zu schützen. Beseitige Engpässe, indem du Genehmigungen einfacher verwaltest und noch einfacher ausführst und deinem Unternehmen damit ein schnelleres Wachstum ermöglichst. Erfahre mehr über BambooHR

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Leistungsstarke, aber einfach zu bedienende, Cloud-basierte Bau-Projektmanagement-Software für alle Baufachleute zu einem Pauschalpreis.
Procore Technologies, Inc., weltweite Nummer eins und am weitesten verbreitete Bau-Management-Software, hilft durch die Straffung und Mobilisierung von Projektkommunikation und Dokumentation Unternehmen, drastisch Projekt-Effizienz und Verantwortlichkeit zu erhöhen, wodurch Gewinne gesteigert werden. Procore ermöglicht Bau-Profis, bei Projekten von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät zusammenzuarbeiten, mit Zugang zu allen Projektunterlagen, Verträgen, RFIs, Vorlagen, Zeitplänen und Zeichnungen und mehr. Erfahre mehr über Procore

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ClockShark ist die führende Zeiterfassungs- und Planungssoftware für Bauunternehmen, den Außendienst und Franchiseunternehmen.
ClockShark ist die führende Zeiterfassungs- und Planungssoftware für lokale Bauunternehmen, den Außendienst und Franchiseunternehmen, die eine einfachere Möglichkeit suchen, die Zeit der mobilen Mitarbeiter*innen zu erfassen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen schnell und genau durchzuführen und die Auftragskosten zu verstehen. Über 4.000 Kund*innen haben Stundenzettel in Papierform durch eine Software ersetzt, die den Geschäftsbetrieb vereinfacht und die Buchhalter*innen zufriedenstellt. Verlass dich nicht auf Worte, starte noch heute mit der kostenlosen Testversion! Erfahre mehr über ClockShark

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Die Anwendung zur Ressourcenplanung, der die weltweit führenden Agenturen und Marken wie Vice, RGA und Buzzfeed vertrauen.
Float unterstützt Agenturen, Studios und Firmen beim Ressourcenmanagement. Seit 2012 hilft es den besten Teams der Welt, einschließlich RGA, Vice und Buzzfeed, ihren Zeitaufwand vorherzusagen. Schönes einfaches Design, blitzschnelle Technologie, Zusammenarbeit in Echtzeit. Die intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche von Float vereinfacht die Teamplanung. Float kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Erfahre mehr über Float

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NetSuite, das führende Cloud-ERP, bietet Transparenz und Kontrolle, um mit intelligenten Entscheidungen schnell zu wachsen.
NetSuite ist eine All-in-one-Cloud-Business-Management-Software, mit der mehr als 37.000 Unternehmen ihre Geschäfte effektiver führen. NetSuite automatisiert Kernprozesse und bietet Echtzeiteinblick in die Betriebs- und Finanzperformance. Mit einer einzigen, integrierten Anwendungssuite für die Verwaltung von Buchhaltung, Auftragsabwicklung, Bestandsverwaltung, Produktion, Lieferkette und mehr bietet NetSuite Unternehmen eine klare Sicht auf ihre Daten und komplette Kontrolle über ihr Geschäft. Erfahre mehr über NetSuite

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Hubstaff bietet zuverlässiges Personalmanagement und Mitarbeiterüberwachung für Remote- und Außendienstteams. Rechnungsstellung, Berichterstattung, Gehaltsabrechnung und vieles mehr.
Bekämpfe Ineffizienz und arbeite besser mit dem Personalmanagement von Hubstaff. Verfolge die Zeit mit einfachen Desktop- und Webanwendungen sowie mobilen Apps. Verwalte dann das Personal, die Berichterstattung und vieles mehr über ein Dashboard. Hubstaff kann in über 30 Apps – darunter Jira, Asana, Github, Slack und PayPal – integriert werden, sodass dein Unternehmen effizienter arbeiten kann. Beobachte die Arbeit in Echtzeit, verfolge Aufenthaltsorte mit GPS-Überwachung, identifiziere Hindernisse und komme problemlos voran. Verfügbar für Mac, Windows, Linux, iOS und Android. Erfahre mehr über Hubstaff

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Workday ist ein führender Anbieter von Enterprise-Cloud-Anwendungen für das Finanz- und Personalwesen.
Workday HCM ist eine einzige cloudbasierte Lösung für die Planung, Analyse und Ausführung von Mitarbeitern. Unsere Lösung wird von vielen Fortune 500 Unternehmen verwendet, um agil und effizient zu arbeiten und sich auf alles vorzubereiten, was als nächstes kommt. Im Gegensatz zu starren HR-Systemen oder Punktlösungen liefert nur Workday die kompetenzbasierte HCM-Grundlage und arbeitet kontinuierlich an Innovationen, um den Kundenerfolg zu ermöglichen. Erfahre mehr über Workday HCM

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7shifts ist ein robustes Tool für Einsatzplanung, Kommunikation und Engagement, insbesondere für die Personaleinsatzplanung in Restaurants. Starte kostenlos!
Mit 7shifts können Restaurants jeder Größe ihr Personalmanagement verbessern, um die Arbeitskosten zu senken, das Personal zu binden und die rechtlichen Arbeitsbedingungen einzuhalten. Mit robusten Planungs-, Kommunikations-, Compliance- und Engagement-Tools hilft 7shifts Manager*innen, fünf Stunden/Woche bei der Planung zu sparen, Anrufe und SMS durch optimierte Kommunikation zu minimieren, die Verantwortlichkeit mithilfe der kostenlose App zu verbessern und die Arbeitskosten mithilfe der POS-Integration um 3 % zu senken. Schließe dich mehr als 250.000 Profis an, die 7shifts nutzen, um sich das Leben zu erleichtern. Starte noch heute deine kostenlose Testversion! Erfahre mehr über 7shifts

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Der einfache Weg, um mit deinen Mitarbeitern zu planen und zu kommunizieren. Spare viel Zeit und reduziere Fehlzeiten. Kostenlos für bis zu 75 Mitarbeiter.
When I Work ist jetzt für immer kostenlos und die einfachste Möglichkeit für Unternehmen, Personaleinsatzpläne zu erstellen und mit den auf Stundenbasis arbeitenden Mitarbeitern zu kommunizieren. Gib jedem einen Personaleinsatzplan und eine Stempeluhr in die Hand. Plane unterwegs mit kostenlosen Anwendungen für iPhone und Android. Spare Zeit und Geld mit kostenlosen und einfachen Tools zur Mitarbeitereinsatzplanung. When I Work hilft bei der Planung von über 500.000 Mitarbeitern auf der ganzen Welt. Tausende von Unternehmen melden sich jede Woche bei When I Work an. Erfahre mehr über When I Work

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Jederzeit und überall in einem beliebigen Browser Personalpläne erstellen und teilen. Unser Drag-and-Drop-Planer ist so einfach zu benutzen wie ein Tabellenblatt.
Jederzeit und überall in einem beliebigen Browser Personalpläne erstellen und teilen. Planen per Drag-and-Drop, unbegrenzter Personalumfang, unbegrenzter Zugang, Schicht-Erinnerungsfunktion, Textnachrichten und Berichtswesen. Einen Monat lang gratis verwendbar, keine Kreditkarte und keine Installation erforderlich. Kein Vertrag und keine versteckten Kosten bei Personalverstärkung. Personalplanung mit unbegrenztem Personalumfang, Bezahlung nach Nutzung. Erfahre mehr über Findmyshift

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Cloudbasierte Stempeluhrlösung, die Berichte für die Gehaltsabrechnung vorab ausgefüllt. Mitarbeiter*innen können auf ihren Desktop- oder mobilen Geräten einstempeln.
Das Ein- und Ausstempeln ist für deine Mitarbeiter*innen intuitiv und du kannst erfasste Zeiten einfach anzeigen und exportieren. Mitarbeiter*innen können über einen Browser oder mit den Google-, iOS- und Android-Apps einstempeln. Du kannst sehen, wer arbeitet, ihre GPS-Position einsehen und sogar beschränken, wo sie sich ein- und ausstempeln können. Integration mit QuickBooks, ADP, Paychex und SurePayroll. Es sind auch Excel-Exporte möglich. Erweiterte Funktionen wie die Verfolgung von Urlaubsgenehmigungen, die Rundung von Ein-/Ausstempelzeiten, Aufgabencodes, QR-Codes, automatische Pausen und SSO sind alle in der cloudbasierten Stempeluhr enthalten. Erfahre mehr über Buddy Punch

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Gewinne Genauigkeit, Agilität und Transparenz mit Gehaltsabrechnung, Zeit und Anwesenheit, Sozialleistungen und mehr in einer einzigen Lösung.
Ceridian. Macht das Arbeitsleben besser. Ceridian ist eine globale HCM-Softwarefirma (Human Capital Management). Dayforce, die Flaggschiff-Cloud-HCM-Plattform, bietet Funktionen für Personalwesen, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Workforce-Management und Talentmanagement. Diese Plattform wird verwendet, um das Management des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus zu optimieren, einschließlich des Gewinnens, Einbindens, Bezahlens, Einsetzens und Entwickelns von Mitarbeitern. Ceridian hat Lösungen für Organisationen aller Größen. Erfahre mehr über Dayforce HCM

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Personaleinsatzplanung Software: Ratgeber

Einführung

Personaleinsatzplanung Software (deutsch für Workforce Management Software, kurz: WFM Tools) sind Tools, mit denen Unternehmen und Führungskräfte die Zuweisung von Arbeitsressourcen und die Anforderungen von Mitarbeitenden planen, verfolgen und verwalten können. Oft auch als Personaleinsatzplanung System oder Personalverwaltungssoftware bezeichnet, kann es zur Verwaltung personenbezogener Daten, zur Erstellung und Verteilung von Arbeitsplänen, zur Optimierung von Arbeitsabläufen, zur Automatisierung vorhersehbarer Prozesse, zur Verfolgung von An- und Abwesenheiten und zur Überwachung von Geschäftsabläufen eingesetzt werden. Außerdem können Nutzer mit der richtigen Personalsoftware anhand der vorhandenen Daten fundierte Prognosen über künftige Geschäftsanforderungen treffen.

Eine zentrale Komponente der meisten Arbeitsverwaltungslösungen ist das Vorhandensein einer Personaldatenbank. Diese enthält in der Regel Namen, Kontaktdaten, aktuelle Positionen, Gehaltsangaben, Eintrittsdatum und andere wichtige Informationen – alles in einem standardisierten Format. Zudem gibt es in der Regel Tools für die Zeitplanung und die Kommunikation dieser an die Interessensgruppen. Manche Programme können sogar noch mehr und Mitarbeitende können ihren Terminplan selbst anpassen und haben so mehr Kontrolle und Flexibilität.

Viele gute Personaleinsatzplanung Tools ermöglichen auch die Erfassung von Leistungskennzahlen, die für die Mitarbeiterbeurteilung und die Verwaltung von Schulungs- und Coachingangeboten nützlich sein können. Dank der Möglichkeit, Arbeitszeiten, Anwesenheit und die Compliance zu überwachen, können Programme dieser Art in einer Vielzahl von Geschäftsumgebungen als universell einsetzbare Softwarelösung zur Arbeitsverfolgung dienen.

Angesichts dieser verschiedenen Funktionen steht die Personaleinsatzplanung Software in engem Zusammenhang mit Dienstplan Software & Schichtplanern, Talent Management Software, Software für die Leistungsbeurteilung und Anwesenheit Software. Oftmals lässt sie sich mit den gerade genannten Paketen kombinieren, wobei eine Personalsoftware viele der gleichen Funktionen enthält, sodass sie möglicherweise auch einige der Programme ersetzen kann.

Der genaue Funktionsumfang einer Personaleinsatzplanung Lösung kann sich natürlich von einem Programm zum anderen erheblich unterscheiden. Dies gilt insbesondere dann, wenn die betreffenden Tools auf eine bestimmte Branche oder Unternehmensart zugeschnitten sind. Doch die auf dem Markt gängigen Optionen haben ähnliche Kernfunktionen. Zum Beispiel:

  • Verwaltung wichtiger Informationen, einschließlich Kontakt- und Personaldaten
  • Nutzung vergangener und aktueller Daten zur Einschätzung des zukünftigen Arbeitsbedarfs
  • Anzeige der Mitarbeiterverfügbarkeit, Zuweisen von Schichten und Erstellen von Arbeitsplänen
  • Verfolgung, Anzeige und Änderung der Arbeitszeiten und der Gesamtanwesenheit der einzelnen Mitarbeitenden
  • Bewertung der Leistung von Mitarbeitenden anhand von Leistungsindikatoren

Was ist Personaleinsatzplanung Software?

Mit Personaleinsatzplanung Software können Unternehmen die Zuweisung von Arbeitsressourcen und den Belegschaftsbedarf planen, verfolgen und verwalten. Eine derartige Software kann als All-in-one-Lösung betrachtet werden. Sie ermöglicht sämtliche Aufgaben, von der Arbeitsplanung und Arbeitskräfteprognose bis hin zur Anwesenheitsüberwachung und Leistungsverfolgung. Lassen sich diese Funktionen von einem einzigen Ort aus ausführen, ist das für die Effizienz und den Komfort sehr förderlich.

Ein wesentlicher Bestandteil einer Personalplanung-Software ist die Konsolidierung wichtiger Informationen über Arbeit und Mitarbeitende. Daher ist eine Personaldatenbank eine gängige Funktion: Sie speichert alle wichtigen Daten wie Kontaktinformationen, Arbeitsvertragsdetails, Gehaltsinformationen und Anwesenheitszahlen für den schnellen und einfachen Zugriff zentral ab. Die Zentralisierung der in der Personalsoftware gespeicherten Informationen kann außerdem Kompatibilitätsprobleme reduzieren, die beim Einsatz mehrerer Programme auftreten könnten.

Im Grunde genommen dient Personalplanungssoftware dazu, die gegenwärtige Unternehmensorganisation zu verbessern, aber auch um für zukünftige Ereignisse besser gerüstet zu sein. Dank einer Prognosefunktion können Führungskräfte Schwierigkeiten oder Herausforderungen im Vorfeld erkennen und Maßnahmen ergreifen, um Bedrohungen zu entschärfen und Personalprobleme zu lösen oder zu reduzieren, bevor sie tatsächlich zu einem großen Problem werden. Eine Leistungsüberwachung kann als Grundlage für Mitarbeiterbeurteilungen und Schulungsmaßnahmen dienen.

Welche Vorteile bietet Personaleinsatzplanung Software?

Die Vorteile einer Personaleinsatzplanung Software liegen vor allem darin, dass eine Vielzahl von Tools in einer einzigen Anwendung kombiniert sind. Auf diese Weise lassen sich die mit der Unternehmensführung verbundenen Aufgaben wesentlich effizienter erledigen. Allerdings liegen die Vorteile nicht nur in der Effizienz. Es ist wichtig, alle Punkte abzuwägen, bevor man sich für oder gegen den Kauf einer solchen Lösung entscheidet. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

  • Optimierung der Verwaltungsfunktionen: Die Möglichkeit, mit einer einzigen Anwendung eine Vielzahl verschiedener Verwaltungsaufgaben und -funktionen auszuführen, ist ein erheblicher Pluspunkt einer Personalplaner-Software. Mit einem umfassenden System können Manager Aktionen durchführen, für die andernfalls eine Reihe verschiedener Anwendungen erforderlich wären. Die Bündelung dieser Aufgaben kann auch zusätzliche Integrationsmöglichkeiten bieten. Durch die Zentralisierung wichtiger Informationen kann auch der Zeitaufwand für die Dateneingabe reduziert werden. Mitarbeitende können sich so besser auf ihre Kernaufgaben und die Betriebsabläufe konzentrieren.
  • Automatisierung: Viele der auf dem Markt erhältlichen Personaleinsatzplanung Softwarepakete bieten Optionen zur Automatisierung bestimmter Prozesse, wie etwa der Zeitplanung. In der Regel wird solch ein Zeitplan anhand der Verfügbarkeitsinformationen der Mitarbeitenden erstellt. Diese Informationen können auch von den Mitarbeitern selbst in die Software eingegeben werden. Dadurch steht mehr Zeit für andere Dinge zur Verfügung. Automatisierung lässt sich auch gut dafür einsetzen, um den Zeitpunkt zu ermitteln, an dem Abwesenheitszeiten einen bestimmten Schwellenwert überschreiten oder an dem die Unternehmensleistung entweder steigt oder sinkt. So kann rechtzeitig eingegriffen werden. Tools zur Kontrolle der Compliance können automatisch anzeigen, wenn Maßnahmen ergriffen werden müssen, um Mitarbeitende auf den erforderlichen Wissensstand zu bringen oder Prozesse anzupassen.
  • Identifizierung von Bereichen mit Stärken und Schwächen: Anwendungen zur Verfolgung wichtiger Leistungskennzahlen, haben den Vorteil, den Nutzern bequem diejenigen Bereiche aufzuzeigen, in denen das Unternehmen gut abschneidet, aber auch diejenigen Bereiche, die verbessert werden müssen. Auf dieser Grundlage lässt sich dann beurteilen, warum bestimmte Aspekte des Unternehmens erfolgreich sind und warum andere Bereiche nicht so gut laufen, wie sie sollten. Manager und andere Führungskräfte erhalten einen besseren Überblick über die Stärken und Schwächen der einzelnen Mitarbeiter, Abteilungen und Niederlassungen. Sie können dann geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Unternehmensleistung insgesamt zu optimieren.
  • Informationen zu Einstellungs- und Schulungsentscheidungen: Zu den großen Vorteilen einer Software, die den Bedarf an Arbeitskräften vorhersagen kann, gehört auch, dass diese Informationen als Grundlage für Einstellungs- und Schulungsentscheidungen dienen können, bevor der Bedarf zu groß wird. Prognostiziert die Software eine erhöhte Nachfrage in einem bestimmten Unternehmensbereich, können die Führungskräfte entscheiden, ob sie die vorhandenen Mitarbeitenden entsprechend schulen oder ob sie neue Mitarbeitende einstellen, um die zusätzliche Arbeitslast zu bewältigen. In bestimmten Fällen kann auch ein sehr kurzfristiger, hoher Personalbedarf vorhergesagt werden. Dies erlaubt es dem Recruitment, Zeitarbeitskräfte einzustellen, anstatt in Vollzeitmitarbeitende zu investieren, die über einen bestimmten Zeitpunkt hinaus womöglich nicht mehr benötigt werden.
  • Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit: Eine genauere Verwaltung der Dienst- und Schichtpläne, mehr Flexibilität und eine bessere Leistungsbeurteilung können zu einer größeren Zufriedenheit der Mitarbeitenden führen. Eindeutige Schichtpläne können wesentlich zur Verbesserung der Arbeitsmoral beitragen. Eine Verfolgung der Leistung bietet zudem die Möglichkeit, Top-Performer zu würdigen. Gemäß einer Umfrage zur Mitarbeiteranerkennung sind 63 % der Arbeitnehmenden der Auffassung, dass ihnen bei der Arbeit nicht genug Anerkennung zuteilwird. Eine Software für Personaleinsatzplanung kann hier Abhilfe schaffen. Und schließlich können Funktionen zur Erfassung der Arbeitszeiten, die viele Anwendungen in dieser Kategorie bieten, die Zufriedenheit verbessern. Denn sie tragen dazu bei, dass alle Mitarbeitenden fair, genau und pünktlich bezahlt werden.

Über welche Funktionen verfügt eine Personaleinsatzplanung Software?

Die Funktionen einer Personaleinsatzplanung Software basieren auf der Verwaltung der täglichen Belange und Bedürfnisse der Mitarbeitenden sowie der Zeitplanung und den Geschäftsanforderungen. Zwar ist der genaue Funktionsumfang von Lösung zu Lösung anders, aber die meisten Optionen enthalten die gleichen Kernfunktionen. Nachfolgend einige der häufigsten Funktionen von Personaleinsatzplanung Software:

  • Mitarbeiterdatenbank: Erstellung und Verwaltung einer umfassenden Datenbank mit wichtigen Informationen über die Mitarbeitenden wie Name, Kontaktdaten, Einstiegsdatum, Vertragsdetails, Stellenbeschreibung und Gehaltsangaben. Werden all diese Informationen zentral und in einem Standardformat abgelegt, kann bei Bedarf bequem darauf zugegriffen werden. Datensätze bleiben auf dem neuesten Stand, die Datenbank kann abteilungs- und standortübergreifend genutzt werden und Änderungen an der Datenbank werden für alle in Echtzeit aktualisiert. Zugriffskontrollen stellen sicher, dass vertrauliche Informationen vor neugierigen Blicken geschützt werden. Die meisten datenbankgestützten Personaleinsatzplanung Softwares bieten darüber hinaus umfassende Suchfunktionen.
  • Arbeitsprognosen: Nutzung von früheren und aktuellen Daten, um spezifische Trends beim Personal zu identifizieren und fundiertere, evidenzbasierte Prognosen über den zukünftigen Arbeitskräftebedarf zu erstellen. Die genaue Vorhersage des Personalbedarfs in einem Unternehmen kann für die Zukunftsplanung und für eine frühzeitige Reaktion auf einen Arbeitskräftemangel von entscheidender Bedeutung sein. Zeigen interne Daten zum Beispiel, dass der Arbeitsbedarf jeden Sommer zunimmt, lässt sich dieser Trend leicht erkennen. So können Maßnahmen ergriffen werden, bevor das Unternehmen die negativen Folgen spürt, die mit der Bewältigung dieses erhöhten Bedarfs durch eine zu kleine Belegschaft verbunden sind.
  • Dienstplan und Schichtplaner: Erstellung von Arbeitsplänen, Ermittlung von Änderungen des Arbeitsvolumens und Verteilung der Schichten auf die Mitarbeitenden unter Berücksichtigung der geschäftlichen Anforderungen, der Personalverfügbarkeit, des aktuellen Qualifikations- und Spezialisierungsniveaus und anderer wichtiger Informationen. Im Endeffekt ermöglicht die Dienstplan- und Schichtplanerkomponente eines Personaleinsatzplanung Systems die Erstellung eines realistischen, praktikablen Zeitplans, der allen Parteien gerecht wird und die Notwendigkeit kurzfristiger Änderungen minimiert. Wenn jedoch Änderungen vorgenommen werden müssen, können diese bequem durchgeführt werden. So wissen alle Mitarbeitenden, was von ihnen erwartet wird. Erstklassige Lösungen umfassen auch eine automatische Zeitplanung, die anhand der im System vorhandenen Daten, der festgelegten Arbeitsmuster und anderer wichtiger Details Arbeitspläne erstellt. Durch automatisierte Zeitpläne kann die Planung effizienter gestaltet werden. Einige der häufigsten Probleme, die mit menschlichen Fehlern verbunden sind, können so beseitigt werden.
  • Zeit und Anwesenheit: Erfassen, Überwachen und Verwalten der Arbeitszeiten der Mitarbeiter. So lässt sich genau sagen, wann und wie lange jemand bei der Arbeit war. Außerdem können Aufzeichnungen über krankheitsbedingte Abwesenheiten, Urlaubszeiten oder Dauer des Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaubs geführt werden, sodass ein genaues Bild der Gesamtanwesenheit entsteht. Die Erfassung der Arbeitszeiten und der Anwesenheit auf diese Weise dient der Ermittlung von Trends oder Umständen, die zu Abwesenheit, Unterbesetzung, Überbesetzung und einer Vielzahl anderer Probleme führen und kann von entscheidender Bedeutung sein. Die Zeit- und Anwesenheitsfunktion in der Personalverwaltungssoftware verbessert überdies die Genauigkeit der Lohnabrechnung und reduziert damit diesbezügliche Streitigkeiten unter den Mitarbeitenden bzw. legt diese schneller bei.
  • Compliance-Tracking: Zentrale Speicherung wichtiger Compliance-Informationen und Überwachung der Geschäftsabläufe, sodass Unternehmen sicher sein können, immer im Einklang mit den Regeln und Vorschriften zu handeln. Zu den typischen Informationen, die in einer Personalsoftware gespeichert werden können, gehören Zertifizierungen, Gewerkschaftsvereinbarungen, branchenspezifische Vorschriften, Diskriminierungsgesetze und allgemeine Beschäftigungsregeln und -vorschriften. Auf diese Weise können die Nutzer die Arbeitsstandards überwachen, die Durchführung von Schulungen erfassen, sicherstellen, dass alle Arbeitsabläufe im Einklang mit dem Arbeitsrecht stehen, und alle Bereiche identifizieren, in denen die Arbeitsabläufe mangelhaft sind oder in denen potenziell künftig Probleme auftreten könnten.
  • Leistungskennzahlen: Anzeige und kontinuierliche Verfolgung relevanter Leistungskennzahlen bezogen auf einzelne Mitarbeitende und die Belegschaft als Ganzes. Durch das Verständnis der Bereiche, in denen ein Unternehmen gut aufgestellt ist und in denen es Verbesserungspotenzial gibt, können fundiertere Entscheidungen bei der Einstellung von Mitarbeitenden und der Bereitstellung von Schulungs- und Coachingservices getroffen werden. Leistungskennzahlen können Managenden außerdem die Informationen liefern, die sie für die Beurteilung von Mitarbeitenden und die Würdigung deren Leistung benötigen. Insbesondere in Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern kann dies wichtig sein. Gartner hat in einer Studie (Link in englischer Sprache) sogar festgestellt, dass die Mitarbeiteranerkennung einer der sechs wichtigsten Bereiche ist, auf die man sich konzentrieren sollte, wenn man das Leistungsniveau aufrechterhalten möchte.

In Capterras Verzeichnis für Personaleinsatzplanung Software lassen sich die verfügbaren Softwareoptionen anhand der vorhandenen Funktionen bequem sortieren. Die verfügbaren Pakete können so eingegrenzt werden, dass nur diejenigen Optionen angezeigt werden, die die gewünschten Funktionen enthalten. So wird weniger Zeit mit der Erkundung ungeeigneter Software verbracht und es bleibt mehr Zeit, um sich auf die Anwendungen mit dem größten Nutzen zu konzentrieren.

Was sollte beim Kauf von Personaleinsatzplanung Software berücksichtigt werden?

Beim Kauf einer Personaleinsatzplanung Software gibt es mehrere Faktoren, die sorgfältig bedacht werden sollten, um die beste Software für die Anforderungen des Unternehmens zu finden. Ein guter Weg, dies anzugehen, ist, sich einige zentrale Fragen über die Software und ihre Funktionsweise sowie über die geschäftlichen Anforderungen und die Art und Weise zu stellen, wie die Software genutzt werden soll. Vor diesem Hintergrund sind die folgenden Aspekte zu bedenken, bevor eine endgültige Kaufentscheidung getroffen wird:

  • Wofür werden die Personaleinsatzplanung Tools benötigt? Diese einfache Frage kann hilfreich sein, wenn man sich Gedanken über die Funktionen der verschiedenen Softwarelösungen macht und überlegt, welche davon tatsächlich benötigt werden. Allerdings können Unternehmen die Software auf ganz unterschiedliche Weise nutzen. Daher ist eine Personaleinsatzplanung Software im Sicherheitsbereich nicht unbedingt die beste Lösung für ein Callcenter oder die beste Option für ein Softwareentwicklungsunternehmen und so weiter. Man sollte sich also sorgfältig überlegen, welche Funktionen für das Unternehmen am wichtigsten sind oder welche speziellen Tools in der Branche womöglich gebraucht werden. Anhand dieser Faktoren lassen sich die verfügbaren Optionen dann eingrenzen.
  • Wie viel kostet eine Personaleinsatzplanung Software? Der Kostenfaktor ist ein wichtiger Punkt, der die Kaufentscheidung beeinflussen kann. Deshalb sollte die Entscheidung zugunsten einer Software fallen, die in das verfügbare Budget passt. Allerdings gibt es bei Personalplanung-Programmen noch weitere Kriterien zu berücksichtigen, die über die Kosten für die Anschaffung der Software hinausgehen. Am besten ist es, zunächst die Gesamtbetriebskosten zu berechnen. Hierzu müssen sämtliche Abonnementgebühren für SaaS-Lösungen berücksichtigt, die Kosten für die Einrichtung oder Installation kalkuliert und alle zusätzlichen anfallenden Ausgaben berücksichtigt werden, wie zum Beispiel für die Schulung von Mitarbeitenden und die Kosten für den künftigen technischen Support.
  • Lässt sich die Personalsoftware mit bestehenden Tools kombinieren? Auch wenn eine gute Mitarbeiter-Planungs-Software in der Regel eine Vielzahl verschiedener managementbezogener Features und Funktionen bietet, ist es unwahrscheinlich, dass mit dem gewählten Paket alle zentralen Aufgaben erledigt werden können. Das hat zur Folge, dass das System höchstwahrscheinlich mit anderen Anwendungen funktionieren muss. Kompatibilität und Integration können hier wichtige Faktoren sein. Nach Möglichkeit sollte eine Option gefunden werden, die auf den von den Mitarbeitenden verwendeten Geräten läuft, die mit bestehenden Softwarelösungen kompatibel ist oder mit der Änderungen an aktuellen Prozessen ohne größere Unterbrechungen möglich sind.
  • Welches Bereitstellungsmodell ist am besten geeignet? Die Bereitstellung von Software und die Speicherung von Daten vor Ort ist nur ein möglicher Ansatz. Es ist wichtig, auch über Alternativen nachzudenken. Zu diesen gehören die zentrale Bereitstellung, aber mit Speicherung in der Cloud, oder eine komplett cloudbasierte Option mit Abonnementgebühr, die an ein Drittunternehmen gezahlt wird. Dieses Unternehmen übernimmt dann die Verantwortung für die Bereitstellung des cloudbasierten Zugriffs auf die Software, für alle weiteren Software-Updates und für die sichere Aufbewahrung der Daten in der Cloud. Jede Bereitstellungsmethode hat ihre Vor- und Nachteile. Die beste Option hängt also von einer Reihe von Faktoren ab. Cloudbasierte Abonnementmodelle sind zwar anfangs günstiger und machen die laufenden Kosten kalkulierbarer, aber die Bereitstellung vor Ort kann ein größeres Gefühl der Kontrolle insgesamt bieten. Außerdem ist das Unternehmen nicht an ein laufendes Abonnement gebunden.
  • Steht eine mobile Personaleinsatzplanung Software zur Verfügung? Viele Unternehmen setzen erst seit kurzem auf Remote- oder hybride Arbeitsmodelle. Andere wiederum haben schon immer Mitarbeitende im Außendienst beschäftigt, die von der Möglichkeit profitieren, über ein mobiles Gerät wie ein Smartphone oder Tablet auf ihre Einsatzpläne zuzugreifen. In diesem Fall lohnt es sich, die verfügbaren Personalplanung Tools zu prüfen und eine Lösung mit einer mobilen App oder mit Zugriff auf die zentrale Datenbank über einen mobilen Webbrowser zu finden.
  • Welche optionalen Funktionen können hilfreich sein? Die diversen Softwarelösungen auf dem Markt mögen ähnliche Kernfunktionen enthalten, die angebotenen optionalen Funktionen können sich jedoch drastisch unterscheiden. Beispiele hierfür sind integrierte Lohnabrechnungsprogramme und Recruitment-Management-Tools, Workflow Management Systeme und Optionen für den Schichttausch von Mitarbeitenden, mit denen Schichten übernommen und abgegeben werden können. Diese Extras eignen sich hervorragend dazu, die Lösungen, die bereits die wichtigsten Anforderungen erfüllen, voneinander abzugrenzen. Daher empfiehlt es sich, über ergänzende Funktionen nachzudenken, die interessant sein könnten oder den größten Nutzen bieten.

Die wichtigsten Trends im Bereich Personaleinsatzplanung Software drehen sich vor allem um die kontinuierliche Weiterentwicklung von Software und digitaler Technologie, insbesondere am Arbeitsplatz. So haben beispielsweise die zunehmende Akzeptanz der Homeofficearbeit und der verstärkte Fokus auf den Datenschutz zu einem Anstieg der Ausgaben für Cloud-Technologien geführt. Auch die Erwartungen der Nutzer an Software mit Automatisierungsoptionen sind gestiegen. Zu den beachtenswerten Trends im Bereich Personaleinsatzplanung Software gehören:

  • Zunehmende Beliebtheit cloudbasierter Software: Zu den wichtigsten allgemeinen Softwaretrends der letzten Zeit gehört die zunehmende Nutzung der Cloud-Technologie. Tatsächlich zeigt eine Umfrage von Gartner, dass die Mehrheit der Unternehmen die derzeitigen Ausgaben für Cloud-Computing beibehalten oder in naher Zukunft erhöhen möchte. Die Herausforderungen im Zuge der COVID-19-Pandemie führten zu einer Beschleunigung dieses Wandels. Die Vorteile, der verteilten Belegschaft Zugriff bereitzustellen, wurde den Unternehmen zunehmend bewusst. Dieser Trend sollte bei der Entscheidung für eine Mitarbeiterplanung Software unbedingt berücksichtigt werden, denn bestimmte Mitarbeitende müssen auf die Software remote zugreifen können. Dank cloudbasierter Lösungen wird dies sowohl einfacher als auch sicherer.
  • Verbesserte KI (künstliche Intelligenz): Die KI entwickelt sich ständig weiter – und sowohl KI als auch maschinelles Lernen können zur Verbesserung der Qualität von Personaleinsatzplanung Software beitragen. Manche Optionen bieten eine automatische Zeitplanung und andere ähnliche Funktionen, die aus den vorliegenden Informationen lernen und intelligente Pläne entsprechend der Verfügbarkeit und den Geschäftsanforderungen erstellen. Dadurch wird die Erstellung eines Arbeitsplans nicht nur effizienter, sondern auch fehlerfreier, da Menschen Informationen im Gegensatz zu KI manchmal übersehen können. Allerdings erlauben gute Lösungen, die solche Funktionen bieten, auch die Änderung der von der KI erstellten Zeitpläne. So entsteht eine Mischung aus sinnvoller KI und menschlicher Intervention, wenn dies erforderlich ist.
  • Veränderte Erwartungen des Personals: In vielen Branchen erwarten die Arbeitnehmenden inzwischen eine größere Flexibilität bei ihren Arbeitszeiten und die Möglichkeit, unter Umständen von zu Hause aus zu arbeiten. Das kann die Entscheidung für ein bestimmtes Softwarepaket beeinflussen, denn einige Pakete unterstützen den Remote-Zugriff besser als andere. Außerdem werden Null-Stunden-Verträge immer genauer unter die Lupe genommen. Personen, die einen solchen Vertrag haben, erwarten ein gewisses Arbeitspensum mit der Option, Arbeit auch ablehnen zu können. Dadurch gewinnt die Zeitplanungskomponente der Personaleinsatzplanung Software an Bedeutung. Mitarbeitende müssen gegebenenfalls Zugriff auf diesen Bereich der Software sowie die Erlaubnis haben, Schichten tauschen oder Änderungen vornehmen zu können.
  • Umfassendere Softwarelösungen: Und schließlich gibt es angesichts der fortschreitenden Entwicklung im Bereich Personaleinsatzplanung Software immer mehr Lösungen auf dem Markt, die eine umfassende Palette von Funktionen bieten, anstatt sich auf bestimmte Bereiche zu konzentrieren. Nicht selten findet man Anwendungen, die Mitarbeiterdatenbanken, Zeitplanung, Compliance-Tracking, Lohnabrechnung, Leistungsüberwachung, Arbeitsprognosen und Workflow-Management-Funktionalität vereinen – und das alles an einem Ort. Diese Optionen eignen sich hervorragend für Start-ups oder Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren möchten.

Quellen:

Die hervorgehobenen Funktionen wurden in Capterras Verzeichnis anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Die folgenden Quellen wurden für dieses Dokument verwendet:

  1. 8 Ideen zur Motivierung deiner Angestellten: So zeigst du, dass du dich ehrlich interessierst – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Mittwoch, 23. Februar 2022)

  2. Gartner Identifies Six Initiatives HR Can Undertake to Help Managers Maintain Employee Performance and Engagement During the Coronavirus Pandemic (Gartner identifiziert sechs Initiativen, wie Managende mithilfe von HR die Leistung und das Engagement der Mitarbeitenden während der Coronavirus-Pandemie aufrecht erhalten können) – Gartner.com (Zugriffsdatum: Freitag, 1. Oktober, 2021)

  3. Gartner Predicts the Future of Cloud and Edge Infrastructure (Gartner prognostiziert die Zukunft von Cloud- und Edge-Infrastrukturen) – Gartner.com (Zugriffsdatum: Freitag, 1. Oktober 2021)