Auftragsverwaltungssoftware

Einführung

Auftragsverwaltungssoftware ist eine Softwarelösung für die Bearbeitung eines Auftrags, von der Auftragsannahme bis zum abschließenden Versand. Der Ablauf der Auftragsverwaltung in modernen Unternehmen ist weitaus komplizierter als früher und mit höheren Erwartungen an die Transparenz und Aktualisierungen, die der Kundschaft direkt angeboten werden, verbunden. Diese Art von Software verfolgt eine Reihe von Variablen, darunter auch Dinge wie die Logistik von Drittunternehmen, sodass ein klares Bild des Auftragsprozesses erstellt werden kann.

Es gibt zahlreiche Aspekte des Bestellvorgangs, mit denen sich diese Art von Software befasst, aber die Kernfunktionen drehen sich um die wichtigsten Phasen des Auftrags. Auftragsmanagement-Software kann eine Bestellung im System registrieren, wenn sie eingeht, diese Bestellung auf ihrem Weg durch die Lieferkette zur Kundschaft verfolgen und eine abgeschlossene Bestellung bei der Lieferung registrieren. Außerdem kann sie einige Funktionen zur Bestandsverwaltung und zur Verwaltung von Rückständen bei der Bestellung von Produkten, die derzeit nicht verfügbar sind, anbieten.

Neben der Tatsache, dass ein Unternehmen einen besseren Überblick über seine Bestände erhält – auch wenn sich diese auf dem Transportweg befinden – ist einer der Hauptvorteile dieser Art von Software die Möglichkeit, der Kundschaft ein besseres Erlebnis zu bieten. Unternehmen, die diese Art von System verwenden, können detaillierte Informationen über den Stand einer Kundenbestellung liefern und werden außerdem über alle Probleme in der Lieferkette informiert, sodass mitunter alternative Maßnahmen ergriffen werden können.

Auftragsverwaltungssoftware ist eng mit Warenwirtschaftssystemen und SCM Software (Supply Chain Management) verbunden. Darüber hinaus wird in der Regel eine Schnittstelle zu Softwarelösungen eingerichtet, die diese Aspekte eines Unternehmens abdecken, sofern sie nicht bereits Teil einer dieser Lösungen sind. Diese Art von Software wird zunehmend als SaaS angeboten, da die Kundschaft dank der Online-Anbindung leichter den Status ihrer Bestellungen überprüfen kann.

Wenn sich ein Unternehmen für ein Bestellverwaltungssystem entscheidet, müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden. Dazu gehören die Größe des Unternehmens, die Art der Kundschaft, an die die Produkte geliefert werden sollen, und der Grad der Kompatibilität zwischen der geplanten Software und den vorhandenen Systemen. Um in die Kategorie der Auftragsverwaltungssoftware aufgenommen zu werden, umfasst eine Lösung in der Regel folgende Funktionen:

• Registrierung des Eingangs einer neuen Bestellung im System, Bestätigung an die Kundschaft
• Verfolgung von Bestellungen auf ihrem Weg entlang der Lieferkette zur Kundschaft, wobei die Informationen für die Kundschaft einsehbar sind
• Bestellungsverwaltung für Produkte, die aufgrund mangelnder Lagerbestände momentan nicht verfügbar sind
• Automatische Erstellung und Verwaltung von digitalen Produktkatalogen, einschließlich Preis- und Spezifikationsinformationen
• Überblick über den verfügbaren Bestand sowie Verwaltung des Warenflusses von den Lagerhäusern des Unternehmens zum Verkaufspunkt

Was ist Auftragsverwaltungssoftware?

Auftragsverwaltungssoftware – auch als Order-Management-System bekannt – dient dazu, den Fortschritt einer Bestellung vom Lager bis zum Verkaufspunkt zu verfolgen. Diese Art von Software macht den Ablauf des Verkaufs und des Versands von Produkten wesentlich reibungsloser, da der gesamte Prozess nachvollziehbar ist und Probleme innerhalb der Lieferkette oder Probleme mit der Logistik viel früher als bei älteren Systemen erkannt werden können. Die Auftragsmanagement-Software ist in der Regel auch mit Warenwirtschaftssystemen verbunden, um die Bestandsdaten automatisch zu aktualisieren, wenn ein Produkt verkauft wird.

In der modernen Geschäftswelt ist ein effektives Auftragsverwaltungssystem unverzichtbar. Dies gilt vor allem für Unternehmen, die direkt mit Kundschaft zu tun haben, was aber nicht heißen soll, dass es nicht auch für Business-to-Business-Transaktionen wichtig ist. Kundschaft aller Art erwartet heutzutage ein Höchstmaß an Transparenz, wenn sie ein Produkt bestellen, und diese Kategorie von Software macht eine solche Transparenz auf einfache Weise möglich. Dies wird durch eine Vielzahl kleiner Funktionen erreicht, wie z. B. die Benachrichtigung der Kundschaft, dass ein bestimmter Artikel nicht mehr vorrätig ist – und sogar, wann er voraussichtlich wieder vorrätig sein wird. Es gibt ein sofort einsatzbereites Portal, über das die Kundschaft ihre Bestellungen verfolgen kann, und vieles mehr.

Neben dem Kundenerlebnis sehen sich die Unternehmen auch mit höheren Erwartungen an die Nachhaltigkeit und Ethik ihrer Lieferketten konfrontiert. Dieser Bereich wird in der Regel von SCM Software (Supply Chain Management) abgedeckt. Die Auftragsverwaltung spielt jedoch eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung von Transparenz und Sichtbarkeit, die erforderlich sind, um die wachsenden gesetzlichen und öffentlichen Anforderungen an die Unternehmenslogistik zu erfüllen. Auftragsverwaltungssoftware gibt es als SaaS oder als lokal installierte Variante. Darüber hinaus haben die Vorteile von cloudnativen Anwendungen – insbesondere wenn es um kundenorientierte Funktionen geht – dazu geführt, dass cloudnative Versionen dieser Software in den letzten Jahren unglaublich beliebt geworden sind.

Welche Vorteile bietet Auftragsverwaltungssoftware?

Die Vorteile der Auftragsverwaltungssoftware liegen in der Optimierung des Ablaufs der Auftragserfüllung und umfassen eine Vielzahl von Aktivitäten, die alle auf dieses Ziel hinarbeiten. Außerdem sollen die Beziehungen zur Kundschaft verbessert werden, da der Bestellvorgang und der Erhalt eines Produkts reibungsloser und transparenter gestaltet werden, was zu einem besseren Kundenerlebnis führt. Hier sind einige der Vorteile, die ein Order-Management-System bieten kann:

• Genauere Auftragsverfolgung: Integration in verschiedene andere Systeme und Kommunikation mit ihnen und Systemen von Drittunternehmen wie z. B. Logistikfirmen, um einen detaillierten Überblick über die Bestellungen zu ermöglichen. Diese genauere Nachverfolgung ermöglicht es einem Unternehmen, besser informierte Entscheidungen zu treffen, wenn es um Streitfragen oder Sonderangebote für die Kundschaft geht. Außerdem erhält die Kundschaft dadurch mehr Informationen.
• Überwachung und Verwaltung der Bestände: Mehr als nur Verfolgung des Auftrags von Lager zur Kundschaft dank Auftragsverwaltungssoftware. Der Versand eines Produkts wirkt sich auch auf andere Bereiche des Unternehmens aus, wie etwa auf die Warenwirtschaftssysteme. Eine korrekte Bestandsverwaltung ist für jedes Unternehmen, das Lagerbestände unterhält, von entscheidender Bedeutung. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die hauptsächlich elektronisch mit ihrer Kundschaft verkehren. Die genaue und augenblickliche Aktualisierung des Lagerbestands aufgrund von Verkäufen verhindert, dass ein Artikel mehrmals verkauft wird, zu hohe Lagerbestände angelegt werden und schlechte Prognosen auf der Grundlage ungenauer Verkaufs- und Bestandsdaten erstellt werden. Dieser Aspekt der Software reduziert auch den Arbeitsaufwand für die Verwaltung dieses Geschäftsbereichs, da der Verkauf nicht manuell erfasst werden muss.
• Vereinfachung der Auftragsbearbeitung: Bestellverwaltungssysteme bieten in der Regel eine Reihe von Funktionen, die den Vorgang der Auftragsbearbeitung rationalisieren. Diese Funktionen können variieren, aber sie können Dinge wie die Weiterleitung verkaufter Artikel an das entsprechende Lager, den automatischen Druck von Versandetiketten und mehr umfassen. Die Rationalisierung der Auftragsbearbeitung hat zahlreiche Vorteile, von der Senkung der Kosten für die Auftragsbearbeitung bis zur Verbesserung des Kundenerlebnisses. Außerdem kann dadurch der Arbeitsaufwand für die Bearbeitung von Kundenanfragen reduziert werden, da die meisten dieser Anfragen automatisch bearbeitet werden können, wenn es z. B. um die Aktualisierung des voraussichtlichen Liefertermins geht.
• Verbesserung des Kundenservice: Vielzahl von kleinen Verbesserungen für die Kundschaft dank aller Vorteile der Software. Von einer effizienteren Lieferung bis hin zu klaren und aktuellen Tracking-Informationen wird die Kundschaft – ob Privatpersonen oder Unternehmen – eine bessere Erfahrung machen als mit älteren Auftragsverwaltungssystemen, was zu besseren, dauerhaften Beziehungen führen sollte.
• Schnellerer Bestellvorgang: Die Verbindung von automatischer Bestandsverwaltung, Lagerrouting und anderen automatisierten Funktionen der Auftragsmanagement-Software beschleunigt den Bestellvorgang. Die Auftragsbestätigung wird automatisch und sofort zugestellt. Außerdem kann der Bearbeitungsprozess bereits bei der Bestellung eingeleitet werden. Die relevanten Informationen sind auch für das Vertriebsteam leicht zugänglich, sodass es potenzielle interessierte Parteien gezielt ansprechen kann, ohne Tabellenkalkulationen zu bemühen oder im Büro anrufen zu müssen.
• Reduzierte Fehler bei der Auftragsbearbeitung: Durch die Umstellung der Auftragsbearbeitung auf einen weitgehend automatisierten Prozess wird die Zahl der auftretenden Fehler, die größtenteils auf menschliches Versagen zurückzuführen sind, erheblich reduziert. Funktionen wie Barcode-Etikettierung, Bestandsaktualisierung und automatischer Etikettendruck beseitigen zahlreiche Fehlerquellen.

Über welche Funktionen verfügt Auftragsverwaltungssoftware?

Die Funktionen der Auftragsverwaltung zielen in erster Linie darauf ab, den Prozess der Auftragsbearbeitung zu straffen und effizienter zu gestalten, und zwar durch mehrere allgemein gebräuchliche Funktionen. Nachfolgend einige der häufigsten Funktionen von Order Management Solutions:

• Auftragserfassung: Auftragseingabe in das System als erste Ebene der Auftragsbearbeitung. Das Order-Management-System übernimmt diesen Aspekt der Auftragsbearbeitung automatisch und sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen gespeichert und weitergeleitet werden. Nun kann der nächste Schritt des Verfahrens beginnen. Dazu gehört auch die Zustellung der Auftragsbestätigungen an die Kundschaft.
• Sendungsverfolgung: Nach Bestellungseingang, Auftragsverfolgung und Statusaktualisierung durch die Software. Einige dieser Informationen werden der Kundschaft zur Verfügung gestellt, damit sie über den Fortgang der Bestellung stets auf dem Laufenden ist. In dieser Phase müssen in der Regel Schnittstellen zu Systemen von Drittunternehmen wie Liefer-, Hersteller- und Logistikunternehmen geschaffen werden, die ebenfalls an der Lieferkette beteiligt sind.
• Bestandsverwaltung: Entscheidende Rolle bei der Auftragsbearbeitung. Bereits zu Beginn der Bestellung muss das Auftragsverwaltungssystem prüfen können, ob das gewünschte Produkt vorrätig ist. Wenn es nicht vorrätig ist, sollte das System wissen, wann es das nächste Mal vorrätig sein wird (sofern diese Information verfügbar ist) und diese Information an die Kundschaft weitergeben können. Online-Bestellungen und Bestellungen in verschiedenen Filialen können gleichzeitig erfolgen. Daher aktualisiert die Auftragsverwaltungssoftware auch den Bestand, um die Verkäufe sofort zu berücksichtigen und zu vermeiden, dass ein Artikel mehrmals verkauft wird.
• Management von Lieferrückständen: Bearbeitung von Lieferrückständen mit der Software. Interessierte Parteien, denen mitgeteilt wird, dass ein Produkt vergriffen ist, aber bald wieder vorrätig sein wird, können sich dafür entscheiden, den Artikel trotzdem zu bestellen. Auftragsverwaltungssysteme verwalten diese Rückstände, um zu vermeiden, dass ein Artikel schon wieder ausverkauft ist, bevor er überhaupt erneut auf Lager genommen wurde, oder einer interessierten Partei ein falsches Wiederbeschaffungsdatum genannt wird.
• Katalogmanagement: Erstellung digitaler Kataloge, die über Apps oder Websites abgerufen werden können, weitgehend automatisiert, als wichtige Funktion der Auftragsmanagement-Software. In einigen Fällen wird der Katalog vollständig von der Software erstellt und bis zu Details wie Preis und Spezifikationen verwaltet.
• Zentralisierung der Auftragsinformationen: Zentralisierung der Information als wichtige Aufgabe von Auftragsverwaltungssystemen. Dadurch wird vermieden, dass sich Fehlinformationen negativ auf die Bestellungen auswirken, da sämtliche Informationen aus einer einzigen Quelle stammen. Diese zentrale Stelle sorgt auch dafür, dass Fehlkommunikationen mit der Kundschaft deutlich reduziert werden.
• Integration der Erfüllungspunkte: Für Unternehmen mit mehreren Abwicklungsstellen Integration, die die Auswahl der geeigneten Abwicklungsstelle für einen bestimmten Auftrag ermöglicht haben, dank Auftragsverwaltungssoftware. Bei den für Dropshipping-Geschäftsmodellen vorgesehenen Auftragsverwaltungslösungen kann das Verkaufsunternehmen auch den Verlauf einer Bestellung verfolgen.
• Kundenmanagement: Verringerung der Kundensupportanfragen dank detaillierter Berichte. Auftragsverwaltungslösungen können automatisch Korrespondenz mit der Kundschaft über den Fortschritt ihrer Bestellung führen und ein Kundenportal bereitstellen, in dem der Fortschritt kontrolliert werden kann.
• Integration von Einkaufsplattformen: Viele Unternehmen bauen ihre Online-Shops auf vorgefertigten Warenkorb-Plattformen auf, anstatt sie selbst zu entwickeln. Effiziente Auftragsverwaltungslösungen bieten eine Reihe von Integrationsmöglichkeiten und sollten mit den gängigsten Warenkorb-Plattformen zusammenarbeiten.

Was sollte beim Kauf einer Auftragsverwaltungssoftware berücksichtigt werden?

Bei der Anschaffung einer Auftragsverwaltungssoftware ist es wichtig, mehrere Faktoren zu berücksichtigen, die die Softwarelösung für das jeweilige Unternehmen bietet. Heutzutage profitieren die meisten Unternehmen von einer cloudnativen Lösung, auch wenn manche eine lokal bereitgestellte Lösung für ausreichend und kosteneffizient halten. Hier sind einige der wichtigsten Überlegungen für den Kauf einer Auftragsverwaltungslösung:

• Was sind die wichtigsten Funktionen? Die Hauptfunktionen einer Auftragsverwaltungslösung sollten immer der erste Punkt sein, den ein Unternehmen beim Kauf einer derartigen Software berücksichtigt. Wenn die Lösung nicht die Funktionen bietet, die das Unternehmen benötigt, ist der Kauf im Grunde genommen Geldverschwendung. Dies hat zur Folge, dass die fehlenden Funktionen an anderer Stelle ergänzt werden müssen, entweder durch zusätzliche Softwarelösungen oder durch weniger kosteneffiziente Maßnahmen wie die manuelle Eingabe.
• Wie hoch sind die Kosten? Nach den Leistungsmerkmalen ist der nächste wichtige Faktor der Preis. Jede potenzielle Softwarelösung sollte für das Unternehmen mehr wert sein als die Kosten für den Kauf oder das Abonnement der Lösung. Bei lokal bereitgestellter Software fällt in der Regel eine Anfangsinvestition an, während Software-as-a-Service in der Regel auf der Grundlage eines Abonnementmodells angeboten wird. Auch wenn es verlockend sein mag, die gesamten Kosten im Voraus zu bezahlen und keinerlei laufende finanzielle Verpflichtungen einzugehen, sind die Vorteile von cloudnativen und SaaS-Lösungen es in der Regel wert, diese laufende Verbindlichkeit einzugehen.
• Lässt sich die Lösung in bestehende Plattformen einbinden? Wie bereits erwähnt, sollten Auftragsverwaltungslösungen mit anderen Softwarelösungen zusammenarbeiten, um wirklich effektiv zu sein. Von Warenwirtschaftssoftware bis hin zu Warenkorb Software – ein Unternehmen muss sicherstellen, dass das von ihm gewählte Order Management Tool mit den bereits vorhandenen Plattformen zusammenarbeitet. Oder aber sie müssen die Kosten für die Umstellung dieser anderen Systeme einkalkulieren, wenn sie sich für eine bestimmte Auftragsverwaltungslösung entscheiden.
• Benötigt die Lösung zusätzliche Software, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden? Es ist kein häufiges Problem für moderne Unternehmen, aber manchmal muss ein Unternehmen andere Softwarelösungen in Betracht ziehen, um seine Auftragsverwaltungslösung zu ergänzen. Ein typisches Beispiel hierfür ist, wenn ein Unternehmen ein Order-Management-System einsetzen möchte, aber noch keine Warenkorb Software oder Warenwirtschaftssysteme besitzt. Der Bedarf an zusätzlicher Software sollte kein automatisches Hindernis sein, aber die zusätzlichen Kosten sollten bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden.
• Wie geht die Lösung mit Kundendaten um? Die Art und Weise, wie Unternehmen mit Kundendaten umgehen, wird zunehmend zu einem brisanten Thema, da immer mehr Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes aufkommen. Für moderne Unternehmen ist der sichere Umgang mit Kundendaten nicht nur eine Frage der Vorschriften, sondern auch eine Frage der Kundenwahrnehmung und der Öffentlichkeitsarbeit. Beim Kauf einer vor Ort bereitgestellten Lösung oder einer cloudnativen Lösung, die das Unternehmen selbst hosten wird, muss unbedingt sichergestellt werden, dass die Kundendaten ordnungsgemäß behandelt werden. In diesen Fällen trägt allein das Unternehmen die Verantwortung dafür, was mit den Daten geschieht, über die es verfügt.
• Wird die Lösung von Partnerunternehmen genutzt? Eine Lösung, die bereits von Partnerunternehmen genutzt wird, wie z. B. von Lieferunternehmen oder Warenkorbplattformen, ist zwar kein wesentliches Merkmal, kann aber den Übergang zur Nutzung des Systems etwas erleichtern. Wenn die in Betracht gezogene Softwarelösung Teil einer Suite oder Familie von Lösungen desselben Hersteller- oder Entwicklungsunternehmens ist, wird die in diesen Suiten enthaltene Software voraussichtlich reibungslos zusammenarbeiten.
• Ist die Lösung für die Größe des Unternehmens geeignet? Wer ein großes Abfertigungsunternehmen betreibt, dem muss man es wohl kaum erklären. Aber es gibt einen gewaltigen Unterschied zwischen einem kleinen Unternehmen mit einem einzigen Standort und einem großen Unternehmen mit mehreren Lagern und Abfertigungsstellen. Für kleinere Unternehmen ist die Kostenfrage die wichtigste. Teurere Softwarelösungen werden zweifellos ausreichen, aber sie können überflüssig sein und verschiedene Funktionen bieten, die nicht benötigt werden. Für größere Unternehmen stellt sich das Problem umgekehrt: Günstigere Lösungen bieten möglicherweise nicht alle Funktionen, die ein Unternehmen benötigt.

Welche Trends sind bei Auftragsverwaltungssoftware am relevantesten?

Wer über eine neue Auftragsverwaltungssoftware nachdenkt, sollte unbedingt auch die Zukunftstrends in diesem Bereich berücksichtigen. Diese Trends haben nicht nur einen gewissen Einfluss auf die beste Lösung für ein Unternehmen, sondern können auch andere Entscheidungen beeinflussen, die das Unternehmen in Zukunft treffen muss. Die relevantesten Trends auf dem Gebiet der Auftragsverwaltungssoftware sind die folgenden:

• Cloud-Technologie für die Bestandsverwaltung: Die Kosten für eine zuverlässige und sichere Datenspeicherung, auf die jederzeit zugegriffen werden kann, stellen für moderne Unternehmen einen erheblichen finanziellen Faktor dar, der in dem Maße zunimmt, wie die Menge der zu bearbeitenden Daten wächst. Die Umstellung auf SaaS-Lösungen senkt nicht nur die Kosten für die Unternehmen, sondern ermöglicht ihnen außerdem einen besseren Service, da sie sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können, während sich der Service Provider auf die Bereitstellung seines spezifischen Cloud-Service konzentrieren kann.
• Multi-Warehousing: Multi-Warehousing ist, wie der Name schon sagt, eine Strategie, bei der Waren in mehreren Lagern gelagert werden. Auf diese Weise kann ein Unternehmen Waren vom nächstgelegenen Lager aus versenden, was die Lieferzeit für die Kundschaft und die Logistikkosten für das Unternehmen reduziert. Die effektive Nutzung von Multi-Warehousing ist nur mit intelligenter Cloud-Technologie möglich. In dem Maße, wie sich diese Lösungen durchsetzen, wird die Aussicht auf Multi-Warehousing für immer mehr Unternehmen realisierbar werden.
• Nutzung der Logistik von Drittunternehmen: Traditionell waren externe Logistikunternehmen nur eine Option für Dinge, die nicht von entscheidender Bedeutung waren. Der Abbau von Barrieren zwischen einem Unternehmen und externen Logistikunternehmen, der durch Auftragsmanagementlösungen erleichtert wird, macht es möglich, sich auch bei wichtigen Aufgaben auf diese Logistikunternehmen zu stützen.
• Internet der Dinge (IoT): Es ist bereits üblich, dass Logistikunternehmen Dinge wie das Scannen von Barcodes verwenden, um den Weg eines Pakets zu verfolgen, aber es ist zu erwarten, dass dieser Trend noch zunehmen wird. So ist es beispielsweise möglich, die Umgebungsbedingungen in einem Lagerhaus zu überwachen und diese Informationen in die Auftragsverwaltung Software und die Warenwirtschaftssysteme zu integrieren.
• Bestandsanalyse: Angesichts der riesigen Mengen an präzisen Echtzeitdaten, auf die Unternehmen heute zugreifen können, und der immer aussagekräftigeren (oft KI-gestützten) Analysetools wird der Einsatz von Bestandsanalysen zur effizienteren Verwaltung der Bestände wahrscheinlich zunehmen. Dies gilt insbesondere für Sektoren, in denen es sich um verderbliche Waren handelt.

Quellen

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

1. Was ist Auftragsverwaltung? – IBM (Zugriffsdatum: Dienstag, 14. Februar 2023)

2. Auftragsverwaltung im Handel: Vorteile eines Order-Management-Systems gegenüber ERP und POS – E-Commerce Magazin (Zugriffsdatum: Dienstag, 14. Februar 2023)