Einführung

Recruitment Software unterstützt die Personalbesetzung und Headhunting. Sie wird sowohl von internen HR-Teams als auch von Personalvermittlungen zur Abwicklung des Tagesgeschäfts verwendet, vor allem zur Pflege einer Datenbank mit Bewerbenden, Stellenangeboten und Stellenbeschreibungen.

Dank moderner Recruitment Lösungen können Unternehmen Bewerberinformationen so erfassen, dass Personalfachleute sie schnell und einfach weitergeben können. Diese Tools nutzen oft Candidate Relationship Management (CRM)-Modelle, sodass Personaler die Bewerber filtern und einstufen können. Viele Recruitment CRM Systeme unterstützen den Abgleich von Bewerbenden und ihren Qualifikationen mit bestimmten Stellenanforderungen. In einigen Fällen stehen automatisierte Recruitment Tools zur Verfügung, die die Personalbeschaffungszeiten verkürzen und damit die Kosten senken.

Einer der wichtigsten Vorteile einer modernen Recruitment Plattform ist die Zeitersparnis in der Personalbeschaffung. Unabhängig davon, ob es sich um einen leitenden Angestellten oder eine Fachkraft aus der Personalabteilung handelt: Schnellere Abläufe erlauben, die besten Bewerbenden für eine offene Stelle im Unternehmen zu ermitteln und zu kontaktieren, bevor ein Konkurrenzunternehmen an sie herantritt. Schnellere Recruitingprozesse führen auch zu einer höheren Produktivität. Nutzer verbringen weniger Zeit mit repetitiven Aufgaben wie dem Formulieren von Antworten auf Bewerbungen, da Einstellungssoftwaresysteme diese Aufgaben automatisieren können. Eine Recruiting Software erleichtert auch die Initiative und Kontaktaufnahme mit eher passiven Kandidaten: Dies ist besonders entscheidend, wenn sie extern oder intern angeworben werden.

Ebenso wichtig ist, dass ein softwaregestütztes Recruitment Tool die Daten der Bewerber aus den Bewerbungsformularen und Lebensläufen zusammenfasst. Denn so wird es für die Personalverantwortlichen viel einfacher, die einzelnen Bewerbenden fair zu vergleichen und alle Stärken und Schwächen auf einen Blick zu erkennen. HR Recruitment Software ist mit Bewerbermanagement Software, HR Datenbank Software und Talent Management Software eng verbunden. Recruitment Software kann auch Teil bestimmter Personaleinsatzplanung Software sein. Generell bieten die besten Recruitment CRM Systeme zahlreiche Funktionen für große und auch für kleine Unternehmen, mit denen die Recruitmentprozesse gestrafft werden können. Dadurch wird zum einen die Candidate Experience verbessert und zum anderen auch der Bewerbungsprozess für Unternehmen vereinfacht. Die top Recruiting Tools sollten unter anderem folgende Funktionen haben:

• Intelligente Suchfilter, mit denen Personalverantwortliche nach den wichtigsten Qualifikationen, Eigenschaften oder Merkmalen der Bewerbenden suchen können
• Integration sozialer Medien, um die Präsenz der Unternehmen zu erhöhen und die besten Bewerber zu finden
• Bewerbungsformulare, die an die jeweiligen Stellenbeschreibungen und -anforderungen angepasst werden können
• Ein CRM-System (Candidate Relationship Management System), das als Customer-Relation-Management-System für Kandidaten fungiert
• Analyse-Tools, mit denen leitende Angestellte die Zeitspanne, die für die Einstellung von Mitarbeitenden benötigt wird, sowie die damit verbundenen Kosten im Auge behalten können

Was ist Recruitment Software?

Eine Recruitment Software ist eine Unternehmenssoftware, die in erster Linie Personalvermittlungen als auch HR-Abteilungen unterstützt und deren Arbeitsabläufe optimiert, – und zwar durch die Pflege einer Datenbank mit Bewerbern und Stelleninformationen. Für gewöhnlich werden Software Recruitment Tools von Unternehmen eingesetzt, um Bewerberinformationen zu erfassen, zu filtern, zu bewerten und die Qualifikationen der Bewerbenden mit den Stellenanforderungen abzugleichen. In einem Unternehmen, das mehrere Stellen gleichzeitig zu besetzen hat, behalten Personalfachleute dank eines Recruitment CRM Systems den Überblick über alle Bewerbungen für die verschiedenen Stellen. Gleichzeitig können sie die leitenden Angestellten über die Kosten und den Zeitaufwand für den Einstellungsprozess auf dem Laufenden halten. Gleichwohl ist eine Recruitment Software nicht nur den großen Unternehmen vorbehalten. Heutzutage nutzen 75 % aller KMU in Deutschland irgendeine Form von HR-Software, auch für das Recruitment.

Die in Deutschland übliche Recruitment Software umfasst mehrere Funktionsebenen. So enthalten Recruitment Software Suiten häufig eine Bewerbermanagementsoftware, mit der sich die Fortschritte eines Kandidaten im Laufe des Bewerbungsprozesses verfolgen lassen. Bewerbermanagement Tools sind bei Recruitment Software sehr beliebt, denn so können Personalbeschaffer Bewerbern auch eine besser geeignete Stelle suchen, sollten sie für die aktuelle Stelle nicht infrage kommen. Auch können leitende Angestellte anderer Teams auf diesen Bewerber für eine bestimmte Rolle aufmerksam machen, die besser passen könnte.

Auch hier sind Talentakquise-Software und Personalmarketing-Systeme oft Teil dessen, was ein modernes Recruitment Softwarepaket ausmacht: Es lässt sich flexibel an die sich ändernden Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Manche sind auf das Recruitment von hochkarätigen Bewerbenden spezialisiert, andere bieten Tools für die Personalbeschaffung im großen Stil an. Die besten Einstellungssoftware-Tools, die heute für den kommerziellen Einsatz verfügbar sind, eignen sich zumeist für eine Vielzahl von Situationen, da sie für eine Reihe unterschiedlicher kommerzieller Konstellationen entwickelt wurden. Recruitment Software ist also ein Oberbegriff. Er deckt alles ab, von Bewerberdatenbanken bis hin zu zentralisierten Kommunikationssystemen, die den mehrfachen Austausch per E-Mails überflüssig machen.

Welche Vorteile bietet eine Recruitment Software?

Zu den Vorteilen einer Recruitment Software gehört die Möglichkeit, die Recruitmentmaßnahmen innerhalb eines Unternehmens zu koordinieren. Allzu oft werden Bewerbende, die sich für eine Stelle in einem Unternehmen sehr gut eignen würden, übersehen, weil sie sich für eine andere Stelle beworben haben. Mit einer Recruitment Plattform, in der alle Bewerberdaten koordiniert werden, ist es für Unternehmen viel einfacher, Bewerbende in die richtige Richtung zu lenken und dadurch erfolgreichere und qualifiziertere interne Teams aufzubauen. Abgesehen von der verbesserten Kollaboration im Recruitmentprozess zwischen Abteilungen und Teams im Unternehmen, bieten softwaregestützte Recruitment Lösungen noch weitere Vorteile:

• Wettbewerbsfähigkeit bei der Rekrutierung von Talenten: Ohne ein Recruitment CRM System ist es für ein Unternehmen zum Beispiel eher unwahrscheinlich, alle potenziellen Kandidaten für eine bestimmte Stelle zu erreichen. In der Regel bedeutet dies, dass besser qualifizierte Bewerbende eher eine passende Stelle in einem anderen Unternehmen oder über eine Personalvermittlung finden, die die entsprechenden Recruitment Tools hat. Kurz gesagt, mit einem geeigneten System können Personalbeschaffer agiler reagieren. So können sie die besten Bewerber für sich gewinnen und der Konkurrenz einen Schritt voraus sein.
• Beschleunigung des Einstellungsprozesses: Personalfachleute wissen, dass jedes Jahr ein beträchtlicher Teil der Ausgaben für die Einstellung und Bindung von Mitarbeitenden im Unternehmen anfällt. Deshalb ist es wirtschaftlich sehr sinnvoll, jemanden zügiger einzustellen, als es sonst der Fall wäre. Ein schnellerer Einstellungsprozess bedeutet nicht nur, dass Personalfachleute mehr Aufgaben übernehmen und produktiver arbeiten können, sondern auch, dass die Kosten für Inserate und der Zeitaufwand selbst minimiert werden. Folglich kann eine Recruitment Software dazu beitragen, die Gemeinkosten eines Unternehmens erheblich zu senken. Mehr noch: Eine gut gepflegte Recruitmentdatenbank mit aktuellen Informationen über potenzielle Bewerbende kann zur Besetzung von Stellen beitragen, sobald diese frei werden. Ein Engpass an Fachkräften kann so vermieden werden. Auf diese Weise sollte das Tagesgeschäft in Unternehmen nicht mehr unter mangelnden Arbeitskräften oder fehlender Kompetenz leiden müssen.
• Erhöhung der Qualität der eingestellten Bewerber: Durch den Einsatz professioneller Einstellungssoftware können Unternehmen gezielt diejenigen Bewerbenden auswählen, die für eine bestimmte Stelle wirklich geeignet sind. Zwar sind die von deutschen Unternehmen eingesetzten Recruiting Tools unterschiedlich, doch helfen sie alle bei der Bewerberauswahl und der Eingrenzung der Kandidaten. Zum Teil werden auch in diesem Bereich automatisierte Prozesse angeboten, die einen Vergleich von mehreren Bewerbenden für eine Stelle ermöglichen und Empfehlungen für das weitere Vorgehen im Einstellungsverfahren geben. Außerdem können die erfassten Daten von abgelehnten Bewerbenden mit anderen Stellenangeboten verknüpft werden, die ihren Qualifikationen entsprechen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur hochqualifizierte Bewerbende für die entsprechenden Stellen eingestellt werden.
• Sicherheit für sensible Daten: Auch wenn der Einstellungsprozess in vielen Unternehmen transparent sein muss, um Fairness zu gewährleisten, sollten wichtige und potenziell sensible personenbezogene Daten sicher in einer modernen Recruitment Plattform gespeichert werden. Wie bereits erwähnt, kann die gemeinsame Datennutzung durch Teams und Personalfachleute dazu führen, dass die Recruiter Software effizienter ist als ein papiergebundenes System. Allerdings muss kontrolliert werden, wer wann und auf welche personenbezogenen Daten zugreifen darf, um die Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Unternehmen, die in die richtige Art von Recruitment-CRM investieren, können davon ausgehen, dass diese Kontrollen Teil des Programms sind. So kann es nicht zu einer versehentlichen Datenschutzverletzung hinsichtlich der Unternehmens- oder Bewerberunterlagen kommen.
• Größere soziale Reichweite: Viele Arten von Recruitment Softwares ermöglichen es Unternehmen, sich mit Plattformen der sozialen Medien wie LinkedIn oder Twitter zu verbinden und so ein größeres Spektrum an potenziellen Bewerbenden für Stellen zu erreichen. Mittlerweile bieten viele E-Recruiting-Software Lösungen die Integration sozialer Netzwerke als Standardfunktion oder zumindest als Option an, damit Unternehmen Stellenangebote mit ihrem Profil in den sozialen Medien verknüpfen können. Oft übernehmen diese Tools die Bündelung der Interessenten und senden sogar automatisierte Antworten an interessierte Parteien.

Über welche Funktionen verfügt eine Recruitment Software?

Recruitment Software bietet zahlreiche Funktionen. Einige davon sind standardmäßig im Programm enthalten, während andere modular aufgebaut und mit zusätzlichen Kosten verbunden sind. Nachfolgend einige der häufigsten Funktionen einer Recruitment Software:

• Kandidatenmanagement: Auswertung und Aktualisierung der Fortschritte der Bewerbenden im Laufe des Einstellungsverfahrens. Im Grunde genommen ermöglicht jede gute Einstellungslösung den Personalvermittlern, alle potenziellen Bewerber über eine einzige Schnittstelle zu verwalten. Diese Schnittstelle, die für gewöhnlich im Hintergrund mit einer Recruitmentdatenbank verbunden ist, ermöglicht einen sicheren Zugriff auf die Daten aller potenziellen Bewerbenden für eine bestimmte offene Stelle in einem Unternehmen. Normalerweise bieten Kandidatenmanagementsysteme als Teil der Recruitment Software einen Überblick in einem leicht verständlichen Format über die Qualifikationen, Arbeitszeugnisse, Eignungsmerkmale und andere Lebenslaufdaten eines Bewerbers. Auf diese Weise lässt sich ein Kandidat natürlich bequem mit einem anderen vergleichen. Andere zentrale Daten, auf die mit einer Kandidatenmanagementfunktion zugegriffen werden kann, sind zum Beispiel, ob eine Person zum aktuellen Zeitpunkt auf Arbeitssuche ist oder nicht. Durchläuft ein Kandidat den Prozess einer potenziellen Einstellung, behält das Kandidatenmanagementsystem in der Regel auch den Überblick über Termine, stellenbezogene Kommunikation und darüber, wer – wenn überhaupt – innerhalb des Unternehmens für seinen Bewerbungsfortschritt zuständig ist. Dieser Teil der Funktion wird manchmal auch als Bewerbermanagement Software bezeichnet.
• Management von Vorstellungsgesprächen: Entscheiden, welche Kandidaten am besten abgeschnitten haben, mithilfe von Datenaggregation für einen fairen Vergleich. In größeren Unternehmen sind möglicherweise mehrere Personen an einem Einstellungsverfahren beteiligt. Somit werden ständig subjektive Entscheidungen über die Bewerbenden getroffen. Die richtige Recruitment Management Software beseitigt bestimmte Diskrepanzen, die bei Vorstellungsgesprächen unweigerlich auftreten, indem sie die Bewerbenden objektiver bewertet. Auch kleine Unternehmen können davon profitieren: Durch ein effektiveres Management von Vorstellungsgesprächen können leitende Angestellte fundierte Entscheidungen darüber treffen, welchen Bewerbenden sie die Stelle anbieten, anstatt sich zu sehr auf ihr Bauchgefühl zu verlassen. Für gewöhnlich enthalten die Funktionen zur Verwaltung von Vorstellungsgesprächen quantitative Daten über die Leistung der einzelnen Personen im Vorstellungsgespräch. Auf diese Weise wird Fairness gewahrt und kann gegebenenfalls nachgewiesen werden. Dieser Aspekt ist für viele Unternehmen von großer Bedeutung. Das gilt vor allem für diejenigen, die einen offenen und ehrlichen Ansatz hinsichtlich der Fairness ihres Recruitmentprozesses verfolgen und gleichzeitig die personenbezogenen Daten der Bewerbenden schützen möchten.
• Stellenausschreibung: Suche und Gewinnung der besten Bewerber für eine Stelle, durch Ausschreibung in den am besten geeigneten Medien. Wie schon angesprochen, ist die Integration sozialer Medien ein Vorteil, den viele Arten von Recruitment Softwares heutzutage haben. Dies kann bei der Veröffentlichung von Stellenangeboten sehr nützlich sein, wenn ein Unternehmen eine möglichst große Zielgruppe erreichen möchte. Manchmal stellen Recruitment Plattformen nicht nur Stellen in sozialen Medien ein, sondern berücksichtigen auch die ersten Rückmeldungen auf solche Anzeigen. Doch nicht alle offenen Stellen eignen sich für eine Marketingkampagne in den sozialen Medien. Die Besetzung einer Führungsposition beispielsweise kann je nach Branche bedeuten, dass die Stellenausschreibung in Fachzeitschriften oder auf einschlägigen Websites erfolgen muss. Wenn ein bestimmtes Niveau an Bewerbenden erwartet wird, etwa Personen mit abgeschlossenem Studium, kann es sinnvoll sein, die Stellen auf Karriereseiten für Hochschulabgänger zu veröffentlichen. Bei zahlreichen fortschrittlichen HR Recruitment Softwarelösungen ist eine intelligente Stellenausschreibung dank des hohen Integrationsgrads heutzutage möglich.
• E-Mail-Marketing: Bereitstellung der neuesten Stelleninformationen für potenzielle Bewerbende, sobald diese verfügbar sind. Eine heutige Recruitment Software kann ihre Recruitmentdatenbank in ein Frontend für E-Mail-Anwendungen integrieren. Auf diese Weise können Kandidaten mit passenden Stellenangeboten zusammengeführt werden. Ist beispielsweise für ein Stellenangebot ein Lkw-Führerschein erforderlich, ermittelt das System automatisch den Talent-Pool mit einem solchen Führerschein. Diese werden dann aufgefordert, sich auf die Stelle zu bewerben. E-Mail-Marketing kann auch vollständig automatisiert werden. Der Name der Empfänger wird dabei geändert, sodass die Kommunikation weniger generisch ist. Alternativ können Personalfachleute oder Personalbeschaffer die Kandidaten, die das System in der Datenbank gefunden hat, prüfen und selbst entscheiden, wer angeschrieben werden soll. So oder so, mit dieser Form des Marketings ist es einfach, passende Kandidaten zu relativ geringen Kosten zu erreichen. Die Chancen, geeignete Bewerbende zu finden, dürften sich erhöhen. Die Anzahl der unqualifizierten Bewerbenden, die sich auf gut Glück bewerben, wird hingegen verringert.
• Lebenslauf-Parsing: Organisation der in Lebensläufen enthaltenen Daten auf sinnvollere Weise. In der Informatik bedeutet der Begriff „Parsing“ die Fähigkeit von digitalen Systemen, wie z. B. Recruitment CRM Systemen, die von Menschen verwendete Schriftsprache zu verstehen. Diese Funktion ist bei einer Recruitment Software äußerst nützlich, da es höchst unwahrscheinlich ist, dass sich zwei Bewerbende in einem Bewerbungsformular oder einem Lebenslauf auf genau dieselbe Weise ausdrücken. Natürlich ist es kein Problem, wenn die Personalbeschaffer nur einen oder zwei Lebensläufe zu lesen haben, aber bei Hunderten oder gar Tausenden von Lebensläufen, die in einer Datenbank gespeichert sind, ist es schon sehr viel schwieriger. Aus diesem Grund kommt ein Lebenslauf-Parser zum Einsatz, der die Informationen „liest“ und sie in eine leicht verdauliche Form bringt: Dabei werden ähnliche Punktzahlen und Checklisten verwendet, um den Vergleich zwischen den Bewerbenden zu vereinfachen. Das Parsen von Lebensläufen bedeutet außerdem, dass ordnungsgemäß gesicherte digitale Datensätze von Lebensläufen geführt werden können, anstatt sich auf altmodische Papierakten zu verlassen, die potenziell viel weniger sicher sind.
• Workflow-Management-Systeme: Verbesserung der Arbeitsabläufe und schnellere Recruitmententscheidungen dank der Vernetzungsfähigkeit moderner softwarebasierter Recruitment Tools. Denkt man an die Anzahl der einzelnen Aufgaben, die in einem Recruitmentprozess insgesamt anfallen, so wird schnell klar, wie viele Arbeitsabläufe durchlaufen werden müssen. Zunächst muss die Stelle identifiziert und ein Anforderungsprofil für sie erstellt werden. Dann muss die Stelle ausgeschrieben werden, vielleicht in mehreren Medien. Anschließend müssen die eingehenden Bewerbungen sortiert werden und eine Antwort erhalten. Ist diese Phase des Auswahlverfahrens zufriedenstellend abgeschlossen, müssen Vorstellungsgespräche arrangiert werden, vielleicht mit einem gewissen Hin und Her zwischen den Personalfachleuten, den Kandidaten und den Interviewenden. Danach müssen möglicherweise weitere Beurteilungen erfolgen, bevor eine weitere Gesprächsrunde stattfindet. Dies alles muss häufig stattfinden, bevor einem Bewerber eine Stelle angeboten wird, die er am Ende womöglich ablehnt, was wiederum eine ganze Reihe neuer Arbeitsabläufe nach sich zieht. Häufig wird diese Situation noch dadurch erschwert, dass Unternehmen in verschiedenen Zeitzonen oder in mehr als einer Sprache arbeiten. Folglich sind Workflow-Management-Systeme für den Recruitmentprozess erforderlich. Zahlreiche HR Recruitment Softwaresysteme bieten genau solche Systeme an. Funktionen könnten zum Beispiel sein, dass alle am Prozess Beteiligten die Möglichkeit haben, die Recruitmentdatenbank zu aktualisieren, nachdem ein Bewerber geantwortet oder ein Vorstellungsgespräch stattgefunden hat. Manuelle Aufgaben verlangsamen die Recruitmentarbeitsabläufe, was den Konkurrenzunternehmen einen Vorsprung bei den besten Talenten verschafft. Oder das Unternehmen hinterlässt beim Wunschkandidaten einen schlechten Eindruck.

Was sollte beim Kauf einer Recruitment Software berücksichtigt werden?

Da Recruitment Tools sehr unterschiedlich sein können, gibt es wichtige Faktoren, die beim Kauf berücksichtigt werden sollten. Unternehmen müssen abwägen, ob das Recruitment CRM oder die HR Recruiting Software, die sie kaufen wollen, ihren besonderen Anforderungen gerecht wird oder nicht. Einige Unternehmen stehen vor den größten Herausforderungen bei der Neueinstellung – besonders in wettbewerbsintensiven Arbeitsmärkten –, während andere hingegen feststellen werden, dass die Qualität ihres Einstellungsprozesses die meisten betrieblichen Probleme verursacht. Bei der Auswahl eines geeigneten Recruitment Softwarepakets sind unter anderem folgende Faktoren ausschlaggebend:

• Welche Software ist für Personalvermittlungen geeignet? Personalvermittlungen verlassen sich oft mehr auf professionelle Recruitment Software als alle anderen Unternehmen. So lassen sich nicht nur alle potenziellen Bewerber über ein CRM-System verwalten: Einige für Personalvermittlungen konzipierte Recruitment Plattformen ermöglichen es auch, sowohl potenzielle als auch bestehende Kunden im selben System zu verwalten. Dies stellt einen klaren Vorteil für Personalvermittlungen dar, die zum Beispiel bestimmte Arten von Bewerberinformationen aus ihrer Datenbank sofort an ihre Klienten weitergeben möchten. Zahlreiche für Agenturen konzipierte Recruitment Systeme sind tendenziell eher umsatzorientiert. So tragen sie beispielsweise häufig zur Umsatzsteigerung bei, bauen Kundenbeziehungen auf und vermarkten die Agentur in verschiedenen kommerziellen Kontexten. Doch obwohl solche Systeme bei der Verwaltung von Bewerbenden helfen können, sind sie nicht immer das, was die Recruitment-Teams in Unternehmen suchen. Mit anderen Worten: Eine speziell für Personalvermittlungen konzipierte Recruitment Software umfasst unter Umständen mehr Funktionen, als Unternehmen benötigen, die selbst einstellen.
• Bietet die Recruitment Software unnötige Funktionen? Wie schon beschrieben, unterscheiden sich viele Recruitment Softwarepakete, die für Arbeitgebende entwickelt wurden, von denen für kommerzielle Personalvermittlungen. Letztere sind eher verkaufsorientiert, während erstere eher kandidatenorientiert sind. Zahlreiche Funktionen, die jedoch nicht benötigt werden und nie zum Einsatz kommen, können trotzdem im Paket enthalten sein. Wirkt sich dies nicht auf den Preis des Softwarepakets aus, so bleibt nur die Frage, wie komplex die Software für den durchschnittlichen Nutzer zu bedienen ist. Müssen sie geschult werden, wenn sie nicht alle Module problemlos bedienen können? Außerdem stellt sich die Frage, ob nicht benötigte Module, die in einem Recruitment Softwaresystem enthalten sind, ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis darstellen. So kann es bei Recruitment Software eine Funktion oder ein Modul für das Compliance-Management geben, das für bestimmte Arten von Unternehmen ideal, für andere aber nutzlos ist. Genauso wie eine interne Chatintegration: Für manche ist sie eine Überlegung wert, für ein Unternehmen mit eigenem Chatsystem jedoch unnötig. Bestimmte Recruitment Pakete enthalten auch Onboarding-Module, die erst dann sinnvoll sind, wenn ein Kandidat eingestellt und Mitarbeiter geworden ist. Auch hier gilt: In bestimmten Unternehmensumgebungen oder für kleinere Unternehmen ist diese Art von Funktion überflüssig.
• Ist das Recruitment Softwaresystem lizenzbasiert? Da die Akzeptanz von cloudbasierten IT-Lösungen für eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen in Deutschland weiter zunimmt, befürworten einige Unternehmen internetbasierte Recruitment Softwaresysteme im Vergleich zum traditionellen lizenzbasierten Modell. Natürlich gibt es Unternehmen mit nur ein oder zwei Personalfachleuten, die diese Art von Software nutzen, und die trotzdem eine Lizenzvereinbarung vorziehen. Eine solche Lösung könnte kosteneffizienter sein und bestimmte Unternehmen sogar bei der Einhaltung ihrer eigenen Datenrichtlinien und Vorschriften unterstützen. Dennoch lohnt es sich, über Online Recruitment Software nachzudenken, insbesondere wenn das betreffende Unternehmen bereits SaaS-Anwendungen für andere Softwaresysteme nutzt. Wichtig ist: Sowohl Personalvermittlungen als auch Personalbeschaffungsteams in Unternehmen können von einem flexibleren, cloudbasierten Ansatz profitieren. Darüber hinaus könnten Unternehmen mit schwankenden Mitarbeiterzahlen, die z. B. Saisonarbeiter beschäftigen, feststellen, dass die Kosten für nicht ganzjährig benötigte Lizenzen unnötig sind. Dort, wo sich die Recruitment-Teams als Reaktion auf sich ändernde Bedingungen schnell vergrößern, ist eine größere Flexibilität in der Regel sinnvoller. In diesem Punkt bietet On Demand Cloud Recruitment Software tendenziell einen Vorteil gegenüber lizenzierten kommerziellen Versionen. Dabei ist zu beachten, dass die Kosten für die Wartung und Aktualisierung des Systems im Laufe der Zeit teurer werden können, wenn der Softwareanbieter auch noch Funktionen wartet, die gar nicht genutzt werden.
• Kann die Recruitment Plattform für mobile Geräte optimiert werden? Mobile Recruiting liegt im Trend. Die Menschen nutzen heute mehr denn je mobile Plattformen, und das gilt natürlich auch für Arbeitssuchende. Eine Studie ergab, dass sogar bis zu 86 % der Smartphone-Besitzenden ihr Smartphone zur Arbeitssuche nutzen würden. Folglich sollte jede Recruitment Software, die der Stellenausschreibung oder Bewerberansprache dient, für mobile Bildschirme optimiert sein (zumindest die öffentlich genutzte Oberfläche). Personalfachleute nutzen Recruitment Software zwar meist über einen Desktop-PC, doch mitunter können auch sie von Aktualisierungen und neuen Informationen profitieren, die sie über ein sicher verbundenes mobiles Gerät einsehen können. Natürlich darf die Verwendung mobiler Geräte die Datensicherheit nicht beeinträchtigen. Demzufolge dürfen nur bestimmte Datensätze in diesem Format aufgerufen werden können. Dennoch wird sich die Welt immer mehr auf die kleineren Bildschirme von Smartphones und Tablets ausrichten. Personalbeschaffende, die eine möglichst große Zahl von Bewerbenden für ein Assessment innerhalb ihres Softwaresystems gewinnen möchten, sollten daher zumindest die Vorteile einer mobilen Optimierung in Betracht ziehen.

Welche Trends bei Recruitment Software sind am relevantesten?

Recruitment Softwaretrends und Trends im Personalwesen konzentrieren sich darauf, den Unternehmen noch mehr Funktionalität und damit Produktivität zu bieten. Theoretisch könnte das momentan beste Recruitment CRM schon bald von einem Newcomer auf dem Markt verdrängt werden, weswegen die meisten Entwickler weiterhin in die Bereitstellung zusätzlicher Funktionen investieren. Welche Trends werden in absehbarer Zeit gefragt sein? Mehr dazu hier:

• Noch stärkerer Fokus auf Social Media Recruiting: Viele Recruitment Software Anbieter betrachten die Integration sozialer Medien inzwischen als wichtigen Bestandteil ihres Angebots. Schließlich bieten soziale Netzwerke zahlreiche Möglichkeiten, um sowohl Bewerber als auch potenzielle Kunde (im Fall von Personalvermittlungen) besser zu erreichen. Da die sozialen Medien mehrere Kanäle bieten, um eine solche Reichweite zu erzielen, ist die Verwaltung verschiedener Strategien über eine einzige Softwareplattform für viele eine wünschenswerte Option. Beispielsweise können Stellenanzeigen im Feed der sozialen Medien des Unternehmens veröffentlicht werden. Allerdings wäre ein Softwaresystem, mit dem sich verfolgen lässt, wo entsprechende Anzeigen gesehen werden und welche demografischen Gruppen auf sie reagieren, viel effektiver. Genauso können HR-Berater Nachrichten direkt an Zielpersonen über sozialen Medien schicken oder sogar Live-Gespräche über Sprachanrufe führen. Solche Daten rund um diese Aktivitäten zu erheben, zu speichern und zu analysieren, ist zunehmend die Aufgabe einer HR Recruitment Software.
• Größere Automatisierung beim Kandidatenabgleich: Bei der Auswahl neuer Mitarbeiter ist es natürlich wichtig, nur geeignete Kandidaten für ein Bewerbungsgespräch auszuwählen. Mitunter kann es reichen, Kandidaten mit den richtigen Qualifikationen ausfindig zu machen. Heutzutage können KI-Systeme jedoch schon viel mehr automatisieren als nur die Frage, ob Bewerbende eine entsprechende Akkreditierung haben. Darüber hinaus kann KI dazu genutzt werden, um die Werte einer Person mit denen eines potenziellen Arbeitgebers abzugleichen. Angesichts der vielen Möglichkeiten, die Big-Data-Analysen bereits bieten, wird Recruitment Software wahrscheinlich immer mehr automatisiert werden, wodurch Personalfachleute und Personalvermittlungen gleichermaßen Zeit gewinnen. In der Tat sind sich viele deutsche Unternehmen inzwischen einig, dass sich KI im Laufe der Zeit positiv auf das Personalwesen auswirken wird. Immerhin können dank fortschrittlicher KI-Algorithmen ganze Recruitment-Datenbanken vom System analysiert werden, um eine Auswahlliste geeigneter Kandidaten zu erstellen. Mithilfe moderner Technologien ist dies zu einem Bruchteil der Zeit und zu geringeren Kosten als bei herkömmlichen Methoden möglich. Da immer mehr Kunden eine Automatisierung ihrer Recruitment Softwaresysteme fordern, werden die Anbieter auch künftig neue Anwendungen dafür entwickeln.
• Remote-Interviews über Recruitment Plattformen: Im Laufe der Pandemie stellten viele Unternehmen fest, dass sie sich mehr denn je auf digitale Videokonferenzplattformen für ihre Recruitmentprozesse verlassen müssen. Dieser Trend wird sich vermutlich fortsetzen, ist jedoch mit gewissen Einschränkungen verbunden, wenn sich die Verwaltung von Remote-Interviews nicht effektiv in die Recruitment Software integrieren lässt. Immer öfter integrieren Softwarehersteller die Technologie für Remote-Interviews in ihre Plattformen, damit Personalfachleute, Interviewende, Personalvermittlungen und Bewerbende von Angesicht zu Angesicht über das Internet miteinander sprechen können. Dies ermöglicht nicht nur eine offenere Beurteilung von Bewerbenden, sondern auch eine einheitliche Lösung für Unternehmen, die ihre Abläufe und die Anzahl der verwendeten Softwaresysteme optimieren möchten.

Quellen

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Die folgenden Quellen wurden für dieses Dokument verwendet:

1. Nur jede 3. Personalabteilung in Deutschland ist mit ihrer verwendeten Personalmanagement Software zufrieden – Capterra (Zugriffsdatum: Mittwoch, 9. Februar 2022)
2. What Does Parse Resume Mean? (Was versteht man unter dem Begriff „Lebenslauf parsen“?) – Techwalla (Zugriffsdatum: Mittwoch, 1. September 2021)
3. How Many Jobseekers Use Mobile Devices for their Job Search? (Wie viele Arbeitssuchende nutzen mobile Geräte für ihre Jobsuche?) – Undercover Recruiter (Zugriffsdatum: Mittwoch, 1. September 2021)
4. Künstliche Intelligenz im Recruiting: 40 % denken, dass KI den Rekrutierungsprozess fairer macht – Capterra (Zugriffsdatum: Donnerstag, 10. Februar 2022)