Was ist ein Onboarding Tool?

Ein Onboarding Tool hilft Personalvermittlern und Teammanagern, den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter zu optimieren und sie durch den Einstellungs- und Schulungsprozess zu führen. Mithilfe dieser Lösungen lassen sich Aufgaben wie Dokumentationsanforderungen, wichtige Kontakte/Kollegeneinführungen und allgemeine Bürorichtlinien organisieren und verwalten.

Welche Vorteile bieten Onboarding Tools?

• Erhöhung des Mitarbeiterengagements: Der Onboarding-Prozess vermittelt neuen Mitarbeitern einen ersten Eindruck vom Unternehmen und kann das Engagement während der Beschäftigungszeit im Unternehmen nachhaltig beeinflussen. Die Onboarding Software optimiert den gesamten Einstellungs- und Schulungsprozesses. Sie ermöglicht den Mitarbeitern die Flexibilität, im eigenen Tempo die vorgeschriebenen Formulare auszufüllen und die benötigten Schulungen zu absolvieren.
• Rationalisierung und Erleichterung der Einhaltung von Vorschriften durch Digitalisierung: Dank einer Onboarding Plattform können Personalverantwortliche die digitale Dokumentation für Neueinstellungen verwalten. Dazu gehört auch die Überprüfung von Mitarbeiterinformationen. Mithilfe der digitalen Signierfunktionalität können Mitarbeiter notwendige Dokumente schnell unterschreiben und autorisieren. Dadurch werden die Anforderungen an die physische Speicherung und Pflege von Dateien reduziert und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften verbessert.

Was sind typische Funktionen eines Onboarding Tools?

• Kursverwaltung: Erstellen von Mitarbeiterschulungen und deren Zuteilung an die Mitarbeiter.
• E-Verify/Formular I-9: Überprüfung von Dokumenten und Identität von Neueinstellungen.
• Elektronische Formulare: Generierung von digitalen Formularen, die für alle Beteiligten leicht zugänglich sind.
• Elektronische Unterschrift: Digitale Signatur von Dokumenten innerhalb des Systems.
• Mitarbeiterhandbuch: Entwicklung, Speicherung und Verwaltung eines Mitarbeiterhandbuchs, das während des Onboarding-Prozesses gemeinsam genutzt werden kann.
• Mitarbeiterportal: Onlineportal mit Self-Service-Funktion für Mitarbeiter.
• Dokumentenverwaltung: Eine kategorisierte Ablage aller relevanten Geschäftsdokumente.
• Stellenbeschreibungs-Repository: Erstellung, gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Stellenbeschreibungen.
• Orientierungs-Management: Erstellung und Verwaltung von Orientierungsprogrammen durch HR-Fachleute für neu eingestellte Mitarbeiter.
• Aufgabenmanagement: Erstellen und Verwalten einer laufenden Liste von Aufgaben und Überwachung des Status der einzelnen Aufgaben durch die Nutzer.
• Mentorzuweisung: Zuweisung von Teammitgliedern als Mentoren und Unterstützung neuer Mitarbeiter während des gesamten Onboarding-Prozesses.

Welche Tipps sollten beim Kauf eines Onboarding Tools beachtet werden?

• Mobiler Zugriff: HR-Fachleute, Personalvermittler, Mitarbeiter und Manager nutzen die Onboarding Tools, um den gesamten Onboarding-Prozess zu überwachen und durchzuführen. Dazu gehört beispielsweise das Ausfüllen erforderlicher Formulare, das Herunter- und Hochladen von Dokumenten und die Verfolgung der Umsetzung und Fortschritte. Mit zunehmender Mobilität der Belegschaft ist es unerlässlich, dass sich die Onboarding Software den Marktanforderungen anpassen lässt. Softwareinteressenten sollten sich den Bedarf an mobilem Zugriff der Mitarbeiter ansehen und darauf achten, dass die für sie beste Onboarding Solution Option dies auch erfüllt.
• Integrationsfähigkeit in bestehende Software: Onboarding Software Solutions sollten mit anderen Tools kompatibel sein, wie etwa Lösungen für HR, Rekrutierung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Sozialleistung und Verwaltung sowie Reporting-Tools. Es ist schwierig (wenn nicht sogar unmöglich), Onboarding-Prozesse zu optimieren, wenn sich die HR Onboarding Software nicht in die bestehenden Systeme integrieren lässt. Um ein Silosystem auszuschließen, sollte man vor einer Kaufentscheidung recherchieren, inwieweit die favorisierte Software in bestehende Systeme integriert werden kann.

Was sind relevante Trends im Bereich der Onboarding Tools?

• Dialogorientierte Nutzeroberflächen werden den Onboarding-Prozess verändern: Jüngste Fortschritte der Technologie für dialogorientierte Nutzeroberflächen haben deren allgemeine Akzeptanz in Kleinunternehmen gefördert. Einer Untersuchung von Capterra zufolge werden fast 70 % der kleinen Unternehmen in den nächsten Jahren Chatbot-Technologien einsetzen. Mit künstlicher Intelligenz gestützte Chatbots werden Onboarding-Funktionen wie Mitarbeiter-Self-Service, Anfragenmanagement, Fortschrittsverfolgung und Dateneingabe verändern.
• Gamifizierung: Gamifiziertes Onboarding wandelt den eintönigen obligatorischen Einstellungsprozess in eine ansprechende Erfahrung um. HR-Fachleute und Unternehmensausbilder können nun Quizze erstellen, Abzeichen zuweisen, Bestenlisten anzeigen und Quests erstellen, mit denen die Mitarbeiter übergreifende Unternehmensziele und -visionen kennenlernen und verfolgen können. Dank der Gamifizierung können Mitarbeiter den Lern- und Onboarding-Prozess schneller durchlaufen. Es ist zu erwarten, dass sich der anhaltende Trend zur Gamifizierung in den kommenden Jahren weiter ausweiten wird.