Asset Tracking Software

Einführung

Asset Tracking Software ermöglicht es Managern, den Überblick über den Bestand an internen Ressourcen und IT-Assets in ihrem Unternehmen zu behalten. Dazu gehört auch die Verfolgung relevanter Informationen wie Garantien, Nutzung und Abschreibung. Asset-Tracking-Lösungen bieten in der Regel Funktionen zur Optimierung des Tracking-Prozesses, wie z. B. Barcodes oder QR-Codes. Diese Funktionen können die Ausfallzeiten von Anlagen reduzieren und Reparaturzeiten verkürzen.

Ein Asset Tracking System ermöglicht die Verfolgung des Lebenszyklus von Anlagen, die Überwachung der Anlagenleistung und eine allgemeine Übersicht der Anlagen des Unternehmens. Für ausreichend große Unternehmen ist Asset Tracking ebenso wichtig wie Asset Management, weshalb es auch spezielle Softwarelösungen für diesen Bereich gibt. Darüber hinaus bietet diese Art von Software in der Regel die Möglichkeit, individuelle Rollen und Mitarbeiterprofile zu erstellen.

Durch Asset Management kann eine Organisation eine Reihe von Kosten einsparen, die andernfalls angefallen wären. Ein Beispiel für Kosteneinsparungen ist die Vermeidung von Situationen, in denen sich ein Auftrag verzögert, weil dafür Ausrüstung benötigt wird, die zum gewünschten Zeitpunkt nicht verfügbar ist. Eine gute Anlagenverfolgung kann auch bei der Verwaltung der Unternehmensfinanzen helfen. Sie erleichtert es, den Wert der Anlagen im Auge zu behalten, was eine effizientere Planung des End of Life (EOL) ermöglicht.

Asset Tracking Tools konzentrieren sich hauptsächlich auf die Assets selbst, aber es gibt auch andere Softwarekategorien, die eng damit verbunden sind. Ein Beispiel für eine verwandte Softwarekategorie ist ein Anlagegüterverwaltungssystem, ein anderes die IT Asset Management Software.

Bei der Suche nach einer Asset Tracking Software sollte ein Unternehmen mehrere Faktoren berücksichtigen, um die richtige Wahl für seine Bedürfnisse zu treffen. Natürlich dreht sich ein Großteil dieser Entscheidungen um die Funktionen, die die Lösung bietet. Diese Funktionen können grob in Kernfunktionen und allgemeine Funktionen unterteilt werden, wobei die Kernfunktionen von entscheidender Bedeutung sind. Im Allgemeinen muss eine Lösung, die in die Kategorie Asset Tracking Software aufgenommen werden soll, mindestens die folgenden Merkmale aufweisen:

• Störungs- und Wartungsverfolgung, die es dem Unternehmen ermöglicht, wichtige Entscheidungen zu treffen, z. B. über Ausfallzeiten und den Ersatz von Betriebsmitteln
• Nutzung der gesammelten Daten aus der Ausfall- und Wartungshistorie durch das Life-Cycle-Mapping zur Entscheidungsfindung und z. B. zur Vermeidung hoher Wartungskosten.
• Lieferung wichtiger Daten zum Austausch oder Aufrüstung durch die Verfolgung der Leistungsfähigkeit und so Messung der Leistungsfähigkeit eines Assets, z. B. eines Geräts
• Erleichterung der Zuweisung von Aufgaben – wie etwa die Wartung von Anlagen an die richtigen Personen dank Mitarbeiterrollen und -profilen
• Genauere Verfolgung von Assets und teilweise Automatisierung durch die Erstellung und das Scannen von Barcodes und QR-Codes, wodurch der Arbeitsaufwand für die Verfolgung von Assets verringert wird.

Was ist Asset Tracking Software?

Asset Tracking Software unterstützt Unternehmen bei der Verfolgung einer Reihe von Metriken in Bezug auf die Assets in ihrem Besitz. Zu den Metriken gehören auch die Leistung dieser Assets und das voraussichtliche EOL. Der Einsatz von Asset Tracking Software kann Unternehmen dabei helfen, die mit dem Besitz von Anlagen verbundenen Kosten zu senken, da die Ineffizienz herkömmlicher Methoden zur Anlagenverfolgung überwunden wird. Sie verringern beispielsweise die Wahrscheinlichkeit, dass eine Anlage aufgrund mangelnder Wartung unerwartet ausfällt, oder stellen sicher, dass die Anlage das Ende ihres Lebenszyklus nicht zu einem Zeitpunkt erreicht, den das Unternehmen nicht voraussehen konnte.

In fast jedem Unternehmen ist ein angemessenes Asset Tracking ebenso wichtig wie die Bestandsverwaltung. Zu den Assets gehören Dinge wie das Warenlager, von Werkzeugen über schwere Maschinen bis hin zu allen anderen Gerätschaften, die im Betrieb eingesetzt werden. Auch wenn manche dieser Assets für Unternehmen wichtiger sind als andere, ist es notwendig, dass eine ordnungsgemäße Verwaltung für alle Assets stattfindet. Wirtschaftsgüter, die sich nicht dort befinden, wo sie sein sollten, die doppelt gebucht werden oder die defekt sind und derzeit nicht genutzt werden können, führen zu Verzögerungen und Kosten für ein Unternehmen. Ein Asset Tracking System trägt dazu bei, derartige Situationen zu vermeiden.

Moderne Asset Tracking Tools nutzen verschiedene Technologien, um das Asset Tracking effizienter und genauer zu gestalten. Ein Beispiel ist das Scannen von Barcodes oder QR-Codes, bei dem ein Code für ein bestimmtes Gerät generiert wird. Sobald das Gerät im System ist, wird sein Code gescannt, wenn es bewegt oder in einem neuen Projekt verwendet wird, sodass das System immer weiß, wo es sich befindet. Auch die Datenanalyse ist ein wichtiger Bestandteil des modernen Asset Tracking. Durch den Einsatz von immer präziseren Algorithmen und künstlicher Intelligenz kann Asset Tracking Einblicke in die Nutzung der Anlagen eines Unternehmens geben und genauere Vorhersagen, z. B. für die Wartung, treffen.

Welche Vorteile bietet Asset Tracking Software?

Die Vorteile von Asset Tracking sind vielfältig, laufen aber alle auf ein Ziel hinaus: die effizientere Nutzung der Betriebsmittel eines Unternehmens. Dies wird durch verschiedene Funktionen erreicht, aber das Nettoergebnis ist eine Reduzierung der Kosten, die mit dem Besitz, der Nutzung und der Wartung von Betriebsmittel aller Art verbunden sind. Zu den spezifischen Vorteilen von Asset Tracking Tools gehören unter anderem:

• Effizienteres Asset Management: Der Hauptvorteil von Asset Tracking Tools liegt in der Effizienzsteigerung. Anlagen können in jeder Hinsicht genauer verfolgt werden, sei es der aktuelle Zustand der Anlage in Bezug auf Wartungsbedarf oder der physische Standort der Anlage zu einem bestimmten Zeitpunkt.

• Niedrigere Kosten: Die Vermeidung der Reservierung von Anlagen für Arbeiten, wenn diese nicht verfügbar sind, die Planung von Stillstandszeiten zu günstigen Zeitpunkten und die genaue Vorhersage des Endes der Lebensdauer einer Anlage – all dies spart einem Unternehmen Geld. Diese Einsparungen summieren sich. Größere Unternehmen mit vielen Betriebsmitteln – insbesondere mit teuren Anlagen wie Fahrzeugen oder schweren Maschinen – werden feststellen, dass die Einsparungen, die sie durch den Wechsel zu einer guten Asset Management Tracking Software erzielen können, beträchtlich sind. Weitere Einsparpotentiale durch den Einsatz von Asset Tracking Software sind die Reduzierung des Arbeitsaufwandes für das Asset Tracking und die Verbesserung des Kundenservices.

• Rechenschaftspflicht: Moderne Asset Tracking Tools automatisieren die An- und Abmeldung von Geräten, sodass es einfach ist, die Verantwortung für Probleme mit einem Gerät zu übernehmen. Die Teammitglieder müssen den QR-Code scannen, der dem jeweiligen Asset zugeordnet ist, wenn sie es abmelden, und ihn erneut scannen, wenn sie es zurückgeben. Auf diese Weise kann das Unternehmen jederzeit feststellen, wer zuletzt für das Asset verantwortlich war.

• Einhaltung gesetzlicher und steuerrechtlicher Vorschriften: Detaillierte Aufzeichnungen zur Anlagenverfolgung sind in einigen Branchen aus regulatorischen und finanziellen Gründen, z. B. für steuerliche Zwecke, wichtig. Mit Asset Tracking Software ist es einfacher, diese Vorschriften einzuhalten, da sie detaillierte, automatisierte Berichte liefert, die für die Einreichung der erforderlichen Unterlagen verwendet und direkt in andere relevante Softwaresysteme eingebunden werden können.

• Informationen in Echtzeit: Manager und andere Verantwortliche im Unternehmen können sich in Echtzeit einen Überblick über den aktuellen Standort bestimmter Anlagen verschaffen und aus diesen Informationen Berichte erstellen.

• Einfache Anpassung der Unternehmensdaten bei Änderungen der Assets: Obwohl es üblich ist, dass ein Wirtschaftsgut von einem Unternehmen gekauft und bis zum Ende seines Lebenszyklus genutzt wird, ist dies nicht immer der Fall. Manchmal werden Assets verkauft oder einfach innerhalb des Unternehmens verschoben, was sich beispielsweise auf die Steuerberechnung auswirkt. Mit Asset Tracking Tools können solche Veränderungen leicht berücksichtigt werden.

• Detaillierte Berichte und Einblicke: Die Asset Tracking Software ist mit mehr Datenpunkten vertraut als herkömmliche Asset Tracking Systeme wie Logbücher oder Tabellenkalkulationen. Diese Datenfülle ermöglicht es Asset Tracking Tools, detaillierte Berichte zu erstellen, die ohne sie nicht möglich wären. Da sich die analytischen Fähigkeiten von Instrumenten wie der künstlichen Intelligenz ständig weiterentwickeln, ist es auch immer häufiger der Fall, dass Asset Tracking Software auf der Grundlage der gesammelten Informationen weitergehende Erkenntnisse liefern.

Über welche Funktionen verfügt Asset Tracking Software?

Die Funktionen einer Asset Tracking Software können in Kernfunktionen und allgemeine Funktionen unterteilt werden. Die Kernfunktionen sollten in praktisch jedem Asset Tracking System auf dem Markt vorhanden sein, während die genaue Kombination der allgemeinen Funktionen von Lösung zu Lösung unterschiedlich sein kann. Im Folgenden sind einige der häufigsten Funktionen einer Asset Tracking Software aufgeführt:

• Verfolgung von Wartungsarbeiten und anderen Ausfallzeiten: Ein detaillierter und aktueller Überblick über die Leistung der Anlagen für eine möglichst effiziente Nutzung solcher Anlagen. Asset Tracking Tools bieten in der Regel die Möglichkeit, Pannen und andere Ursachen für Ausfallzeiten, wie z. B. Wartungsarbeiten, zu verfolgen. So lässt sich leichter erkennen, wann eine bestimmte Anlage ersetzt werden muss, weil sie immer wieder ausfällt, oder ob sie von einem Upgrade oder Austausch profitieren könnte.

• Abbildung des Lebenszyklus von Betriebsmitteln: Erleichterung der Planung des Lebenszyklus eines Assets mit Asset Tracking Solutions. Durch die Verfolgung von Ausfällen, Wartungskosten und einer Reihe anderer Datenpunkte kann Asset Tracking Software einem Unternehmen dabei helfen, den Lebenszyklus seiner Anlagen effektiver abzubilden und damit für die Zukunft zu planen.

• Verfolgung der Leistungsfähigkeit der Anlagen: Ein Asset wird nicht immer bis zum Ende seiner Lebensdauer genutzt. Ob durch Unfallschäden, schlechte Wartungsentscheidungen, Änderungen in der Geschäftstätigkeit oder einfach dadurch, dass die Anlage selbst weniger leistungsfähig ist als erwartet – manchmal ist es kosteneffizienter, eine Anlage vorzeitig stillzulegen. Asset Tracking Software macht es einfacher, sich ein klares Bild davon zu machen, wie sich ein Asset im Vergleich zu vordefinierten Leistungskennzahlen entwickelt hat. So können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, ob beispielsweise eine bestimmte Anlage ersetzt werden soll oder nicht.

• Cloud-native Anwendungen: Wie bei vielen Geschäftsanwendungen heutzutage haben viele Entwickler von Asset Tracking Software ihre Produkte in die Cloud verlagert. Das ermöglicht Unternehmen das Asset Tracking aus der Ferne, die zentralisierte Datenspeicherung und die Möglichkeit für Teammitglieder, Betriebsmittel mit intelligenten Geräten wie ihren Mobiltelefonen einzuscannen (oder abzumelden).

• Generierung und Scannen von QR-Codes:QR-Codes (und in einigen Fällen auch Barcodes) erleichtern die An- und Abmeldung von Objekten, da sie alle Informationen zur Identifizierung eines bestimmten Objekts enthalten. Zusammen mit den Informationen über das Teammitglied, das das Objekt gescannt hat, sowie Datum und Uhrzeit kann das System automatisch eine sehr detaillierte Aufzeichnung über den Verbleib des Objekts erstellen – und das alles mit einem einzigen Scan, der nur wenige Sekunden dauert. Das System kann auch QR-Codes generieren.

• Benutzerdefinierte Rollen und Profile für das Personal: Die Möglichkeit, Mitarbeitern bestimmte Rollen und Profile zuzuweisen, erleichtert die Automatisierung des Zuweisungsprozesses von Aufgaben, wie z. B. der Wartung einer bestimmten Anlage. Außerdem kann die Abmeldung eines bestimmten Assets automatisch genehmigt oder verweigert werden, je nachdem, ob das Teammitglied über ausreichende Befugnisse oder Genehmigungen verfügt.

• Interaktive Dashboards für die Berichterstattung und Planung: Benutzerfreundliche Schnittstelle. Benutzer von Asset Tracking Tools können auf eine Vielzahl von Berichtsoptionen und Übersichten über Assets und deren Standorte zugreifen und eine Reihe von Aufgaben ausführen, wie z. B. die Aktualisierung von Asset-Informationen oder die Erstellung neuer QR-Codes. Diese Dashboards sind häufig cloudbasiert, d. h. sie können von jeder autorisierten Person von jedem Ort aus, mit einem geeigneten Gerät aufgerufen werden.

• Präventive Wartungsplanung: Die Fülle an Daten, die von Asset Tracking Tools erfasst werden, und die Vorhersagekraft dieser Daten ermöglichen es, vorbeugende Wartungsarbeiten an Anlagen zu veranlassen. Die Planung notwendiger Wartungsarbeiten zum idealen Zeitpunkt kann auf lange Sicht zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.

Was sollte beim Kauf von Asset Tracking Software berücksichtigt werden?

Bei der Anschaffung einer Asset Tracking Software ist es wichtig, mehrere Faktoren zu berücksichtigen, insbesondere die Kosten und die angebotenen Funktionen. Außerdem ist zu bedenken, dass nicht alle Asset Tracking Tools gleich gut sind. Es lohnt sich, den Ruf des Herstellers und alle verfügbaren Bewertungen der Software zu prüfen. Dies gilt speziell für Cloud-basierte Lösungen. Einige konkretere Überlegungen, die ein Unternehmen anstellen sollte, bevor es sich für eine Asset Tracking Software entscheidet, sind folgende:

• Welche Funktionen bietet die Asset Tracking Software? Die Hauptfunktionen einer Asset Tracking Software sind natürlich entscheidend dafür, ob sie für ein bestimmtes Unternehmen infrage kommt oder nicht. Selbst eine besonders preisgünstige Lösung ist letztlich wertlos, wenn sie nicht die Funktionen bietet, die das Unternehmen benötigt. Obwohl es sich oft lohnt, eine Lösung zu wählen, die keine für das Unternehmen unnötigen Funktionen enthält, ist es auch wichtig, ein wenig vorauszudenken. Eine Funktion, die heute vielleicht noch nicht benötigt wird, kann sich in naher Zukunft als nützlich erweisen.

• Ist die Asset Tracking Software zuverlässig? Unabhängig davon, ob es sich um eine Standard-Software handelt, die vor Ort installiert wird, oder um eine Cloud-native Anwendung, die im Rahmen eines SaaS-Modells betrieben wird, sollten Sie darauf achten, dass der Hersteller eine gute Erfolgsbilanz in Bereichen wie Kundendienst, technischer Support und Wartung seiner Software vorweisen kann. Asset Tracking ist ein wichtiger Aspekt für jedes Unternehmen. Daher ist es wichtig, dass sich niemand Sorgen über technische Probleme machen muss, bei denen der Hersteller möglicherweise nicht helfen kann.

• Ist die Asset Tracking Software sicher? Einer der Vorteile von Asset Management Tracking Software besteht darin, dass sie die durch den Verlust von Betriebsmitteln verursachten Kosten begrenzen kann. Dies ist jedoch nur dann der Fall, wenn die Software und die verwendeten Verfahren sicher sind. Die Sicherheit kann auf verschiedene Weise gewährleistet werden, z. B. durch die Art und Weise, wie die Daten gespeichert werden. Dies ist besonders wichtig, wenn es sich um einen Software-as-a-Service-Anbieter handelt, da die Daten nicht unter der Kontrolle des Unternehmens stehen.

• Ist die Asset Tracking Software für die Größe des Unternehmens geeignet? Die Bedürfnisse eines kleinen Unternehmens unterscheiden sich erheblich von denen eines großen Unternehmens, wenn es um das Asset Tracking geht. Daher muss sichergestellt werden, dass die potenzielle Softwarelösung für die Größe des Unternehmens, in dem sie eingesetzt werden soll, geeignet ist. Hierzu sollte man prüfen, ob es Einschränkungen bei der Anzahl der Assets gibt, die im Rahmen des aktuellen Plans verfolgt werden können, und ob die Software bei größeren Unternehmen mehrere Standorte registrieren kann.

• Ist die Asset Tracking Software mit verwandter Software kompatibel? Asset Tracking Software kann das Leben in verschiedenen anderen Bereichen des Unternehmens, wie z. B. der Buchführung, erleichtern. Dazu muss die gewählte Software jedoch mit der bereits verwendeten Software zusammenarbeiten können, um solche Vorteile zu nutzen.

• Unterstützt und verbessert die Herstellerfirma aktiv die Asset Tracking Software? Wie weiter unten erläutert, ist das Asset Tracking ein aktiver Entwicklungsbereich mit zahlreichen Trends, die diesen Bereich der Software in Zukunft beeinflussen werden. Ein Entwicklungsunternehmen, das aktiv an seiner Softwarelösung arbeitet, um sie zu verbessern und mit den aktuellen Trends beim Asset Tracking auf dem Laufenden zu halten, wird die Vorteile dieser Trends wesentlich reibungsloser nutzen.

Welches sind die wichtigsten Trends im Bereich Asset Tracking Software?

Die wichtigsten Trends im Zusammenhang mit Asset Tracking Software betreffen die Erfassung von mehr Daten über diese Assets und die Nutzung dieser Daten, sobald sie erfasst sind. Im Folgenden werden die wichtigsten Trends in Bezug auf Asset Tracking Software im Einzelnen aufgeführt:

• Vorausschauende Instandhaltung: Die Leistungsfähigkeit von KI als Analysewerkzeug hat in den letzten Jahren zahlreiche Geschäftsbereiche revolutioniert. Es ist unwahrscheinlich, dass das Asset Tracking bei diesem Trend eine Ausnahme bildet. Asset Tracking Tools werden wahrscheinlich auch in Zukunft immer genauere Funktionen für die vorausschauende Instandhaltung in ihre Software integrieren. So können Unternehmen Geld sparen, indem sie im Voraus genauere Prognosen darüber erstellen, wann es sinnvoll ist, eine präventive Wartung für ein bestimmtes Asset zu planen.

• Fuhrpark-Telematik: Im Falle von Fuhrparks, wie z. B. Fahrzeugen und Transportern, ist die Verwendung von GPS-Tracking eine praktikable Option, um den Überblick über diese zu behalten. Es ist wahrscheinlich, dass dies nicht nur in immer mehr Asset Tracking Tools angeboten wird, sondern dass es auch zur Norm für Fuhrpark-Assets wird.

• Verstärkte IoT-Verfolgung:Barcodes, QR-Codes und sogar RFID-Chips haben sich als Mittel zur Verfolgung von Assets etabliert. Angesichts der immer genaueren Möglichkeiten, eine Vielzahl von Objekten zu verfolgen, und der sinkenden Kosten dieser Optionen ist es jedoch wahrscheinlich, dass immer mehr Sensoren ihren Weg in das Asset Tracking finden werden. Dazu gehören unter anderem Temperatur-, Feuchtigkeits-, Stoß- oder Drucksensoren. Mit diesen zusätzlichen Datenpunkten erhalten das System und das Unternehmen ein viel genaueres Bild von Dingen wie dem Lebenszyklus und dem Wartungsplan. Es muss unterschieden werden zwischen einem Asset, das aufgrund einer ordnungsgemäßen Nutzung kaputt gegangen ist, und einem Asset, das kaputt gegangen ist, weil es in einen Unfall verwickelt war oder nicht so genutzt wurde, wie es sollte.

• Anhaltende Migration in die Cloud: Asset Tracking Software wird bereits häufig als Cloud-basierte SaaS-Anwendungen angeboten. Aufgrund der Vorteile, die sich aus den geringeren Kosten, dem Fernzugriff und den zentralisierten Daten ergeben, wird sich dieser Trend wahrscheinlich fortsetzen. Herkömmliche Softwarepakete werden dann nur noch sehr selten zum Einsatz kommen, wenn sie überhaupt noch eine Option darstellen.

Quellen

Die hervorgehobenen Funktionen wurden anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, im Verzeichnis von Capterra ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

1. Welche Vorteile bietet Asset Tracking? (Zugriffsdatum: Dienstag, 16. Mai 2023)