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Archivierungssoftware

Archivierungssoftware (deutsch für Archive Software) optimiert die Speicherung, Erkennung und Abfrage von Unternehmensdokumenten, E-Mails und Webseiten. Mit Datenarchivierungssoftware können Daten langfristig abgelegt und verwaltet werden.

50 Ergebnisse

Engineering-Content-Management-Lösung, die ein flexibles Revisionsmanagement und Workflow-Unterstützung für Projekte und einzelne Dokumente ermöglicht. Erfahre mehr über Meridian
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Speichere Back-up-Daten so lange wie nötig, um geschäftliche und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
NAKIVO Backup and Replication bietet einen integrierten Ansatz für die Sicherung von Daten in virtuellen, physischen, Cloud- und SaaS-Umgebungen. Mit einer Vielzahl von Speicheroptionen kannst du Back-ups vor Ort, extern, in den AWS-/Azure-Clouds oder auf Band aufbewahren, so lange du sie benötigst. Reduziere die Back-up-Größe durch Datendeduplizierung und -komprimierung, um die Speicherkosten zu minimieren. Profitiere von der sofortigen Wiederherstellung von Dateien und Anwendungsobjekten direkt aus komprimierten und deduplizierten Back-ups ohne vorherige Wiederherstellung des gesamten Back-ups. Erfahre mehr über NAKIVO Backup & Replication

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Es handelt sich um eine Archivierungslösung, mit der Nutzer unter anderem Daten sichern, Dateien extrahieren und Dokumente verwalten können.
Es handelt sich um eine Archivierungslösung, mit der Nutzer unter anderem Daten sichern, Dateien extrahieren und Dokumente verwalten können. Erfahre mehr über WinRAR

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„Zweifellos das beste DAM-System gibt.“ Ab USD $ 28.000, Widen liefert den besten Wert für Organisationen aller Größen.
Gebaut für mittlere bis große Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern, Widen liefern eine Weltklasse-SaaS Erfahrung ab $ pro Jahr 27.990 USD. Realisiere Deine Content-Operationen von einer einzigen integrierten Plattform mit der Widen Collective - 2017 SIIA CODiE Gewinner für die beste Digital Asset Management-Lösung. Widen liefert ein komplettes Toolset, brillante User Experience, und All-inclusive-Service. Du gibst Dein Bestes, Widen übernimmt den Rest! Forder eine Demo noch heute an! Erfahre mehr über Acquia DAM (Widen)

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Sage 100 ist eine ERP-Plattform für wachsende und mittelständische Vertriebs- und Fertigungsunternehmen.
Sage 100 ist die passende ERP Lösung für Ihre Branche. Sage 100 ist eine ERP-Plattform für wachsende und mittelständische Vertriebs- und Fertigungsunternehmen. Es ist die ERP-Lösung für mittelständische Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse individuell gestalten möchten. Sage 100 bietet Ihnen für jeden Unternehmensbereich integrierte Anwendungen an, die Sie ganz einfach individuell zusammenstellen können. Erfahre mehr über Sage 100

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Backup-Software, die mit über 30 öffentlichen Cloud-Speicheranbietern integriert werden kann. Sichere Dateien, Ordner und Systembilder direkt in den Cloud-Speicher.
CloudBerry Backup ist eine einfache, kostengünstige und zuverlässige Backup-Lösung, die Datensicherungen auf lokale oder Cloud-Speicher automatisiert. CloudBerry ist mit mehr als 30 öffentlichen Cloud-Speicheranbietern integriert, darunter auch AWS, MS Azure, Google Cloud Platform, Backblaze B2 und Wasabi. Die Lösung verfügt über alle Funktionen, die von einer Backup-Software erwartet werden, einschließlich von Datei- und Ordnersicherung, Systemzustands- und bildbasiertem Backup. Beginne noch heute mit der kostenfreien Testversion! Erfahre mehr über MSP360 Managed Backup

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Server-Back-up-Lösung, mit der Unternehmen jeder Größe Geschäftsdaten automatisch über E-Mails und mehr wiederherstellen und schützen können.
Server-Back-up-Lösung, mit der Unternehmen jeder Größe Geschäftsdaten automatisch über E-Mails und mehr wiederherstellen und schützen können. Erfahre mehr über Backblaze B2 Cloud Storage

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Eine umfassende Unternehmensebene Datenbackup- und Wiederherstellungslösung, die Ihrem gesamten Geschäftsbetrieb einen kraftvollen Schutz bietet.
Vinchin Backup & Recovery ist eine leicht zu bedienende, unternehmensweite Datenschutzlösung, die eine umfassende, kostengünstige, hoch skalierbare Backup- und Wiederherstellungsstrategie für Ihre geschäftskritischen Daten auf Virtualisierungen (einschließlich VMware, Hyper-V, XenServer, XCP-ng, oVirt, RHV, Oracle OLVM, Sangfor HCl, OpenStack, Huawei FusionCompute, H3C CAS/UIS, ZStack, Proxmox), Datenbanken, riesigen Dateien, physischen Servern und NAS-Geräten in privaten Cloud-, öffentlichen Cloud- und hybriden Cloud-Umgebungen bietet. Erfahre mehr über Vinchin Backup & Recovery

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Führe Backups aus, um Daten in weniger als 15 Minuten zu archivieren. Comet ist eine schnelle, sichere All-in-one-Backup-Plattform für IT-Experten.
Führe Backups aus, um Daten in weniger als 15 Minuten zu archivieren. Comet ist eine schnelle, sichere All-in-one-Backup-Plattform für IT-Teams, Unternehmen und MSPs (Managed Services Providers). Du steuerst deine Backup-Umgebung und deinen Speicherort (lokal, AWS, Google Cloud Storage, Azure, Backblaze, Wasabi oder andere S3-Speicheranbieter). Diese Backup-Software unterstützt Unternehmen in 110 Ländern in 10 Sprachen. Einfache, profitable Preisgestaltung. Keine Verträge. Support, Updates, Replikation und Re-Branding sind kostenlos. 30-tägige kostenlose Testversion. Erfahre mehr über Comet Backup

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Keepit ist ein Softwareunternehmen, das sich auf Cloud-to-Cloud-Datensicherung und -wiederherstellung spezialisiert hat.
Keepit ist ein branchenweit führender Anbieter von Cloud-to-Cloud-Back-ups, der eine vollständige Abdeckung für alle Microsoft-365-Workloads bietet: Teams, Exchange, OneDrive, SharePoint, Gruppen und öffentliche Ordner. Die Architektur von Keepit basiert auf einer sicheren, privaten Infrastruktur, die Datenunveränderbarkeit und vollständige Instanzen deiner Daten bietet. Mit Keepit kannst du deine Daten unabhängig vom Status deines SaaS-Anbieters verwalten. Erfahre mehr über Keepit

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Hyperkonvergenter Sekundärspeicher Erfahre mehr über Cohesity

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Rubrik vereinfacht die Sicherung und Wiederherstellung in hybriden Cloud-Umgebungen. Eliminiere veraltete Komplexität durch Konsolidierung unterschiedlicher Hardware.
Rubrik ist eine einzige Plattform, die alle Daten in der Cloud, am Rand des Netzwerks oder vor Ort für Back-up, Notfallwiederherstellung, Archivierung, Compliance, Analyse und Copy-Datenmanagement verwaltet. Rubrik aktiviert deine Daten sofort (für die Wiederherstellung zum Testen/Entwickeln) und ermöglicht harte Einsparungen durch eine konvergierte Architektur. Erfahre mehr über Rubrik

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Für größere Organisationen mit mehr als 20 Nutzer*innen. Versionskontrolle, Workflow, Compliance, Funktionalität für Web, Desktop und Mobilgeräte. Kostenlose API.
Für größere Organisationen mit mehr als 20 Nutzer*innen, die eine Archivierungs- und Datensatzverwaltungslösung für Unternehmen suchen. Automatisierte Dokumentenworkflow- und Genehmigungsprozesse. MS-Office-Integration, Versionskontrolle, sichere Nutzergruppen, leistungsstarke Suche. Vor Ort oder über Cloud, über Desktop und mobil nutzbar. Dokumenten-Scanning mit OCR. Kostenlose dokumentierte API, optionale AD-, SharePoint- und E-Signatur-Funktionalität. Erfahre mehr über FileHold

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Dies ist eine Lösung für digitale Signaturen, mit der Unternehmen Dokumente in verschiedenen Dateiformaten signieren können, darunter XAdES (XML Advanced Electronic Signatures), PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) und CAdES (CMS Advanced Electronic Signatures).
GoSign ist eine E-Signatur-Plattform. Die Software ermöglicht es Nutzern, Dokumente wie Verträge und Rechnungen digital zu signieren und mit einem Zeitstempel zu versehen, um Rechtsgültigkeit sicherzustellen. Die Lösung bietet Kompatibilität mit mehreren Geräten, nutzerdefinierte Workflows, Dokumentenspeicherung und Integrations-APIs. Die Plattform hilft Unternehmen bei der Digitalisierung von Prozessen. Erfahre mehr über GoSign

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Scannen. Klassifizieren. Automatisieren. Verteilen. Archivieren. Die Ademero-Software hilft dir dabei, die Kontrolle über deine Dokumente zu übernehmen.
Content Central bietet Organisationen wie deiner schnellen und einfachen Zugriff auf deine Informationen. Das browserbasierte All-in-one-Dokumentenmanagementsystem bietet dir wichtige Funktionen: Zugriff, Geschwindigkeit, Prozessautomatisierung und Sicherheit. Hier sind einige kurze Highlights der Lösung: Integrierter 24-Stunden-Support – Integrierbar in Microsoft Office und andere Geschäftsanwendungen – Einfache Preisgestaltung – keine Module. Erfahre mehr über Content Central

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Die blitzschnelle Wiederherstellung von SolarWinds Backup stellt die Geschäftskontinuität deiner Kunden nach einem Notfall wieder her. Das bringt dir Ruhe.
Was wirst du tun, wenn dieser Katastrophenanruf kommt? Mit Solarwinds Backup kannst du die Geschäftskontinuität deiner Kunden in wenigen Minuten wiederherstellen. SolarWinds Backup bietet vollständigen lokalen Schutz sowie Cloud-Schutz für alle deine Daten – auf jedem Gerät und an jedem Ort. Schnelles Wiederherstellen bei Technologieversagen, Naturkatastrophen oder einfachen Nutzerfehlern durch Bare Metal Recovery, Wiederherstellung virtueller Server und Langzeitarchivierung – und gleichzeitig Schutz der Kunden aus der Ferne. Erfahre mehr über Cove Data Protection

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Mache Website-Bildschirmfotos und archiviere diese stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich automatisch.
Mit Stillio kannst du Website-Bildschirmfotos erfassen und automatisch archivieren. Stillio hilft dir dabei, wichtige Webseiten zu archivieren, Aufzeichnungen über die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu führen, Wettbewerber zu verfolgen, Einblicke in das SEO-Ranking zu gewinnen, Anzeigen zu verifizieren, Urheberrechtsverletzungen zu überwachen, Trends zu verfolgen und dein digitales Online-Erbe und deine Markenverwaltung zu erfassen. Erfahre mehr über Stillio

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Imagen bietet ein zentrales Cloud-Portal zum Speichern großer Mediensammlungen. Mit leistungsstarken Tools zum Suchen und Verwalten von Videos im großen Maßstab.
Imagen hilft Unternehmen, Sportorganisationen und Medienfirmen, den Wert ihrer ständig wachsenden Inhaltsbibliotheken durch einen schnellen, sicheren und kontrollierten Zugriff über eine hochgradig anpassbare Content-Management-Plattform zu erschließen. Zu den Kunden zählen Organisationen aus den Bereichen Sport, Medien und Unternehmen, darunter MLB, Channel 4, Aon, The Press Association, ATP Media, IMG, Endemol und BP. Erfahre mehr über Imagen

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Konfiguriere eine Cloud-Datenbank in Unternehmenslösungen ohne Programmierung. Erstelle Prototypen oder große Unternehmensanwendungen.
Konfiguriere eine Cloud-Datenbank in Unternehmenslösungen ohne Programmierung. Erstelle Prototypen oder große Unternehmensanwendungen. Vobe Custom bietet eine Reihe von Produkten und Vorlagen an, wie: - Vobe CRM - Vobe Workflow - Vobe Service - Vobe Unity - Vobe Prototyping - Vobe DSGVO - Vobe Planning - Vobe Automotive - Vobe Archiving - Vobe Asset Management - Vobe Medical und Portal - Vobe und so viel mehr. Erfahre mehr über VobeSoft

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Die Archivierungsfähigkeit von NetX optimiert den Speicher und die Erkennung und Abfrage deiner digitalen Assets.
Die Archivierungsfähigkeit von NetX optimiert den Speicher und die Erkennung und Abfrage deiner digitalen Assets. Die Tools unterstützen dich bei der Datendeduplizierung, bei der Lagerverwaltung und bei der Versionskontrolle. Erstelle oder archiviere Assets von NetX in einem manuellen oder automatisierten Prozess. Die Kunden beschreiben die Nutzeroberfläche als „Schön“, das Team als „Hilfreich und freundlich“ und die Lösung als „Leistungsstark“. Erfahre, warum die Anwendung laut Hersteller eines der leistungsfähigsten und nutzerfreundlichsten DAM auf dem Markt ist. Cloud und On-Premises Erfahre mehr über NetX

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Leicht zu implementierende und nutzerfreundliche Software für das Dokumenten- und Content-Management in Unternehmen. Greife überall sicher auf deine Dateien zu.
Contentverse ist eine einfach zu bedienende Dokumentenmanagementsoftware, die den Industriestandards entspricht und sich nahtlos in deine vorhandene Hard- und Software integriert. Die Vielseitigkeit von Contentverse ermöglicht die Implementierung der Lösungen in verschiedenen vertikalen Märkten wie Buchhaltung, Bauwesen, Bildung, Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Fertigung, Rechtswesen, Regierung und viele andere. Wenn dein Unternehmen Papierkram hat, der digitalisiert werden soll, und Prozesse zur Verwaltung hat, ist die Lösung Contentverse. Erfahre mehr über Contentverse

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Seascape for Notes extrahiert historische Daten aus IBM Lotus Notes in eigenständige PDF-/XML-/JSON-Archive oder SharePoint-Bibliotheken.
Mit Seascape for Notes kannst du historische Daten außerhalb von IBM Lotus Notes und Domino speichern. Die Software exportiert Lotus-Notes-Datenbanken in eigenständige PDF-/XML-/JSON-Archive und speichert Dokumente, Ansichten, Links und Metadaten. Darüber hinaus ermöglicht Seascape das einfache Hochladen von archivierten Dokumenten auf den Microsoft SharePoint oder in Office 365. Erfahre mehr über SWING Seascape for Notes

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Colligo Email Manager für Microsoft 365 ist ideal für mittelständische bis große Unternehmen, die SharePoint Online in Branchen einsetzen, in denen die Einhaltung von Vorschriften oder Richtlinien erforderlich ist. Mit dem SharePoint-Add-on kannst du E-Mails und Anhänge direkt von Outlook in SharePoint und Teams erfassen und automatisch klassifizieren. Das Produkt extrahiert automatisch Metadaten, ermöglicht eine nahtlose Kollaboration und die gemeinsame Nutzung von Inhalten und stellt sicher, dass deine Nutzer schnell die gewünschten Informationen finden können. Zu Archivierungszwecken kannst du E-Mails in großen Mengen oder auf automatisierter, geplanter Basis von Outlook nach SharePoint verschieben – täglich, wöchentlich oder monatlich. Erfahre mehr über Email Manager for Microsoft 365

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ShareArchiver ist eine konforme Lösung zur Archivierungs- und Speicherverwaltung von Dateiservern. Senkt Speicher- und Back-up-Kosten – bietet E-Discovery.
ShareArchiver glaubt, dass die Datenverwaltung von Dateiservern für die Nutzer*innen nahtlos und transparent, kostengünstig und skalierbar sein sollte. Deshalb wurde ShareArchiver entwickelt, eine ganzheitliche Lösung, die Speicherverwaltung, Datenvisualisierung, Back-up-Optimierung, Ransomware-Schutz und Compliance in einer einfach zu implementierenden Lösung vereint, ohne dass zusätzliche Datenbanken erforderlich sind. Anbieter kontaktieren. Erfahre mehr über ShareArchiver

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Online-E-Mail-Archivierungslösung für Unternehmen mit sofortiger Datenverschlüsselung und superschneller Datenverarbeitung.
Online-E-Mail-Archivierungslösung für Unternehmen mit sofortiger Datenverschlüsselung und superschneller Datenverarbeitung. Hol dir noch heute eine kostenlose Testversion von ArcTitan, einschließlich Support. Erfahre mehr über ArcTitan Email Archiving

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Archivierungssoftware: Ratgeber

Einführung

Archivierungssoftware beschreibt eine Kategorie von Softwarelösungen, die Unternehmen bei der Aufbewahrung und Sicherung nicht mehr benötigter Daten unterstützen, indem sie diese vom Primärspeicher in den Sekundärspeicher verschieben. Archivierungsprogramme sind in der Regel cloudbasiert und ermöglichen die langfristige Speicherung großer Datenmengen. Dies kann für wachsende Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein, da die Menge der zu speichernden und sicher aufzubewahrenden Daten mit dem Wachstum in der Regel zunimmt.

Durch den Einsatz von Archivierungssoftware können Unternehmen eine Vielzahl von Dokumenten, E-Mails, alten Webseiten, Online-Inhalten und vieles mehr speichern. Das Archiv kann sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten enthalten. Die Archivsoftware hilft nicht nur dabei, diese Daten langfristig zu speichern, sondern kann auch dazu verwendet werden, Speicherplatz auf dem Hauptspeicher freizugeben, der dann für Daten reserviert werden kann, die für den täglichen Betrieb besonders wichtig sind.

Obwohl Archivierungsprogramme in erster Linie von Unternehmen genutzt werden, können sie auch von Wohltätigkeitsorganisationen, gemeinnützigen Organisationen, akademischen Einrichtungen, Wissenschaftlern und Einzelpersonen in vielen anderen Berufen verwendet werden, in denen das Sammeln und langfristige Aufbewahren von Daten ein wichtiges Merkmal der Tätigkeit ist.

Einer der Hauptgründe für den Einsatz von Datenarchivierungssoftware ist die sichere Aufbewahrung von Daten unter Einhaltung von Vorschriften und Aufbewahrungsrichtlinien. Aufgrund ihrer Funktionen wird Archivierungssoftware oft in die gleiche Kategorie eingeordnet wie Backup-Software und Datenmanagement Software. Eine weitere ähnliche Softwarekategorie ist die E-Mail-Archivierung-Software. Diese Lösungen dienen einem fast identischen Zweck, auch wenn der Schwerpunkt hier auf der Aufbewahrung von E-Mail-Kommunikation und damit verbundenen Daten liegt. Sind die Daten erst einmal archiviert, ist der Abruf in der Regel einfach und kann mithilfe der integrierten Suchwerkzeuge erfolgen. Abgesehen davon können einige Funktionen der Archivsoftware sehr unterschiedlich sein. Es gibt jedoch einige Kernfunktionen, die in fast allen Softwarepaketen dieser Art enthalten sind und die für diese Software charakteristisch sind. Die meisten Benutzer werden daher in der Lage sein, die folgenden Aktionen durchzuführen:

  • Verschieben von Daten, die gerade nicht benötigt werden, auf einen sekundären Speicher und Sichern dieser Daten
  • Durchsuchen des Archivs nach bestimmten Dateien oder Inhalten innerhalb von Dateien
  • verschiedene Berechtigungsstufen einrichten und festlegen, wer Zugriff auf Dateien und Ordner hat
  • Speicherung mehrerer Versionen derselben Datei oder desselben Dokuments und Navigation zwischen diesen Versionen
  • Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und Unternehmensrichtlinien zur Datenspeicherung

Was ist Archivierungssoftware?

Archivierungssoftware ist die Bezeichnung für eine Softwarelösung, die zur Aufbewahrung und Sicherung von Daten verwendet werden kann, die nicht mehr aktiv sind, während sie aus dem Hauptspeicher entfernt werden. Diese Auslagerung von Daten aus dem primären in den sekundären Speicher ermöglicht es Unternehmen und Einzelpersonen, ältere Daten aufzubewahren, die in der Zukunft von Nutzen sein könnten, derzeit aber nicht verwendet werden und auch nicht verwendet werden sollen. Zu den Dateien, die einem Archiv hinzugefügt werden, können Dokumente, E-Mails, Webseiten und früher veröffentlichte Online-Inhalte gehören.

Mithilfe von Datenarchivierungssoftware können Archivdaten in einem Repository gespeichert und sicher aufbewahrt werden, auf das jederzeit zugegriffen werden kann. Es können Berechtigungsstufen eingerichtet werden, sodass nur bestimmte Personen innerhalb einer Organisation Zugriff auf das Archiv haben. Auch für einzelne Dateien und Ordner können unterschiedliche Berechtigungsstufen festgelegt werden. Dies unterstützt die Compliance und schützt gleichzeitig vertrauliche Informationen vor neugierigen Blicken.

Die meisten hochwertigen Archivsysteme verfügen über eine integrierte Suchfunktion, die es den Benutzern erleichtert, die gesuchten Dateien und Ordner oder sogar bestimmte Inhalte innerhalb dieser Dateien zu finden. Die überwiegende Mehrheit der modernen Lösungen ist cloudbasiert. Bemerkenswert ist auch die Möglichkeit, Daten vom Sekundärspeicher, der mit dem Archiv verbunden ist, zurück in den Primärspeicher zu verschieben. Das bedeutet, dass archivierte Daten wieder in aktive oder „in use“ Daten umgewandelt werden können.

Welche Vorteile bietet Archivierungssoftware?

Die Vorteile von Archivierungssoftware können je nach den Bedürfnissen des Benutzers sehr unterschiedlich sein. Die meisten Vorteile liegen jedoch in der Möglichkeit, inaktive Daten aus dem Primärspeicher zu entfernen und sie gleichzeitig sicher und zugänglich für die zukünftige Nutzung zu halten. Zu den allgemeinen Vorteilen, die sich aus der Anschaffung einer hochwertigen Archivierungslösung ergeben, gehören unter anderem:

  • Sichere Archivierung von inaktiven Daten: Der vielleicht größte Vorteil elektronischer Archivierungssysteme ist die Möglichkeit, inaktive Daten an einem sicheren Ort zu speichern. Die meisten Lösungen sind cloudbasiert, d. h. die archivierten Daten werden sicher in der Cloud gespeichert. Bei anderen Lösungen können die archivierten Daten jedoch auch auf sekundären Speichermedien abgelegt werden. Unabhängig davon werden die Daten aus dem Primärspeicher entfernt, was einen rationelleren Ansatz für die Datenaufbewahrung ermöglicht. Außerdem bleiben die inaktiven Daten zugänglich, falls sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder benötigt werden. Viele Archivierungslösungen erlauben es auch, verschiedene Versionen derselben Datei im Archiv zu speichern. So ist es beispielsweise möglich, auf ältere Versionen einer Website oder auf ältere Versionen eines Unternehmensdokuments zuzugreifen. Die Aufbewahrung inaktiver Daten kann aus verschiedenen Gründen notwendig sein. Die Speicherung verschiedener Versionen kann jedoch auch von Vorteil sein, da sie es Unternehmen oder Einzelpersonen ermöglicht, aktuelle Daten auf eine frühere Version zurückzusetzen, falls dies in der Zukunft erforderlich sein sollte.

  • Einhaltung der Datenschutzbestimmungen: Ein weiterer wichtiger Vorteil von Dokumentenarchivierungssoftware ist die Möglichkeit, Daten über lange Zeiträume hinweg aufzubewahren, ohne den dringend benötigten Speicherplatz zu beanspruchen, und dabei gleichzeitig die Regeln, Vorschriften und Richtlinien des Unternehmens einzuhalten. Einige Unternehmensdaten, wie z. B. Finanzinformationen, müssen möglicherweise über einen Mindestzeitraum von mehreren Jahren aufbewahrt werden. Viele dieser Daten können jedoch inaktiv sein, d. h. sie werden derzeit nicht verwendet oder für den täglichen Geschäftsbetrieb benötigt. Die Archivierung mithilfe eines Softwarepakets stellt sicher, dass das Unternehmen die Anforderungen an die Datenaufbewahrung vollständig erfüllt, während gleichzeitig Speicherplatz auf dem Primärspeicher frei wird und die aktiven Daten optimiert werden können. Das gleiche Prinzip kann auf Daten angewendet werden, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder aufgrund von Unternehmensrichtlinien aufbewahrt werden müssen.

  • Verbesserung der Systemleistung: Die Möglichkeit, alte und inaktive Daten von primären Speichermedien in einen sekundären Speicherbereich zu verschieben, kann erhebliche Vorteile für die Verbesserung der Gesamtsystemleistung haben. Dies liegt vor allem daran, dass die Speicherung von zu vielen Daten im primären Speicher zu einer Überlastung führen kann, die das IT-System verlangsamt. Im Gegensatz dazu kann die Speicherung von nur aktiven Daten im Primärspeicher das System beschleunigen. Durch die Bereinigung der Daten ist es auch schneller und einfacher, aktive Daten zu finden, die für den täglichen Betrieb benötigt werden. Archivierungssysteme ermöglichen es Einzelpersonen und Organisationen, ein klares Verfahren für das Verschieben von Daten in das Archiv zu definieren, sodass immer primärer Speicherplatz zur Verfügung steht.

  • Datenzugriff und Wiederherstellung: Neben der sicheren Aufbewahrung inaktiver Daten, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Optimierung der Systemleistung besteht einer der Hauptvorteile von Archivierungssoftware in der Möglichkeit, jederzeit auf inaktive Daten zugreifen zu können. Auch wenn sich diese Daten nicht mehr im Primärspeicher befinden, sind sie dennoch leicht auffindbar, insbesondere wenn die Software über robuste integrierte Suchwerkzeuge verfügt.

Über welche Funktionen verfügt Archivierungssoftware?

Die Funktionen der Archivierungssoftware basieren auf der Idee, inaktive Daten aus dem Primärspeicher in einen Sekundärspeicher auszulagern. Auf diese Weise entsteht ein Archiv von älteren oder inaktiven Daten, auf die jederzeit zugegriffen werden kann, bzw. die jederzeit wiederhergestellt werden können. Die spezifischen Funktionen können von Lösung zu Lösung variieren. Dies hängt von Faktoren wie der Zielgruppe oder der Branche ab. Einige Lösungen sind auf bestimmte Datentypen zugeschnitten. Es gibt jedoch auch einige Kernfunktionen, die in der überwiegenden Mehrheit der Lösungen dieser Art zu finden sind, sowie einige allgemeine Funktionen, die Interessenten von den meisten Lösungen erwarten können. Die Hauptmerkmale sind:

  • Archivierung und Datenaufbewahrung: Auslagerung inaktiver, ungenutzter oder veralteter Daten aus dem Primärspeicher in den Sekundärspeicher, um ein Datenarchiv zu erstellen. Durch das Auslagern von Daten aus dem Primärspeicher wird Speicherplatz frei und die Systemleistung verbessert. Gleichzeitig werden die Speichergeräte bereinigt und die verbleibenden aktiven Daten können leichter sortiert werden. Nachdem die Daten dem Archiv hinzugefügt wurden, können sie weiterhin auf den primären Speichergeräten abgerufen, angezeigt, bearbeitet und bei Bedarf sogar wiederhergestellt werden. Die besten Archivierungstools enthalten verschiedene integrierte Sicherheitsoptionen, die Organisationen und Einzelpersonen dabei helfen, ihre archivierten Daten vor Cyber-Sicherheitsbedrohungen zu schützen. Im Laufe der Zeit entsteht so eine sichere und zuverlässige Archivdatenbank. Hochwertige Archivierungslösungen bieten auch Werkzeuge und Optionen zum Umbenennen von Dateien und zum Sortieren archivierter Daten in logische Ordner oder Kategorien.

  • Volltextsuche: Durchsuchen des gesamten Archivs mithilfe der Volltextsuche, um bestimmte Informationen schnell und einfach zu finden. Die besten elektronischen Archivierungssysteme bieten den Benutzern die Möglichkeit, Textzeichenfolgen einzugeben und das Repository nach Daten zu durchsuchen, die der Zeichenfolge entsprechen. Neben der Suche nach Dateinamen ist es auch möglich, nach bestimmten Textabschnitten in Dokumenten oder E-Mails zu suchen. Dies kann besonders in Situationen nützlich sein, in denen sehr spezifische Informationen gefunden werden müssen. Bei einigen Lösungen können den Dateien auch Schlüsselwörter oder Kategorien zugeordnet werden, was die Effektivität der Suchfunktion weiter erhöht. Dank der kontinuierlichen Verbesserung der Sprachtechnologie ist es inzwischen auch möglich, archivierte Informationen per Sprachbefehl zu finden.

  • Verwaltung der Datenaufbewahrung: Definition von Richtlinien oder Regeln für die Datenaufbewahrung, um sicherzustellen, dass die relevanten Informationen an den sekundären Speicherort übertragen werden, der mit der Archivierungssoftware verbunden ist. Durch eine sorgfältige Verwaltung der Datenaufbewahrung können Benutzer genau festlegen, welche Daten archiviert und welche im Primärspeicher aufbewahrt werden sollen. Die Festlegung von Regeln und Richtlinien ermöglicht eine gewisse Standardisierung dieses Prozesses und eröffnet die Möglichkeit, viele der damit verbundenen Aufgaben zu automatisieren. Wenn einige dieser Archivierungsaufgaben automatisiert werden können, bleibt den Mitarbeitern mehr Zeit für komplexere Aufgaben, was die Gesamtproduktivität erhöht.

  • Zugriffskontrollen/-genehmigungen: Definition verschiedener Berechtigungsstufen und Steuerung des Zugriffs auf verschiedene Dateien und Ordner im Archiv. In den meisten Fällen können Berechtigungen auf individueller Basis verwaltet werden, d. h. bestimmten Personen kann der Zugriff gewährt oder verweigert werden, je nach Art ihrer Tätigkeit oder besonderen Umständen. Berechtigungen können aber auch weiter gefasst sein, sodass jeder in einer Abteilung Zugriff hat oder dass Führungskräfte und leitendes Personal Zugriff haben, während andere Teammitglieder ausgeschlossen sind. Die besten Lösungen in dieser Kategorie können noch weiter gehen und es ermöglichen, Dateien im Archiv für einige Benutzer „schreibgeschützt“ zu machen, während andere Benutzer sie bearbeiten können. Schließlich können Zugriffskontrollen und Berechtigungen verwendet werden, um den Zugriff auf diejenigen zu beschränken, die ihn benötigen, und um neugierige Augen von sensiblen oder vertraulichen Informationen im Archiv fernzuhalten.

  • Compliance-Management: Überwachung von Compliance-Informationen und Festlegung klarer Regeln oder Parameter, um sicherzustellen, dass der Datenarchivierungsprozess nicht gegen Gesetze oder Unternehmensrichtlinien verstößt. Die Compliance-Management-Funktionen der Archivierungssoftware ermöglichen es den Benutzern, genau festzulegen, welche Arten von Daten archiviert werden sollen und welche nicht. Es ist auch möglich, Regeln zu definieren, sodass archivierte Daten nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden, was Unternehmen bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen helfen kann. Einige der Maßnahmen, die zur Gewährleistung der Compliance durchgeführt werden, können potenziell automatisiert werden. Hochwertige Lösungen können auch Integrationsoptionen mit spezieller Compliance-Software bieten, sodass die Nutzer alle Probleme in diesem Bereich verfolgen und schnell beheben können.

  • Versionskontrolle und Wiederherstellung: Speicherung und Zugriff auf verschiedene Versionen derselben Datei für eine vollständige Versionskontrolle der archivierten Daten. Die Möglichkeit, auf frühere Versionen einer Datei zuzugreifen, bedeutet, dass alte Webseiten oder alte Versionen von Geschäftsdokumenten bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Neben der Möglichkeit, verschiedene Versionen einer Datei wiederherzustellen, bietet Archivierungssoftware mit hochwertigen Versionskontrollfunktionen den Benutzern auch die Möglichkeit, alle Revisionen oder Änderungen anzuzeigen, die im Laufe der Zeit an den Daten vorgenommen wurden. Dies kann die Transparenz innerhalb einer Organisation verbessern und den Nutzern helfen zu verstehen, wie die aktuelle Version einer bestimmten Datei entstanden ist.

Mithilfe des Archivsoftware-Verzeichnisses von Capterra können Interessenten alle verfügbaren Optionen nach den enthaltenen Funktionen sortieren. Auf diese Weise kann die Liste der Softwareoptionen eingegrenzt werden. Der Suchprozess kann mit einem klaren Fokus auf die am besten geeigneten Lösungen beginnen. Dies bedeutet auch, dass Unternehmen keine Zeit damit verschwenden, Optionen zu untersuchen, die nicht die erforderlichen Kernfunktionen enthalten.

Was sollte beim Kauf von Archivierungssoftware berücksichtigt werden?

Vor dem Kauf einer Archivierungssoftware sollte der Interessent einige wichtige Überlegungen anstellen. Dies ist besonders wichtig, um die verfügbaren Optionen auf die Softwarelösung einzugrenzen, die für die spezifischen Bedürfnisse des Benutzers am besten geeignet ist. Eine wirksame Methode besteht darin, eine Reihe von Fragen durchzugehen, die dabei helfen können, die Bemühungen zu fokussieren. Darüber hinaus kann die Beantwortung dieser Fragen helfen, die ideale Lösung klarer zu definieren. Beispiele für wichtige Fragen sind:

  • Was kostet eine Archivierungssoftware? Vor dem Kauf einer Archivierungslösung ist es wichtig, sich Gedanken über die Kosten zu machen. Diese Überlegungen müssen jedoch über den reinen Preis der Software hinausgehen. Die meisten aktuellen Archivsysteme sind cloudbasiert und werden als SaaS vertrieben, d. h. es fallen laufende Abonnementgebühren an. Ist die Software nicht cloudbasiert, sind die Anschaffungskosten für die Softwarelizenz nur ein Teil der Gleichung. Die Nutzer müssen auch die Kosten für die Einrichtung der Software und die Kosten für die Speicherung der entsprechenden Daten berücksichtigen. Darüber hinaus können verschiedene versteckte oder unerwartete Kosten entstehen. Beispielsweise müssen die Unternehmen die Kosten für die Schulung ihrer Mitarbeiter berücksichtigen, damit diese das Archivierungsprogramm effektiv nutzen können. Auch der Zugang zu Software-Updates oder die Inanspruchnahme von Support kann mit Kosten verbunden sein. Die Kostenfrage muss also ganzheitlich betrachtet werden. Es lohnt sich, sich die Zeit zu nehmen, die voraussichtlichen Gesamtkosten für den Betrieb und die laufende Nutzung zu analysieren.

  • Ist die Archivierungssoftware DSGVO-konform? Obwohl Archivierungssoftware die Einhaltung von Vorschriften und Unternehmensrichtlinien erleichtern kann, ist es auch wichtig, dass die Beteiligten die mit der Datenarchivierung verbundenen Compliance-Fragen berücksichtigen. Im Vereinigten Königreich beispielsweise hat die Einführung der DSGVO dazu geführt, dass Unternehmen nur noch Kundendaten aufbewahren dürfen, deren Aufbewahrung sinnvoll ist, und dass diese personenbezogenen Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden dürfen. Darüber hinaus müssen Kundendaten sicher aufbewahrt werden, um das Risiko zu verringern, dass sie in die Hände von Hackern und anderen Cyberkriminellen fallen. Vor diesem Hintergrund lohnt es sich, die verschiedenen verfügbaren Software-Optionen zu prüfen und nach solchen zu suchen, die unter Berücksichtigung dieser Compliance-Probleme entwickelt wurden.

  • Welches ist die beste Bereitstellungsmethode für Archivierungssoftware? Im Allgemeinen gibt es zwei Hauptoptionen für die Bereitstellung von Software. Die eine ist die On-Premise-Bereitstellung, bei der der Nutzer eine Softwarelizenz erwirbt, die Software auf seinem System installiert und die Verantwortung für die Datenspeicherung und Cybersicherheit übernimmt. Die Alternative ist der cloudbasierte Ansatz, bei dem die Bereitstellung per Fernzugriff über Cloud-Technologie erfolgt. Ein externer Dienstleister ist dafür verantwortlich, die Software bereitzustellen, sie auf dem neuesten Stand zu halten, die Daten zu speichern und Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen. Der Nutzer zahlt in der Regel eine laufende Abonnementgebühr für den Zugang zu diesem Service. Während dies bei vielen Softwarepaketen eine einfache Wahl ist, sind die meisten modernen Optionen für Archivierungssoftware cloudbasiert. Der Grund dafür ist, dass cloudbasierte Software den Nutzern einen Fernzugriff ermöglicht, während der Speicherplatz je nach Bedarf einfach nach oben oder unten skaliert werden kann. cloudbasierte Software hat außerdem extrem niedrige Einstiegskosten und die langfristigen Kosten sind vorhersehbar, da sie in der Regel nur aus den vereinbarten Abonnementgebühren bestehen. Daneben gibt es noch einige Vorteile, die mit der On-Premise-Bereitstellung verbunden sind. Dazu gehören ein besseres Gefühl der Kontrolle, die Freiheit der Nutzer, ihre eigenen Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, und der Wegfall langfristiger Abonnementgebühren. Die meisten Interessenten dürften sich bei Software in dieser Kategorie für den cloudbasierten Ansatz entscheiden, aber die Vor- und Nachteile sollten sorgfältig abgewogen werden.

  • Welche Arten von Archivierungssoftware werden unterstützt? Die Anwender müssen auch die Art der Archivierung berücksichtigen, die von den verschiedenen Lösungen auf dem Markt unterstützt wird, und diese dann mit ihren Anforderungen vergleichen. Insbesondere ist zu beachten, dass manche Archivierungssysteme auf eine ganz bestimmte Art der Archivierung ausgerichtet sind. Ein gutes Beispiel hierfür ist die E-Mail-Archivierung, während andere Lösungen eher universell einsetzbar sind. Einige Lösungen können nur Dateien in einem bestimmten Format archivieren, während andere Lösungen alle Daten unabhängig vom Format archivieren können. Die besten Lösungen können sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten verarbeiten, während einige nur eine Art von Daten verarbeiten können. Das Verständnis dieser Unterschiede hilft Kunden, die richtige Lösung für ihre Bedürfnisse zu finden.

Die wichtigsten Trends im Bereich der Archivsoftware müssen ebenfalls sorgfältig analysiert werden, bevor eine fundierte Kaufentscheidung getroffen werden kann. Interessenten müssen sich darauf verlassen können, dass die Software, in die sie investieren, auf dem neuesten Stand ist und unter Berücksichtigung aktueller und sich abzeichnender Trends entwickelt wurde. Dies trägt auch dazu bei, dass die Software für die absehbare Zukunft nützlich bleibt und nicht nur als kurzfristige Lösung dient. Einige der wichtigsten Trends in Bezug auf Archivierungsprogramme und die Aufbewahrung statischer Daten werden im Folgenden erörtert:

  • Wachsender Bedarf an mobilem Zugriff: Wachsende Nachfrage nach mobilem und allgemeinem Fernzugriff als Trend. Die Zeiten, in denen Unternehmen nur ein Büro hatten, gehören für viele der Vergangenheit an. Und da Unternehmen Konzepte wie Remote- und Hybrid-Arbeitsplätze nutzen, wird die Nachfrage nach mobilem Zugriff auf Software weiter steigen. Im Bereich der Archivierungssoftware bieten einige Lösungen eine spezielle mobile App, während andere den Zugriff über mobile Webbrowser und Cloud-Technologie ermöglichen. Unabhängig davon sollten sich Interessenten, die Wert auf mobile Zugänglichkeit legen, die Zeit nehmen, die verfügbaren Optionen sorgfältig zu prüfen. Sie sollten sich für eine Lösung entscheiden, auf die über ein mobiles Gerät zugegriffen werden kann und die vollständig für die Verwendung auf kleineren Smartphones oder Tablets mit Touchscreen optimiert ist.

  • Erweiterte Anforderungen an die Datenverwaltung: Höhere Anforderungen an das Datenmanagement, die von Archivierungslösungen erfüllt werden müssen. Die genaue Art dieser höheren Anforderungen kann je nach Art des Unternehmens variieren. Einige Unternehmen benötigen zunehmend Speicheroptionen, bei denen die Daten unveränderbar und mit einem Zeitstempel versehen sind, ähnlich wie bei der Blockchain-Technologie. Andere Unternehmen benötigen möglicherweise erweiterte Datenverarbeitungsfunktionen oder müssen in der Lage sein, große Datenmengen zu verarbeiten.

  • Weltweite Zunahme von Ransomware-Angriffen: Eine der größten Bedrohungen für die Cybersicherheit, mit der Unternehmen und Privatpersonen konfrontiert sind, wenn sie große Datenmengen speichern, ist das wachsende Problem der Ransomware-Angriffe. Dieser Trend ist besonders im Vereinigten Königreich zu beobachten, das derzeit nach den USA und Frankreich das drittgrößte Zielland der Welt ist. Ransomware-Angriffe können dazu führen, dass Unternehmen nicht mehr voll funktionsfähig sind, aber sie können auch die Existenz der Daten bedrohen, insbesondere wenn alle Unternehmensdaten lokal gespeichert sind. Dies ist ein weiteres überzeugendes Argument für eine cloudbasierte Archivierungssoftware. Neben den Vorteilen der externen Cloud-Speicherung können Unternehmen auch von der Expertise Dritter im Bereich der Cybersicherheit profitieren.

Quellen:

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

  1. Großbritannien und die EU-DSGVO (Zugriffsdatum: Freitag, 12. Mai 2023)

  2. Deutsche Unternehmen zahlen mehrheitlich kein Lösegeld (Zugriffsdatum: Freitag, 12. Mai 2023)