Intranet Software

Einführung

Intranet Software ist eine Unternehmenslösung, die die private Kommunikation, die Zusammenarbeit und den Datenaustausch zwischen Mitarbeitern erleichtert. Die Software dient als Portal, das über ein privates und sicheres Netzwerk exklusiven Zugang zu internen Informationen und externen Ressourcen bietet. Ziel ist es, die Mitarbeiterbindung durch zugängliche Online-Arbeitsbereiche zu verbessern und die Probleme der Zusammenarbeit in Unternehmen zu lösen. Intranetlösungen werden in erster Linie von Teams genutzt, um Arbeitsabläufe zu verwalten, aktuelle Informationen zu suchen und mit anderen Mitarbeitern im Unternehmen zu kommunizieren. Diese Systeme werden in vielen Branchen eingesetzt. Eine Vielzahl deutscher Unternehmen wie Fluggesellschaften, Supermärkte, Universitäten, Kleinstunternehmen, Bibliotheken und NGOs nutzen Intranetlösungen für ihre private Kommunikation. Intranet Tools für Mitarbeiter können die Aktivitäten verteilter Teams ebenso unterstützen und vereinfachen wie Lösungen von Digitaler Arbeitsplatz und Home Office Software.

Da sie als "Single Source of Truth" (SSOT) fungieren und Daten in Echtzeit für alle autorisierten Stakeholder sofort verfügbar machen, können Unternehmen diese Software auch mit Wissensmanagement Tools vergleichen. In Umgebungen, in denen der Schwerpunkt auf Teammotivation und sozialer Anerkennung liegt, können diese Tools einige der Prozesse ergänzen oder sogar ersetzen, die normalerweise mit Mitarbeiter Engagement Software und Kommunikationstools für Teams durchgeführt werden.

Intranet Plattformen sind häufig mit verschiedenen anderen Tools von Drittanbietern integriert und bieten, ähnlich wie Portal-Software, einen einfachen Zugang zur Software-Suite des Unternehmens. Einige Intranet Anbieter sind jedoch in der Lage, die Anforderungen eines Unternehmens zu antizipieren und diese Tools als native Funktionen zu integrieren. Diese eigenständigen Tools können von Anfang an genutzt und nach und nach zu maßgeschneiderten Lösungen ausgebaut werden.

Der Komplexität und Vielseitigkeit von Intranet Lösungen sind keine Grenzen gesetzt. Es gibt jedoch einige grundlegende Anforderungen an eine Plattform, die sich selbst als Intranet Software vermarkten möchte. Alle diese Tools sollten es den Unternehmen ermöglichen:

• Den Mitarbeitern einen vordefinierten Zugang über ein sicheres Online-Portal bieten.
• Bereitstellung von Newsfeeds, Aktivitätsupdates, Warnungen und Benachrichtigungen für die entsprechenden Teammitglieder.
• Diskussionsforen, interne Foren und Blogs zu erstellen.
• Dokumente, Richtlinien und sonstige Inhalte in einer zentralen Datenbank sicher und vorschriftsmäßig zu verwalten.
• Wichtige Informationen über eine zugängliche Wissensdatenbank bereitzustellen.
• Kalender zu synchronisieren und transparente Zeitplanungsoptionen anzubieten.
• Die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Zusammenarbeit in festgelegten Gruppen zu fördern.

Was ist Intranet Software?

Intranet Software ist eine digitale Lösung zur Unterstützung von Unternehmen beim Aufbau und der Pflege ihres Intranets. Dabei handelt es sich um ein privates Online-Kommunikationsnetzwerk mit beschränktem Zugang. Diese Tools dienen als Informationsportale, die bestimmten Personengruppen innerhalb des Unternehmens Zugang zur Wissensdatenbank des Unternehmens, zu Tools für die Zusammenarbeit und zu anderen Ressourcen bieten. So können Mitarbeiter an einem zentralen Ort virtuell zusammenarbeiten, Dokumente und Medien austauschen, sicher kommunizieren, sich gegenseitig schulen, sich selbst schulen, Feedback geben und sicher an Projekten zusammenarbeiten. Intranet Lösungen werden von privaten Unternehmen, Nichtregierungsorganisationen, Universitäten und Behörden eingesetzt. Sie unterstützen Organisationen bei der Schaffung eines vollwertigen digitalen Arbeitsumfelds, das Kommunikationsbarrieren beseitigt, Innovation fördert, die Effizienz steigert und Konflikte durch intelligente Arbeitsabläufe reduziert.

Die Stärke dieser Software liegt in ihrer Fähigkeit, die richtige Information zur richtigen Zeit an die richtige Person zu liefern. Sie ersetzt die herkömmliche Kommunikation von oben nach unten durch einen inklusiveren, transparenteren und effizienteren Informationsfluss, und sie ersetzt die einseitige Kommunikation durch einen multidirektionalen Dialog und Partizipation.

Intranet Systeme werden in der Regel von internen Intranet-Administratoren und Digital Workplace-Teams verwaltet, die über einen Hintergrund in IT, Technologie, Content Management Systemen und User Experience Design verfügen. So können die für die Entwicklung eines Intranets verantwortlichen Experten ihre Software mit Funktionen anreichern, die für ihre Organisation nützlich sind. Dazu können Diskussionsforen, Blogs, FAQ-Bereiche, Newsfeeds, Tutorials, Videos, Infografiken, Kalender, Bulletin Boards, CEO-Nachrichten und Bereiche für soziale Anerkennung gehören. Zumindest sollte die Intranet Software den Mitarbeitenden den Zugriff auf die Mitarbeiterdatenbank, die Wissensdatenbank des Unternehmens sowie auf alle unternehmenseigenen oder externen Tools ermöglichen, die für die Zusammenarbeit und Kommunikation erforderlich sind.

Das Hauptziel von Intranet Programmen besteht darin, die Abhängigkeit von öffentlichen E-Mail-Diensten und Collaboration-Tools zu überwinden und deren Dienste durch sicherere, vertraulichere und effizientere Alternativen zu ersetzen. Dazu gehören firmeneigene Lösungen und Integrationen in die Kommunikations- und Kollaborationstools des Unternehmens, die in einem zentralen, personalisierten Hub zusammengeführt werden. Auf diese Weise wird die Intranet Plattform zur zentralen Anlaufstelle für die Mitarbeiter, um sich zu vernetzen, auszutauschen und zu lernen. Mit dieser zentralen Lösung, die vom Intranet Anbieter entwickelt wurde, können Teammitglieder ihre sozialen Netzwerke einrichten, Instant Messaging nutzen, Wiki-Seiten erstellen und darauf zugreifen, Dateien austauschen, Formulare erstellen und zur Datenbank des Unternehmens beitragen.

Je nach Intranet-Anbieter stehen den Unternehmen verschiedene Bereitstellungsoptionen zur Verfügung. Eine Option ist die Bereitstellung vor Ort. Sie gibt den Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Daten, erfordert aber erhebliche Investitionen in die IT-Infrastruktur, die Einrichtung und die Wartung der Hardware. Eine weitaus bequemere Option ist die cloudbasierte Version der Intranet Software, bei der diese kostspieligen Prozesse gegen eine Abonnementgebühr sicher an den SaaS-Anbieter ausgelagert werden. Als dritte Möglichkeit können sich Unternehmen auch für eine hybride Intranet-Lösung entscheiden. Bei diesem Modell werden nur bestimmte Teile des Betriebs vom Cloud-Anbieter übernommen, der die Anwendungen des Unternehmens hostet.

Welche Vorteile bietet Intranet Software?

Die Vorteile von Intranet Software sind auch dann noch spürbar, wenn täglich neue Technologien im Bereich der Kommunikation auftauchen. Hier einige strategische Vorteile von Intranetlösungen:

• Einfache Datenspeicherung: In Unternehmen sind täglich unzählige Dokumente im Umlauf, die oft per E-Mail ausgetauscht oder in verschiedenen Formaten auf dem Firmencomputer gespeichert werden. Ein Intranet System kann die Speicherung und den Zugriff auf diese Dateien erheblich erleichtern, indem es eine zentrale Datenbank verwaltet und die Versionskontrolle und Freigabe von Dokumenten steuert. Die zentrale Datenbank kann auch für den Zugriff durch benutzerdefinierte Suchfunktionen, Autofill- und Autocomplete-Funktionen aufbereitet werden. Die Sichtbarkeit und Zugänglichkeit von Dateien kann sich positiv auf die Arbeitseffizienz auswirken und dazu beitragen, den ROI zu verbessern.

• Problemlose Kommunikation zwischen Beschäftigten: Ohne ein Mitarbeiterverzeichnis kann es in einem großen Unternehmen schwierig sein, die richtige Person für einen Informationsaustausch zu finden. Intranet-Software löst dieses Problem, indem sie es den Benutzern ermöglicht, ihre eigenen Profile mit den wichtigsten Kontaktinformationen, Stellenbeschreibungen und Fotos zu erstellen. Die Möglichkeit, Mitarbeiter schnell zu finden, ihnen direkt über das Intranet Nachrichten zu senden und sofort in Kontakt zu treten, stärkt das Netzwerk der Belegschaft und erhöht die Produktivität. Der Zugang zu den Mitarbeitern über das Mitarbeiterverzeichnis motiviert die Mitarbeiter außerdem, mehr zu kommunizieren, sich zu engagieren und gemeinsam Erfolge zu feiern. Außerdem können sich die Beschäftigten über Newsfeeds und Bulletin Boards über Veränderungen in der Belegschaft auf dem Laufenden halten und an vertrauten sozialen Veranstaltungen teilnehmen, bei denen Arbeitsleistungen in größerem Rahmen gefeiert werden.

• Erweiterte Content-Management-Systeme: Intranets haben sich seit den 1990er Jahren, als sie in der Regel aus einer einzigen Homepage bestanden, stark weiterentwickelt. Heute gibt es Blogs, Foren, Chats, Newsfeeds, Kalender, automatisierte Formulare, Benachrichtigungen und verschiedene soziale Funktionen, die den Austausch wichtiger Nachrichten und organisatorischer Aktualisierungen schnell und einfach machen. Mit integrierten Content-Management-Systemen (CMS) ermöglicht Intranet Software Kommunikationsunternehmen die Erstellung und gemeinsame Nutzung von Inhalten im gesamten Unternehmen.

• Unternehmensweiter Datenaustausch: Der Austausch von Wissen und Ideen fördert die Innovation, die ein Katalysator für das Wachstum des Unternehmens ist. Da alle Mitarbeiter den gleichen Zugang zu einer zentralen Plattform haben, kann ein Intranet als Sprachrohr für das Management dienen, um mit der gesamten Organisation zu kommunizieren. Durch die Möglichkeit, Einblicke und Aktualisierungen in Echtzeit auszutauschen, Ideen für neue Projekte zu sammeln und offenes Feedback zu erhalten, sind alle Beteiligten besser über das Unternehmensgeschehen informiert, sind sich der treibenden Kräfte des Wandels bewusster und besser auf neue Wachstumschancen vorbereitet.

• Unbegrenzte Zusammenarbeit: Das Arbeiten über Zeitzonen und Weltregionen hinweg ist für viele Unternehmen eine Herausforderung. Mit einer zentralen Kommunikationsplattform haben alle Mitarbeiter Zugang zu denselben Informationen, egal wo sie sich auf der Welt befinden. Da alle auf dem gleichen Stand sind und die Zeitpläne der anderen kennen, können sie effizienter zusammenarbeiten. Intranet-Software kann es den Mitarbeitern auch ermöglichen, in dringenden Situationen die Kontrolle zu übernehmen, selbst wenn sie nicht im Büro sind.

• Förderung der Unternehmensziele: Angepasste Intranet Solutions können als Investition in die Unternehmensidentität betrachtet werden. Diese Art von Software kann genutzt werden, um Unternehmenskultur, Vision, Ethik und Ziele zu unterstützen. Wenn Führungskräfte ihre Pläne für die Zukunft veröffentlichen und ihre Strategien transparent auf schwarzen Brettern, in Foren und Blogs kommunizieren, tun sie mehr, als nur klarzustellen, welche Richtlinien die Mitarbeiter befolgen sollten und wie sie arbeiten können, um mit dem Unternehmen im Einklang zu stehen. Sie tragen dazu bei, ein Bewusstsein für die Ziele und ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen, und führen die Belegschaft in eine gemeinsame Zukunft mit Zielen, auf die alle hinarbeiten können.

Über welche Funktionen verfügt Intranet Software?

Die Funktionen von Intranet Software ändern sich und werden immer umfangreicher, da die Entwicklungsunternehmen daran arbeiten, ihre Tools zu optimieren. Der Aufbau einer Intranet Plattform der nächsten Generation beginnt jedoch mit einigen einfachen und unverzichtbaren Funktionen. Unternehmen sollten also auf diese sechs grundlegenden Funktionen von Intranet Software achten:

• Verwaltung einer Wissensdatenbank: Die Speicherung von Informationen in einer zentralen Wissensdatenbank und die Bereitstellung eines On-Demand-Zugriffs auf diese Informationen. Von Dokumenten zu Unternehmensrichtlinien bis hin zu Anleitungsvideos - Intranet Software hilft, wertvolle Informationen sicher in einer durchsuchbaren und leicht zugänglichen Datenbank zu speichern, zu organisieren und auszutauschen. Die Teams können diese Informationen dann während der Einarbeitungsphase, bei regelmäßigen Schulungen, bei der Suche nach Aufstiegsmöglichkeiten oder wann immer sie eine Auffrischung benötigen, nutzen.

• Content-Management: Die Zusammenführung von Text-, Audio- und Videoinhalten in einer zentralen Datenbank für einen einfachen Zugriff. Ob es sich um Sitzungsprotokolle, Rechnungen, Projektabläufe oder Verkaufsberichte handelt, Intranet Tools können diese Inhalte sammeln. Sie wandeln sie bei Bedarf in ein besser lesbares Format um, stellen sie den relevanten Interessengruppen zur Verfügung und ermöglichen Aktualisierungen in Echtzeit.

• Mitarbeiter-Repository: Die Erstellung von Mitarbeiterprofilen und die Bereitstellung dieser Informationen für autorisierte Personen.Intranetlösungen können Kontaktdaten, Jobrollen und Bilder zu jedem Mitarbeiter speichern und diese Informationen in einer einheitlichen Datenbank zusammenfassen. So können die Mitarbeiter diese in der Mitarbeiterdatenbank nachschlagen und z. B. leichter einen Ansprechpartner für ihre Fragen finden. Anstatt herumzutelefonieren oder E-Mails zu schreiben und auf das Beste zu hoffen, können sich die Mitarbeiter direkt an diese Kontakte wenden und haben die Gewissheit, dass ihre Anfrage jedes Mal von der richtigen Person bearbeitet wird.

• Policy Management: Die Entwürfe von Leitfäden, Richtlinien und Verfahren für verschiedene Szenarien in Übereinstimmung mit den Vorschriften. Intranet Plattformen können mit Formularen, Vorlagen und Tools zur Selbsterstellung dazu beitragen, die zeitaufwändigen Prozesse der Erstellung, des Vergleichs, der Validierung, der gemeinsamen Nutzung und der Umsetzung von Richtlinienänderungen zu beschleunigen.

• Kalenderverwaltung: Die Synchronisation, gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Kalendern mehrerer Personen. Intranet-Systeme verfügen in der Regel über Kalenderfunktionen, die die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und ihre Arbeitsverpflichtungen übersichtlich darstellen. Teammitglieder können sich über Besprechungen und Veranstaltungen auf dem Laufenden halten, Einladungen annehmen, sich mit Teamkollegen synchronisieren und ihren eigenen Terminplan in Echtzeit bearbeiten.

• Privates Netzwerk: Der Schutz von Unternehmensdaten vor Datenlecks, Diebstahl und versehentlicher Manipulation. Angesichts der ständigen Bedrohung durch böswillige Angriffe bieten Intranet Anbieter ihren Kunden eine Vielzahl von Sicherheitslösungen an. Unabhängig davon, ob sich die Nutzer für Wide Area Networks (WANs) oder Local Area Networks (LANs) entscheiden, sollten sie sich darauf verlassen können, dass ihre Netzwerke vertraulich und nur für autorisiertes Personal zugänglich sind.

Was sollte beim Kauf von Intranet Software berücksichtigt werden?

Bei der Anschaffung von Intranet Software sollte der rasante technologische Fortschritt und seine Auswirkungen auf die Erwartungen der Nutzer berücksichtigt werden. Hier sind einige der grundlegendsten und nützlichsten Fragen, die sich Unternehmen über eine Intranet Plattform stellen sollten, bevor sie einen Vertrag abschließen:

• Bietet die Intranet Software alle notwendigen Integrationsmöglichkeiten? Damit eine Intranet Software für viele Unternehmen geeignet ist, muss sie sich gut in bestehende und zukünftige Geschäftsanwendungen integrieren lassen.Dazu gehören beispielsweise HR Systeme, Dokumentenverarbeitungsprogramme, Kontaktmanagement Software und Planungstools. Native Integrationen oder eine API erleichtern die problemlose Kommunikation zwischen Softwarepaketen, ohne dass Datenbanken heruntergeladen und aktualisiert oder Informationen von einer Anwendung zur nächsten übertragen werden müssen. Mit Updates in Echtzeit auf diesen Plattformen besteht kein Risiko von Datenverlusten, Verzögerungen oder Inkonsistenzen.

• Ist die Oberfläche der Intranet Software intuitiv? Unternehmen sollten dem Nutzererlebnis besondere Aufmerksamkeit schenken. Wenn umfangreiche Schulungen oder zeitaufwändige Anpassungen erforderlich sind, bedeutet das eine verlorene Chance. Im Idealfall sollte die Intranet Lösung individuell anpassbar sein, aber auch die wichtigsten Funktionen vorkonfiguriert anbieten, damit sich auch Auszubildende und unerfahrene Mitarbeiter leicht zurechtfinden.

• Verfügt die Intranet Software über einen mobilen Zugang? Eine Intranet Software ohne mobilen Zugriff ist nur am Schreibtisch nutzbar. Sichere, optimierte Kommunikations- und Kollaborationstools mit weltweiter Abdeckung rund um die Uhr sind damit nicht möglich. Unabhängig davon, ob die Mitarbeiter remote, flexibel, im Außendienst, im Hotel, beim Hot Desking oder im Büro arbeiten, müssen sie in der Lage sein, sich mit ihren Teammitgliedern auf der ganzen Welt zu vernetzen und mit einer Vielzahl von Geräten zusammenzuarbeiten.

• Ist die Suchfunktion der Intranet Software auf dem neuesten Stand? Veraltete Suchfunktionen sind oft ein Ärgernis für Intranet-Nutzer. Ein gutes Intranet Tool sollte in der Lage sein, Abfragen zu antizipieren, Einträge automatisch auszufüllen, Schlüsselwörter vorzuschlagen und möglichst schnell Ergebnisse zu liefern. Dies gilt insbesondere, wenn die Software den Anspruch erhebt, nutzerfreundlich zu sein.

• Kann Intranet Software Mitarbeiter befähigen? Die Mitarbeiter sollen das Gefühl haben, dass ihr Beitrag gebraucht und geschätzt wird. Um dies zu erreichen, muss ein Intranet System einen dynamischen Dialog ermöglichen. Dazu gehört, dass die Mitarbeiter ermutigt werden, ihre Meinung zu äußern, dass Leistungsziele für alle Teammitglieder gemeinsam festgelegt werden, dass der Eingliederungsprozess reibungslos verläuft und dass die soziale Anerkennung für diejenigen gefördert wird, die mehr als das Übliche leisten.

Welche Trends bei Intranet Software sind am relevantesten?

Die wichtigsten Trends für Intranet Software ergeben sich logischerweise aus den allgemeinen Technologietrends. Hier sind einige der neuen Trends für das Intranet, mit denen Unternehmen Schritt halten sollten:

• KI für Intranet: Die KI-Technologie hat ihr volles Potenzial im Bereich der Intranets noch lange nicht ausgeschöpft. Aber KI-Chatbots, Sprachassistenten und andere Innovationen könnten schon bald herkömmliche Textabfragen im Intranet ersetzen. Mit ihren Fähigkeiten zur Mustererkennung, Sprachanalyse und maschinellem Lernen könnte KI sogar zum Goldstandard für Intranet Systeme werden und bei Suchempfehlungen, der Erstellung von Artikeln, der Videobearbeitung, Sicherheitswarnungen und anderen wichtigen Prozessen helfen.

• Intranetspezifische Analysen: Analysen können das Engagement, die Akzeptanz und die Leistung von Intranet Software messen. Diese Informationen können den Unternehmen helfen, die Inhalte und die Benutzeroberfläche an bestimmte Situationen, Fähigkeiten oder Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen.Auch wenn nur wenige Intranet Lösungen über arbeitsplatz- oder branchenspezifische Kennzahlen verfügen, ist es von großem Vorteil, über diese Art von Informationen zu verfügen und sie als Maßstab für den Erfolg des Intranets zu verwenden.

• Hub-Sites können von Vorteil sein: Hub-Sites fassen eine Vielzahl von Websites zusammen und verknüpfen sie für eine optimale Navigation. Sie dienen als Anlaufstelle für relevante Informationen, indem sie verschiedene Websites miteinander verknüpfen und den Nutzern helfen, ein Thema bis zu seinem Ursprung und seinen Alternativen zurückzuverfolgen.

• Soziale Tools sprechen für sich: Der Einsatz von Social-Media-Tools kann die Nutzererfahrung nur verbessern. Intranet-Anbieter, die das Wachstum des sozialen Engagements vorausgesehen haben, haben bereits Blogs, Feeds, Tags, Gruppen und Foren in ihre Softwarelösungen integriert. Diejenigen, die ihre Software nicht anpassen und mit sozialen Tools anreichern, werden möglicherweise feststellen, dass das Engagement der Nutzer mit der Zeit nachlässt, da sie diese Funktionen auch in ihrer Freizeit nutzen.

Quellen:

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

1. Intranet (Zugriffsdatum: Montag, 24. Juli 2023)

2. Modernes Intranet – Strategie, Einführung und Nutzung (Zugriffsdatum: Montag, 24. Juli 2023)