Was ist Synchronisationssoftware?

Eine Synchronisationssoftware ist eine Plattform, auf der mehrere Nutzer an verschiedenen Orten gleichzeitig zusammenarbeiten, Dateien gemeinsam nutzen und bearbeiten. Die Anwendung synchronisiert die von einem Nutzer an einem Dokument vorgenommenen Änderungen über alle verfügbaren Versionen hinweg. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder über die aktuelle Version der Datei mit aktualisierten Datenpunkten verfügt, selbst wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten.

Welche Vorteile bietet Synchronisationssoftware?

Viele Unternehmen nutzen Smartphones für ihre Arbeit. Cloudbasierte Anwendungen und browserbasierte Zugänglichkeit fördern diesen Trend. Dies bedeutet, dass Synchronisationsprogramme eine Kernanforderung für Unternehmen sind, da sie die Zusammenarbeit verbessern und es den Nutzern ermöglicht, von überall und jederzeit auf Dateien zuzugreifen. Außerdem ermöglicht Sync Software die sichere gemeinsame Nutzung von Dateien über die Cloud.

Die Lösung bietet verschiedene Vorteile, von denen einige im Folgenden aufgeführt sind:

• Bessere Zusammenarbeit zwischen Teams: E-Mails sind die bevorzugte Art und Weise, Dateien innerhalb einer Organisation auszutauschen. E-Mails haben jedoch Einschränkungen hinsichtlich der Größe der Anhänge und der Echtzeit-Synchronisationsfähigkeit. Synchronisierungssoftware hingegen ermöglicht den Austausch von Dateien und Ordnern beliebiger Größe zwischen Nutzern innerhalb und außerhalb des Unternehmens. So bietet die Anwendung die Möglichkeit, Dateien über verschiedene Arten zu teilen, z.B. als direkten Anhang oder gemeinsam nutzbare Links.
• Zugang zu den aktuellsten Informationen: Mit einer Synchronisationssoftware verfügt jeder Nutzer über die aktuellste Version der Datei, unabhängig von seinem jeweiligen Standort. Änderungen, die von einem Beteiligten vorgenommen werden, sind für alle Beteiligten sofort sichtbar. Sie können sogar die vorherige Version der Datei wiederherstellen, falls sie die Änderungen nicht akzeptieren.

Was sind typische Funktionen einer Synchronisationssoftware?

• Sicherung und Wiederherstellung: Erstellen mehrerer Back-ups von Dateien und Ordnern und Wiederherstellung verlorener oder gelöschter Dateien.
• Echtzeit-Synchronisation: Überwachen von Dateien und Ordnern auf Änderungen und Synchronisieren aller Versionen in Echtzeit.
• Verschlüsselung: Verschlüsseln von Daten sowohl im Ruhezustand als auch beim Versenden, um die Informationen zu schützen und zu sichern.
• Synchronisationsplanung: Einplanen der Synchronisierung für eine feste Zeit und ein festes Datum.
• Prüfpfad: Pflegen von fortlaufenden Aufzeichnungen aller in Dateien und Ordnern vorgenommenen Änderungen, zusammen mit Angaben zu den vorgenommenen Änderungen, dem Namen sowie der Uhrzeit und dem Datum.

Welche Tipps sollten beim Kauf einer Synchronisationssoftware beachtet werden?

• Datensicherheitsstandards: Einmal installiert, kann eine Synchronisationssoftware für fast alle Dateien, Dokumente, Bilder, Verträge und Vereinbarungen verwendet werden, die intern oder extern erstellt und gemeinsam genutzt werden. Vor dem Kauf einer Lösung sollten deren Sicherheitsstandards und der Dienstanbieter jedoch gründlich evaluiert werden. Man sollte sicherstellen, dass die Software die Daten während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, insbesondere wenn die Dateien nicht auf dem eigenen Server gespeichert sind. Es empfiehlt sich außerdem, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie Multifaktorauthentifizierung und Single Sign-On zu prüfen.
• Fähigkeit zur Fernlöschung von Daten: Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder Bürogeräte (Laptops oder Smartphones) verlieren, besteht die Gefahr des Diebstahls oder des Missbrauchs von offiziellen Daten. Es ist empfehlenswert, sich für eine Lösung mit Fernlöschfunktion zu entscheiden, damit sensible Geschäftsdateien von den Geräten der Mitarbeiter gelöscht werden können.
• Compliance: Jedes Unternehmen muss verschiedene Industriestandards einhalten, die von der Art des Geschäftsbetriebs, den Branchenvorschriften, der Region, in der es tätig ist, und den Normen für die Datensicherheit abhängen. Beim Versenden von Dateien über das Internet muss die File Sync Software die für das Unternehmen geltenden gesetzlichen Normen erfüllen.

Welche relevanten Trends gibt’s im Bereich der Synchronisationssoftware?

• Künstliche Intelligenz (KI) wird die Indizierung und Suche verbessern: Die Herausforderung bei einem gemeinsam genutzten Repository besteht darin, dass es schnell unübersichtlich wird, weil die Mitarbeiter nicht immer regelmäßig alte Dokumente oder Versionen entfernen. Einige Anbieter (Google und Box) setzen KI ein, um dieses Problem zu lösen. Die künstliche Intelligenz von Google errät, nach welchen Dateien die Nutzer suchen, und schlägt vor die Version zu entfernen, auf die über einen bestimmten Zeitraum nicht zugegriffen wurde. Das Tool lernt die Aktionen der Nutzer und bietet Empfehlungen für Dateien sowie Kollegen, mit denen die Nutzer möglicherweise zusammenarbeiten möchten. Da sich solche Innovationen als effektiv erweisen, werden weitere Anbieter KI in ihr Tool aufnehmen.
• Datensicherheit wird der entscheidende Faktor für kleine Unternehmen: Da die meisten Anwendungen in der Cloud bereitgestellt und die Daten auf Remote-Servern gespeichert werden, äußern selbst kleine Unternehmen Bedenken hinsichtlich der Sicherheit ihrer Daten.