Eine Synchronisationssoftware ist eine Plattform, auf der mehrere Nutzer an verschiedenen Orten gleichzeitig zusammenarbeiten, Dateien gemeinsam nutzen und bearbeiten. Die Anwendung synchronisiert die von einem Nutzer an einem Dokument vorgenommenen Änderungen über alle verfügbaren Versionen hinweg. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder über die aktuelle Version der Datei mit aktualisierten Datenpunkten verfügt, selbst wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten.

Vorteile einer Synchronisationssoftware

Viele Unternehmen nutzen Smartphones für ihre Arbeit. Cloudbasierte Anwendungen und browserbasierte Zugänglichkeit fördern diesen Trend. Dies bedeutet, dass Synchronisationssoftware eine Kernanforderung für Unternehmen ist, da sie die Zusammenarbeit verbessert und es den Nutzern ermöglicht, von überall und jederzeit auf Dateien zuzugreifen. Außerdem ermöglicht die Software die sichere gemeinsame Nutzung von Dateien über die Cloud.

Die Lösung bietet verschiedene Vorteile, von denen einige im Folgenden aufgeführt sind:

• Bessere Zusammenarbeit zwischen Teams: E-Mails sind die bevorzugte Art und Weise, Dateien innerhalb einer Organisation auszutauschen. E-Mails haben jedoch Einschränkungen hinsichtlich der Größe der Anhänge und der Echtzeit-Synchronisationsfähigkeit. Synchronisationssoftware hingegen ermöglicht den Austausch von Dateien und Ordnern beliebiger Größe zwischen Nutzern innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Die Anwendung bietet die Freiheit, Dateien über verschiedene Modi wie direkte Anhänge oder gemeinsam nutzbare Links zu teilen.
• Zugang zu den aktuellsten Informationen: Mit einer Synchronisationssoftware verfügt jeder Nutzer über die aktuellste Version der Datei, unabhängig von seinem jeweiligen Standort. Änderungen, die von einem Beteiligten vorgenommen werden, sind für alle Beteiligten sofort sichtbar. Sie können sogar die vorherige Version der Datei wiederherstellen, falls sie die Änderungen nicht akzeptieren.

Typische Funktionen einer Synchronisationssoftware

• Sicherung und Wiederherstellung: Erstellen mehrerer Back-ups von Dateien und Ordnern und Wiederherstellung verlorener oder gelöschter Dateien.
• Echtzeit-Synchronisation: Überwachen von Dateien und Ordnern auf Änderungen und Synchronisieren aller Versionen in Echtzeit.
• Verschlüsselung: Verschlüsseln von Daten sowohl im Ruhezustand als auch beim Versenden, um die Informationen zu schützen und zu sichern.
• Synchronisationsplanung: Einplanen der Synchronisierung für eine feste Zeit und ein festes Datum.
• Prüfpfad: Pflegen von fortlaufenden Aufzeichnungen aller in Dateien und Ordnern vorgenommenen Änderungen, zusammen mit Details wie den vorgenommenen Änderungen, dem Namen sowie der Uhrzeit und dem Datum.

Tipps für den Kauf von Synchronisationssoftware

• Datensicherheitsstandards: Einmal installiert, kann eine Synchronisationssoftware für fast alle Dateien, Dokumente, Bilder, Verträge und Vereinbarungen verwendet werden, die intern oder extern erstellt und gemeinsam genutzt werden. Vor dem Kauf einer Lösung sollten deren Sicherheitsstandards und der Dienstanbieter jedoch gründlich evaluiert werden. Man sollte sicherstellen, dass die Software die Daten während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, insbesondere wenn die Dateien nicht auf dem eigenen Server gespeichert sind. Es empfiehlt sich außerdem, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie Multifaktorauthentifizierung und Single Sign-On zu prüfen.
• Fähigkeit zur Fernlöschung von Daten: Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder Bürogeräte (Laptops oder Smartphones) verlieren, besteht die Gefahr des Diebstahls oder des Missbrauchs von offiziellen Daten. Es ist empfehlenswert, sich für eine Lösung mit Fernlöschfunktion zu entscheiden, damit sensible Geschäftsdateien von den Geräten der Mitarbeiter gelöscht werden können.
• Compliance: Jedes Unternehmen muss verschiedene Industriestandards einhalten, die von der Art des Geschäftsbetriebs, den Branchenvorschriften, der Region, in der es tätig ist, und den Normen für die Datensicherheit abhängen. Beim Versenden von Dateien über das Internet muss die Synchronisationssoftware die für das Unternehmen geltenden gesetzlichen Normen erfüllen.

Relevante Trends in der Synchronisationssoftware

• Künstliche Intelligenz (KI) wird die Indizierung und Suche verbessern: Die Herausforderung bei einem gemeinsam genutzten Repository besteht darin, dass es bald unübersichtlich wird, weil die Mitarbeiter nicht immer regelmäßig alte Dokumente oder Versionen entfernen. Einige Anbieter (Google und Box) setzen KI ein, um dieses Problem zu lösen. Die KI von Google errät die Dateien, die die Nutzer suchen, und bietet Vorschläge zum Entfernen einer Version an, auf die über einen bestimmten Zeitraum nicht zugegriffen wurde. Das Tool lernt die Aktionen der Nutzer und bietet Empfehlungen für Dateien sowie Peers, mit denen Nutzer möglicherweise zusammenarbeiten möchten. Da sich solche Neuerungen als effektiv erweisen, werden immer mehr Anbieter KI in ihr Tool aufnehmen.
• Datensicherheit wird der entscheidende Faktor für kleine Unternehmen sein: Da die meisten Anwendungen in der Cloud bereitgestellt und die Daten auf Remote-Servern gespeichert werden, äußern selbst kleine Unternehmen Bedenken hinsichtlich der Sicherheit ihrer Daten.