PDF-Tools

Einführung

PDF-Tools sind eine Software, mit der PDF-Dateien angezeigt, erstellt und zusammengefügt werden können. PDF hat sich in den letzten zehn Jahren zu einem der am häufigsten verwendeten Dokumentformaten in der Geschäftswelt entwickelt. Daher ist die Fähigkeit, mit diesen Formaten umzugehen, von entscheidender Bedeutung für den Geschäftsbetrieb. PDF ist ein standardisiertes Dateiformat. Daher arbeiten alle PDF Programme mit PDF-Dateien, unabhängig davon, mit welcher Software die Datei ursprünglich erstellt wurde.

PDF-Software wird in einer Vielzahl von Varianten angeboten. Daher ist die einzige wirkliche „Kernfunktion“, die von allen Softwarelösungen erwartet werden kann, die Fähigkeit, PDF-Dateien anzuzeigen. Viele bieten auch die Möglichkeit, PDF-Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten, während andere über speziellere Funktionen verfügen, wie z. B. das Zusammenfügen mehrerer PDF-Dateien zu einer einzigen Datei (oder das Aufteilen einer Datei). Einige Softwarelösungen – z. B. die vom Entwickler des PDF-Standards – bieten einen vollständigen Satz von Funktionen für die Bearbeitung von PDF-Dateien.

Die Möglichkeit, PDF-Dateien zu bearbeiten, anzuzeigen und zu erstellen, bietet Unternehmen heutzutage deutliche Vorteile, wobei die Fähigkeit, PDF-Dateien zu lesen, zweifellos eine wichtige Funktion darstellt, auf die ein Unternehmen zugreifen können sollte. Viele PDF Bearbeitungsprogramme bieten die Möglichkeit, die von ihnen erstellten Dokumente automatisch, als PDF-Dateien zu exportieren. Daher ist die Fähigkeit, diese Dateien zu erstellen, nicht so wichtig wie die Fähigkeit, sie zu lesen. Die Fähigkeit, PDF-Dateien richtig zu verwenden, erhöht ferner die Sicherheit, da Dokumente in diesem Format sicherer sind als viele andere Arten von Dateien.

PDF-Tools sind eng verwandt mit PDF-Editoren. Sie haben viele der gleichen Anwendungsbereiche wie andere Dokumenten-Management-Systeme, z. B. Tabellenprogramme. Sie befassen sich jedoch mit einem bestimmten Dateiformat und nicht mit einer bestimmten Art von Dokument. Tatsächlich können PDF-Dokumente eine Vielzahl von Informationen enthalten, z. B. Tabellenkalkulationen, Textdokumente und Präsentationen. Allerdings kann die Software, mit der die PDF-Datei erstellt wurde, den Umfang der Informationen einschränken. Unternehmen, die den Kauf einer PDF-Software erwägen, sollten bei ihrer Entscheidung mehrere Faktoren berücksichtigen. Dazu gehören die benötigten Funktionen, Lizenzanforderungen, Sicherheitsbedenken und der Verwendungszweck der erstellten Dokumente. Damit eine Software in die Kategorie PDF-Tools aufgenommen werden kann, muss sie in der Regel über einige der folgenden Funktionen verfügen:

• Die Möglichkeit, vorhandene Dateien in PDF umzuwandeln, sodass die Nutzer Dokumente in Anwendungen erstellen können, mit denen sie bereits vertraut sind
• Bearbeiten von vorhandenen PDF-Dokumenten, um bestimmte Elemente wie Bilder und Textblöcke zu ändern und Dateien zusammenzuführen und aufzuteilen
• Einfacher Austausch von PDF-Dateien mit anderen Personen aus der Software heraus, eventuell in Verbindung mit der Möglichkeit für diese Nutzer, Kommentare zu der Datei zu hinterlassen
• Passwortschutz für PDF-Dateien, um zu verhindern, dass sie von unberechtigten Personen eingesehen werden können
• Erstellung von zu unterzeichnenden Dokumenten, wie z. B. Verträgen, die zur digitalen Unterzeichnung an die beteiligten Parteien gesendet werden können
• Mobile Anwendungen, die viele der üblichen Funktionen auf mobile Geräte bringen, sodass PDF-Dateien unterwegs angezeigt, erstellt und bearbeitet werden können

Was sind PDF-Tools?

PDF-Tools werden von Unternehmen und Privatpersonen zum Anzeigen, Erstellen und Bearbeiten von PDF-Dateien verwendet. PDF-Dateien sind aufgrund ihrer weiten Verbreitung aus der modernen Geschäftskorrespondenz nicht mehr wegzudenken. Der Dateistandard wurde in den 1990er Jahren von Adobe entwickelt und hat sich aufgrund seiner Vielseitigkeit und Sicherheit durchgesetzt. Während PDF-Lösungen für verschiedene Zwecke benötigt werden, ist es auch möglich, PDF-Dateien mit kostenloser Software zu betrachten. Gängige Software wie Browser kann PDFs in der Regel direkt anzeigen. Dies bedeutet, dass Unternehmen sicher sein können, dass der Empfänger einer PDF-Datei diese auch tatsächlich lesen kann.

PDF-Dokumente bieten darüber hinaus weitere Funktionen, die in einem einzelnen Dateistandard, insbesondere einem so weit verbreiteten, oft nicht zu finden sind. Beispielsweise kann eine PDF-Datei eine Vielzahl von Medien enthalten, während andere gängige Dateitypen, wie z. B. Tabellenkalkulationsdateien, stärker eingeschränkt sind. Darüber hinaus können PDF-Dokumente bestimmte Funktionen nutzen, wie z. B. Passwortschutz und die Möglichkeit, Teile eines Dokuments für die Bearbeitung zu sperren. Dokumente können auch so eingestellt werden, dass andere Benutzer Kommentare dazu abgeben können, ohne das Dokument selbst bearbeiten zu dürfen. Die meisten Unternehmen verwenden PDF-Dateien in irgendeiner Form für ihre Korrespondenz, da dieser Standard weit verbreitet ist. Es ist aber auch möglich, Dokumente aus anderen Dateiformaten in PDF umzuwandeln. Diese Funktion kann sich jedoch von einem PDF-Bearbeitungsprogramm zum anderen unterscheiden. Die Tatsache, dass die meisten Browser die Anzeige von PDF-Dateien von Haus aus unterstützen, bietet Unternehmen die Möglichkeit, PDF-Dokumente direkt online zu stellen, sodass sie von Kunden und anderen Internetnutzern eingesehen werden können. Im Allgemeinen bieten PDF-Dateien Unternehmen eine Reihe von Vorteilen bei der Korrespondenz mit anderen Parteien, die mit anderen Dateiformaten viel schwieriger – wenn nicht gar unmöglich – wäre.

Welche Vorteile bieten PDF-Tools?

Die Vorteile von PDF-Tools beruhen auf der Möglichkeit, PDF-Programme auf verschiedene Weise zu nutzen, wobei die PDF-Datei selbst diese Vorteile mit sich bringt. Außerdem gibt es bestimmte Eigenschaften, die PDF-Software ihren Nutzern bietet, um diese Vorteile zu erzielen. Zu den besonderen Vorteilen, die der Einsatz von PDF-Software in einem Unternehmen mit sich bringt, gehören:

• Beibehaltung eines weit verbreiteten Dateiformats: Wie bereits erwähnt, haben sich PDF-Dateien zu einem der am weitesten verbreiteten Dateiformate im Geschäftsleben entwickelt. Einer der Vorteile eines weit verbreiteten PDF-Bearbeitungsprogramms ist, dass ein Unternehmen sicher sein kann, dass der Empfänger einer Korrespondenz in diesem Dateistandard die Datei auch lesen kann. Dies spart Zeit und Frustration auf beiden Seiten.

• Einfache Erstellung durch Konvertierung: Aufgrund der Popularität von PDF-Dokumenten bieten immer mehr Anwendungen die Möglichkeit, in das PDF-Format zu exportieren. In den Fällen, in denen dies nicht möglich ist, bieten die Programme zur Bearbeitung von PDF-Dokumenten diese Funktion in der Regel selbst an. Eine der einfachsten Möglichkeiten ist die Verwendung eines virtuellen Druckers. Dieser nimmt die Ausgabe, die normalerweise an einen Drucker gesendet würde, und wandelt sie in eine PDF-Datei um. Auf diese Weise kann jedes druckbare Dokument in eine PDF-Datei umgewandelt werden. Für Unternehmen kann dies eine erhebliche Einsparung bei den Schulungskosten bedeuten, da die Benutzer nicht in der Verwendung eines neuen Softwarepakets für die Erstellung bestimmter Dokumente geschult werden müssen. Stattdessen können sie die vorhandene Software weiter verwenden und die Ergebnisse konvertieren.

• Reduzierung der Dateigröße: Obwohl dies nicht immer der Fall ist, können PDF-Dateien kleiner sein als ihre Ausgangsdokumente, insbesondere wenn es sich um Dokumente mit mehreren Medien handelt. Da die häufigste Verwendung digitaler Dokumente E-Mail-Korrespondenz und andere digitale Kommunikation sind, ist eine kleinere Dateigröße von Vorteil, da sie schneller versendet werden kann und weniger Platz im Posteingang des Empfängers einnimmt. Für ein Unternehmen, das Millionen von Dokumenten speichert, kann die Verwendung von PDF-Dateien auch zu erheblichen Einsparungen bei der Datenspeicherung führen.

• Sicherheit: PDF-Dateien können mit einem Passwort geschützt werden, was sie zu einem sicheren Medium für den Versand sensibler Informationen macht. Dokumente können auch teilweise oder vollständig schreibgeschützt werden. Das bedeutet, dass nur autorisierte Benutzer das Dokument bearbeiten können oder dass nur Teile des Dokuments bearbeitet werden können. Diese PDF-Funktionen erhöhen die Sicherheit beim Versand von Dokumenten, da der Absender weiß, dass das Dokument nicht unbefugt manipuliert werden kann.

• Integration von Hyperlinks: Das PDF-Programm unterstützt Hyperlinks, die es dem Absender ermöglichen, Links zu Adressen oder anderen Dokumenten in die PDF-Datei selbst einzufügen.

• Zukunftssicher: Aufgrund seiner Vielseitigkeit und Allgegenwärtigkeit ist es sehr unwahrscheinlich, dass das PDF-Programm in naher Zukunft verschwinden wird. Das bedeutet, dass Unternehmen sicher sein können, dass ihre Dokumente für eine lange Zeit verfügbar bleiben.

Welche Funktionen bieten PDF-Tools?

Die Funktionen von PDF-Tools sind so konzipiert, dass die Nutzung der zahlreichen Funktionen so einfach wie möglich ist. In vielen Fällen bedeutet dies, dass PDF-Funktionen in andere Anwendungen integriert sind, anstatt dass sie in der PDF-Software selbst enthalten sind. Es ist jedoch zu beachten, dass der Funktionsumfang einer bestimmten PDF-Lösung erheblich von dem einer anderen Lösung abweichen kann. Nachfolgend sind einige der häufigsten Funktionen von PDF-Tools aufgeführt:

• Benutzerfreundlichkeit: Vereinfachung der Arbeit mit digitalen Dokumenten, mit PDF-Dateien. Softwarelösungen für die Arbeit mit PDF-Dateien legen daher oft großen Wert auf benutzerfreundliche Oberflächen und einfache Bedienelemente. Dies sollte dazu führen, dass weniger oder gar keine Schulungen erforderlich sind, um das Personal auf das für die Nutzung dieser Software erforderliche technische Niveau zu bringen.

• Die Möglichkeit der Anzeige, Erstellung und Bearbeitung von PDF-Dateien: Anzeige und Bearbeitung von PDF-Dateien als zentrale Funktion. Es ist selten, dass PDF Programme keine Möglichkeit bieten, PDF-Dateien anzuzeigen, aber viele Lösungen bieten auch die Möglichkeit, PDF-Dateien über einen PDF-Editor zu bearbeiten. In einigen Fällen kann die Erstellung direkt in der Software erfolgen. In den meisten Fällen wird jedoch ein bestehendes Dokument in eine PDF-Datei umgewandelt (siehe unten).

• Unkomplizierte Funktionen für die Zusammenarbeit: Funktionen für die gemeinsame Arbeit an einem Dokument in vielen PDF-Lösungen. Dazu gehört unter anderem, dass mehrere Nutzer an demselben Dokument arbeiten können und dass es eine Möglichkeit gibt, die einzelnen Nutzer in diesem Dokument klar voneinander zu unterscheiden.

• Scannen und OCR-Funktionen: Zunehmende Verabschiedung von physischen Dokumenten in vielen Unternehmen. Außerdem haben Unternehmen, die von Papierdokumenten abgekommen sind, oft noch alte Dokumente, die sie digitalisieren müssen. Einige PDF-Lösungen bieten die Möglichkeit, physische Dokumente in die Anwendung zu scannen. So kann die Anwendung jeden gescannten Text in digitalen Text umwandeln, z. B. für die Suchfunktion.

• Sicherheitsfunktionen: Kennwortschutz und geschützte Dokumente bei der geschäftlichen Nutzung von PDF-Dokumenten. Daher bieten zahlreiche PDF-Lösungen, die für die geschäftliche Nutzung vorgesehen sind, die Möglichkeit, diese Funktionen einem Dokument hinzuzufügen. Durch den Kennwortschutz wird das Dokument für alle Nutzer, die das Kennwort nicht kennen, vollständig gesperrt, d. h. sie können den Inhalt weder anzeigen noch ändern. Ein gesperrtes Dokument kann zwar angezeigt, aber nicht mehr geändert werden. Es ist auch möglich, bestimmte Teile eines Dokuments zu sperren, z. B. bei Dokumenten, die von einem Nutzer ausgefüllt werden sollen. In diesen Fällen kann der Text des Dokuments gesperrt werden, während die Felder, in die der Nutzer Informationen eingeben muss, offen gelassen werden können.

• Umwandeln in PDF: Die Möglichkeit, vorhandene Dokumente anderer Dateitypen in PDF umzuwandeln, ist die häufigste Methode zur Erstellung von PDF-Dateien. Diese Methode hat den Vorteil, dass die Benutzer sich nicht mit einer neuen Software vertraut machen müssen, um Dokumente zu erstellen. Stattdessen können sie das Dokument in der ihnen vertrauten Software erstellen und das Ergebnis konvertieren. Die Konvertierung kann von den PDF-Anwendungen selbst durchgeführt werden. Eine andere gebräuchliche Methode ist ein virtueller Drucker (der normalerweise von der Software installiert wird), der es jeder Software, die Dokumente drucken kann, ermöglicht, auf dem PDF-Drucker zu „drucken“, der dann ein PDF-Dokument ausgibt.

• Mobile PDF-Tools: Die Möglichkeit, PDF-Dokumente unterwegs anzuzeigen und zu bearbeiten. Dies wird immer wichtiger, da immer mehr Unternehmen von Desktop-Computern auf Handheld-Geräte wie Tablet-PCs und Mobiltelefone umsteigen. Die Mobilfähigkeit stellt sicher, dass ein Unternehmen keine zusätzliche Software benötigt, um mit PDF-Dateien auf mobilen Geräten zu arbeiten.

Was ist beim Kauf von PDF-Tools zu beachten?

Beim Kauf von PDF-Tools ist es wichtig, die Anforderungen des Unternehmens mit den Funktionen der PDF-Software zu vergleichen. Ein Beispiel hierfür ist die Möglichkeit, bestimmte Dateien in das PDF-Format zu konvertieren. Dies kann eine spezielle Software erfordern, wenn es sich um ein ungewöhnliches oder spezielles Dateiformat handelt, aber in den meisten Fällen ist die Möglichkeit, als PDF zu speichern, ausreichend. Bei der Anschaffung von PDF-Programmen zum Bearbeiten für den geschäftlichen Gebrauch sind folgende Punkte zu beachten:

• Welche Funktionen benötigt das Unternehmen? Normalerweise würde man zuerst die Kosten für die Software betrachten. Bei PDF-Dateien bedeutet die Allgegenwart des Dateiformats jedoch, dass viele Unternehmen möglicherweise nicht einmal eine besondere Software benötigen. Wie bereits erwähnt, bieten zahlreiche Browser die Möglichkeit, PDF-Dateien nativ anzuzeigen. Darüber hinaus können viele kostenlose Softwarelösungen die Funktion „Als PDF sichern“ hinzufügen. Für kleinere Unternehmen können diese beiden Möglichkeiten mehr als ausreichend sein.

• Was kostet die Software? Für Unternehmen, die umfangreichere PDF-Funktionen benötigen, werden die Kosten für diese Software immer wichtiger, da es nicht zu erwarten ist, dass kostenlose Softwarelösungen die benötigten Funktionen bieten. In vielen Fällen handelt es sich dabei eher um eine Frage der Lizenzierung als um die Kosten für die Software selbst. Unternehmen zahlen pro „Arbeitsplatz“, d. h. die Kosten für die Software hängen davon ab, wie viele Instanzen der Software das Unternehmen benötigt.

• Arbeitet das Unternehmen mit physischen Dokumenten? Unternehmen, die mit Papierdokumenten arbeiten – seien es neue Dokumente, die in das System eingegeben werden müssen, oder archivierte Dokumente, die digitalisiert werden müssen – benötigen eine PDF-Lösung, die das Scannen und OCR unterstützt. Damit können Nutzer physische Dokumente in die Software einscannen und automatisch jeden Text im Dokument erkennen, sodass er durchsucht oder in ein reines Textdokument umgewandelt werden kann.

• Benötigt das Unternehmen Funktionen für die Zusammenarbeit? Für Unternehmen, in denen mehrere Teammitglieder an demselben Dokument arbeiten, muss die PDF-Software Funktionen für die Zusammenarbeit enthalten. Diese Funktionen erleichtern die Arbeit mehrerer Personen an einem einzigen Dokument, und zwar sowohl gleichzeitig als auch zu unterschiedlichen Tageszeiten. Es erleichtert auch die Zusammenarbeit, wenn sich die Teammitglieder an verschiedenen Orten befinden.

• Unterstützt die Software alle erforderlichen Sicherheitsfunktionen? Unternehmen, die PDF-Dateien verwenden, müssen oftmals bestimmte Sicherheitsfunktionen für ihre Dateien implementieren. Dabei kann es sich um das Sperren von Teilen des Dokuments handeln, um sicherzustellen, dass diese nicht verändert werden, oder um den Kennwortschutz des gesamten Dokuments. Damit wird gewährleistet, dass kein unbefugter Nutzer auf das Dokument zugreifen kann. Diese Funktion ist nicht in allen PDF-Anwendungen enthalten, sodass bei Bedarf unbedingt sichergestellt werden sollte, dass sie bei einem möglichen Kauf enthalten ist.

• Wird die Software aktiv weiterentwickelt? Die Beliebtheit von PDF als Dateiformat hat unweigerlich dazu geführt, dass es viele Software-Angebote gibt. Aber nicht alle Entwicklungsteams sind auf dem gleichen Kurs geblieben. Wer sich für eine PDF-Lösung entscheidet, sollte unbedingt darauf achten, dass das Entwicklungsteam hinter dieser Lösung noch aktiv ist. Nach Möglichkeit sollten außerdem geprüft werden, wie wahrscheinlich es ist, dass das Team auch in absehbarer Zukunft aktiv bleibt. Dies sollte die Wahrscheinlichkeit verringern, dass die gewünschte Software aufgrund mangelnder Entwicklung schnell veraltet. Natürlich sollte dies bei cloudnativen Anwendungen kein Problem darstellen.

• Verfügt das Entwicklungsunternehmen über eine angemessene Datenschutzrichtlinie? Der Kauf einer eigenständigen Software, die lokal verwendet wird und keine Verbindung zur Cloud herstellt, ist unproblematisch. Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten, sollten jedoch sicherstellen, dass die gekaufte oder abonnierte PDF-Software über eine angemessene Datenschutzrichtlinie verfügt. Dies garantiert zwar nicht, dass die Daten nicht abgefangen werden, sollte aber einen gewissen rechtlichen Schutz bieten, falls dies doch einmal geschieht.

Welches sind die wichtigsten Trends im Bereich der PDF-Tools?

Die wichtigsten Trends im Bereich der PDF-Tools drehen sich um die Verbesserung der bestehenden Funktionen, die in der Regel in PDF-Software zu finden sind. Da das zugrunde liegende Dateiformat weit verbreitet ist, herrscht bei der Software eine „Solange es funktioniert, muss auch nichts verändert werden“-Mentalität. Das soll nicht heißen, dass keine Innovationen zu erwarten sind. Einige der wichtigsten Trends in diesem Bereich sind:

• Optimierung für mobile Geräte: Wie bereits erwähnt, nutzen Unternehmen heutzutage zunehmend mobile Geräte. Leider fehlt es mobilen Geräten manchmal an Nutzerfreundlichkeit, vor allem wenn es sich um ein komplexes Dokument mit zahlreichen Medien handelt. Aus diesem Grund werden die Softwareentwicklungsunternehmen vermutlich versuchen, das mobile Erlebnis zu verbessern.

• Cloud-Anwendungen: Wie in vielen anderen Geschäfts- und Softwarebereichen auch, werden cloudnative Anwendungen und SaaS zur bevorzugten Methode für die Bereitstellung von Softwarelösungen. Diese Entwicklung wird sich wahrscheinlich auch bei PDF fortsetzen, da immer mehr Softwareanbieter versuchen, den Anwendern einen Grund für den Einsatz ihrer Produkte zu liefern.

• Erhöhte Dateneffizienz: Wie schon erwähnt, besteht einer der Vorteile der Verwendung von PDF-Dateien darin, dass PDF-Dateien oft kleiner sind – vor allem, wenn sie viele Bilder enthalten. Die Vorteile einer geringeren Dateigröße in Verbindung mit der Tatsache, dass mobile Geräte für die geschäftliche Nutzung immer beliebter werden, bedeutet, dass die Softwareunternehmen die Effizienz der Datenspeicherung in PDF-Dateien weiter steigern und die Dateigrößen weiter reduzieren werden.

Quellen

Die hervorgehobenen Funktionen wurden anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, im Verzeichnis von Capterra ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

1. Wikipedia (Zugriffsdatum: Donnerstag, 20. April 2023)
2. [PDF: Drei Buchstaben, die die Welt immer weiter verändern.] (https://www.adobe.com/de/acrobat/about-adobe-pdf.html) (Zugriffsdatum: Donnerstag, 20. April 2023)