HR Software

Geschrieben von Brian Westfall und Ines Bahr

Wichtige Informationen zum Kauf von HR-Software

Mit HR-Software können Unternehmen Mitarbeiterdaten verwalten, Personalverwaltungsprozesse digitalisieren und häufige HR-Aufgaben automatisieren. HR-Systeme decken die verschiedensten Bereiche wie Recruiting, Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Leistungsmanagement ab.

Dabei eignet sich HR-Software nicht nur für große Unternehmen mit etablierter Personalabteilung, sondern auch für kleine Unternehmen ganz ohne dediziertes HR-Personal. Tatsächlich gehören Inhaber kleiner Unternehmen zum Personenkreis, der Capterra am häufigsten wegen HR-Software kontaktiert. Alle Branchen kaufen und nutzen HR-Software.

Die Preise für HR-Systeme werden oft als Abonnement auf Monatsbasis und abhängig vom Funktionsumfang und der Zahl der Mitarbeiter berechnet. Dabei liegen die Kosten typischerweise zwischen 360 $ (circa 340 €) monatlich für Einstiegssysteme und 2.200 $ (circa 2.081 €) oder mehr für Premium-Systeme. [1]

Erstmalige Käufer von HR-Software sollten ihr Budget, ihre Nutzerzahl, Anforderungen, Anwendungsfälle und benötigte Integrationen bei der Auswahl berücksichtigen. Dabei hilft es, sich mit allen Stakeholdern zu beraten und eine Liste der wichtigsten Fragen zu erstellen, die Anbietern gestellt werden sollten:

• Welche HR-Aufgaben können die Mitarbeiter über Self-Service-Funktionen selbst erledigen?
• Welche Dashboards und Analysemöglichkeiten bietet die Plattform?
• Welches Maß an technischem Support ist verfügbar?
• Auf welche Weise ist künstliche Intelligenz (KI) in die Plattform integriert, und wie funktioniert dies?

Was sind die am häufigsten bewerteten HR-Systeme?

Capterra ermittelt die besten HR-Tools auf der Grundlage einer proprietären Mischung aus Benutzerbewertungen und Beliebtheit und hilft kleinen Unternehmen so, die effektivste HR-Software für ihre Bedürfnisse zu finden. Hier sind die fünf am häufigsten bewerteten Produkte für diese Kategorie:

Diese Rankings werden durch die Kombination von verifizierten Nutzerbewertungen und öffentlich zugänglichen Daten zur Beliebtheit in Websuchen ermittelt:

• Bewertungs-Score: Relativer Score der Software auf Basis der von Nutzern auf Capterra abgegebenen Bewertungen, normalisiert nach Anzahl und Aktualität der Bewertungen.
• Beliebtheits-Score: Relative Beliebtheit der Software auf Basis von Trends in Websuchen und der Onlinepräsenz der Produkte.

Was ist HR-Software?

HR-Software ist eine Kategorie von Software, mit der Unternehmen ihre Personalverwaltungsprozesse verwalten und optimieren können. Nutzer können HR-Aufgaben erledigen, Personalinformationen speichern und Personaldaten analysieren.

Dabei steht Software für die verschiedensten Bereiche zur Verfügung, etwa das Recruiting neuer Beschäftigter, das Onboarding neuer Angestellter, die Lohnabrechnung, die Verwaltung von Mitarbeiter-Benefits, Anwesenheitsverfolgung, Leistungsbeurteilungen und andere Prozesse, die mit dem Talentmanagement zusammenhängen.

Gartner zufolge ist der weltweite Markt für HR-Software 2022 um 11,7 % auf 22,4 Milliarden USD gewachsen. [2]

Auf Capterra sind 1.986 HR-Softwareprodukte gelistet, was diese Kategorie zu einer unserer größten Softwarekategorien macht. Allein im vergangenen Jahr haben Nutzer 12.747 Bewertungen für HR-Software abgegeben. [3]

HR-Software Preise

Die Preise für HR-Tools werden oft als Abonnement auf Monatsbasis und abhängig vom Funktionsumfang und der Zahl der Mitarbeiter berechnet. Dabei liegen die Kosten typischerweise zwischen 360 $ (circa 340 €) monatlich für Einstiegssysteme und 2.200 $ (circa 2.080 €) oder mehr für Premium-Systeme.

• HR-Software auf Einstiegsniveau umfasst Kernfunktionen wie eine Mitarbeiterdatenbank, grundlegende Personalverwaltungsfunktionen sowie Berichte und Analysen.
• Erweiterte HR-Lösungen mit höherem Preis bieten üblicherweise Zusatzfunktionen wie anpassbare Berichte, Self-Service-Portale für Angestellte und Aktivitäts-Dashboards.

64 % der HR-Softwarekäufer, mit denen die Beratungsteams von Capterra im letzten Jahr gesprochen haben, planen ein Budget von 5-10 $ (circa 5-9 €) pro Mitarbeiter und Monat ein. [4]

Erstmalige Käufer sollten Folgendes wissen:

• Üblicherweise entstehen im Voraus Kosten für Einrichtung, Integration und Anpassungen.
• Für Wartung und Support fallen meist wiederkehrende Kosten an.

Es gibt einige Möglichkeiten, bei HR-Software Geld zu sparen. Kostenlose Testversionen sind eine gute Möglichkeit, vor der Kaufentscheidung mit einer Software vertraut zu werden. Einige Anbieter bieten auch kostenlose HR-Software an, wobei Käufer sich dessen bewusst sein sollten, dass auch bei „kostenloser“ Software Kosten für Wartung und Anpassung anfallen können.

Außerdem bieten manche HR-Softwareanbieter einen Rabatt an, wenn man sich für ein Jahres- statt für ein Monatsabonnement entscheidet.

Funktionen von HR-Software nach Nutzerbewertung

Alle HR-Tools umfassen eine Mitarbeiterdatenbank und Funktionen für Personalverwaltung, Reporting und Analysen. Dazu kommen meist häufige Funktionen wie Bewerbermanagement, Payroll-Management und Onboarding.

Hauptfunktionen von HR-Systemen

• Mitarbeiterdatenbank: Mitarbeiterdaten sicher speichern und verwalten. 85 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Personalmanagement: Wichtige HR-Bereiche wie Payroll, Benefits-Verwaltung und Compliance automatisieren. 84 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Reporting und Analysen: Wichtige HR-Metriken einsehen und verfolgen. 74 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.

Häufige Funktionen von HR-Systemen

Aus der Analyse unserer proprietären Nutzerbewertungsdaten geht hervor, dass Nutzer einige weitere gängige HR-Funktionen wertvoll finden:

• Bewerbertracking: Bewerbungen und Lebensläufe verwalten, während Kandidaten den Bewerbungsprozess durchlaufen. 81 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Mitarbeiterverwaltung: Zeitpläne, Verfügbarkeit und Leistung von Mitarbeitern über verschiedene Projekte und Aufgaben hinweg verfolgen. 81 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Self-Service-Portal: Angestellten die Möglichkeit bieten, selbst auf HR-Software zuzugreifen, um Aufgaben auszuführen und Informationen zu finden. 79 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Payroll-Management: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Angestellte verfolgen und verarbeiten. 77 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Onboarding: Den Prozess zum Umwandeln neuer Mitarbeiter in rechtmäßige Angestellte automatisieren. 73 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• Zeit und Anwesenheit: Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche verfolgen und verwalten. 69 % stufen diese Funktion als unverzichtbar oder sehr wichtig ein.
• 360°-Feedback: Feedback zur Mitarbeiterleistung von Kollegen, Managern und direkten Untergebenen erfassen und verfolgen.
• Aktivitäts-Dashboard: Den Status laufender Prozesse einsehen, aktuelle Vorfälle anzeigen und vergangene Aktivitäten verfolgen.
• Vergütungsmanagement: Vergütungsbudgets verfolgen und Vergütungsstrukturen für Angestellte optimieren.
• Anpassbare Berichte: Das Layout und den Inhalt von HR-Berichten anpassen.

Die wichtigsten von Nutzern genannten Vorteile von HR-Software

Bessere HR-Leistung und Effizienz: Durch Automatisierung, digitalisierte Dokumentation und Self-Service für Mitarbeiter können Nutzer eigenen Angaben zufolge mit Personalverwaltungssoftware in kürzerer Zeit mehr erledigen.

„Die Funktionen der Plattform haben unsere Prozesse stark vereinfacht und dazu beigetragen, dass wir insgesamt effizienter arbeiten.“

–Mara D., leitende Personalmanagerin, Non-Profit-Organisation

Förderung des Wachstums kleiner Unternehmen: Je stärker ein Unternehmen wächst, desto komplizierter wird die Verwaltung der Belegschaft. Nutzer geben an, dass ihre HR-Software mit ihrem Wachstum Schritt gehalten hat und sie ihre Personalmanagementprozesse problemlos skalieren konnten.

„Unser Unternehmen ist in den letzten 5 Jahren von 150 auf über 800 Mitarbeitende gewachsen und [unser Produkt] bleibt ein entscheidender Partner für unseren Erfolg.“

–Julie G., Personal- und Betriebsmanagerin, Lebensmittel- und Getränkeindustrie

Sicherer Speicherort für Mitarbeiterdaten: Personalsoftware reduziert die Fehler und Sicherheitsbedenken, die mit manuelleren Methoden wie Papierakten und Tabellen einhergehen.

„Wir erhalten eine konsolidierte Datenbank mit korrekten Mitarbeiterinformationen.“

–Jessica D., Spielprogrammiererin, Computersoftware

Häufig von Nutzern beobachtete Herausforderungen im Zusammenhang mit HR-Systemen

Aktuelle Bewertungen für HR-Software nennen einige häufige Probleme. Eines besteht darin, bei Problemen mit der Software selbst oder verbundenen Services wie der Gehaltsabrechnung zeitnah Unterstützung vom Kundenservice zu erhalten. Auch die Kosten sind für einige Rezensenten eine Herausforderung: Einige von ihnen konnten keinen erschwinglichen Preis erhalten oder stellten fest, dass gewünschte Funktionen nur gegen Aufpreis verfügbar sind.

Die Qualität des Kundensupports sollte bei der Anbieterwahl ein wichtiges Entscheidungskriterium sein. Frag Anbieter nach dem angebotenen Support und den damit einhergehenden Kosten. Wichtig ist auch, zwischen „Must-have“- und „Nice-to-have“-Funktionen zu unterscheiden: Konzentriere dich auf Optionen, die nur die Funktionen bieten, die du wirklich brauchst, um die Kosten zu reduzieren.

Was die Funktionen angeht, betreffen Herausforderungen bei der Nutzung von HR-Software häufig das Erstellen benutzerdefinierter Berichte sowie Regeln zum automatischen Genehmigen oder Ablehnen von Abwesenheiten der Angestellten. Wenn Berichte und Abwesenheitsmanagement für dich wichtig sind, lies Bewertungen, in denen diese Funktionen explizit erwähnt werden, um herauszufinden, ob ein Produkt diese Bereiche gut handhabt.

Wofür wird HR-Software verwendet?

Wir haben unsere große Zahl an Nutzerbewertungen für HR-Software analysiert und die häufigsten Anwendungsfälle ermittelt:

• Eine zentrale Mitarbeiterdatenbank verwalten: Unternehmen pflegen mit Personalsoftware sichere Datenbanken mit Mitarbeiterinformationen, einschließlich Namen, Stellen, Gehalt, Kontaktdaten und mehr.
• Anwesenheit und bezahlte Urlaubszeiten erfassen: Unternehmen können mit Personalsoftware die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen, entweder durch manuelle Eingaben oder durch Integration entsprechender Hardware.
• Jobsuchende anwerben, beurteilen und einstellen: Unternehmen veröffentlichen mit HR-Software Stellenanzeigen, planen Bewerbungsgespräche, werten Lebensläufe aus und verfolgen den Bewerbungs- und Einstellungsprozess vielversprechender Kandidaten.
• Payroll-Automatisierung: HR-Software macht manuelle Berechnungen und Ausstellungen von Gehaltsabrechnungen überflüssig, berechnet automatisch korrekte Löhne und Steuerabzüge und überweist Gelder direkt auf die Bankkonten der Mitarbeiter.

Meist fällt HR-Software entweder in die Kernkategorie der HR-Software oder in die Kategorie strategischer HR-Systeme.

Die Kernkategorie von HR-Software bietet Funktionen für unverzichtbare HR-Aufgaben, die in jedem Unternehmen anfallen. Dies umfasst:

• Bewerbermanagementsysteme: Stellenanzeigen veröffentlichen, Bewerbungen verwalten, Kandidaten vergleichen und Bewerber im Bewerbungsprozess verfolgen.
• Onboarding-Software: Den Weg von neuen Angestellten zu regulären Mitarbeitenden automatisieren und verwalten.
• Payroll-Software: Gehaltsabrechnungen durchführen, Lohnkosten verfolgen und wichtige Lohn- und Steuerberichte erstellen.
• Zeiterfassungssoftware: Anwesenheiten und Zeitpläne von Angestellten sowie abrechenbare Arbeitsstunden von Auftragnehmern verfolgen.
• Benefits-Software: Mitarbeiter-Benefits anbieten, ihre Inanspruchnahme verfolgen und Berichte erstellen.

Strategische HR-Software unterstützt Unternehmen beim Optimieren ihrer Belegschaft oder von Mitarbeiterproduktivität und -engagement. Dies umfasst:

• Mitarbeiterbeurteilungssoftware: Individuelle Ziele für Angestellte erstellen, 360°-Feedback einholen und Leistungsbeurteilungen durchführen.
• Lernmanagementsysteme: Mitarbeiterschulungen und Weiterbildungsmodule erstellen und verwalten.
• Mitarbeiterengagement-Software: Umfragen unter Mitarbeitern durchführen und häufige Probleme erkennen, die die Jobzufriedenheit beeinträchtigen.
• Vergütungsmanagement-Software: Vergütungsbudgets optimieren und die Zahlung nach Leistung ermöglichen.
• Software für die Nachfolgeplanung: Leistungsträger identifizieren und zukünftige Führungspersonen ermitteln.
• Software für die Personaleinsatzplanung: Personalzuweisung und -bedarf planen, verfolgen und verwalten.
• HR-Analytics-Software: Mitarbeiterdaten zusammenführen und Trends im zeitlichen Verlauf visualisieren.

Je nach Anforderungen eignen sich eigenständige HR-Systeme mit einer zentralen Funktion oder umfassende Talentmanagement-Suiten mit breiterem Funktionsspektrum.

Wer verwendet HR-Systeme?

Unternehmen aus allen Branchen nutzen HR-Software, um ihre Personalprozesse effizienter zu gestalten oder Lücken in ihren aktuell verfügbaren HR-Funktionen zu schließen.

Die Hauptnutzer von HR-Software sind Personalverantwortliche, doch es gibt auch andere Nutzergruppen. Manager nutzen Personalsoftware für Leistungsbeurteilungen, das Genehmigen von Abwesenheiten und das Onboarding neuer Angestellter. Die Angestellten selbst können mit HR-Systemen ihre Kontaktdaten aktualisieren, Gehaltsabrechnungen einsehen, Benefits beanspruchen und andere HR-Aufgaben erledigen.

Aus den Notizen unserer Beratergespräche im vergangenen Jahr geht hervor, dass HR-Softwarekäufer meist aus kleinen Unternehmen mit 1 bis 24 Angestellten und einem Jahresumsatz von höchstens 5 Millionen US-Dollar stammen. Die Personen, die sich am häufigsten bezüglich HR-Software an uns wenden, sind gar keine HR-Fachkräfte, sondern Inhaber kleiner Unternehmen ohne eigene Personalabteilung.

Häufige Integrationen von HR-Software

Analysen unserer umfangreichen Nutzerbewertungsdatenbank zeigen, dass Käufer ihr Personalverwaltungssystem am häufigsten mit anderen Systemen der folgenden drei Kategorien integrieren: Buchhaltungssoftware, Dokumentenmanagement-Software und CRM-Software.

Zur Durchführung der Gehaltsabrechnung benötigen Nutzer eine solide Integration zwischen HR- und Buchhaltungssoftware. Dokumentenmanagement-Integrationen helfen beim Verwalten von Mitarbeiterhandbüchern und Stellenbeschreibungen. CRM-Integrationen sorgen dafür, dass genaue Vertriebsdaten zur Berechnung von Provisionszahlungen verfügbar sind.

Unsere Gespräche mit HR-Softwarekäufern machen deutlich, dass die Integrationsanforderungen stark von der Unternehmensgröße abhängen. Während kleine Unternehmen mit 1 bis 100 Mitarbeitern eigenständige HR-Produkte leicht bevorzugen (53 %), bevorzugen größere Unternehmen mit 101 oder mehr Mitarbeitern integrierte Suiten (66 %). In wachsenden Unternehmen ist das eine typische Entwicklung: Oft starten sie mit einer Handvoll eigenständiger Systeme für zentrale HR-Funktionen wie die Payroll oder Dienstplan-Software und wechseln schließlich zu einer integrierten HR-Suite, sobald sie über eine etablierte HR-Abteilung verfügen.

Jede Vorgehensweise hat ihre Vor- und Nachteile. Wenn du deinen HR-Softwarestack aus verschiedenen Einzelsystemen zusammenstellst, kannst du zwar für jede einzelne Funktion ein erstklassiges System wählen, aber hast möglicherweise Probleme dabei, alles zu integrieren. Eine All-in-One-HR-Suite vereint alle Funktionen in einer Plattform und vermeidet so Integrationsprobleme, aber eventuell musst du Kompromisse bei der Funktionalität eingehen, da eine Suite nicht das bestmögliche Tool für jeden einzelnen Bereich bieten kann.

Egal, wie du dich entscheidest, du solltest unbedingt im Voraus planen, wie dein HR-Softwarestack aussehen soll. Ansonsten kann es passieren, dass du Systeme mit sich überschneidenden Funktionen einführst, was zu unnötigen Kosten, Schulungsaufwand und Sicherheitsrisiken führt. 83 % der HR-Fachkräfte erzählten uns, dass sie aufgrund solcher Funktionsüberschneidungen planen, innerhalb der nächsten 12 Monate ihre Softwareanwendungen zusammenzuführen. [5]

Aktuelle HR-Software-Trends

Steigende Nachfrage nach HR-Software: HR-Systeme sind aus vielen deutschen Unternehmen kaum noch wegzudenken: 91 % nutzen bereits ein HR-System. Davon haben 59 % die Software in den letzten 12 Monaten eingeführt. [6]

Remote Work: Wie eine Studie von Capterra zeigt, würden 42 % der Arbeitnehmer lieber durchgehend remote arbeiten und 43 % würden gerne in einem hybriden Modell arbeiten. [7] Um auch auf Distanz eine gesunde Unternehmenskultur zu pflegen, sind HR-Systeme, die unter anderem Funktionen für Mitarbeiter-Engagement, Leistungsbeurteilungen und Feedback haben, besonders wichtig.

Virtuelle HR-Assistenten übernehmen die Erbringung von Dienstleistungen: Immer öfter sind virtuelle Chatbots in HR-Softwaresystemen integriert, die mit Bewerbern oder Mitarbeitern interagieren, um Fragen zu beantworten und allgemeine HR-Aufgaben zu erledigen. Dank künstlicher Intelligenz (KI) können diese Chatbots HR-Abteilungen enorm viel Zeit sparen. Allerdings haben 97 % der deutschen Angestellten, die KI bereits nutzen, ethische Bedenken bezüglich der Technologie. Die drei größten Bedenken sind: Datenschutz und Datensicherheit (50 %), übermäßiges Vertrauen in KI (47 %) und Vernichtung von Arbeitsplätzen (36 %) genannt. [8] Entsprechend wichtig ist es, sich schon vor dem Kauf genau über die Möglichkeiten und Grenzen eines Chatbots zu informieren.

Die Führungskräfteentwicklung wird eine zentrale Priorität: Die Führungskräfte- und Management-Entwicklung ist laut der jährlichen HR Priorities-Umfrage von Gartner 2024 die Top-Priorität für HR-Führungskräfte. [9] Insbesondere Manager auf der mittleren Ebene haben es nicht leicht: 71 % sagten uns, dass sie sich bei der Arbeit „manchmal“ oder „immer“ überfordert, gestresst oder ausgebrannt fühlen. [10] Daher setzen Personalabteilungen zunehmend Software ein, um Schulungsmodule für Führungskräfte zu entwickeln, neue Führungskräfte mit Mentoren zusammenzubringen und herauszufinden, in welchen Bereichen Führungskräfte am meisten zu kämpfen haben.

Gehaltstransparenz wird zum Mainstream: Im Jahr 2024 erwarten 40 % der Personalverantwortlichen, dass ihre Unternehmen Gehaltsangaben für all ihre Standorte in Stellenausschreibungen veröffentlichen werden. 2022 waren dies nur 15 %. [11] Um Top-Talente anziehen zu können, wird Gehaltstransparenz immer wichtiger. Unternehmen nutzen Payroll- und Vergütungsmanagement-Plattformen, um sicherzugehen, dass die von ihnen angebotenen Gehälter in ihrem Bereich wettbewerbsfähig sind.

Weitere Ressourcen zu HR-Software

• Kostenlose Personalverwaltungssoftware: Die 5 besten Tools für deutsche KMU
• Die 5 besten HR-Software-Tools aus Deutschland
• 3 wirkungsvolle und innovative HR-Strategien für dein Unternehmen

Quellen

1. Software-Preisinformationen auf Capterra: In unsere Preisanalysen werden nur Produkte mit öffentlich zugänglichen Preisinformationen und qualifizierte Softwareprodukte innerhalb der Kategorie einbezogen. Währungsumrechnungen basieren auf dem Kurs am Tag der Veröffentlichung und können von den aktuellen Wechselkursen abweichen. Die vollständige Methodik findest du hier.

2. Market Share Analysis: Human Capital Management Software, Worldwide, 2022, Gartner

3. Daten aus Capterra-Nutzerbewertungen: Capterra-Bewertungen werden für einzelne Softwareprodukte von verifizierten Nutzern erfasst. Für diesen Report haben wir Nutzerbewertungen des vergangenen Jahres analysiert. Hier findest du die vollständige Methodik.

4. Methodik hinter den Daten aus Capterra-Beratungsgesprächen: Die Ergebnisse basieren auf Daten aus Telefongesprächen, die das Beratungsteam von Capterra mit kleinen und mittelgroßen Unternehmen geführt hat, die nach HR-Software gesucht haben. Für diesen Report haben wir telefonische Interaktionen des vergangenen Jahres analysiert. Hier findest du die vollständige Methodik.

5. HR Employees Say Half of Their Software Systems Perform Overlapping Functions, Capterra

6. Capterra Umfrage zu Tech Trends 2025: Die Umfrage wurde konzipiert, um den Zeitplan, die organisatorischen Herausforderungen, die Einführung und das Budget, das Verhalten bei der Anbieterrecherche, die Renditeerwartungen und die Zufriedenheit der Softwarekäufer zu verstehen. Die vollständige Methodik findest du hier.

7. Capterra Umfrage zu den Mitarbeiterausgaben wurde im März 2024 online unter 2.716 Befragten in den USA, Kanada, Brasilien, Mexiko, Großbritannien, Frankreich, Italien, Deutschland, Spanien, Australien und Japan durchgeführt. Die vollständige Methodik findest du hier.

8. Capterra Studie zur generativen AI-Nutzung: Um die Daten für diesen Bericht zu erheben, führte Capterra im Zeitraum vom 2. Juni bis 12. Juni 2023 eine Online-Umfrage unter 517 Mitarbeitern aus Deutschland durch, die generative KI mindestens ein paar mal pro Monat für ihre Arbeit nutzen. Die vollständige Methodik findest du hier.

9. Where HR Will Focus in 2024, Gartner

10. How HR Can Help the Overworked, Underappreciated Middle Manager, Capterra

11. 8 Trends That Will Shape Talent Acquisition Strategy for 2024, Gartner